Le règlement intérieur pour les associations : tout ce qu’il faut savoir

Le règlement intérieur est un outil souvent sous-estimé mais d’une grande utilité pour garantir une gouvernance claire et efficace dans une association.

Bien qu’il soit facultatif pour la plupart des associations, il peut devenir indispensable pour structurer le fonctionnement interne et prévenir les conflits. Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour rédiger un règlement intérieur adapté aux besoins de votre organisation.

1. Qu’est-ce qu’un règlement intérieur ?

Le règlement intérieur est un document interne qui complète les statuts de l’association en précisant les modalités pratiques de fonctionnement. Contrairement aux statuts, il n’est pas soumis à des formalités administratives comme la déclaration en préfecture.

Bien que non obligatoire pour toutes les associations, le règlement intérieur est requis pour certaines, comme les associations reconnues d’utilité publique, ou celles bénéficiant de subventions importantes ou employant des salarié•es.

2. À quoi sert un règlement intérieur ?

Penser un règlement intérieur comme outil de gouvernance permet de structurer le fonctionnement interne et de cadrer les prises de décision.

Il précise le rôle des membres du bureau, les modalités de vote, les règles de gestion financière ou encore les procédures en cas de conflit. Il clarifie le fonctionnement quotidien : adhésion, cotisations, organisation des réunions, sanctions, utilisation des ressources…

Son objectif premier est d’expliciter le fonctionnement quotidien de l’association. D’indiquer noir sur blanc les règles, consignes et autres bonnes pratiques au sein de l’association.

• Clarification des règles : Il évite les malentendus en définissant clairement les rôles et les procédures.
• Prévention des conflits : En cas de désaccord, il sert de référence pour arbitrer les différends.
• Flexibilité : Contrairement aux statuts, il peut être modifié rapidement par décision du conseil d’administration ou de l’assemblée générale.
• Conformité légale : Il encadre juridiquement certaines activités comme l’emploi de salarié•es ou la gestion des subventions.

Exemple pratique :

Dans une association sportive, le règlement intérieur peut inclure :

• Les conditions pour participer à une compétition : présentation d’un certificat médical, respect des entraînements…
• Les sanctions en cas de non-respect du code de conduite : retard, comportement inapproprié…

Astuce :

Rédigez un règlement intérieur en langage clair et accessible afin que tout le monde puisse le comprendre et l’appliquer. 

Question : quand un règlement intérieur est-il inutile ?

Et oui, cela arrive. Inutile de vouloir à tout prix un règlement intérieur en plus des statuts, juste pour faire comme les autres associations.

A contrario, un règlement intérieur n’est pas indispensable si :

• Votre association est de petite taille, avec une activité simple et des relations informelles entre les membres.
• Les statuts suffisent à encadrer toutes les règles essentielles (adhésion, cotisations, gouvernance).

3. Les principaux articles d’un règlement intérieur

Il n’existe pas de modèle unique de règlement intérieur. S’agissant d’un document propre au fonctionnement de chaque association, il s’adapte aux réalités. Toutefois, on retrouve certaines rubriques clés qui concernent les :

1. Adhésion et radiation :
   • Critères d’admission
   • Procédure en cas de démission ou radiation
2. Cotisations :
   • Montant, échéances et conséquences en cas de retard de paiement
3. Organisation des réunions :
   • Fréquence, modalités de convocation, quorum, format (réunions à distance)
4. Modalités de vote :
   • Types de vote (électronique, à main levée), conditions de majorité
5. Sanctions disciplinaires :
   • Code de conduite, procédure en cas de manquement (avertissement, exclusion)
6. Ressources de l’association :
   • Gestion du matériel et des fonds, autorisation de dépenses

4. Les rôles et missions des membres de la gouvernance

Les membres du bureau

Même si les rôles des membres du bureau sont décrits de manière générique dans les statuts, le fait de les expliciter dans le règlement intérieur peut être crucial pour éviter les chevauchements et garantir une bonne organisation.

L’objectif est d’assurer une répartition claire des tâches entre les différentes instances, de renforcer la transparence et donc la confiance et de prévenir les conflits.

La définition des rôles liste les principales responsabilité de chaque membre du bureau :

1. Président•e :
   • Représente l’association dans tous les actes de la vie civile
   • Anime les réunions et valide les décisions prises en assemblée générale
2. Secrétaire :
   • Rédige les procès-verbaux des réunions.
   • Gère les convocations et archives les documents administratifs.
3. Trésorière ou trésorier :
   • Tient la comptabilité.
   • Prépare le budget et assure le suivi financier.

Plus concrètement, les articles du règlement intérieur apporteront des précisions sur les délégations de pouvoir en définissant les délégations possibles comme la signature bancaire ou bien la signature de demandes de subvention et en indiquant les modalités de mise en oeuvre comme par une validation en conseil d’administration.

Le règlement intérieur définira les règles sur les limites de pouvoir comme un plafond de dépense autorisé pour le trésorier ou la trésorière sans demande d’accord préalable ou validation par un autre membre du bureau. 

Il encadrera les rôles temporaires ou spécifiques, typiquement en cas d’empêchement d’un membre clé de la gouvernance et indiquera la procédure de remplacement en cas de démission, d’absence prolongée ou d’incapacité avec les modalités de désignation ou d’élection à cette fonction.

Exemple pratique :

« Le trésorier peut engager une dépense jusqu’à 1 000 € sans approbation du conseil. Toute dépense supérieure nécessite un vote du bureau à la majorité simple. »

Les membres du Conseil d’administration

Pour sanctuariser certains rôles essentiels, ceux-ci peuvent être précisés dans les grandes lignes dans le règlement intérieur. Des fiches de mission pourront être rédigées pour affiner ces rôles et missions en cas de besoin.

On peut donc déterminer que les membres du conseil d’administration, hors bureau, sont également chargé·es de missions spécifiques nécessaires au bon fonctionnement de l’association, telles que :

a) Communication

• animation des réseaux sociaux,
• rédaction de newsletters,
• gestion des relations presse
• création de contenus rédactionnels et audiovisuels

b) Gestion du site internet 

• mise à jour du contenu
• maintenance technique

c) Gestion des outils et systèmes informatiques

• administration des plateformes collaboratives
• gestion des bases de données
• mises à jour techniques

d) Recherche de fonds 

• veille documentaire
• pilotage du calendrier des appels à projets
• prospection et suivi des subventions, partenariats et mécénats
• campagnes de crowdfunding

e) Animation de la vie bénévole 

• accueil des nouvelles et nouveaux bénévoles
• mentorat
• organisation de formations internes 
• gestion des temps d’échange

f) Gestion des activités avec les bénéficiaires

• coordination des événements réguliers
• suivi des inscriptions
• études et analyse des retours de satisfaction

g) Pilotage des événements 

• organisation des manifestations exceptionnelles
• logistique avant, pendant et après l’événement
• coordination des équipes
• compte-rendu

5. Quelle différence entre le règlement intérieur et les statuts ?

Les statuts sont le document fondateur obligatoire qui définit les grandes lignes de l’association telles que son objet, son siège social, sa composition et sa gouvernance.

Le règlement intérieur est un document optionnel, plus opérationnel, qui précise les modalités de mise en œuvre des statuts.

Les statuts nécessitent souvent une assemblée générale et une déclaration en préfecture pour être modifiés tandis que le règlement intérieur est modifiable par le conseil d’administration ou l’assemblée générale selon les modalités prévues.

En résumé, les statuts fixent les grandes lignes de l’association ; le règlement intérieur précise les modalités pratiques.

6. Quand mettre en place un règlement intérieur ?

Encore une fois, tout dépend de la taille et de la façon dont est structurée votre association. Je rappelle que le règlement intérieur n’est pas un impératif. 

Deux cas de figures nécessitent de se poser la question de la pertinence de rédiger et de mettre en application un règlement intérieur.

a) Lorsque l’activité de l’association devient complexe et nécessite de formaliser son fonctionnement. Typiquement lorsque l’association :

• reçoit des subventions
• noue des partenariats 
• signe des conventions de mécénat
• embauche un•e salarié•e, accueille des volontaires en service civique ou des stagiaires avec des conventions de stage

b) Après un conflit ou un litige

Les associations ne sont pas à l’abri de devoir arbitrer des conflits au sein de l’équipe dirigeante ou entre des bénéficiaires. Des malentendus récurrents peuvent détériorer la communication interne et impacter négativement le fonctionnement de l’association. Prévoir des situations similaires dans le règlement intérieur permettra de mieux les encadrer à l’avenir.

7. Quand réviser le règlement intérieur ?

Comme tout document support, le règlement intérieur peut nécessiter d’être révisé, amendé ou amélioré pour répondre au plus près aux évolutions de l’association. Pour ma part, je ne trouve pas pertinent d’inscrire au calendrier une révision annuelle.

Cependant, en cas de changement majeur, il est indispensable de le revoir ne serait-ce que pour vérifier qu’il est bien en conformité avec le fonctionnement de l’association. Une évolution des statuts, la modification des actions ou l’ajout d’une nouvelle activité imposent cette révision. 

Ainsi, le règlement intérieur est un outil plus qu’utile pour structurer la vie associative, clarifier les règles et anticiper les éventuels conflits. Prenez le temps de le rédiger avec soin, en veillant à le rendre compréhensible et adapté à vos besoins.

Références légales :

• Article 15 de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association mentionne implicitement la possibilité d’avoir un règlement intérieur.
• Pour les associations reconnues d’utilité publique, des exigences spécifiques sont précisées dans l’arrêté du 8 novembre 2024.
• Modèle de règlement intérieur – Service Public