Segmentez vos contacts : une clé pour des newsletters plus efficaces
Dans la stratégie de communication associative, les newsletters – ou infolettres – sont un excellent canal pour informer, mobiliser et fidéliser. Mais si tous vos contacts reçoivent le même message, votre communication risque de perdre en efficacité. La bonne nouvelle, c’est qu’il n’est pas nécessaire de produire des contenus différents à chaque fois. Segmenter ne signifie pas tout refaire mais plutôt mieux adapter ce qui existe déjà. Petit tour d’horizon pour expliquer en quoi consiste la segmentation, ce qu’elle apporte à votre association et surtout comment envisager de la mettre en oeuvre dans votre structure. Sommaire Segmenter, c’est quoi exactement ? Pourquoi segmenter vos contacts Cartographier vos destinataires : pourquoi et comment faire Adapter le ton et le contenu selon les destinataires Mettre en œuvre : des solutions simples et efficaces Pour démarrer : définir vos personas En résumé Segmenter, c’est quoi exactement ? Segmenter, c’est organiser vos contacts en sous-groupes homogènes selon des critères simples : le lien avec votre association, les attentes, la disponibilité, la fréquence de participation, etc. Cela vous permet d’adresser à chaque personne un message plus pertinent, plus clair, plus adapté. Il ne s’agit pas de calquer un modèle de marketing issu du secteur marchand. Il s’agit de s’en inspirer pour optimiser sa communication associative. Tout en respectant les personnes qui ont fait confiance à l’association en lui laissant leurs coordonnées… Pourquoi segmenter vos contacts ? Pour ne pas noyer les informations clés dans une newsletter trop dense Pour envoyer le bon message, au bon moment, à la bonne personne Pour entretenir des liens de qualité avec vos différents cercles : bénévoles, partenaires, donatrices et donateurs, membres…. Une info logistique pour les bénévoles n’a pas forcément sa place dans le message adressé à un•e sympathisant•e. Et inversement. Cartographier vos destinataires : pourquoi et comment faire Avant de segmenter, il faut avoir une idée claire de qui reçoit quoi. Commencez par établir une cartographie simple de vos contacts. Cette cartographie reprendra : La nature de vos contacts Vous allez catégoriser les personnes qui sont dans votre liste de contacts selon leurs interactions avec votre association. Typiquement, on distinguera à minima : vos adhérentes et adhérents vos bénévoles en activité vos partenaires opérationnels et financiers vos soutiens ponctuels comme des donatrices et donateurs vos anciens membres et bénévoles… Selon le périmètre d’intervention, d’autres types de contacts pourront apparaître. Ainsi, une association de formation qui fait appel à des freelances pour assurer certaines interventions aura tout intérêt à les distinguer dans une rubrique « prestataires » La nature des informations Posez-vous la questions des informations que vous cherchez à transmettre à ces contacts. Mieux, demandez-vous la finalité de vos envois. En clair, pour quoi faire ? Et s’il y a une question à se poser avant d’envoyer un message, que ce soit sous forme de newsletter ou de post sur les réseaux sociaux, c’est de s’interroger sur ce qui restera dans l’esprit de votre lectrice ou de votre lecteur une fois le message lu… Les moyens de diffusion et de communication La newsletter n’est qu’un des canaux de votre communication. Donc, il est utile de savoir quels sont les canaux que votre audience utilise le plus pour vous lire. Et surtout pour interagir, c’est-à-dire vous répondre et vous interpeler. Mon conseil : Même si ce travail de cartographie paraît fastidieux, il vous fera gagner beaucoup de temps une fois qu’il sera en place. Et pour éviter d’avoir à revenir sur cette étape, dans vos questionnaires de contact, pensez à prévoir un champ pour cette qualification. Adapter le ton et le contenu selon les destinataires Même si le fond reste le même, la forme compte : un bénévole appréciera un ton chaleureux, des remerciements explicites, des infos concrètes et immédiates un partenaire attendra une posture plus professionnelle, une mise en contexte, des résultats chiffrés ou des perspectives une donatrice ou un donateur souhaitera comprendre l’impact de son geste, savoir à quoi ont servi ses contributions, être remercié•e personnellement. Chaque profil a des attentes spécifiques : à vous de les percevoir pour que votre message soit bien perçu et bien reçu. Une fois cette posture adoptée, reste à la traduire dans vos outils quotidiens. Mettre en œuvre : des solutions simples et efficaces Vous n’avez pas besoin d’un logiciel complexe pour commencer à segmenter. Tout dépend du volume des contacts que vous avez. Mon premier conseil est de choisir l’outil non pas en fonction de ce que l’on peut vous recommander mais en fonction de vos besoins et des compétences et appétences de vos bénévoles pour le numérique. Ainsi, un tableur peut très bien suffire quand votre association démarre et n’a que quelques centaines de contacts. La pile d’outils la plus simple est toujours la plus efficace : une base de données (vos contacts) sous forme de tableau avec des colonnes pour la segmentation. Attention à tout centraliser. Rien de pire que des tableaux distincts pour d’un côté les membres, de l’autre les bénévoles et un troisième pour les autres… C’est l’enfer à gérer quand les bénévoles adhèrent aussi à l’association ! un logiciel d’envoi de mails en nombre pour créer des modèles de newsletters (avec des variables) et gérer les listes d’envoi Pour le contenu, je vous recommande d’écrire un texte de base. A vous ensuite d’ajuster l’objet, l’introduction, l’appel à l’action… selon le profil des destinataires. Un seul mot d’ordre pour gagner du temps et éviter de repartir d’une page blanche pour chaque message : recyclez ! La bonne pratique La plupart des logiciels d’envoi de mails disposent nativement de fonctionnalités pour mesurer l’impact de votre message. Ne vous privez pas d’aller mesurer les retours : taux d’ouverture, clics, réponses. Et aussi voir les messages qui n’ont pas trouvé leurs destinataires parce que l’adresse n’est plus valide. Cela permet de nettoyer votre liste de contacts et d’améliorer la déliverabilité. Pour démarrer : définir vos personas Un persona associatif est une représentation semi-fictive d’un•e bénéficiaire, membre, donateur ou partenaire type d’une association, construite à partir de données réelles (enquêtes, entretiens, … Lire la suite