Outils & Process

En janvier 2025, je faisais comme beaucoup. Je testais l’IA par curiosité. Je posais des questions à ChatGPT. J’essayais des prompts vus sur LinkedIn. Je générais des visuels approximatifs, sans vraie méthode, sans cadre clair. En décembre 2025, j’animais des ateliers sur la création de visuels avec Gemini et la conception de présentations avec Gamma. J’accompagnais des équipes associatives dans l’adoption cadrée de l’IA. J’avais une méthode documentée, un cadre explicite, une pratique assumée et transmissible. Ce qui a changé entre janvier et décembre n’a rien à voir avec la découverte d’un eldorado numérique. Ce qui a changé, c’est une méthode. Et surtout, le bon timing. En 2025, les outils ont mûri. Les usages se sont démocratisés. L’IA est sortie du stade de l’outil brillant ou de la solution miracle pour devenir un levier opérationnel concret, à condition de l’utiliser avec discernement. Ce parcours est aussi celui que je propose aujourd’hui aux associations que j’accompagne. Une adoption progressive, cadrée et utile de l’IA, sans jargon ni paillettes. Voici comment je suis passée de la curiosité à la transmission en quelques mois. Et comment une association peut s’engager dans la même démarche en 2026, sans s’épuiser ni se perdre. Sommaire 1. Le point de départ : un besoin douloureux, urgent et reconnu Je n’ai pas commencé par me dire que je devais « me former à l’IA ». Je ne me suis pas réveillée un beau matin avec l’objectif en tête de devenir une crack de l’IA. J’ai commencé par un problème très concret qui me faisait perdre un temps considérable chaque semaine. Et que j’enrageais de ne pas pouvoir résoudre. Le déclic : les notes de réunion Mon problème était simple et récurrent. Prendre des notes pendant les réunions, relire des verbatims incomplets, reformuler pour que ce soit compréhensible, extraire les décisions et les actions. Tout retaper pour que ce soit propre. Des heures de travail à faible valeur ajoutée. À l’été 2025, Notion a lancé une fonctionnalité de notes de réunion automatiques. L’outil enregistre, transcrit et synthétise les échanges. J’ai testé. La qualité était au rendez-vous. Le gain de temps était immédiat. C’est à ce moment-là que j’ai compris que l’IA n’était plus une promesse abstraite. Elle répondait à un besoin opérationnel précis, ici et maintenant. Et que j’étais prête à l’adopter. Le message clé pour les associations Ne vous formez pas à l’IA « parce qu’il faudrait s’y mettre ». Commencez par identifier vos besoins douloureux. Ceux qui épuisent vos équipes, ralentissent vos projets ou mobilisent inutilement de l’énergie bénévole. Ensuite seulement, posez la question : est-ce que l’IA peut y répondre aujourd’hui, de façon fiable et sécurisée ? La formation vient après. Pas avant. 2. Se former pour voir clair, pas pour devenir experte technique Une fois ce premier déclic passé, j’ai compris que je ne pouvais pas avancer à l’aveugle. Il me fallait une base solide pour comprendre ce que je faisais, ses limites et ses risques. Je ne cherchais pas à devenir développeuse ou spécialiste technique. Je voulais comprendre suffisamment pour faire des choix éclairés. Se former aux fondamentaux J’ai commencé par me former aux bases de l’IA : comprendre comment fonctionnent les modèles de langage, identifier leurs biais et leurs limites, poser les questions d’éthique et de confidentialité des données, apprendre à rédiger des prompts efficaces. De nombreuses formations gratuites existent, notamment via des MOOC, des webinaires ou des acteurs du monde associatif. L’essentiel est d’acquérir un regard critique, ni naïf ni fasciné. Ces formations m’ont permis de comprendre plusieurs points essentiels. L’IA peut inventer des sources. Elle reproduit les biais de ses données d’entraînement. Elle ne comprend pas le sens, elle prédit des mots. Et la confidentialité des données n’est jamais garantie par défaut. Temps investi : Entre 1 et 2 heures par semaine pendant quelques semaines (webinaires, vidéos YouTube, modules en ligne à mon rythme). Coût : Des ressources gratuites sont largement disponibles. Ces formations m’ont donné la confiance nécessaire pour expérimenter sans me raconter d’histoires. 3. Expérimenter, se tromper et apprendre à poser un cadre La théorie ne suffit pas. C’est en pratiquant que j’ai réellement appris. Pourquoi j’utilise plusieurs outils Plutôt que de me limiter à un seul modèle, j’ai choisi d’en utiliser plusieurs, chacun pour des usages différents : Gemini pour la création de visuels et l’identité graphique (version gratuite) ChatGPT pour le brainstorming, la structuration d’idées et l’exploration de scénarios (version gratuite) Notion AI pour l’écriture, directement dans mon espace de travail (fonctionnalité payante) Un seul outil, c’est un seul angle de vue. Comparer plusieurs réponses permet de garder du recul. Coût réel : Seul Notion AI est payant dans mon usage quotidien. Les versions gratuites de ChatGPT et Gemini suffisent pour la plupart de mes besoins. Les ratés du début Les premières semaines ont été chaotiques. Des visuels incohérents. Des textes trop génériques, qui « sonnaient IA ». Des sources parfois inventées. Et des essais d’outils peu convaincants. C’est souvent à ce stade que les associations se découragent. Trop d’outils. Trop de discours contradictoires. Pas de cadre clair. La règle qui a tout changé : la mise en concurrence Aujourd’hui, quand j’ai un doute : je pose la même question à plusieurs outils, je compare les réponses, je vérifie systématiquement les sources, et je garde la main sur le fond. L’IA me fait gagner du temps. Elle ne décide jamais à ma place. J’aime bien dire que l’IA est mon stagiaire : un peu fou fou, plein de bonne volonté mais pas toujours opérationnel. Il faut le cadrer, vérifier son travail et ne jamais lui confier le volant seul. 4. Documenter sa méthode pour ne pas se perdre À force d’expérimenter, une évidence s’est imposée. Poser des règles est impératif. Mes règles éditoriales J’ai documenté ma méthode dans mon outil de travail, avec des règles claires : mon ton et mes valeurs, mon style d’écriture, les formulations à éviter, les règles de relecture et de vérification. À chaque utilisation, l’IA travaille dans ce cadre. Résultat : les contenus sont alignés, cohérents et … Lire la suite

“Je crois qu’on aurait mieux fait de le tester avant.” Cette phrase revient souvent une fois l’abonnement payé ou le logiciel installé. Dans beaucoup d’associations, un·e bénévole ou salarié·e découvre un outil, l’essaie sur une version gratuite ou freemium puis l’adopte sans qu’un vrai cadrage collectif n’ait eu lieu. Ce n’est pas une erreur : simplement le signe qu’il n’existe pas encore de référent numérique ni de charte informatique pour guider les choix. Résultat : les outils s’accumulent, parfois pour le même usage, sans vision d’ensemble. On applique le réflexe bien connu : “Un besoin = un outil.” Mais sans stratégie, on se retrouve vite avec quatre logiciels pour la même tâche et des heures perdues à synchroniser des données. Sommaire 1. Avant de tester : savoir ce qu’on teste Sous l’étiquette “IA”, on trouve aujourd’hui un peu de tout. Avant de se lancer, il est utile de savoir à quoi on a affaire : Type d’outil Exemple Finalité principale Outil “boosté à l’IA” Suite bureautique avec assistant intelligent L’IA améliore certaines fonctions mais l’outil reste classique. Outil de génération IA ChatGPT, Gemini, Claude, Mistral… L’IA crée du contenu (texte, image, données). Automation Make, Zapier, n8n Automatise des tâches répétitives, sans “intelligence” propre. 💡 Tout ce qui brille n’est pas de l’IA. Avant d’ajouter un nouvel outil, demandez-vous si une simple automatisation ne suffirait pas. 2. Quand la bonne volonté ne suffit plus Prenons un cas réel : La gestion des adhésions d’une association était répartie entre HelloAsso, un CRM, un fichier Excel (parce que la présidente ne voulait pas toucher au CRM) et le logiciel de comptabilité. Trois personnes différentes géraient ces données. Résultat : des doublons, des oublis et beaucoup de temps perdu à simplement vérifier que tous les outils avaient bien les mêmes données. Parce que les outils avaient été mis en place selon les besoins de ces différentes personnes à des moments différents. Le fichier Excel était l’outil historique auquel était habituée la présidente. HelloAsso avait été installé pour faciliter le règlement par carte des adhésions, le CRM pour fusionner les différents fichiers Excel (adhérents, sympathisants, bénévoles, mécènes) et le logiciel de compta pour digitaliser la trésorerie quand l’association avait commencé à recevoir des subventions. Et à aucun moment ne s’était posée la question du dialogue entre ces outils. Aucune coordination entre les équipes et entre les outils.  Tester avant d’adopter permet justement d’éviter ce genre de dérive. 3. Pourquoi tester : choisir en toute connaissance de cause Le test n’est pas une formalité ou une étape que l’on peut allègrement zapper. C’est un moyen de dépasser l’effet “waouh” d’une vidéo de démonstration.Il permet de voir si l’outil correspond à votre réalité associative : vos usages, vos moyens humains, vos valeurs et vos contraintes. Un test bien mené permet de vérifier : si l’outil répond réellement au besoin identifié ; s’il s’intègre à vos pratiques existantes ; si son coût, ses conditions d’accès et sa gestion des données respectent votre façon de fonctionner. Tester, c’est agir avec méthode plutôt que par réflexe.Et c’est aussi un signe de bonne gouvernance : décider collectivement, plutôt que de se retrouver avec une collection d’outils inutilisés et des dépenses mal maîtrisées. Tester, c’est un peu comme recruter un nouvel outil : on vérifie qu’il s’intégrera bien à l’équipe. 4. La grille de test en cinq volets Avant tout, vérifiez que les outils déjà installés n’offrent pas déjà la fonctionnalité recherchée. Ensuite, évaluez l’outil selon ces cinq critères : Volet Questions à se poser Usage L’outil répond-il clairement au besoin ? Est-il simple à prendre en main ? Faut-il former les utilisateurs et utilisatrices ? Interopérabilité* L’outil peut-il dialoguer avec d’autres logiciels que vous utilisez déjà (par intégration directe, via Zapier ou une clé API) ? Peut-il remplacer ou compléter un outil existant sans créer de doublons ? Données Où vont les informations ? Est-ce conforme au RGPD ? Peut-on récupérer ou supprimer facilement les données ? Accessibilité et inclusion L’outil fonctionne-t-il avec la lecture vocale ? Est-il utilisable sur mobile ? L’interface est-elle claire ? Pérennité Quel est le coût total (abonnement, temps, formation) ? Que se passe-t-il si l’on arrête ? Existe-t-il un support fiable ?   Concrètement, partagez une grille avec ces questions ou d’autres qui seront plus pertinentes pour votre association. Et comparez les retours avec une notation : on évalue sur des faits, pas sur des impressions.  * L’interopérabilité désigne la capacité d’un outil à communiquer ou échanger automatiquement des données avec d’autres logiciels. C’est ce qui évite les copier-coller manuels. 5. Constituer un mini comité de test Tester à plusieurs, c’est tester plus juste et sans avoir un unique son de cloche. Un petit groupe de 4 à 5 personnes suffit : la personne qui propose l’outil, avec un argumentaire clair : ce qui est fait aujourd’hui et ce que l’outil améliorerait ; la personne référente numérique ou IT ; la personne autorisée à engager les dépenses ; et bien sûr, celles et ceux qui utiliseront réellement l’outil. Cette composition garantit un regard équilibré entre vision, usage et faisabilité. 6. Et après le test ? Tester ne sert à rien si les observations ne sont pas partagées. Il faut documenter et débattre : ce qui a bien fonctionné, ce qui a posé problème et les conditions d’un éventuel “feu vert”. Et gardez une trace pour éviter que de nouvelles équipes dans quelques mois se lancent dans le même test ! Un compte-rendu concis et une analyse détaillée des attentes et des fonctionnalités est un plus. Les grilles de test seront à joindre à ce compte-rendu (traçabilité). Souvenez-vous. Les outils boostés à l’IA évoluent vite. Et ce qui n’était pas possible avec la V1 peut l’être devenu avec la V2. Parfois, le meilleur résultat d’un test, c’est de conclure qu’il ne faut pas y aller. Comme un essayage : si on se sent à l’étroit, on n’achète pas. En résumé La digitalisation d’une association doit se penser globalement, pas outil par outil. “Un besoin = un outil” … Lire la suite