Archives des Bénévoles

Charte du bénévolat : un cadre simple pour accueillir, former et reconnaître vos bénévoles

29 septembre 2025 par Isabelle

Une bénévole expérimentée forme une nouvelle bénévole. Image générée par IA

Dans un précédent article, j’avais présenté les quatre chartes utiles dans la vie associative puis avais proposé un focus sur la charte éthique. Poursuivons cette série avec la charte du bénévolat. Cette charte ne se réduit pas à un document administratif : c’est un repère qui aide l’association à accueillir ses bénévoles, à les former pour réussir leurs missions et à reconnaître leur engagement. Bref, un cadre simple qui montre à chaque nouvelle personne qu’elle est attendue, considérée et soutenue. Le bénévolat se distingue du salariat : il repose sur la libre volonté d’agir, sans rémunération ni lien de subordination. C’est précisément parce qu’il échappe au contrat de travail qu’une charte devient utile. Elle permet de donner un cadre clair, d’exprimer des droits et des devoirs réciproques et de reconnaître la valeur de l’engagement. J’en ai fait l’expérience dans l’association où j’étais salariée : lorsque j’ai proposé d’en mettre une en place, l’utilité n’a pas été contestée… mais le format a posé problème. Beaucoup l’ont perçue comme un document de plus, lourd et contraignant. Ce retour m’a appris une chose essentielle : pour qu’une charte soit acceptée et utilisée, elle doit être concise et extrêmement claire. Sommaire Ce que doit contenir une charte efficace En une page, on peut déjà poser des bases solides : rappeler les valeurs de l’association, préciser ce que l’association garantit à ses bénévoles : accueil, clarté des missions, assurance, reconnaissance, ce que les bénévoles apportent en retour : assiduité, respect du projet, esprit d’équipe et définir quelques repères pratiques : lieux, horaires, outils de communication, remboursement de frais éventuel, conditions de début et de fin d’engagement… Ce n’est pas la longueur qui fait la force de la charte mais sa lisibilité et son réalisme. Une charte intégrée au parcours bénévole La charte n’est pas isolée : elle gagne en force quand elle complète d’autres documents simples et utiles : La fiche de mission a pour but de déterminer le rôle, les tâches à accomplir, le temps d’engagement attendu, l’encadrement proposé… C’est le document le plus personnalisé côté association. La convention d’engagement réciproque complètera la charte en définissant le cadre précis de la mission avec le titre de la mission, le cadre de son déroulé (horaires, personne référente). Elle précisera par exemple les règles en matière de confidentialité. La fiche de candidature s’apparente à un CV bénévole, présentant les expertises, les compétences et savoir-faire. Elle peut aussi contenir des questions sur ce qu’attend la personne bénévole de cet engagement et pourquoi elle souhaite s’engager. Plus concrètement, il est important de penser à y demander les disponibilités, les préférences et les éventuels besoins spécifiques de la personne. Le livret d’accueil est le document de référence avec les infos pratiques, les contacts, les outils mis à disposition… Selon la taille et l’organisation de l’association, il pourra comprendre un historique, l’organigramme, les noms des différentes personnes responsables selon les missions, un répertoire de contacts utiles, les règles d’accès au local, les bonnes pratiques en matière de sécurité… Aussi, il précisera les modalités de la formation initiale des bénévoles et les possibilités de formations proposées pour monter en compétences. Ainsi, la charte devient le fil rouge qui relie tous les moments du parcours bénévole. Elle participe du processus d’engagement et en est le socle. Comment la mettre en place concrètement Avant de se lancer dans la rédaction, il est essentiel de clarifier l’intention. Pourquoi veut-on une charte ? Pour apaiser des tensions ? Pour mieux accueillir les nouvelles personnes ? Pour fidéliser les bénévoles déjà en place ? Cette réflexion préalable oriente le contenu et évite de produire un document hors sol qui ne correspond pas aux besoins réels. Ensuite, la co-construction reste la clé. En pratique, un mois suffit : une réunion courte avec bénévoles, salarié·es et membres du Conseil d’administration pour lister les valeurs et engagements, une première version testée puis une validation et une diffusion simple à l’accueil. Ce processus est aussi important que le document final : il crée du dialogue et aligne toutes les parties prenantes. Penser accessibilité et inclusion Élaborer une charte peut aussi être l’occasion de réfléchir à l’accueil des bénévoles ayant des besoins spécifiques. 80 % des handicaps étant invisibles, il est certain que vous accueillez des personnes handicapées parmi vos bénévoles. Prévoir une version en langage clair, vérifier l’accessibilité des supports numériques, proposer un binôme ou ajuster le rythme des missions sont des gestes simples qui ouvrent la porte à davantage de diversité et d’inclusion. Mon conseil : D’entrée de jeu, posez l’accessibilité comme une des valeurs phare que vous défendez. Prenez l’habitude d’indiquer dans la fiche de mission que celle-ci est ouverte à des personnes en situation de handicap ou que des aménagements sont possibles (travail à distance, par exemple). Prévoyez une question dans la fiche de candidature pour demander si la personne a des besoins spécifiques. Même si l’objet de votre association n’est pas dans le champ du handicap… En résumé : un gage de considération pour les bénévoles La charte du bénévolat n’est pas un contrat mais un engagement moral partagé. Pour une nouvelle personne bénévole, recevoir une charte claire et bienveillante, c’est un signe de considération. C’est la preuve que son engagement compte et qu’elle rejoint une organisation structurée. Ce simple geste favorise l’implication durable et limite le turn-over. Pour qu’elle soit utile, trois principes simples sont à retenir : Courte et claire : une page suffit. Co-construite : pour que chacun·e s’y retrouve. Intégrée au parcours : reliée à la fiche de mission, au livret et à l’accueil des bénévoles. Mieux vaut une charte simple et adaptée qu’un long document inutilisable et inutilisé. Si vous avez besoin d’aide pour penser votre structuration, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Et si vos bénévoles racontaient déjà mieux votre histoire que vous ?

4 août 2025 par Isabelle

Une bénévole montre une photo prise sur son smartphone. Image générée par IA

Dans les associations, on parle beaucoup de communication : comment mieux raconter ce que l’on fait, valoriser les actions, susciter de nouvelles adhésions, obtenir plus de financements… Pourtant, une ressource souvent sous-estimée pourrait déjà faire une bonne partie du travail : les bénévoles eux-mêmes. Non, elles et ils n’ont pas forcément besoin d’un micro ou d’un compte Instagram officiel pour le faire. Elles et ils racontent votre histoire au quotidien, dans leur entourage, au travail, sur les réseaux sociaux, dans leurs messages privés ou autour d’un café. Encore faut-il savoir écouter ces récits et les valoriser. Quand les bénévoles deviennent ambassadeurs… sans le savoir Un jour, une bénévole nouvellement arrivée m’a dit, presque gênée : J’espère que ça ne te dérange pas, j’ai partagé une photo sur mon Facebook avec un petit mot sur l’asso et l’atelier d’hier. J’étais fière de ce qu’on a fait. Non seulement cela ne me dérangeait pas mais je lui ai demandé de taguer systématiquement l’asso dans ses partages. Et j’ai à mon tour partagé sur la page de l’asso son témoignage. Cette scène simple et quotidienne en dit beaucoup : vos bénévoles vivent l’action de l’intérieur, avec émotion, spontanéité et authenticité. Ce qu’ils et elles en retiennent, ce qu’ils et elles en disent ou ce qu’ils et elles montrent sans filtre est souvent plus impactant que n’importe quelle plaquette de communication. Plutôt que de vouloir tout contrôler, les associations peuvent ouvrir un espace d’écoute et de mise en commun : Qu’ont-ils aimé dans leur mission ? Qu’ont-ils raconté à leur entourage ? Quels mots ont-ils utilisés ? Quelles photos ont-ils prises spontanément ? Ces traces sont des matières premières précieuses pour nourrir la communication associative. 💡Bonne idée Plusieurs associations que j’accompagne ont créé un groupe WhatsApp ou un espace Slack pour leurs bénévoles… et ont vite constaté que ce sont ces derniers qui le font vivre : récits de terrain, photos de moments partagés, petits mots d’encouragement voire petites annonces ! Ces échanges spontanés témoignent du dynamisme de l’association et de l’engagement de ses bénévoles. À vous ensuite d’y piocher des éléments à valoriser dans votre communication publique, avec l’accord des personnes concernées. Comment libérer le potentiel narratif de vos bénévoles Donner la parole à vos bénévoles ne doit pas générer une surcharge de travail pour les personnes en charge de la communication. 5 idées concrètes pour vous y aider : Créez des moments de partage Consacrez 10 minutes à chaque réunion pour qu’un bénévole raconte une anecdote vécue dans l’association. Enregistrez simplement avec un smartphone. Lancez des « duos narratifs » Jumelez vos bénévoles pour qu’iels s’interviewent mutuellement sur leur engagement. Parfois, c’est en parlant à quelqu’un d’autre qu’on trouve les mots justes. Créez un temps de parole libre lors d’un événement« Racontez comment vous avez découvert l’association. » Le plus important ? Ne pas corriger leur manière de dire. Leur parole est juste, même si elle ne correspond pas à votre argumentaire officiel. Lancez un micro-sondage anonyme « Si vous deviez parler de l’asso à un ami, que diriez-vous en 3 phrases ? » Vous découvrirez comment votre mission est réellement perçue et vécue. Acceptez l’imperfection Une vidéo mal cadrée mais sincère d’un•e bénévole enthousiaste vaut mille fois plus qu’un communiqué parfaitement rédigé mais trop léché. Cela vous donnera de quoi alimenter : Un portrait de bénévole par trimestre sur le site ou dans la newsletter Une rubrique « la phrase du mois » dans vos comptes-rendus internes ou sur vos réseaux Un fil de verbatim affiché lors de votre assemblée générale Une frise collaborative où chaque bénévole ajoute une anecdote clé de son année L’idée est de recueillir de la matière venue du terrain pour humaniser votre communication. En se donnant des objectifs réalistes comme « 5 phrases de bénévoles par mois », en peu de temps, vous aurez un vivier dans lequel piocher ! Mettre en place une communication plus collaborative Cela ne veut pas dire publier sans filtre ou céder toute la ligne éditoriale. Mais vous pouvez imaginer plusieurs façons de co-construire la communication avec les bénévoles qui le souhaitent : Un appel à témoignages dans la newsletter Une contribution sur un sujet qui leur tient à coeur à publier sur le site Une « boîte à souvenirs » partagée pour récolter photos et anecdotes Une série de portraits publiée sur le site ou sur les réseaux Une lettre d’infos dont chaque édition est co-écrite avec un bénévole Ces approches permettent à la fois de reconnaître l’engagement, de diversifier les formats et de révéler le sens de l’action associative par celles et ceux qui la font vivre au quotidien. Une question d’écoute et de posture Derrière cette idée simple se cache un changement de posture : écouter ce que les bénévoles racontent déjà au lieu d’imaginer ce que l’on devrait dire à leur place. En valorisant leur voix, vous montrez que leur engagement a du sens, qu’il est vu, entendu, relayé. Et vous faites émerger une communication vivante, enracinée, incarnée. Parce qu’au fond, les meilleures histoires… ce sont souvent les autres qui les racontent pour nous. Et mieux que nous ! À RETENIR 💜 L’authenticité des récits de vos bénévoles génère plus d’engagement que vos communications officielles 💬 Vous n’avez pas besoin d’être expert•e en communication pour libérer ce potentiel narratif 🔑 La rentrée est le moment idéal pour mettre en place une stratégie de récits partagés. Si vous avez besoin d’aide pour penser votre stratégie de communication, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Mobiliser les bénévoles en été : 3 façons simples de garder le lien et préparer la rentrée

30 juin 2025 par Isabelle

Des personnes assises sur l'herbe en train de discuter : des bénévoles mobilisées

Juillet-août, version associative : la boîte mail qui, pour la seule fois de l’année, frôle l’objectif “Inbox Zéro”. Le local d’activités déserté. Le téléphone presque muet… et cette petite inquiétude qui monte : qui reviendra en septembre ? Avec quelle énergie ? A côté de mon activité professionnelle, je suis bénévole. Comme beaucoup, j’ai connu ce sentiment d’être importante dix mois par an… puis presque invisible pendant l’été. Jusqu’au jour où, à la rentrée, on se souvenait soudain que j’existais – parce qu’on avait besoin de moi. Pourtant, l’engagement bénévole n’est pas une ressource qu’on utilise puis qu’on met sur pause. C’est une relation, un partenariat fondé sur la confiance et la reconnaissance. Bonne nouvelle : même sous 35 °C, il existe des moyens simples et sincères de montrer à vos bénévoles qu’iels comptent, sans alourdir leur agenda… ni le vôtre. Voici 3 façons simples de garder le lien pendant l’été, tout en préparant la rentrée en douceur. 1. Garder le contact, sans pression Envoyer un petit message, sans rien demander en retour, suffit souvent à maintenir une présence chaleureuse. Cela peut être : une carte postale envoyée depuis votre local, avec un mot simple pour dire « on pense à vous » ; une newsletter estivale, plus légère et visuelle que d’habitude, intégrant par exemple une rubrique « coup de cœur du mois », des photos récentes ou un petit clin d’œil aux derniers événements ; un message vocal ou une vidéo courte filmée avec un smartphone pour souhaiter un bel été de façon plus personnelle (attantion à sous-titrer la vidéo pour l’accessibilité…) L’objectif est de montrer que vos bénévoles ne sont pas oublié•es, même quand l’activité ralentit. Pourquoi c’est important ?Les bénévoles ont souvent l’impression d’être sollicité•es uniquement quand on a besoin d’elleux. En gardant ce contact simple et bienveillant, vous renforcez la confiance et la reconnaissance – clés d’un engagement durable. 2. Entretenir la communauté, même à distance Et si vous faisiez de l’été le moment fort de l’année pour renforcer le sentiment d’appartenance, même sans se voir ? Quelques idées faciles à mettre en place : proposer un défi photo collectif : chacun•e partage une image ou un objet qui symbolise l’association pendant ses vacances ; créer un mur des remerciements virtuel où bénévoles et salarié•es peuvent écrire un mot ou partager une photo ; organiser un apéro en visio ou créez un groupe de discussion « Summer Special » sur WhatsApp ou autre pour favoriser les échanges entre bénévoles ; valoriser chaque semaine un•e bénévole en racontant une anecdote, en partageant un portrait ou un message personnalisé. L’idée est de garder la convivialité et la chaleur humaine sans imposer de contraintes. Pourquoi c’est utile ?Le lien social est un moteur essentiel de l’engagement. Maintenir la communauté active, même à distance, évite l’isolement et nourrit l’envie de revenir. 3. Préparer ensemble la rentrée L’été est aussi un moment privilégié pour semer les graines de la rentrée. Voici comment vous pouvez impliquer vos bénévoles, simplement et sans pression : partagez un aperçu des projets à venir pour susciter leur curiosité et leur enthousiasme ; invitez-les à déposer leurs idées ou envies dans une boîte à suggestions accessible tout l’été pour qu’iels participent à la construction collective ; envoyez un mini-sondage anonyme, par exemple : « Qu’est-ce qui vous donnerait envie de rester connecté·e avec l’association, même pendant les vacances ? » ; créez un petit cahier de vacances associatif et ludique avec anecdotes, jeux, devinettes et une page blanche pour rêver ensemble à la suite. L’objectif est d’installer une dynamique positive, même en période creuse. Pourquoi c’est intéressant ?Impliquer vos bénévoles dans la préparation, c’est les valoriser et leur montrer que leur avis compte, bien au-delà des simples tâches. ✨ Mes recommandations Considérez vos bénévoles comme des partenaires : l’été n’est pas une pause, c’est un temps où vous pouvez montrer qu’iels comptent, même sans sollicitation. Privilégiez un ou deux gestes simples mais sincères : la qualité et la régularité l’emportent toujours sur la quantité. Expliquez clairement ce que vous faites : par exemple, si vous envoyez une newsletter, indiquez son objectif dès le titre. Gardez à l’esprit que l’engagement se nourrit toute l’année, pas seulement quand il faut mobiliser. En résumé On ne garde pas l’engagement bénévole en multipliant les actions mais en apportant la bonne dose de reconnaissance, de lien et d’attention, au bon moment. L’été peut devenir bien plus qu’une période calme : une vraie occasion de montrer que vos bénévoles sont des partenaires à part entière, même quand l’urgence n’est pas là. Et vous, qu’allez-vous faire cet été pour renforcer cette relation gagnant-gagnant ? Si vous avez besoin d’aide pour penser l’animation de la vie bénévole, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

La formation des dirigeant•es d’association, une étape (trop souvent) négligée ?

23 mars 202520 janvier 2025 par Isabelle

Dans le paysage associatif, la formation des dirigeant•es est une question cruciale mais malheureusement souvent reléguée au second plan quand elle n’est pas tout bonnement ignorée. Pourquoi ce constat ? Quels sont les enjeux d’une formation adaptée et comment y remédier ? Quels sont les bénéfices pour une association de se soucier de la formation des membres de sa gouvernance ? Pourquoi la formation des dirigeants est-elle si souvent négligée ? La première réponse qui vient à l’esprit est le manque de réflexion globale sur la formation des bénévoles. Bon nombre de petites associations ne considèrent pas la formation comme une priorité. Ce qui peut se comprendre. Ces associations doivent jongler avec des ressources limitées, tant financières qu’humaines. Leurs priorités se trouvent sur le terrain, auprès de leurs bénéficiaires. Le financement des projets mobilise l’essentiel de leur énergie et de leurs ressources. La montée en compétences de leurs équipes, y compris dirigeantes, n’apparaît pas sur leur scope. Un autre facteur important est la méconnaissance des dispositifs existants pour accompagner les membres de la gouvernance dans leurs missions. Enfin, on ne passera pas sous silence le fait que pour certaines et certains dirigeants, la bonne volonté et l’engagement suffisent pour piloter efficacement une association. Il m’est arrivé de rencontrer des personnes formidables à la tête d’associations mais qui n’avaient aucune culture d’entreprise. Or, de nos jours, pour qu’une association se développe, elle doit adopter certains codes de l’entreprise et mettre en place des outils et des process professionnels. D’autant si ce sont des associations employeuses. Pourquoi former les dirigeant•es est-il essentiel ? 1. Garantir la pérennité de l’association Une gouvernance mal (in)formée peut conduire à des erreurs stratégiques, voire à des difficultés légales ou financières. Former les dirigeants permet de renforcer leur capacité à anticiper et à s’adapter aux évolutions du contexte associatif. 2. Renforcer la gouvernance et la crédibilité Une meilleure maîtrise des règles de fonctionnement associatif, des obligations juridiques et des outils de gestion renforce la transparence et la confiance des membres, partenaires et bénévoles. 3. Accompagner les mutations Les associations doivent aujourd’hui relever de nouveaux défis : transition numérique, diversification des financements, conformité avec le nouveau plan comptable associatif. Des dirigeant•es formé•es sont mieux équipé•es pour accompagner ces changements. Qui doit être formé•e et sur quels sujets ? Les profils concernés Présidents et présidentes : Pour clarifier leur rôle stratégique et assumer leurs responsabilités juridiques. Trésoriers et trésorières : Pour garantir une gestion financière rigoureuse et respectueuse des obligations comptables. Secrétaires : Pour optimiser l’organisation administrative et les procédures de prise de décision. Membres du conseil d’administration : Pour améliorer la vision stratégique et anticiper les besoins à long terme. Les thématiques essentielles Bases juridiques et comptables : Rôles, obligations, gestion financière et plan comptable associatif. Stratégie et développement : Gestion des équipes, diversification des financements, levée de fonds. Communication et influence : Strégies de communication digitale, engagement des parties prenantes. Gestion des ressources humaines : Fidélisation des bénévoles, animation des équipes salariées. Quels types de formations sont disponibles ? Formations certifiantes Certificat de Formation à la Gestion Associative (CFGA)Cette formation théorique et pratique de 35 heures, suivie d’un stage de 20 jours en association, est destinée aux bénévoles, dirigeants et salariés de l’économie sociale et solidaire Formation Responsable Associatif du CNAMDiplôme de niveau 6 (anciennement niveau II), cette formation d’un an au rythme de cinq jours par mois en présentiel couvre des domaines tels que la conduite de projet, le management, le droit associatif, la gestion financière, la gestion des ressources humaines, la gestion logistique et la communication. Formations payantes Formations spécifiques du Centre de Développement Associatif (CDA)Le CDA propose des formations sur des thématiques variées, telles que la gestion financière, la trésorerie et l’utilisation du plan de trésorerie, destinées aux dirigeants associatifs souhaitant approfondir leurs compétences en gestion. Formations en ligne Les MOOC (Massive Open Online Courses) et plateformes offrent des contenus adaptés et accessibles à distance. Même si les formations ne sont pas ciblées uniquement pour les membres bénévoles de la gouvernance, certains cours sont orientés spécifiquement vers des compétences juridiques et financières. EVA – E-learning Vie AssociativeEVA est une plateforme de formations en ligne pour les bénévoles associatifs. Sans concurrencer les formations classiques, EVA permet de se former à la gestion associative gratuitement, à domicile et à son rythme, partout en France. Formations pratiques Le Mouvement AssociatifVous avez envie de vous former ? Plusieurs Mouvements associatifs régionaux vous permettent de trouver dans votre région des formations adaptées aux bénévoles associatifs. Avec ces quelques exemples, il est facile de trouver chaussure à son pied pour former son équipe dirigeante et professionnaliser la gestion de son association. D’autres ressources sont disponibles en particulier auprès des CRESS, les Chambres Régionales de l’Economie Sociale et Solidaire. Quels sont les risques à ne rien faire ? Ne pas former ses dirigeant•es équivaut à négliger la santé de l’association. Ces risques concernent plusieurs aspects cruciaux du fonctionnement associatif : la gouvernance, la gestion financière, les ressources humaines et l’adaptation stratégique. À court terme, cela peut provoquer des dysfonctionnements internes et une perte d’efficacité. À moyen et long terme, les conséquences peuvent aller jusqu’à la dissolution de l’association faute de ressources, de crédibilité ou d’adaptabilité. Investir dans la formation des dirigeant•es est donc une démarche essentielle pour garantir une gouvernance éclairée, une gestion rigoureuse et une vision stratégique adaptée aux enjeux contemporains. Si vous avez besoin d’aide pour former vos équipes, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mo rendez-vous découverte

Les 10 points à vérifier pour une gestion associative sans stress

18 novembre 202418 novembre 2024 par Isabelle

Comment subir le moins possible le poids de la gestion quotidienne d’une association ? En la structurant, en la programmant et en l’optimisant. Une bonne gestion associative est celle qui libère les équipes d’une charge mentale inutile et leur permet de transformer le temps administratif en temps opérationnel sur le terrain, au plus près des bénéficiaires. Voici les 10 points à vérifier et à mettre en action pour gérer plus sereinement votre association : 1. Clarifier les rôles et responsabilités Même si ceux-ci sont définis par les statuts ou le règlement intérieur, rien de tel que d’établir des fiches de mission pour chaque membre de la gouvernance. Dire que la trésorière ou le trésorier gère la comptabilité et que la ou le secrétaire s’occupe de l’administration de l’association ne suffit pas. Inscrivez noir sur blanc les différentes actions que la personne peut mener en indiquant son degré d’autonomie. L’objectif est d’éviter le double emploi et les trous dans la raquette : les tâches faites en double par deux personnes différentes et les tâches non réalisées parce que non attribuées de manière formelle. Un outil efficace est l’organigramme qui permet à chacun•e de savoir quelles sont ses missions et délégations. 2. Optimiser la gestion des adhérent•es Le temps des listes de membres sur un beau cahier à spirale ou dans un tableau Excel aux multiples versions est bel et bien dépassé. Des outils gratuits existent pour : recueillir les adhésions et les renouvellements de cotisation (HelloAsso, par exemple) centraliser dans des tableaux dynamiques toutes les informations nécessaires à la gestion des membres : coordonnées, préférences de contact, paiements… Sur ce dernier point, je recommande un outil français comme TimeTonic qui permet de créer sur mesure un espace adapté à vos besoins de gestion et de suivi. 3. Structurer la communication interne Nos façons de communiquer n’ont cessé d’évoluer ces dernières années. Et avec elles, les outils que nous employons au quotidien pour échanger des informations. Au risque souvent de se perdre dans tous ces outils. Décidez de manière collégiale quel est l’outil le mieux adapté pour une communication efficace. Définissez également quelles sont les informations qui seront diffusées : messagerie collaborative (Slack, Discord) : échanges rapides selon des canaux préétablis groupe WhatsApp : infos partagées en petit comité, comme les membres du bureau courriels : informations primordiales à partager au plus grand nombre Quant aux SMS et aux appels téléphoniques, réservez-les aux urgences. 4. Établir un calendrier annuel des actions Tout ce qui n’est pas dans un agenda n’existe pas ! En début d’année, mettez en place les dates incontournables comme celle de l’assemblée générale annuelle, celles des événements que vous organiserez ou auquels vous participerez, les différentes étapes de vos activités… Actualisez ce calendrier tous les mois pour y inscrire les projets et visualiser leur état d’avancement. Pour coupler la gestion des projets et un calendrier dynamique, je vous recommande le combo Notion + Notion Calendar. 5. Simplifier la comptabilité Tout comme pour la liste des membres, la tenue des comptes de l’association sur un beau cahier n’est plus vraiment d’actualité. Surtout si votre association prévoit de demander des subventions ou des fonds privés. Numérisez les comptes de votre association. Choisissez un logiciel qui suit le nouveau plan comptable des associations. Cela vous permettra d’établir les documents financiers nécessaires pour prouver la gestion désintéressée de votre structure et pour solliciter des financements. Automatisez également les tâches chronophages comme l’établissement et l’envoi des reçus fiscaux lors de dons en ligne. 6. Gérer efficacement les bénévoles De la même façon que vous avez mis en place un tableau de gestion des membres, tenez à jour une base de données avec vos bénévoles en activité. Indiquez dans cette base toutes les informations pertinentes sur les disponibilités, les missions actuelles, les évolutions souhaitées, les compétences et les talents de vos bénévoles. Vous pouvez pousser plus loin la structuration en faisant remonter dans cette base dynamique le nombre d’heures de bénévolat réalisées chaque mois par chaque bénévole. En fin d’année, en deux clics, vous pourrez synthétiser le nombre d’heures de bénévolat pour les valoriser en pied de compte de résultats. 7. Optimiser la collecte de fonds Profitez des fonctionnalités d’un outil comme HelloAsso qui permet également recueillir des dons. Ma recommandation ? une page de dons pérenne, sur laquelle les donatrices et donateurs peuvent donner de manière ponctuelle ou sur abonnement des campagnes ciblées selon une période de l’année (Giving Tuesday, par exemple) ou selon un projet à financer. Et n’oubliez pas de remercier en envoyant après chaque don un message en plus du reçu fiscal. 8. Mettre en place un système de suivi des projets Suivre un projet se fait de manière collaborative. Toute personne qui intervient à un degré ou un autre dans le projet doit pouvoir avoir accès rapidement à l’état d’avancement de celui-ci. Cela signifie de ne pas avoir à demander à une tierce personne un reporting à l’instant T. Le temps associatif est trop précieux pour le perdre parce que le projet n’est pas piloté sur un outil adapté. Le mieux est d’adopter un logiciel en ligne comme Notion pour toutes les phases de pilotage de projets. 9. Mesurer et analyser l’impact des actions Lorsque vous construisez les projets et les actions qui seront menés par votre association, prévoyez les indicateurs qui vont vous permettre d’estimer l’apport et l’impact de votre activité. Quels seront les chiffres les plus pertinents ? A vous de voir. La plupart du temps, les indicateurs seront sur le nombre de personnes accompagnées ou accueillies par l’association le nombre de membres et leur répartition le nombre d’actions de terrain réalisées dans l’année Il est aussi intéressant d’avoir des indicateurs non chiffrés, comme le degré de satisfaction des bénéficiaires. Suivez ces indicateurs dans une base de données de façon à pouvoir les éditer sous forme de tableau de bord. 10. Imaginer ce dont votre association a besoin Toutes ces recommandations ne sont que des recommandations ! Tenez compte de votre réalité associative, de votre mode de … Lire la suite

Accueillir et fidéliser les bénévoles à distance

28 octobre 2024 par Isabelle

Dans un monde de plus en plus connecté, le bénévolat hors site ou à distance est devenu une réalité incontournable pour de nombreuses associations. Cette nouvelle forme d’engagement offre flexibilité et opportunités mais pose également des défis uniques en termes d’accueil et de fidélisation des bénévoles. Explorons ensemble comment les associations peuvent relever ces défis et créer une communauté de bénévoles engagée et épanouie, même à distance. Petit rappel historique Le bénévolat hors site a connu un essor considérable ces dernières années, particulièrement depuis 2020 avec la pandémie de COVID-19. Cette évolution a été rendue possible par l’adoption par le plus grand monde d’outils technologiques comme les logiciels de visioconférence. Le bénévolat à distance Cette forme de bénévolat se caractérise par des missions entièrement réalisées en ligne, telles que : la gestion de la communication sur les réseaux sociaux la rédaction de contenu la gestion de projets à distance le développement informatique la création graphique Essentiellement, ce sont des tâches et des missions support facilement externalisables. Avantages et défis du bénévolat hors site 1) Pour les bénévoles Pour les bénévoles, le bénévolat à distance offre une flexibilité sans précédent. La personne bénévole peut apporter son concours à son propre rythme et de manière asynchrone. Elle n’est plus tenue de se rendre au local associatif pour réaliser sa mission pendant les horaires d’ouverture. Elle n’est pas tributaire des transports et de toute la logistique afférente. Elle peut travailler pour l’association depuis le lieu de son choix. Etre digital nomad et bénévole n’est plus incompatible. Il n’est pas toujours simple de concilier engagement bénévole et emploi du temps chargé. Le bénévolat à distance apporte cette souplesse. A contrario, malgré ces avantages, le bénévolat à distance présente des risques psycho-sociaux qu’il est important de prendre en compte comme le sentiment d’isolement ou bien la difficulté de s’affirmer en tant que membre d’un groupe. Souvent, ne pas avoir de retour sur la qualité ou la pertinence du travail accompli dans le cadre de la mission peut conduire la personne bénévole à se désinvestir. Il est essentiel que la personne bénévole trouve sens à ce qu’elle accomplit. 2) Pour l’association Du côté des associations, cette pratique permet de : s’ouvrir à une base de talents plus large diversifier les compétences au sein de l’équipe intégrer des bénévoles qui ne seraient pas disponibles autrement Cependant, les limites de ce modèle sont apparues assez vite lors des confinements imposés par la situation sanitaire. A ce moment-là, toutes les associations se sont trouvées confrontées à la nécessité de modifier très rapidement leur mode de fonctionnement. Or, certaines missions ne peuvent se passer de contact et de rencontre physique avec les bénéficiaires. Animer sa communauté de bénévoles hors site Rien de bien nouveau sous le soleil : pour s’épanouir, les bénévoles ont besoin d’accueil, de formation, d’écoute, d’accompagnement et de temps de rencontre. A distance, ce besoin de faire groupe est plus prégnant pour créer ce sentiment d’appartenance. Quelques pistes adaptées à ce mode d’engagement bénévole : a) Penser l’accueil en ligne Pour cela, adaptez votre parcours d’accueil à l’usage digital. Avec un espace dédié à l’intégration, vos bénévoles retrouveront en quelques clics toutes les informations nécessaires à leur participation active à la vie de l’association. Pour en savoir plus, je vous invite à lire l’article 10 astuces pour former efficacement vos bénévoles sans y passer des heures. b) Créer du lien Proposez chaque mois un apéro virtuel d’accueil des nouveaux et nouvelles bénévoles et invitez également les bénévoles qui travaillent en présentiel à se joindre à la soirée. Pour aller plus loin, pourquoi ne pas lancer un groupe WhatsApp ou encore un espace Slack ? L’objectif est qu’à terme, les relations ne soient plus seulement verticales – entre l’association et les bénévoles – mais aussi horizontales – uniquement entre bénévoles. c) Informer régulièrement Avec une newsletter mensuelle réservée aux bénévoles ! Condensé d’informations pratico-pratiques, cette infolettre fera le lien avec l’ensemble des bénévoles. Elle permettra de rappeler les formations proposées, d’annoncer l’agenda des futurs événements et les besoins relatifs, de demander l’envoi mensuel des heures de bénévolat effectuées ou encore de mettre en lumière une ou un bénévole au travers d’un portrait ou d’une interview… d) Célébrer et remercier ! Même en travaillant totalement à distance, la personne bénévole a besoin de savoir que son travail a un impact. Trop d’associations ne prennent pas le temps – parce que cela n’est écrit nulle part et surtout pas à leur agenda – d’envoyer un mot de remerciement. Pas simplement de dire « Merci pour ton temps » mais bien de détailler en quoi la contribution de la personne bénévole a permis la réussite d’un événement, d’une mission, d’un projet. Ce n’est jamais du temps perdu que de personnaliser les remerciements. Surtout pour une personne que l’on ne connaît qu’à travers un écran ! e) Organiser un temps de rencontre en vrai Une fois par an, programmez une journée pour regrouper vos bénévoles autour d’une formation et de temps de consolidation de l’engagement. Des financements peuvent être trouvés pour ce faire à condition que cette ligne de dépense soit inscrite au budget… En résumé Le bénévolat à distance offre de nombreuses opportunités aux associations et aux bénévoles. Cependant, il nécessite une approche réfléchie pour être vraiment efficace. En mettant en place des stratégies d’accueil et de fidélisation, les associations peuvent créer un environnement où les bénévoles se sentent valorisé•es, motivé•es et engagé•es sur le long terme, même à distance. La clé réside dans une communication régulière, une reconnaissance constante des efforts et la création d’un véritable sentiment de communauté. Si vous avez besoin d’aide pour mettre en place votre parcours bénévole, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

10 astuces pour former efficacement vos bénévoles (sans y passer des heures)

3 janvier 202521 octobre 2024 par Isabelle

La clé d’une association performante passe obligatoirement par la formation des bénévoles qui participent à son animation et à sa réussite. Toutefois, si la formation des bénévoles est cruciale pour le bon fonctionnement de votre association, elle ne doit pas monopoliser tout votre temps, ni nécessiter un investissement coûteux. Voici donc quelques méthodes et outils pour penser et encadrer la formation de vos bénévoles en interne, tout en préservant vos ressources humaines et financières. 1. Automatisez les formations initiales Misez sur l’asynchrone ! En clair, il est inutile que vos bénévoles soient toutes et tous réunies en même temps dans une salle pour une formation commune. Créez une formation en ligne de base que les bénévoles peuvent suivre à leur rythme. Utilisez des outils gratuits pour élaborer des présentations et des vidéos explicatives couvrant l’éthique, les missions principales, les bonnes pratiques et les valeurs de l’association. Une petite vidéo explicative sur les règles de sécurité en vigueur au sein de l’association vaut mieux qu’un manuel dont personne ne prend connaissance. Surtout si vous pensez bien à la sous-titrer : une vidéo sous-titrée attire 12% de vues en plus… 2. Exploitez les MOOC existants Profitez des nombreuses plateformes proposant des formations en ligne adaptées aux bénévoles. Ces MOOC (cours en ligne ouverts et interactifs) dédiés aux compétences associatives ou spécifiques à certaines missions vous permettront de gagner un temps précieux tout en offrant un contenu de qualité. Mieux, appuyez votre formation sur ces formats existants pour apporter votre éclairage et votre expertise. Construisez votre programme de formation sur un contenu validé et reconnu comme ceux de FUN MOOC et complétez avec des cas d’usage et des bonnes pratiques issues de votre expérience de terrain. 3. Créez des modules courts et interactifs Optez pour des modules de 5 à 10 minutes. Chaque module doit traiter d’un aspect précis, comme les tâches spécifiques dans un outil, les process administratifs ou les interactions avec les bénéficiaires. Pratiquez la méthode des petits pas : il est plus simple de retrouver une information dans un format court que dans un corpus volumineux. Evitez autant que possible le jargon et le vocabulaire trop spécifique à certains métiers. Si vous tenez à l’utiliser, expliquer ce que cela signifie. 4. Intégrez la gamification La gamification (ou ludification) est une méthode consistant à s’inspirer du jeu et de sa capacité à capter et à conserver la motivation et l’attention du joueur pour motiver un ensemble de personnes à s’engager dans la réalisation d’une tâche ou d’une activité clairement identifiée. (Définition de la gamification par KaiKai) Rendez l’apprentissage plus engageant en pratiquant la ludo-pédagogie. Nombreux sont les outils (le plupart du temps gratuits) qui permettent de jouer ensemble et d’apporter du contenu de qualité. Là aussi, l’offre est très riche et des associations ont possiblement développé des supports que vous pourriez réutiliser. Un quiz en ligne ou une chasse au trésor en vrai, à vous de choisir. Les scores, les classements et les badges de réussite motiveront vos bénévoles. Cette approche ludique maximisera l’engagement et facilitera la progression. 5. Organisez des sessions de formation à distance Une des évolutions les plus marquantes héritée de la période Covid est l’arrivée massive dans notre quotidien des outils de visioconférence. Pour des formations collectives à distance, rien de mieux que de prévoir une visio. Attention à ne pas utiliser le format webinaire si vous voulez que vos bénévoles interagissent avec vous. Préparez en amont le déroulé de votre session en prévoyant les inévitables temps de problèmes techniques ! Ces sessions permettent de répondre aux questions en direct et de créer un sentiment de communauté. Même à distance, même dans un exposé avec des diapositives (slides), il est possible d’inclure des interactions comme des quiz ou des sondages. Il serait dommage de s’en priver. 6. Mettez en place un mentorat collaboratif Proposez à vos bénévoles actives et actifs d’accompagner et de partager leur expertise avec les nouvelles et nouveaux. Déléguez une partie de la formation la plus au cœur de votre activité à des bénévoles expérimentés. Rien de mieux que de pouvoir s’appuyer sur une personne ressource quand on se lance dans une mission de bénévolat. Définissez ensemble comment se comprend ce mentorat, ce qu’il recoupe en termes d’engagement et de disponibilités. N’oubliez pas de former vos mentors à ce nouveau rôle… 7. Créez un centre de ressources en ligne Mettez à disposition un espace en ligne centralisé où les bénévoles peuvent accéder aux supports de formation, aux FAQ et à des outils pratiques. Cette boîte à outils favorisera une formation continue et autonome. Il est toujours rassurant d’avoir un espace numérique accessible en quelques clics pour retrouver ce que l’on a vu lors des sessions de formation. 8. Proposez des formations en ligne et en présentiel Généralement, on ne devient pas bénévole pour rester chez soi. Même si certaines missions sont réalisables à distance, même si certaines personnes bénévoles ne peuvent participer à toutes les formations pour des questions de manque d’accessibilité des lieux et/ou des contenus, le propre de l’engagement bénévole est de faire société. Complétez vos formations en ligne avec des sessions présentielles pour renforcer les liens au sein de l’équipe et traiter les questions complexes. Cette méthode hybride améliore l’efficacité de l’apprentissage tout en créant du lien social. 9. Récompensez l’engagement Introduisez des éléments de gamification dans le suivi de la formation et de l’engagement bénévole. Offrez des badges ou des titres honorifiques pour les bénévoles qui terminent des formations ou accomplissent certaines missions. Délivrez votre certificat maison sur ce que la personne bénévole a acquis au cours de chaque formation. Le passeport bénévole est également un moyen de saluer l’engagement et la montée en compétences de la personne bénévole. Et surtout, n’oubliez pas de dire MERCI. Un merci du fond du cœur encourage la motivation et la fidélisation. 10. Évaluez et ajustez Intégrez des évaluations après chaque formation pour mesurer les acquis et identifier les besoins de futures formations. Ne soyez pas timide : demandez à chaque personne qui a … Lire la suite

Exercice pratique : la fiche de mission bénévole

14 octobre 2024 par Isabelle

La fiche de mission bénévole est un outil essentiel pour toute association souhaitant recruter et mobiliser des bénévoles de manière efficace. Bien construite, elle permet d’attirer, d’impliquer et de fidéliser les bénévoles en leur offrant une vision claire de leur rôle au sein de l’organisation. Dans cet article, je vous propose un guide pratique pour élaborer une fiche de mission bénévole réussie, de la phase préparatoire à la rédaction finale. 1. Comment préparer la fiche En toute logique, si vous en êtes à la phase de conception d’une fiche de mission, c’est que vous avez au préalable construit votre projet et identifié les ressources humaines nécessaires pour le mener à bien. Toutefois, pour partir du bon pied, récapitulons les étapes initiales : a) Définir les besoins Listez les projets, actions et activités en cours et à venir pour lesquels vous avez besoin de recruter des bénévoles Estimez l’engagement en ETP (équivalent temps plein) pour arrêter le nombre de bénévoles nécessaires à la réalisation des projets Etablissez la liste des compétences demandées pour chaque projet. Il peut s’agir de compétences techniques, relationnelles ou organisationnelles. b) Cibler les profils Plus vos besoins seront pointus, plus il sera important d’affiner les critères de votre recherche. Ainsi, la mission que vous proposez s’adresse-t-elle en priorité à des étudiantes, à des personnes en recherche d’emploi, à des personnes en activité, à des personnes à la retraite ? Y a-t-il un âge minimum requis pour postuler à cette mission ? Est-il indispensable de maîtriser le français pour la mission proposée ? Les lieux de réalisation de la mission sont-ils accessibles aux personnes en situation de handicap moteur ? c) Travailler les modalités d’engagement Les bénévoles qui rejoindront votre association pour cette mission (ou ces missions) doivent pouvoir s’engager en toute connaissance de cause. Cela signifie pour votre association d’avoir prévu dès la préparation de la fiche de mission : le format de la mission : sur place dans le local associatif ou en distanciel la durée de l’engagement : mission ponctuelle ou de longue durée la fréquence de l’activité : une fois par semaine, une fois par mois le temps de la mission : 2 heures par semaine, une journée par mois les moments de la mission : pendant les heures ouvrables, en soirée, le week-end, pendant les vacances scolaires le degré d’autonomie : travail en équipe ou en solo le degré de responsabilité : dans le cas d’une mission d’encadrement ou de pilotage de projet 2. Comment structurer la fiche Une fois que vous avez compilé toutes ces informations, le temps est venu de passer à la mise en forme de votre fiche. Il n’existe pas de différences fondamentales avec la traditionnelle offre d’emploi. D’ailleurs, celle-ci nous est si familière qu’il est rassurant de retrouver les mêmes jalons dans une fiche de mission. Voici les différents points à mentionner dans votre fiche : a) Titre de la mission Visez la précision. Il n’est pas très utile de dire que votre association recrute des bénévoles… Indiquez plutôt un intitulé générique pour la mission comme « Animation d’un atelier de loisirs créatifs », « Aide aux devoirs – niveaux CM1 et CM2 » ou « Collecte de produits de première nécessité ». Imaginons que votre association propose des sorties culturelles et que vous recherchiez des bénévoles pour les encadrer. b) Contexte de la mission Présentez votre association en quelques phrases pour que les personnes intéressées puissent comprendre qui vous êtes, ce que vous faites et pour qui vous le faites. Précisez également le projet auquel est rattachée la mission pour laquelle vous recrutez. Ainsi, ne vous contentez pas de dire que votre association organise des sorties culturelles… « Notre association organise toutes les semaines une sortie culturelle pour ses membres en situation de handicap moteur. Ces sorties se déroulent soit en journée (visite de musées ou d’expositions) soit en soirée (concerts, théâtre). » c) Objectifs de la mission Quels sont les résultats espérés par l’association en mettant en place ce projet ? Quel sera l’impact de la participation de la personne bénévole dans la réalisation de cette mission ? « Ces sorties culturelles permettent à nos membres de partager des moments ensemble et de rompre avec l’isolement dans lequel les situations de handicap les plongent. Grâce à votre engagement, l’association pourra maintenir le rythme d’une sortie par semaine. » d) Tâches et responsabilités de la personne bénévole Il convient de préciser quelles seront les tâches afférentes à la mission. Dans le cas de l’encadrement des sorties culturelles, la personne bénévole pourrait avoir à : gérer les inscriptions relancer les personnes inscrites deux jours avant pour s’assurer de leur venue organiser le transport ou l’accueil des membres anticiper les besoins spécifiques en accessibilité… Il est bien sûr impossible d’être exhaustif dans les tâches à accomplir, d’autant que celles-ci évoluent avec la mission. Toutefois, mieux vaut préciser ce qui est attendu de la personne bénévole. D’où l’importance du titre de la mission : « encadrement de sorties culturelles » ne recoupe pas les mêmes attributions que « accompagnement de sorties culturelles »… e) Profil recherché Séparez bien ce qui relève du savoir-faire de ce qui relève du savoir-être. Dans le cadre d’une mission bénévole, les qualités humaines prennent le pas sur les compétences requises et/ou l’expérience souhaitée. Seules quelques missions hautement spécifiques demandant des compétences avancées détailleront comme obligatoires la maîtrise d’outils techniques ou une expertise professionnelle. Ce sera le cas, par exemple, de la gestion des systèmes informatiques ou de compétences comptables pour la tenue de la trésorerie. Pour la mission d’encadrement des sorties culturelles destinées à des personnes en situation de handicap moteur, il ne sera pas indispensable que la personne soit déjà formée aux handicaps. Mais il est plus que souhaitable qu’elle ait envie de partager du temps avec des personnes autrement capables… f) Durée et lieu On reprend les modalités d’engagement vues plus haut et on précise : le format de la mission : sur place dans le local associatif ou en distanciel la durée de l’engagement : mission ponctuelle ou de longue durée la fréquence de l’activité … Lire la suite

Comment préparer le recrutement de nouvelles et de nouveaux bénévoles

7 octobre 2024 par Isabelle

Toutes les associations que je connais sont convaincues de l’apport indispensable des bénévoles à leurs actions et activités. Pour certaines, le modèle 100% bénévolat est d’ailleurs le seul qu’elles pratiquent. Cependant, j’ai rarement rencontré de structures qui ont pensé la démarche de recrutement de leurs bénévoles. Les résultats de ce manque de préparation sont sans appel : avec des bénévoles qui papillonnent, impossible d’assurer le quotidien et impossible de se projeter dans l’avenir. Voici quelques idées pour mettre toutes les chances du côté de votre association dans le recrutement de vos bénévoles. En amont du recrutement 1. Analysez vos besoins Dire « Nous avons besoin de bénévoles pour fonctionner » n’est pas nécessaire et suffisant. J’ai connu une présidente d’association qui disait systématiquement « oui » à toute personne qui souhaitait faire du bénévolat. A charge pour sa salariée ensuite de trouver une mission pour les bénévoles qui arrivaient avec beaucoup de bonne volonté mais bien peu de compétences utiles à l’association… identifiez les missions que vous souhaitez déléguer à des bénévoles qualifiez les compétences nécessaires à la réalisation de ces missions définissez le cadre de la mission en termes de durée et de disponibilité priorisez vos recrutements et concentrez vos efforts sur ce qui est le plus indispensable pour le bon fonctionnement de votre association 2. Rédigez la fiche de mission Comparable à une fiche de poste, celle-ci synthétise : ce que fait votre association, ses missions et ses valeurs le cadre de la mission les tâches à réaliser les compétences, savoir-faire et savoir-être recherchés la durée d’engagement et la disponibilité demandées ce que la personne bénévole trouvera à réaliser cette mission dans votre association 3. Assurez-vous qu’il est utile de recruter En clair, demandez-vous si vous n’avez pas déjà dans votre équipe bénévole une personne qui pourrait correspondre à cette mission. Cela signifie d’aller explorer votre fichier (qualifié et segmenté) de vos bénévoles actives et actifs pour y trouver peut-être le profil recherché. A défaut, un courriel envoyé à l’ensemble des bénévoles avec le descriptif de la mission pourra générer des candidatures. 4. Anticipez les besoins pour bien accueillir les nouvelles recrues bénévoles Quelle que soit la durée, quel que soit le format de la mission, il est indispensable de penser comment se feront le recrutement, l’accueil et l’intégration des nouvelles personnes bénévoles. définissez qui sera en charge de piloter le projet de recrutement établissez le format du recrutement, les différentes étapes et ce qu’elles comportent identifiez les personnes ressources au sein de l’association pour l’accueil et l’intégration le cas échéant, mettez en place un parcours bénévole avec un livret d’accueil, un temps de bienvenue ou un pot d’intégration auquel seront conviées les autres personnes bénévoles 5. Planifiez votre campagne de recrutement Rien de plus efficace que de penser cette action comme un projet à piloter, avec un rétroplanning, des tâches à réaliser et des personnes assignées à ces tâches. choisissez vos supports de diffusion : réseaux sociaux, site internet de l’association, envoi de courriels, newsletter, plateforme de bénévolat… rédigez les messages adaptés aux différents canaux de diffusion sans oublier les visuels aux formats ad hoc inscrivez votre campagne dans le temps : « cette mission est à pourvoir avant le *** » 6. Déployez des outils d’automatisation Enfin, sur le plan pratique, posez-vous la question de comment les personnes vont candidater. Le plus simple, quand l’association n’utilise pas de plateforme de bénévolat, serait d’indiquer une adresse courriel pour la réponse. Simple mais totalement inefficace et extrêmement chronophage : à bannir absolument. Derrière une réponse par email se cache un traitement manuel pour diffuser l’information aux personnes décisionnaires : génération de nouveaux mails intégrer les coordonnées et autres informations dans une base de données : saisie manuelle ou copier-coller avec un risque d’erreurs non négligeable Et l’association n’est pas à l’abri de recevoir des réponses incomplètes nécessitant également des échanges de mails… Je recommande de mettre en place une séquence automatisée avec un questionnaire en ligne très complet : les renseignements incontournables seront rendus obligatoires. une base de données pour compiler les réponses l’envoi automatique d’un message de bonne réception de la candidature indiquant les prochaines étapes un rappel de suivi avec une date limite pour l’envoi de la réponse Astuce La séquence décrite ici peut être réalisée en utilisant des outils de programmation visuelle comme Tally (pour le questionnaire) et Notion (pour le pilotage). Et sinon… Pourquoi allez chercher loin ce qui se trouve peut-être sous la main ? Votre association a déjà constitué une équipe de bénévoles. Sans doute avez-vous aussi gardé le contact de bénévoles qui sont resté•es des sympathisant•es de vos actions. Invitez ces personnes à être vos ambassadrices ! Réseautage et cooptation vous assurerons d’entrer en relation avec des personnes qui auront déjà entendu parler de votre association et qui ne viendront donc pas parce qu’elles ont vu de la lumière. Si vous avez besoin d’aide pour mettre en place vos ressources humaines bénévoles, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Gestion des bénévoles : la checklist de rentrée

23 septembre 202423 septembre 2024 par Isabelle

Des mains se rejoignent en signe d'unité

Comme tout projet au long cours, la gestion des bénévoles nécessite de mettre en place un cadre de gestion de cette ressource humaine. Et la rentrée de septembre est le moment idéal pour recruter, accueillir et accompagner vos bénévoles dans leur engagement associatif. Je rappelle au passage que le bénévolat n’est pas un dû : les personnes bénévoles offrent de leur temps et mettent à disposition leurs compétences. Elles ne sont pas dans un rapport de subordination vis-à-vis de l’association. Penser la relation entre l’association et ses bénévoles dans un équilibre gagnant-gagnant est une nécessité pour construire des rapports sains qui s’inscrivent dans la durée. Voici quelques étapes et actions à mettre en place pour réussir votre rentrée associative avec vos bénévoles ! 1. Réévaluer les besoins en bénévoles Cela semble une évidence mais combien d’associations que je connais zappent tout bonnement cette étape. Réévaluer signifie : identifier les besoins sur les projets actuels et à venir définir les compétences requises pour chaque mission à pourvoir passer en revue les bénévoles avec une implication active pour voir si en interne ces compétences sont déjà présentes Ce dernier point sous-entend d’avoir une base de données des bénévoles qualifiée et exploitable. 2. Recruter des bénévoles Les occasions et les moyens techniques ne manquent pas pour mener une campagne de recrutement efficace et pertinente. Mais encore faut-il bien encadrer cette démarche : recrutez en direct sur les forums associatifs en préparant en amont vos fiches de mission inscrivez vos missions à pourvoir sur les plateformes d’engagement solidaire ou sur des sites mettant en relation associations et bénévoles indiquez sur votre site et/ou sur vos réseaux sociaux que votre association recherche des bénévoles publiez les missions urgentes dans votre newsletter demandez à vos bénévoles en activité de parler dans leur réseau de votre association : rien de tel que le bouche à oreille pour attirer de nouveaux talents ! En outre, les associations peuvent avoir recours à du bénévolat de gouvernance pour pallier l’absence de bénévoles clés ou encore à du mécénat de compétences pour réaliser des missions très spécialisées. 3. Fidéliser les bénévoles en activité Le renouvellement de l’engagement bénévole n’est pas automatique d’une année sur l’autre. Comme dans toute relation humaine, l’équilibre se cultive. La première action à mener et non des moindres est de remercier vos bénévoles. Jouez collectif : partagez comment le don de temps et de compétences accompagne le fonctionnement et le développement de votre association. Avec quelques chiffres à l’appui, l’apport des bénévoles devient plus parlant. L’an dernier, les bénévoles ont offert à l’association X heures de travail. Ce qui revient à dire que nous aurions dû embaucher X personnes à temps plein pour réaliser tout ce que vous avez réalisé ! Autre action favorisant la fidélisation : le temps de rencontre de la rentrée pour renouer les liens un peu distendus pendant les vacances d’été. Enfin, prenez le temps d’échanger avec vos bénévoles pour connaître leurs attentes. Questionnaire en ligne, rencontre informelle, boîte à souhaits… Libre à vous de choisir la formule qui vous ressemble le plus. L’important est de récolter les retours de vos bénévoles pour les analyser et répondre à leurs attentes en termes d’animation de la vie bénévole, de formation ou encore de projets. 4. Former et encadrer les bénévoles L’époque où une association accueillait ses bénévoles avec un « bienvenue, voici ton bureau » est désormais révolue. Du moins, je l’espère ! L’idéal est de mettre en place une séquence d’intégration des nouvelles et nouveaux bénévoles animée par la personne responsable de la coordination des actions bénévoles : Organisez une réunion d’accueil pour présenter l’association, ses missions, ses valeurs, ses bénéficiaires et son fonctionnement Expliquez ce que signifie être bénévole dans votre association, quel est le rôle des mentors et présentez votre charte du bénévolat Proposez une formation initiale sur les outils en place et les bonnes pratiques (confidentialité, protection des données…) Présentez les formations internes déjà inscrites au calendrier et comment y participer 5. Valoriser l’engagement des bénévoles Les idées ne manquent pas pour mettre en avant auprès de tout votre écosystème associatif l’apport de vos bénévoles. Quelques exemples : la ou le bénévole du mois : un article focus sur une personne qui vient de rejoindre l’association. Trois ou quatre questions pertinentes et qui sortent un peu des sentiers battus. A décliner sur le site de l’association, dans la newsletter, sur les réseaux sociaux… l’animation du mois : proposez un temps de rencontre autour d’un hobby animé par vos bénévoles. Proposez à Marie de partager ses recettes vegan, à Laurence de parler de sa passion pour la photographie ou à Pierre d’animer un jeu de rôle. Avec ces quelques conseils, je vous souhaite une belle rentrée des associations avec vos bénévoles ! Bonus Téléchargez la checklist de rentrée des bénévoles Si vous avez besoin d’aide pour penser votre parcours bénévole, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte