Exercice pratique : la fiche de mission bénévole

La fiche de mission bénévole est un outil essentiel pour toute association souhaitant recruter et mobiliser des bénévoles de manière efficace.

Bien construite, elle permet d’attirer, d’impliquer et de fidéliser les bénévoles en leur offrant une vision claire de leur rôle au sein de l’organisation.

Dans cet article, je vous propose un guide pratique pour élaborer une fiche de mission bénévole réussie, de la phase préparatoire à la rédaction finale.

1. Comment préparer la fiche

En toute logique, si vous en êtes à la phase de conception d’une fiche de mission, c’est que vous avez au préalable construit votre projet et identifié les ressources humaines nécessaires pour le mener à bien.

Toutefois, pour partir du bon pied, récapitulons les étapes initiales :

a) Définir les besoins

• Listez les projets, actions et activités en cours et à venir pour lesquels vous avez besoin de recruter des bénévoles
• Estimez l’engagement en ETP (équivalent temps plein) pour arrêter le nombre de bénévoles nécessaires à la réalisation des projets
• Etablissez la liste des compétences demandées pour chaque projet. Il peut s’agir de compétences techniques, relationnelles ou organisationnelles.

b) Cibler les profils

Plus vos besoins seront pointus, plus il sera important d’affiner les critères de votre recherche.

Ainsi, la mission que vous proposez s’adresse-t-elle en priorité à des étudiantes, à des personnes en recherche d’emploi, à des personnes en activité, à des personnes à la retraite ?

Y a-t-il un âge minimum requis pour postuler à cette mission ?

Est-il indispensable de maîtriser le français pour la mission proposée ?

Les lieux de réalisation de la mission sont-ils accessibles aux personnes en situation de handicap moteur ? 

c) Travailler les modalités d’engagement

Les bénévoles qui rejoindront votre association pour cette mission (ou ces missions) doivent pouvoir s’engager en toute connaissance de cause. Cela signifie pour votre association d’avoir prévu dès la préparation de la fiche de mission :

• le format de la mission : sur place dans le local associatif ou en distanciel
• la durée de l’engagement : mission ponctuelle ou de longue durée
• la fréquence de l’activité : une fois par semaine, une fois par mois
• le temps de la mission : 2 heures par semaine, une journée par mois
• les moments de la mission : pendant les heures ouvrables, en soirée, le week-end, pendant les vacances scolaires
• le degré d’autonomie : travail en équipe ou en solo
• le degré de responsabilité : dans le cas d’une mission d’encadrement ou de pilotage de projet

2. Comment structurer la fiche

Une fois que vous avez compilé toutes ces informations, le temps est venu de passer à la mise en forme de votre fiche. 

Il n’existe pas de différences fondamentales avec la traditionnelle offre d’emploi. D’ailleurs, celle-ci nous est si familière qu’il est rassurant de retrouver les mêmes jalons dans une fiche de mission.

Voici les différents points à mentionner dans votre fiche :

a) Titre de la mission

Visez la précision. Il n’est pas très utile de dire que votre association recrute des bénévoles…

Indiquez plutôt un intitulé générique pour la mission comme « Animation d’un atelier de loisirs créatifs », « Aide aux devoirs – niveaux CM1 et CM2 » ou « Collecte de produits de première nécessité ».

Imaginons que votre association propose des sorties culturelles et que vous recherchiez des bénévoles pour les encadrer.

b) Contexte de la mission

Présentez votre association en quelques phrases pour que les personnes intéressées puissent comprendre qui vous êtes, ce que vous faites et pour qui vous le faites.

Précisez également le projet auquel est rattachée la mission pour laquelle vous recrutez.

Ainsi, ne vous contentez pas de dire que votre association organise des sorties culturelles… « Notre association organise toutes les semaines une sortie culturelle pour ses membres en situation de handicap moteur. Ces sorties se déroulent soit en journée (visite de musées ou d’expositions) soit en soirée (concerts, théâtre). » 

c) Objectifs de la mission

Quels sont les résultats espérés par l’association en mettant en place ce projet ? Quel sera l’impact de la participation de la personne bénévole dans la réalisation de cette mission ?

« Ces sorties culturelles permettent à nos membres de partager des moments ensemble et de rompre avec l’isolement dans lequel les situations de handicap les plongent. Grâce à votre engagement, l’association pourra maintenir le rythme d’une sortie par semaine. »

d) Tâches et responsabilités de la personne bénévole

Il convient de préciser quelles seront les tâches afférentes à la mission.

Dans le cas de l’encadrement des sorties culturelles, la personne bénévole pourrait avoir à :

• gérer les inscriptions
• relancer les personnes inscrites deux jours avant pour s’assurer de leur venue
• organiser le transport ou l’accueil des membres
• anticiper les besoins spécifiques en accessibilité…

Il est bien sûr impossible d’être exhaustif dans les tâches à accomplir, d’autant que celles-ci évoluent avec la mission. Toutefois, mieux vaut préciser ce qui est attendu de la personne bénévole.

D’où l’importance du titre de la mission : « encadrement de sorties culturelles » ne recoupe pas les mêmes attributions que « accompagnement de sorties culturelles »…

e) Profil recherché

Séparez bien ce qui relève du savoir-faire de ce qui relève du savoir-être. 

Dans le cadre d’une mission bénévole, les qualités humaines prennent le pas sur les compétences requises et/ou l’expérience souhaitée.

Seules quelques missions hautement spécifiques demandant des compétences avancées détailleront comme obligatoires la maîtrise d’outils techniques ou une expertise professionnelle. Ce sera le cas, par exemple, de la gestion des systèmes informatiques ou de compétences comptables pour la tenue de la trésorerie. 

Pour la mission d’encadrement des sorties culturelles destinées à des personnes en situation de handicap moteur, il ne sera pas indispensable que la personne soit déjà formée aux handicaps. Mais il est plus que souhaitable qu’elle ait envie de partager du temps avec des personnes autrement capables… 

f) Durée et lieu

On reprend les modalités d’engagement vues plus haut et on précise : 

• le format de la mission : sur place dans le local associatif ou en distanciel
• la durée de l’engagement : mission ponctuelle ou de longue durée
• la fréquence de l’activité : une fois par semaine, une fois par mois
• le temps de la mission : 2 heures par semaine, une journée par mois
• les moments de la mission : pendant les heures ouvrables, en soirée, le week-end, pendant les vacances scolaires

g) Encadrement et suivi

Présentez la personne ou l’équipe qui sera en charge d’accueillir, de former et d’encadrer la personne bénévole. 

Le cas échéant, précisez que votre association a mis en place une charte du bénévolat et/ou une convention d’engagement réciproque.

Indiquez aussi les impératifs de la mission comme le reporting mensuel des heures de bénévolat pour valorisation comptable, par exemple.

h) Relation gagnant-gagnant

La personne bénévole mettra au service de votre association son temps et ses compétences.

Que propose votre association en retour ?

• des formations au fil de l’eau sur les outils que vous utilisez
• un partage d’expertise sur la cause que vous défendez
• une montée en compétences sur des thématiques spécifiques 
• la mise en place d’un passeport bénévolat pour la validation des acquis de l’expérience…

i) Comment postuler

Quelles sont les modalités de candidature pour répondre à cette mission de bénévolat ?

Il est important de préciser :

• comment candidater : formulaire à remplir en ligne, formulaire à compléter et à envoyer par courriel…
• la date limite de candidature
• les étapes après candidature

Car il est primordial d’indiquer ce qui se passera après l’envoi de la candidature :

• sous quel délai votre association reviendra vers la personne candidate,
• ce qui se passera si sa candidature est retenue : entretien découverte, réunion d’information ou d’intégration…
• ainsi que les éventuels documents encadrant la relation entre l’association et ses bénévoles.

3. Les infos en plus

En conclusion de votre fiche, précisez l’adresse de votre site internet en donnant également :

• le lien vers vos statuts 
• le lien vers votre charte du bénévolat
• le lien vers des témoignages de bénévoles en activité