Un nouvel outil dans la boîte
Vous le savez, je suis fan de Notion. C’est d’ailleurs mon outil #1 !
Fan de sa facilité de prise en main, fan de sa modularité, fan des possibilités offerte par cet outil.
Désormais, je suis méga fan parce que Notion vient de lancer (le 18 janvier 2024) le Notion Calendar.
Pour faire simple, un outil qui vous permet d’allier les fonctionnalités de votre Google Calendar avec vos bases de données en vue calendrier sous Notion.
Je ne me lancerai pas dans un tutoriel de présentation : Shubham Sharma, Vince de Kréa City ou encore Lou Attal l’ont déjà fait.
Je vous invite à voir ces vidéos pour découvrir visuellement l’outil.
Un nouveau calendrier, pourquoi faire ?
Notion Calendar vient se superposer à votre Google Calendar.
Sa force ? Il vient agréger toutes les vues calendrier que vous pouvez avoir dans vos bases de données Notion pour les intégrer et les synthétiser dans un seul outil.
Jusqu’à présent, je jonglais entre plusieurs calendriers ou vues chronologiques éparpillées :
- les vues calendrier de mes missions de consultante, dans lesquelles des tâches sont indiquées avec des plages de travail et des dates limite
- le calendrier pour toutes les tâches récurrentes, celles que l’on risque le plus facilement d’oublier, quand on est prise dans le quotidien : la déclaration URSSAF, la sauvegarde de l’espace Notion, la sauvegarde du site Internet, la mise à jour de la comptabilité, les rapprochements bancaires et toutes ces petites tâches chronophages mais véritablement incontournables
- le calendrier éditorial dans lequel j’ai programmé les articles à rédiger pour mon site et les idées de posts à mettre sur LinkedIn
- le calendrier de rendez-vous professionnels lié à l’outil Koalendar pour les rendez-vous découverte
- Et mon calendrier de rendez-vous personnels
De quoi s’y perdre !
Quelle utilité ?
La question se pose de la performance de l’outil par rapport aux outils déjà existants ou déjà en place. Comme je l’ai dit, Notion Calendar est une couche supplémentaire qui vient agréger les actions, tâches et sous tâches enregistrées dans Notion avec votre calendrier classique.
De plus, Notion Calendar permet un gain de temps dans la programmation des rendez-vous. On reste dans l’idée de l’espace collaboratif cher à Notion. Donc directement depuis le calendrier, il est possible de réserver des plages horaires, d’envoyer le lien de réservation aux personnes invitées à la réunion et que celles-ci ci et ceux-ci puissent répondre directement. Une fois le créneau bloqué par les participant•es, les autres dates et horaires proposés s’effacent.
Un énorme gain de temps, quand on sait la difficulté qu’il y a à bloquer un créneau de rendez-vous et de réunion quand il y a plus de deux personnes !
Pour découvrir toutes les fonctionnalités : voir les premiers pas avec Notion Calendar
Ce que j’en pense
Clairement, je ne pensais pas avoir besoin d’un nouveau calendrier. Je m’étais habituée à passer d’une vue calendrier à une autre dans mon espace Notion professionnel. La perte de temps me paraissait gérable au regard des autres avantages de Notion.
Comme Notion est l’outil central sur lequel je pilote mon activité, il va de soi que je me tiens informée des nouveautés. Donc, j’ai assisté à un webinaire de présentation de Notion Calendar.
Et aussitôt la présentation faite, je l’ai téléchargé et y ai rapatrié tous mes calendriers et toutes mes vues calendrier… J’ai également installé l’app sur mon téléphone et ma tablette.
Je n’ai pas encore exploité toutes les possibilités de l’outil. Travaillant en solo, toutes les fonctionnalités de partage en mode équipe ne me sont pas très utiles pour le moment. Travaillant en France, l’affichage de plusieurs fuseaux horaires en marge du calendrier ne m’est pas très utile non plus.
Quelques bémols
J’aurais aimé trouver quelques fonctionnalités natives comme la mise à jour dans les deux sens c’est-à-dire de Notion Calendar vers Google Calendar pour bloquer les temps de travail profond ou bien encore la possibilité depuis Notion Calendar d’utiliser un modèle de page d’une base de données lors de la création d’un rendez-vous.
Mon avis
Notion + Notion Calendar : combo gagnant pour la productivité et la gestion du temps.
Je recommande d’autant plus que l’outil est lui aussi gratuit.
Lien de téléchargement de Notion Calendar
Télécharger Notion (lien affilié)
Quel que soit le besoin de votre association en terme de digitalisation, si nous en parlions ensemble ?