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Anticiper la rentrée : la checklist essentielle pour une reprise associative réussie

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Un groupe de bénévoles se réunit pour préparer la rentrée associative

La rentrée associative n’est pas un nouveau départ à zéro mais la suite directe de ce qui a été amorcé avant l’été. En anticipant durant les mois de juillet et août, vous pouvez transformer septembre en tremplin plutôt qu’en sprint épuisant. Voici une checklist à adapter selon les spécificités de votre association, structurée autour des 5 piliers fondamentaux d’une organisation associative solide : les ressources humaines, les financements, la communication, la gouvernance et les outils. NB : ces conseils sont aussi valables pour la période de fin d’année (trêve des confiseurs) afin de préparer janvier… Sommaire Faire le point avant de repartir Engagement : remettre l’équipe en mouvement Financements : consolider votre base Communication : préparer le retour en douceur 1. Faire le point avant de repartir Recenser les actions non finalisées en juin : subventions en attente, projets suspendus, partenariats à relancer, réponses non envoyées. Prioriser les actions de la rentrée selon : leur impact, leur urgence et les énergies disponibles. Identifier ce qui peut être automatisé ou confié en interne pour gagner du temps. 2. Engagement : remettre l’équipe en mouvement Faire un point clair sur les personnes engagées : qui reste, qui part, qui arrive (ou devrait arriver…) Réactiver les ancien•nes bénévoles en les recontactant avec un message personnalisé et engageant. Prévoir un temps collectif en septembre pour relancer la dynamique et redonner du sens. Répartir les missions et les responsabilités en valorisant les compétences de chacun·e. Clarifier les besoins en recrutement bénévole : rôles, durée de l’engagement, niveau d’engagement attendu. 3. Financements : consolider votre base Vérifier les appels à projets à venir et anticiper les candidatures. Relancer les adhésions ou les dons avec une campagne claire, simple et datée. Dresser un état des lieux financier : budget réel vs prévisionnel, marges de manœuvre. Identifier les actions à cofinancer en lien avec des partenaires associatifs ou institutionnels. 4. Communication : préparer le retour en douceur Programmer les newsletters de l’été (si ce n’est pas encore fait) pour maintenir le lien avec vos publics sans les surcharger. Planifier les publications sur les réseaux sociaux notamment autour des rendez-vous de rentrée comme les forums associatifs ou la journée portes ouvertes. Mettre à jour les informations clés sur votre site et vos pages des réseaux sociaux : nouveaux horaires, membres de l’équipe, formulaire de contact… Créer un événement de rentrée en ligne ou en présentiel, pour relancer l’engagement. La journée portes ouvertes ou le pot de rentrée des bénévoles sont de bonnes idées pour redonner du dynamisme à la vie associative. 5. Gouvernance : vérifier votre structure Questionner les responsabilités au sein du CA : rôles effectifs disponibilités envies d’évolution Mettre à jour les documents de fonctionnement : règlement intérieur charte bénévole fiches de poste… Tester votre gouvernance via un quiz, un outil d’évaluation ou une discussion ouverte Planifier un temps de réflexion stratégique à l’aide d’outils ludiques et collaboratifs 6. Outils et process : renforcer les bases Nettoyer vos bases de données : contacts obsolètes, doublons, contacts en erreur listes inactives Passer en revue vos outils internes pour voir ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré ou remplacé. Réfléchir aux automatisations à mettre en place : inscriptions, relances, newsletter. Organiser un audit interne sur les pratiques, les points de friction, les gains potentiels. GUIDE Nouveau ! Téléchargez le guide Préparez la rentrée associative sans tout recommencer de zéro Je télécharge le guide

La charte éthique : pourquoi et comment en créer une dans votre association

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Un groupe de réflexion

Dans un contexte de défiance généralisée, d’exigence de transparence et d’engagement militant plus scruté que jamais, les associations ne peuvent plus faire l’impasse sur un cadre éthique clair. Beaucoup d’associations défendent des valeurs fortes mais n’ont jamais pris le temps de les formaliser. D’autres ont rédigé une charte sans vraie consultation ou simplement copié celle d’une autre structure. Quand elles n’ont pas fait appel à une intelligence artificielle générative pour l’écrire à leur place. Résultat : des documents dénués de toute substance, qui ne remplissent pas leur rôle d’outil d’engagement. Alors que bien construite, la charte éthique est un levier puissant de cohésion, de responsabilité et de crédibilité. Sommaire Pourquoi votre association a besoin d’une charte éthique Ce qu’il faut éviter : la charte bricolée ou copiée-collée Pourquoi se faire accompagner dans la création de votre charte Les étapes clés pour réussir votre charte éthique Pourquoi votre association a besoin d’une charte éthique La charte éthique sert à : Donner de la crédibilité à vos engagements, auprès de vos membres comme de vos partenaires. Poser le cadre pour les personnes bénéficiaires  Prévenir les tensions internes, en clarifiant les comportements attendus et les valeurs communes. Faciliter l’intégration des nouveaux bénévoles, en posant un cadre clair. Limiter les risques juridiques, en anticipant certains conflits ou litiges. Renforcer la cohérence de votre projet, en alignant discours, actions et décisions. C’est un document qui doit être conçu avec soin pour accompagner durablement votre développement. Comme tout document de structuration, la charte éthique est amenée à évoluer en même temps que l’association.  Ce qu’il faut éviter : la charte bricolée ou copiée-collée Nombre d’associations commencent par télécharger un modèle trouvé en ligne. Le problème ? Ces chartes génériques ne correspondent ni à votre contexte, ni à vos enjeux spécifiques. Le copier-coller donne une impression de sérieux… jusqu’à ce qu’on vous demande d’en appliquer les termes. Les chartes mal construites présentent plusieurs risques : des formulations juridiques floues ou inapplicables, des valeurs proclamées mais non incarnées, qui fragilisent la légitimité de votre structure, une absence d’appropriation collective, qui relègue le document au fond d’un classeur. Créer une charte éthique n’est pas un simple exercice de communication. C’est un travail de fond sur l’identité et le fonctionnement de votre association.   Pourquoi se faire accompagner dans la création de votre charte Faire appel à un•e professionnel•le vous permet : de bénéficier d’une animation neutre, qui aide chacune et chacun à exprimer sa vision sans crisper le débat, d’utiliser des outils participatifs adaptés pour faire émerger les valeurs partagées, de vous appuyer sur l’expérience d’autres structures ayant mené ce travail avec succès. L’objectif n’est pas d’imposer une vision de l’éthique mais de co-construire un référentiel commun, réaliste et mobilisateur.   Les étapes clés pour réussir votre charte éthique Faire un diagnostic éthique : quelles sont les valeurs réellement vécues dans l’association ? Impliquer l’ensemble des parties prenantes : membres, bénévoles, salarié·es, bénéficiaires… Rédiger avec clarté et justesse, en choisissant le bon équilibre entre principes et engagements concrets. Déployer la charte : la faire connaître, l’intégrer dans les processus de décision et l’utiliser en cas de conflit. Prévoir une mise à jour régulière, pour qu’elle reste en phase avec l’évolution de votre structure. Ce processus peut s’étaler sur quelques semaines ou plusieurs mois, selon la taille de l’association, son fonctionnement démocratique ou ses enjeux spécifiques. Ce travail peut prendre du temps, mais il est structurant. Et il peut aussi être source de fierté collective.   Formaliser l’éthique n’est pas un luxe C’est un investissement stratégique pour l’avenir de votre projet. Ne le reportez pas à « quand on aura le temps » : c’est maintenant, dans les périodes calmes ou charnières, que vous pouvez poser des bases solides.   Bonus 📥 Téléchargez gratuitement le guide « Créer une charte éthique associative : les 5 étapes essentielles » pour engager la démarche avec méthode. Nota Bene Cet article ne constitue pas un conseil juridique. Il propose un éclairage organisationnel et stratégique sur les bonnes pratiques de formalisation d’une charte éthique. Si vous avez besoin d’aide pour travailler votre charte éthique, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Exercice pratique : la fiche de mission bénévole

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La fiche de mission bénévole est un outil essentiel pour toute association souhaitant recruter et mobiliser des bénévoles de manière efficace. Bien construite, elle permet d’attirer, d’impliquer et de fidéliser les bénévoles en leur offrant une vision claire de leur rôle au sein de l’organisation. Dans cet article, je vous propose un guide pratique pour élaborer une fiche de mission bénévole réussie, de la phase préparatoire à la rédaction finale. 1. Comment préparer la fiche En toute logique, si vous en êtes à la phase de conception d’une fiche de mission, c’est que vous avez au préalable construit votre projet et identifié les ressources humaines nécessaires pour le mener à bien. Toutefois, pour partir du bon pied, récapitulons les étapes initiales : a) Définir les besoins Listez les projets, actions et activités en cours et à venir pour lesquels vous avez besoin de recruter des bénévoles Estimez l’engagement en ETP (équivalent temps plein) pour arrêter le nombre de bénévoles nécessaires à la réalisation des projets Etablissez la liste des compétences demandées pour chaque projet. Il peut s’agir de compétences techniques, relationnelles ou organisationnelles. b) Cibler les profils Plus vos besoins seront pointus, plus il sera important d’affiner les critères de votre recherche. Ainsi, la mission que vous proposez s’adresse-t-elle en priorité à des étudiantes, à des personnes en recherche d’emploi, à des personnes en activité, à des personnes à la retraite ? Y a-t-il un âge minimum requis pour postuler à cette mission ? Est-il indispensable de maîtriser le français pour la mission proposée ? Les lieux de réalisation de la mission sont-ils accessibles aux personnes en situation de handicap moteur ?  c) Travailler les modalités d’engagement Les bénévoles qui rejoindront votre association pour cette mission (ou ces missions) doivent pouvoir s’engager en toute connaissance de cause. Cela signifie pour votre association d’avoir prévu dès la préparation de la fiche de mission : le format de la mission : sur place dans le local associatif ou en distanciel la durée de l’engagement : mission ponctuelle ou de longue durée la fréquence de l’activité : une fois par semaine, une fois par mois le temps de la mission : 2 heures par semaine, une journée par mois les moments de la mission : pendant les heures ouvrables, en soirée, le week-end, pendant les vacances scolaires le degré d’autonomie : travail en équipe ou en solo le degré de responsabilité : dans le cas d’une mission d’encadrement ou de pilotage de projet 2. Comment structurer la fiche Une fois que vous avez compilé toutes ces informations, le temps est venu de passer à la mise en forme de votre fiche.  Il n’existe pas de différences fondamentales avec la traditionnelle offre d’emploi. D’ailleurs, celle-ci nous est si familière qu’il est rassurant de retrouver les mêmes jalons dans une fiche de mission. Voici les différents points à mentionner dans votre fiche : a) Titre de la mission Visez la précision. Il n’est pas très utile de dire que votre association recrute des bénévoles… Indiquez plutôt un intitulé générique pour la mission comme « Animation d’un atelier de loisirs créatifs », « Aide aux devoirs – niveaux CM1 et CM2 » ou « Collecte de produits de première nécessité ». Imaginons que votre association propose des sorties culturelles et que vous recherchiez des bénévoles pour les encadrer. b) Contexte de la mission Présentez votre association en quelques phrases pour que les personnes intéressées puissent comprendre qui vous êtes, ce que vous faites et pour qui vous le faites. Précisez également le projet auquel est rattachée la mission pour laquelle vous recrutez. Ainsi, ne vous contentez pas de dire que votre association organise des sorties culturelles… « Notre association organise toutes les semaines une sortie culturelle pour ses membres en situation de handicap moteur. Ces sorties se déroulent soit en journée (visite de musées ou d’expositions) soit en soirée (concerts, théâtre). »  c) Objectifs de la mission Quels sont les résultats espérés par l’association en mettant en place ce projet ? Quel sera l’impact de la participation de la personne bénévole dans la réalisation de cette mission ? « Ces sorties culturelles permettent à nos membres de partager des moments ensemble et de rompre avec l’isolement dans lequel les situations de handicap les plongent. Grâce à votre engagement, l’association pourra maintenir le rythme d’une sortie par semaine. » d) Tâches et responsabilités de la personne bénévole Il convient de préciser quelles seront les tâches afférentes à la mission. Dans le cas de l’encadrement des sorties culturelles, la personne bénévole pourrait avoir à : gérer les inscriptions relancer les personnes inscrites deux jours avant pour s’assurer de leur venue organiser le transport ou l’accueil des membres anticiper les besoins spécifiques en accessibilité… Il est bien sûr impossible d’être exhaustif dans les tâches à accomplir, d’autant que celles-ci évoluent avec la mission. Toutefois, mieux vaut préciser ce qui est attendu de la personne bénévole. D’où l’importance du titre de la mission : « encadrement de sorties culturelles » ne recoupe pas les mêmes attributions que « accompagnement de sorties culturelles »… e) Profil recherché Séparez bien ce qui relève du savoir-faire de ce qui relève du savoir-être.  Dans le cadre d’une mission bénévole, les qualités humaines prennent le pas sur les compétences requises et/ou l’expérience souhaitée. Seules quelques missions hautement spécifiques demandant des compétences avancées détailleront comme obligatoires la maîtrise d’outils techniques ou une expertise professionnelle. Ce sera le cas, par exemple, de la gestion des systèmes informatiques ou de compétences comptables pour la tenue de la trésorerie.  Pour la mission d’encadrement des sorties culturelles destinées à des personnes en situation de handicap moteur, il ne sera pas indispensable que la personne soit déjà formée aux handicaps. Mais il est plus que souhaitable qu’elle ait envie de partager du temps avec des personnes autrement capables…  f) Durée et lieu On reprend les modalités d’engagement vues plus haut et on précise :  le format de la mission : sur place dans le local associatif ou en distanciel la durée de l’engagement : mission ponctuelle ou de longue durée la fréquence de l’activité … Lire la suite

Comment (bien) réussir sa rentrée associative

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Fournitures de rentrée

Septembre est là et avec lui, la rentrée des classes. Et il n’y a pas que nos chères têtes blondes à être concernées. Pour les associations, le temps aussi est venu de siffler la fin des vacances. Mais comment bien préparer la reprise de vos activités associatives ? Comment s’assurer de ne rien oublier ? Et par quoi commencer ? Je vais passer en revue quelques étapes pour vous aider à mettre en place votre programme de rentrée et votre feuille de route.   La cloche a sonné. En rang par deux pour cette nouvelle année ! 1. La préparation Qui n’a jamais fait de cauchemar la nuit avant la rentrée des classes ? Levez la main ! J’avais toujours peur d’avoir oublié de glisser un élément essentiel dans mon cartable. Selon les années, c’était le carnet de liaison (et pour cause, je ne l’avais pas encore), la carte de transport ou mon compas. Et cela me paralysait ! La solution ? une préparation minutieuse. a) Faire le point Avant de savoir où aller et comment y aller, mieux vaut savoir d’où on vient. Clairement, organisez la réunion de rentrée de votre association. La prérentrée des profs, si vous préférez. Si l’exercice fiscal de votre association est calqué sur l’année civile, vous avez tenu votre assemblée générale avant le 30 juin. Il peut être bon de rappeler à vos équipes ce qui a été décidé lors de cette AG. Si votre exercice fiscal suit le calendrier scolaire, vous êtes en plein dans la préparation de votre assemblée annuelle. Quel que soit votre cas, vous êtes en période de bilan et de projection. Réunissez la gouvernance – les membres du bureau et les membres du Conseil d’Administration – ainsi que les bénévoles les plus impliqué•es dans la vie associative pour une séance de remue-méninges. Quelles sont vos actions et activités : proposez un tour d’horizon de vos réalisations de l’an passé Quels sont les projets qui ont fonctionné ? Quels sont les projets qui ne peuvent être poursuivis et pour quelles raisons ?  Profitez de cette réunion de rentrée pour confirmer la répartition des rôles et valider les personnes en charge de piloter chaque action.  b) Définir les besoins Une fois les orientations arrêtées, posez-vous la question des moyens humains et financiers.  De quoi chaque projet a-t-il besoin pour être mis en œuvre ? L’association a-t-elle les moyens financiers de les réaliser ? L’association a-t-elle assez de bénévoles pour les mener à bien ? Anticipez votre recherche de fonds car pour les subventions aussi, il existe un calendrier de rentrée ! Quels financeurs allez-vous solliciter ? Quelles sont les dates limite de dépôt des dossiers de demande de subvention ? Quels sont les appels à projets auxquels vous allez répondre ? 2. Les calendriers Votre association a besoin d’un emploi du temps : c’est le calendrier des activités récurrentes sur la semaine ou le mois.  Elle a besoin de pouvoir visualiser les disponibilités de ses bénévoles dans un calendrier des engagements. Mais elle a aussi besoin d’un planning plus large, à minima sur un semestre, l’idéal étant un planning annuel, pour se projeter dans l’organisation événementielle et éditoriale. a) le calendrier des activités récurrentes Planifiez et inscrivez d’ores et déjà tous les rendez-vous à date fixe : les réunions du bureau les réunions du conseil d’administration la formation interne des bénévoles les activités proposées à vos bénéficiaires… Exemple : Votre club de lecture se tient tous les premiers lundis du mois de 18h30 à 20h dans votre local associatif ? Inscrivez-le au calendrier. Cela vous permettra de voir les éventuels conflits d’agenda (jours fériés, vacances, événements ponctuels) et d’anticiper votre communication auprès de vos bénéficiaires et de vos bénévoles. b) le calendrier des bénévoles Partagez votre calendrier des activités avec les bénévoles en charge de l’animation de ces activités pour qu’elles et ils puissent s’y inscrire.  En un coup d’œil, la personne en charge de l’animation de la vie associative pourra agir pour mobiliser d’autres personnes sur un créneau ou une activité non pourvue. c) le planning annuel Celui-ci permet une vue d’ensemble synthétique. Selon la taille de votre équipe et la répartition des rôles, il peut être intéressant de construire plusieurs calendriers, par projet ou par action ou bien encore par thématique transverse : événementiel interne : quels sont les événements que vous allez organiser ? Indiquez la date de chaque événement ainsi que toutes les étapes du rétroplanning. événementiel externe : toutes les actions dans lesquelles votre association sera invitée à participer et à intervenir. Le forum annuel des associations, la prise de parole lors d’une table ronde, une intervention en milieu scolaire, l’animation d’un atelier dans une autre association…  éditorial : quels sont les contenus que vous allez publier, sur quels supports, à quelles dates pour annoncer vos activités, inviter le public à vos événements, mettre des ressources en ligne sur votre site… Astuce :  Utilisez un calendrier en ligne que vous partagerez avec les personnes concernées.  Si vous pilotez votre activité associative sous Notion, je vous recommande Notion Calendar, application gratuite qui permet de synthétiser les calendriers mais également les tâches inscrites dans un rétroplanning de projet.  Sinon, Google Calendar est un outil fiable et gratuit qui permet également de juxtaposer plusieurs calendriers sur une seule vue. 3. La communication Rien de tel que la rentrée pour vérifier la présence de l’association dans l’espace digital. le site web de votre association est-il à jour ? Faites le tour de toutes les informations que vous avez mises en ligne et si besoin, ajustez-les. Rien de pire que de consulter la page d’accueil d’une association à la mi-septembre et de lire que l’association prendra ses vacances du 1er au 31 août !  réactivez vos réseaux sociaux si vous les avez mis en pause pendant l’été. Publiez du contenu. Interagissez avec les messages reçus en votre absence. Indiquez que votre association est de retour avec le plein d’énergie et de bonne humeur ! rédigez avec soin votre newsletter de septembre … Lire la suite