Une collecte de dons se prépare avec le conseil d’administration, pas seulement avec les personnes qui rédigeront l’appel ou géreront les outils. C’est le moment de choisir ensemble ce que l’association veut financer et la campagne qu’elle peut réellement porter.
Avant le lancement, chaque membre du CA doit savoir quelle responsabilité il ou elle prend, avec quels moyens et en lien avec qui. Cette répartition se construit avec les personnes concernées : elle ne se résume pas à distribuer des tâches en fin de réunion.
Sommaire
Choisir ensemble une campagne réaliste
Mettez la préparation de la collecte à l’ordre du jour du CA, suffisamment tôt pour pouvoir discuter des choix. Associez l’équipe salariée et les bénévoles concernés, lorsqu’il y en a : leur connaissance du terrain et du travail à prévoir est indispensable.
Commencez par le projet à financer. À quoi serviront les dons ? Quel montant viser ? Que pourrez-vous réaliser si seule une partie de l’objectif est atteinte ? Ces réponses permettront de présenter un projet commun aux personnes sollicitées.
Choisissez ensuite les publics, les actions et le calendrier en tenant compte du budget et du temps disponibles. Une campagne par courriel, des rendez-vous avec des partenaires ou un événement ne demandent pas la même préparation. Si les moyens manquent, réduisez le programme plutôt que de compter sur une disponibilité hypothétique.
Précisez aussi les décisions qui devront revenir au collectif et celles qui pourront être prises par les personnes responsables, dans le respect de vos statuts et délégations.
Pour organiser les autres volets de la préparation, retrouvez les cinq chantiers d’une campagne de dons de fin d’année. Ici, concentrons-nous sur la manière dont le CA construit et porte cette campagne.
Partager les responsabilités, pas seulement les tâches
Pour chaque action retenue, regardez tout le travail nécessaire : la préparer, la réaliser, répondre aux sollicitations et transmettre les résultats. Répartissez ces responsabilités selon les compétences, les envies et les disponibilités réelles.
« Mobiliser son réseau » ne peut pas être la contribution attendue de tout le monde. Une personne peut préparer l’argumentaire, une autre organiser les rencontres avec les partenaires, une autre coordonner les remerciements. Relire les supports avec un regard extérieur ou tenir le calendrier participe aussi à la campagne.
L’important est que chacun·e prenne une responsabilité comprise et acceptée, sans que les mêmes personnes aient ensuite à tout reprendre. Cela ne signifie pas travailler seul : un binôme ou un appui ponctuel peut être prévu dès le départ.
Donner à chaque personne une feuille de route
Le tableau commun sert à voir l’ensemble de la campagne : les actions, leurs responsables et leurs échéances. La feuille de route permet à chaque membre du CA de retrouver ses propres engagements. Elle peut être une simple vue de ce tableau, sans document supplémentaire.
Elle précise ce que la personne prépare et réalise, ce qu’elle peut décider, les appuis dont elle dispose et les informations à partager avec le collectif.
Cette feuille de route porte sur la campagne. Elle ne remplace pas la fiche de mission d’un membre du CA, qui clarifie son rôle dans la durée.
Voici un exemple à adapter, et non le récit d’une campagne réelle :
Responsabilité : organiser les rencontres avec les partenaires.
- Préparer : proposer une liste de contacts et un argumentaire avant la réunion de validation.
- Réaliser : prendre les rendez-vous convenus et présenter le projet, en binôme si nécessaire.
- Décider : organiser les rendez-vous dans le calendrier retenu ; faire valider toute proposition qui engage davantage l’association.
- S’appuyer sur : une fiche projet, un budget validé et une personne référente pour les questions techniques.
- Faire remonter : les retours des partenaires, les suites attendues et les difficultés lors des points de coordination.
Dans la feuille de route utilisée, remplacez les formulations générales par les noms et les dates convenus. Vérifiez aussi les dépendances : impossible de présenter le projet à temps si la fiche nécessaire n’est pas prête. Sa rédaction et sa validation doivent donc figurer parmi les engagements de l’équipe.
Si une action reste sans responsable, revoyez-la avant le lancement. L’inscrire dans un tableau ne crée ni le temps ni les compétences pour la mener.
Préparer les ressources utiles avant la campagne
Rassemblez les supports utiles dans un espace partagé : présentation du projet, lien de collecte, message à adapter et réponses aux questions prévisibles. Convenez de qui les prépare et les valide, et pour quelle date.
L’objectif est que chaque personne puisse agir sans réinventer le message ni attendre une réponse à chaque étape. Les limites doivent être tout aussi claires : par exemple, une mise en relation ne permet pas de transmettre un carnet d’adresses sans l’accord des personnes concernées.
Le soutien peut aussi être humain. Une personne peu à l’aise pour présenter le projet pourra préparer son premier rendez-vous avec quelqu’un d’autre. Une feuille de route doit rendre l’action possible, pas laisser chacun·e seul·e avec ses engagements.
Ajuster ensemble pendant la campagne
Prévoyez les points de coordination dès la préparation. Un échange bref, intégré à une réunion existante ou organisé par écrit, peut suffire pour partager les avancées, les difficultés et les suites à donner.
Appuyez-vous sur le tableau commun pour repérer ce qui bloque. Si un support tarde ou qu’une personne n’a plus la disponibilité prévue, ajustez les échéances, redistribuez le travail ou réduisez l’action. Les feuilles de route évoluent avec ces décisions.
Ce suivi n’est pas un classement des administrateurs selon les dons obtenus. Il sert à faire avancer la campagne et à soutenir les personnes qui la portent.
Faire le bilan de la coopération aussi
Au terme de la collecte, regardez le résultat financier mais aussi la manière dont vous avez travaillé. Les responsabilités étaient-elles claires ? Les soutiens étaient-ils disponibles à temps ? Le travail a-t-il été partagé comme prévu ?
Reconnaissez les contributions, y compris celles qui n’apparaissent pas dans le montant des dons. Puis retenez les ajustements utiles pour la prochaine campagne.
Pour votre prochaine collecte, réservez d’abord un temps de construction avec le CA. À la fin de cette préparation, chacun·e doit pouvoir dire : voilà la campagne que nous portons ensemble et voilà la partie dont je prends la responsabilité.
Besoin d’aide pour répartir les rôles ?
Je peux vous accompagner pour clarifier les responsabilités et organiser la coopération entre votre gouvernance, vos bénévoles et votre équipe salariée.
Transparence : cet article a été rédigé avec l’aide d’outils d’intelligence artificielle et relu, corrigé et validé par mes soins. L’expertise est la mienne.