Le problème, ce n'est pas de créer des missions, c'est de savoir à qui les confier

Vous recevez un message : « Bonjour, je voudrais être bénévole dans votre association. » Vous êtes content·e, vous répondez rapidement, vous proposez un rendez-vous. Vous avez plusieurs missions à pourvoir, peut-être même des fiches de mission déjà prêtes. Mais voilà : laquelle confier à cette personne ?

Vous avez les missions. Ce qui vous manque, ce sont les éléments de décision pour faire le bon choix. Parce que proposer un rôle qui demande beaucoup d’autonomie à quelqu’un qui a besoin d’être accompagné ou demander un engagement régulier à une personne qui voulait tester, c’est prendre le risque de la voir partir au bout de quelques semaines.

Cet article vous donne les repères pour mieux connaître vos bénévoles avant de leur confier une mission et pour choisir celle qui leur convient vraiment parmi celles que vous avez à proposer.

Sommaire

1. Vos bénévoles ne sont plus ceux d’hier

Le bénévolat a changé. Pendant longtemps, s’engager dans une association signifiait souvent donner beaucoup de temps, sur la durée, avec une disponibilité large. Aujourd’hui, les profils se diversifient : des personnes qui s’engagent sur une mission courte, d’autres qui viennent pour un projet précis, d’autres encore qui veulent tester avant de s’investir plus.

Cette évolution n’est pas un problème. Elle reflète des vies plus morcelées, des emplois du temps plus chargés, des attentes plus variées. Votre association gagne à accueillir cette diversité, à condition d’avoir les bons critères pour orienter chaque personne vers la mission qui lui correspond.

Mieux connaître vos bénévoles dès le départ vous donne ces critères de décision. Vous évitez les mauvais matchings, les déceptions mutuelles et vous construisez des engagements qui tiennent dans la durée.

2. Derrière « je voudrais être bénévole », des motivations très différentes

Quelques grandes motivations fréquentes

Quand une personne candidate au bénévolat, elle ne vient jamais « juste pour aider ». Derrière cette formule, il y a toujours des motivations plus précises. En voici quelques-unes parmi les plus fréquentes :

Contribuer à une cause qui compte pour elle.

La personne veut agir concrètement sur un sujet qui la touche : l’environnement, l’éducation, la santé, la culture, la lutte contre les discriminations. Elle cherche du sens et de l’impact.

Développer ou utiliser des compétences

Elle a des savoir-faire professionnels ou personnels qu’elle veut mettre au service d’un projet collectif, ou au contraire elle veut apprendre quelque chose de nouveau dans un cadre bienveillant.

Créer du lien social

Elle arrive dans une nouvelle ville, elle traverse une période de solitude, elle cherche à rencontrer des gens qui partagent ses valeurs. Le bénévolat est un moyen de tisser des liens.

Se sentir utile

Elle veut savoir que ce qu’elle fait compte, qu’elle n’est pas juste un numéro dans une liste. Elle a besoin de reconnaissance et de visibilité sur l’impact de son action.

Tester un engagement avant de s’investir plus

Elle n’est pas sûre de pouvoir tenir dans la durée, elle veut d’abord voir comment ça se passe, si l’ambiance lui convient, si elle se sent à sa place.

Ces motivations ne sont pas exclusives. Une même personne peut en avoir plusieurs. Mais les connaître vous aide à comprendre ce qu’elle attend de vous, et donc ce que vous pouvez raisonnablement lui proposer.

Ce qui se passe quand on ne les connaît pas

Quand vous ne prenez pas le temps d’identifier les motivations de vos bénévoles, vous risquez de créer des décalages. Vous proposez une mission de représentation publique à quelqu’un qui préfère travailler en coulisses. Vous avez besoin d’un engagement régulier et vous le demandez à une personne qui voulait tester. Vous confiez une tâche répétitive à quelqu’un qui espérait développer de nouvelles compétences.

Le résultat : la personne décroche rapidement, elle ne se sent pas à sa place, elle ne comprend pas pourquoi ça ne fonctionne pas. Et vous non plus. Vous perdez du temps, de l’énergie et une ressource humaine précieuse. Et la mission reste à pourvoir.

Poser quelques questions simples dès le premier contact vous donne les critères pour choisir la bonne mission parmi celles que vous proposez.

3. Penser aussi aux besoins spécifiques : créer les conditions d’un engagement possible

Certaines personnes ont des besoins spécifiques pour s’engager dans de bonnes conditions : contraintes liées à un handicap, à une situation familiale, à des horaires de travail décalés, à une mobilité réduite. Plutôt que de parler de « handicap », préférez « besoins pour bien s’engager ». Cette formulation met l’accent sur les conditions à réunir plutôt que sur les limites.

Concrètement, cela peut concerner l’accessibilité des locaux, la participation à distance, des formats de réunion adaptés, des supports de communication accessibles ou la flexibilité sur les horaires.

Quand vous posez cette question dès le premier contact, vous envoyez un message clair : votre association ne part pas du principe que tout le monde doit s’adapter au cadre existant. Pour la personne, cela change tout. Elle peut poser ses besoins sans craindre d’être un poids, et vous pouvez ensemble vérifier ce qui est possible.

Attention : créer les conditions d’un engagement accessible ne signifie pas tout accepter. Si vous ne pouvez pas répondre à un besoin, mieux vaut le dire clairement dès le départ, en expliquant pourquoi et en proposant éventuellement une autre forme d’engagement.

À retenir – Créer les conditions d’un engagement accessible ne signifie pas tout accepter. Cela signifie clarifier dès le départ ce que vous pouvez ajuster et ce qui reste impossible aujourd’hui.

4. Clarifier le possible : disponibilités et formats d’engagement

Temps disponible : quand et combien ?

Avant de proposer une mission, il faut savoir combien de temps la personne peut donner et à quel rythme. Certaines personnes peuvent s’engager quelques heures par semaine, d’autres préfèrent concentrer leur disponibilité sur une journée par mois, d’autres encore ne sont disponibles que le week-end.

Poser la question clairement dès le départ vous évite de proposer une mission qui demande plus de temps que ce que la personne peut donner. Vous évitez aussi les malentendus sur ce que signifie « quelques heures » : pour vous, c’est peut-être deux heures par semaine, pour elle, c’est deux heures par mois.

Demandez aussi quels jours et quels moments de la journée conviennent le mieux. Une personne qui travaille en horaires décalés n’a pas les mêmes disponibilités qu’une personne retraitée ou qu’une étudiante.

Se projeter sur la durée : mission ponctuelle, courte, longue

Les formats d’engagement varient aussi dans le temps. Certaines personnes cherchent une mission ponctuelle, sur un événement ou un projet précis. D’autres veulent s’engager sur plusieurs mois, voire plusieurs années. D’autres encore ne savent pas encore et préfèrent tester avant de décider.

Clarifier cette question dès le départ vous permet de choisir la bonne mission parmi celles que vous avez. Si la personne ne peut s’engager que sur trois mois, inutile de lui proposer un rôle qui demande une continuité sur un an. En revanche, si vous avez une mission projet avec une date de début et une date de fin claires, c’est le moment de la proposer.

Cette clarification protège aussi la personne. Elle ne se sent pas coupable de partir au bout de trois mois si c’était prévu dès le départ et vous ne vous sentez pas abandonné·e.

Astuce – Créez une grille simple avec trois colonnes : temps disponible par semaine ou par mois, jours et moments préférés, durée d’engagement souhaitée. Vous pouvez la remplir avec la personne lors du premier entretien.

5. Un outil pour faciliter le dialogue : le quiz de profil bénévole

Plutôt que de multiplier les questions lors du premier contact, vous pouvez proposer à vos candidates et candidats bénévoles un quiz simple qui les aide à clarifier leur profil. Cela vous donne une base de discussion pour l’entretien, et leur permet d’arriver avec des attentes plus claires.

Ce que le quiz vous apporte (et ce qu’il ne remplace pas)

Le quiz révèle le profil d’engagement de la personne : ponctuel, régulier, compétence ou gouvernance. Il met en lumière ses motivations principales et ses disponibilités réelles. En quelques minutes, vous disposez d’une première cartographie utile pour préparer l’échange.

Mais attention : le quiz ne remplace pas l’entretien humain. Il ne dit rien de l’alignement avec vos valeurs, des besoins spécifiques que la personne pourrait avoir ou de sa manière de collaborer. Utilisez-le comme une base de discussion, pas comme un test de sélection.

Concrètement, vous pouvez l’envoyer avant le premier rendez-vous ou le proposer en début d’entretien. Les résultats vous permettent de gagner du temps sur les questions factuelles pour mieux consacrer l’échange à ce qui compte : la motivation, les questions et surtout, identifier parmi vos missions disponibles celle qui correspondra le mieux.

Les quatre profils à connaître

Le quiz identifie quatre profils principaux, chacun avec ses forces et ses besoins spécifiques :

Bénévole ponctuel·le

Disponible pour des missions courtes et cadrées, avec un engagement limité dans le temps. Ce profil a besoin de savoir exactement ce qu’on attend, quand et où. Ne comptez pas sur un engagement régulier mais capitalisez sur cette énergie quand vous en avez besoin.

Bénévole régulier·e de terrain

Prêt·e à s’engager de façon régulière, aime le contact direct avec les bénéficiaires ou le public. Ce profil a besoin d’un rythme prévisible, d’un accompagnement au démarrage et d’une personne référente. Il tient dans la durée s’il se sent accompagné.

Bénévole compétence

Met des compétences professionnelles ou techniques au service de l’association, préfère les missions de support : communication, gestion, juridique, numérique. Ce profil a besoin d’autonomie, de missions projet bien cadrées et de points de suivi réguliers mais pas envahissants.

Bénévole engagé·e dans la gouvernance

Prêt·e à s’investir dans la durée, y compris dans les instances de décision, avec une vision stratégique du projet associatif. Ce profil a besoin de clarté sur les responsabilités, la charge réelle du rôle et les attentes en termes de disponibilité.

Connaître ces profils vous aide à faire le tri parmi vos missions disponibles et à proposer celle qui correspond vraiment, au lieu de tenter un matching hasardeux qui épuise les deux parties.

6. Trois moments clés pour mieux connaître vos bénévoles

Au premier contact : écouter l’envie

Le premier contact est souvent un message ou un appel spontané. La personne a une envie, parfois encore floue. Ne cherchez pas tout de suite à la « caser » dans une mission. Prenez le temps d’écouter ce qui l’amène, ce qu’elle cherche, ce qu’elle imagine.

Ce premier échange vous donne des indices précieux : le ton, l’enthousiasme, les questions posées, les hésitations. Tout cela vous aide à comprendre si la personne sait déjà ce qu’elle veut ou si elle a besoin d’être accompagnée pour clarifier son projet d’engagement.

Avant la mission : vérifier l’alignement

Une fois que vous avez une idée de ce que la personne cherche, organisez un échange plus structuré. Ce peut être un entretien, une visite des locaux, une rencontre avec l’équipe. L’objectif : vérifier que la mission que vous envisagez de lui confier correspond bien à ce qu’elle attend.

C’est le moment de poser les questions concrètes : quelles sont ses disponibilités réelles ? A-t-elle des besoins spécifiques pour bien s’engager ? Comment se projette-t-elle dans la mission ? Quelles sont ses attentes en termes de reconnaissance, de lien avec l’équipe, de visibilité sur l’impact ?

Si vous sentez un décalage, mieux vaut en parler maintenant plutôt que de laisser la situation se dégrader après quelques semaines.

Bon à savoir – Quand ça ne correspond pas

Parfois, après l’entretien, vous réalisez que ça ne va pas fonctionner. Vos missions et ses disponibilités ne correspondent pas, ou ce qu’elle cherche ne fait pas partie de ce que vous faites. Mieux vaut le dire clairement maintenant plutôt que de créer une situation difficile pour vous deux.

Quelques formulations possibles :

« Merci pour votre intérêt. Nos missions demandent un engagement régulier, et vous ne pouvez être là que ponctuellement. Je ne veux pas vous mettre dans une situation compliquée. »
« Ce que vous cherchez, c’est plutôt du contact avec le public et nos besoins actuels sont sur de la gestion en interne. Ça risque de ne pas vous convenir. »
« Vous cherchez à apprendre et nous n’avons pas la capacité d’accompagner quelqu’un sur cette mission. Je préfère vous le dire maintenant. »

Vous pouvez aussi proposer un soutien plus léger : « Si notre cause vous intéresse, vous pouvez nous suivre sur les réseaux sociaux et partager nos publications quand elles vous parlent. C’est aussi une façon de nous aider. » Certaines personnes sont soulagées de pouvoir contribuer autrement.

Dire non clairement est plus respectueux qu’un oui flou suivi d’une déception mutuelle.

Après quelques semaines : ajuster au lieu de juger

Au bout de quelques semaines, prenez le temps de faire un point avec la personne. Comment se sent-elle dans sa mission ? Est-ce que ce qu’elle fait correspond à ce qu’elle attendait ? Y a-t-il des choses à ajuster ?

Ce temps de retour est essentiel. Il vous permet de repérer les décalages avant qu’ils ne deviennent des sources de frustration. Il montre aussi à la personne que vous vous souciez de son expérience, que vous ne la considérez pas comme une simple ressource.

Si la mission ne convient pas, vous pouvez en proposer une autre. Si la personne réalise qu’elle n’a finalement pas le temps, vous pouvez ajuster le rythme ou revoir le format. L’idée n’est pas de juger, mais de trouver ensemble ce qui fonctionne.

À retenir – Le premier mois d’engagement est un temps d’ajustement, pas un temps de jugement. Si quelque chose ne fonctionne pas, c’est le moment d’en parler et de réajuster.

7. Outils simples pour le suivi

Quelques repères à noter

Pour mieux connaître vos bénévoles, vous avez besoin de garder quelques traces. Pas pour les « ficher », mais pour ne pas oublier ce qu’elles et ils vous ont dit et pour pouvoir revenir vers elles et eux au bon moment.

Le quiz de profil bénévole vous donne déjà quelques repères à noter dès le premier contact : format d’engagement souhaité, disponibilités, motivations principales. Vous pouvez compléter avec quelques notes simples : date du premier contact, mission proposée, besoins spécifiques mentionnés, date du prochain point.

Vous n’avez pas besoin d’un outil complexe. Un tableur partagé, une page Notion ou même un cahier papier peuvent suffire. L’important est de pouvoir retrouver facilement ces informations quand vous en avez besoin.

Précautions éthiques

Garder des traces sur vos bénévoles pose des questions éthiques et légales. Vous devez respecter le cadre du RGPD : informer les personnes que vous conservez ces informations, leur expliquer pourquoi et leur garantir qu’elles peuvent y accéder, les modifier ou demander leur suppression.

Ne notez que ce qui est utile pour l’organisation de l’engagement. Ne conservez pas d’informations sensibles sans raison valable. Et sécurisez ces données : ne les laissez pas accessibles à tout le monde et ne les partagez qu’avec les personnes qui en ont réellement besoin.

Si vous utilisez un outil numérique, assurez-vous qu’il respecte le RGPD. Si vous notez sur papier, rangez vos notes dans un endroit sécurisé.

Bon à savoir – Le RGPD s’applique dès que vous conservez des données personnelles, même sur un simple cahier. Informez vos bénévoles que vous gardez une trace de leur profil et de leur engagement, et expliquez-leur pourquoi.

En résumé : écouter avant de proposer

Mieux connaître vos bénévoles avant de leur confier une mission, ce n’est pas compliquer l’accueil. C’est au contraire le simplifier, en évitant les malentendus et les déceptions mutuelles.

En prenant le temps d’identifier les motivations, les disponibilités, les besoins spécifiques et les formats d’engagement souhaités, vous disposez des éléments pour choisir la bonne mission parmi celles que vous avez à pourvoir. Vous montrez aussi que vous considérez vos bénévoles comme des personnes, pas comme des ressources interchangeables qu’on affecte là où il manque du monde.

Cela demande un peu de temps au départ mais vous en gagnez beaucoup ensuite : moins de turn-over, moins de frustrations, moins de missions qui restent vacantes, plus d’engagements qui fonctionnent.

Pour aller plus loin

Si vous avez besoin d’aide pour mettre en place un parcours bénévole complet dans votre association, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes.