Mois : octobre 2023

J’ai publié la première version de cet article en octobre 2023. Je cherchais alors un outil capable d’organiser mon activité et de faciliter la collaboration avec les associations que j’accompagne. Près de trois ans plus tard, je l’utilise toujours. Mon espace a beaucoup évolué et ma réponse à la question « Notion peut-il être utile à une association ? » est devenue plus précise. Oui, lorsque l’outil répond à un besoin clairement identifié et que l’équipe dispose du temps nécessaire pour se l’approprier. Sommaire Quels besoins Notion peut couvrir dans une association Notion permet de réunir dans un même espace des informations qui vivent souvent dans plusieurs fichiers, boîtes mail ou dossiers partagés. Une association peut notamment l’utiliser pour : accueillir les bénévoles et mettre à leur disposition les ressources utiles ; suivre les projets, les décisions et les échéances ; partager des procédures qui reposaient jusque-là sur la mémoire d’une seule personne ; gérer un calendrier éditorial ; réunir plusieurs personnes salariées ou bénévoles autour d’un projet commun. J’ai par exemple créé bénévolement un espace pour piloter un projet de jeu digital avec sept personnes. Chacune retrouvait les informations utiles et pouvait suivre l’avancement en temps réel. À titre personnel, j’ai aussi utilisé Notion pour préparer un voyage en Égypte avec ma maman. Toutes les informations importantes étaient accessibles à l’une comme à l’autre. Cet usage très différent montre la souplesse de l’outil. Une partie de ces fonctionnalités est disponible dans la version gratuite. Selon le forfait choisi, Notion étend le travail en équipe, certaines automatisations et l’accès aux fonctions d’intelligence artificielle. Les fonctionnalités et leurs limites évoluent régulièrement. Le détail du forfait mérite donc d’être vérifié au moment de choisir. Commencer par les besoins Avant d’adopter Notion, j’ai listé noir sur blanc mes besoins, mes attentes et mes moyens. Cette étape reste mon premier conseil, quel que soit l’outil envisagé. Vous pouvez commencer avec quatre questions : Quelles informations passez-vous du temps à chercher ? Que souhaitez-vous suivre régulièrement ? Qui mettra les informations à jour ? Quelles personnes doivent pouvoir les consulter ou les modifier ? Cette liste forme un premier cahier des charges. Elle aide à choisir l’outil adapté et à éviter de construire un espace impressionnant que personne n’alimentera dans six mois. Je n’ai d’ailleurs pas tout transféré dans Notion. Mon logiciel de comptabilité pilote très bien mes devis, mes factures et mes écritures. Je ne suis pas favorable à la réinvention de la roue. Lorsqu’une solution existe ailleurs et fonctionne bien, autant la conserver. À retenir : l’utilité de Notion dépend moins du nombre de fonctionnalités disponibles que du problème précis que l’équipe cherche à résoudre. Organiser les bases et les vues sans tout mélanger Une base de données rassemble des éléments de même nature. Une base peut suivre les tâches, une autre les projets et une autre encore les contacts. Lorsque les objets suivis ont leurs propres informations et leur propre parcours, des bases distinctes sont utiles. Elles peuvent ensuite être reliées entre elles. Lorsque les informations restent de même nature mais doivent être regardées sous plusieurs angles, les vues évitent de créer des doublons. Une même base de tâches peut ainsi proposer une vue par projet, par personne ou par échéance. Mes bases étaient déjà reliées entre elles en 2023. Depuis, j’ai poussé le curseur plus loin en intégrant les vues directement dans les fiches de travail. Dans une fiche de mission, je retrouve aujourd’hui une vue des tâches liées au projet et une vue des mails échangés. L’information reste stockée dans sa base d’origine puis apparaît dans le contexte où j’en ai besoin. Cette organisation a surtout réduit la navigation entre les outils et le reversement par copier-coller d’informations déjà enregistrées ailleurs. Astuce : avant de créer une base, demandez-vous si vous suivez un nouvel objet ou si vous cherchez seulement une nouvelle façon de regarder des informations existantes. Dans le second cas, créez une vue. Prévoir du temps pour la prise en main Il est possible de créer rapidement une première page dans Notion. Construire un espace partagé, compris et alimenté par plusieurs personnes demande davantage de temps. Pour découvrir les fonctionnalités à votre rythme, Notion Academy propose des parcours de formation gratuits en autonomie, dont une sélection en français : Notion Academy – parcours en français. Avant de centraliser les informations de l’association, quelques règles facilitent aussi la continuité : identifier la personne qui administre l’espace ; définir qui accède à quoi ; documenter les principales règles d’utilisation ; prévoir comment les données seront récupérées si la personne référente quitte l’association. Je peux également présenter Notion à votre équipe et vous accompagner dans ses premiers pas, à partir de vos besoins et de votre manière de travailler. Faire évoluer l’espace progressivement En 2023, mes grands pôles de pilotage étaient déjà en place et mes bases étaient reliées. Trois évolutions ont ensuite approfondi mon usage. Les vues intégrées aux fiches. Elles affichent les informations utiles directement dans le contexte d’une mission ou d’un projet. Les modèles et les boutons. Un modèle prépare la structure d’une nouvelle page. Un bouton peut déclencher plusieurs actions et limiter certaines manipulations répétitives. Les espaces d’équipe. Ils permettent d’organiser les contenus et les droits d’accès selon les personnes concernées. Aucune de ces évolutions n’était indispensable pour commencer. Elles ont été ajoutées au moment où un besoin concret apparaissait. Utiliser l’intelligence artificielle avec son contexte La première version de cet article présentait Notion AI comme une option séparée. Aujourd’hui, l’intelligence artificielle fait partie de mon environnement de travail quotidien. J’ai paramétré un agent qui connaît mon ton, mes règles éditoriales, mes bases et mes priorités. Ce contexte réduit le temps nécessaire pour lui expliquer mon fonctionnement à chaque demande. La personnalisation rapproche ses propositions de mes besoins. Je vérifie toutefois chaque résultat avant de l’utiliser. Le jugement reste le mien. Bon à savoir : l’agent utilise les informations auxquelles la personne qui le sollicite a elle-même accès. Les règles de partage et de confidentialité de … Lire la suite