10 astuces pour former efficacement vos bénévoles (sans y passer des heures)

La clé d’une association performante passe obligatoirement par la formation des bénévoles qui participent à son animation et à sa réussite.

Toutefois, si la formation des bénévoles est cruciale pour le bon fonctionnement de votre association, elle ne doit pas monopoliser tout votre temps, ni nécessiter un investissement coûteux.

Voici donc quelques méthodes et outils pour penser et encadrer la formation de vos bénévoles en interne, tout en préservant vos ressources humaines et financières.

1. Automatisez les formations initiales

Misez sur l’asynchrone ! En clair, il est inutile que vos bénévoles soient toutes et tous réunies en même temps dans une salle pour une formation commune. Créez une formation en ligne de base que les bénévoles peuvent suivre à leur rythme.

Utilisez des outils gratuits pour élaborer des présentations et des vidéos explicatives couvrant l’éthique, les missions principales, les bonnes pratiques et les valeurs de l’association.

Une petite vidéo explicative sur les règles de sécurité en vigueur au sein de l’association vaut mieux qu’un manuel dont personne ne prend connaissance. Surtout si vous pensez bien à la sous-titrer : une vidéo sous-titrée attire 12% de vues en plus…

2. Exploitez les MOOC existants

Profitez des nombreuses plateformes proposant des formations en ligne adaptées aux bénévoles. Ces MOOC (cours en ligne ouverts et interactifs) dédiés aux compétences associatives ou spécifiques à certaines missions vous permettront de gagner un temps précieux tout en offrant un contenu de qualité.

Mieux, appuyez votre formation sur ces formats existants pour apporter votre éclairage et votre expertise. Construisez votre programme de formation sur un contenu validé et reconnu comme ceux de FUN MOOC et complétez avec des cas d’usage et des bonnes pratiques issues de votre expérience de terrain.

3. Créez des modules courts et interactifs

Optez pour des modules de 5 à 10 minutes. Chaque module doit traiter d’un aspect précis, comme les tâches spécifiques dans un outil, les process administratifs ou les interactions avec les bénéficiaires.

Pratiquez la méthode des petits pas : il est plus simple de retrouver une information dans un format court que dans un corpus volumineux. 

Evitez autant que possible le jargon et le vocabulaire trop spécifique à certains métiers. Si vous tenez à l’utiliser, expliquer ce que cela signifie.

4. Intégrez la gamification

La gamification (ou ludification) est une méthode consistant à s’inspirer du jeu et de sa capacité à capter et à conserver la motivation et l’attention du joueur pour motiver un ensemble de personnes à s’engager dans la réalisation d’une tâche ou d’une activité clairement identifiée.

(Définition de la gamification par KaiKai)

Rendez l’apprentissage plus engageant en pratiquant la ludo-pédagogie. Nombreux sont les outils (le plupart du temps gratuits) qui permettent de jouer ensemble et d’apporter du contenu de qualité. Là aussi, l’offre est très riche et des associations ont possiblement développé des supports que vous pourriez réutiliser.

Un quiz en ligne ou une chasse au trésor en vrai, à vous de choisir. Les scores, les classements et les badges de réussite motiveront vos bénévoles.

Cette approche ludique maximisera l’engagement et facilitera la progression.

5. Organisez des sessions de formation à distance

Une des évolutions les plus marquantes héritée de la période Covid est l’arrivée massive dans notre quotidien des outils de visioconférence. 

Pour des formations collectives à distance, rien de mieux que de prévoir une visio. Attention à ne pas utiliser le format webinaire si vous voulez que vos bénévoles interagissent avec vous.

Préparez en amont le déroulé de votre session en prévoyant les inévitables temps de problèmes techniques !

Ces sessions permettent de répondre aux questions en direct et de créer un sentiment de communauté. Même à distance, même dans un exposé avec des diapositives (slides), il est possible d’inclure des interactions comme des quiz ou des sondages. Il serait dommage de s’en priver.

6. Mettez en place un mentorat collaboratif

Proposez à vos bénévoles actives et actifs d’accompagner et de partager leur expertise avec les nouvelles et nouveaux.

Déléguez une partie de la formation la plus au cœur de votre activité à des bénévoles expérimentés. Rien de mieux que de pouvoir s’appuyer sur une personne ressource quand on se lance dans une mission de bénévolat. 

Définissez ensemble comment se comprend ce mentorat, ce qu’il recoupe en termes d’engagement et de disponibilités.

N’oubliez pas de former vos mentors à ce nouveau rôle…

7. Créez un centre de ressources en ligne

Mettez à disposition un espace en ligne centralisé où les bénévoles peuvent accéder aux supports de formation, aux FAQ et à des outils pratiques.

Cette boîte à outils favorisera une formation continue et autonome. Il est toujours rassurant d’avoir un espace numérique accessible en quelques clics pour retrouver ce que l’on a vu lors des sessions de formation. 

8. Proposez des formations en ligne et en présentiel

Généralement, on ne devient pas bénévole pour rester chez soi. Même si certaines missions sont réalisables à distance, même si certaines personnes bénévoles ne peuvent participer à toutes les formations pour des questions de manque d’accessibilité des lieux et/ou des contenus, le propre de l’engagement bénévole est de faire société.

Complétez vos formations en ligne avec des sessions présentielles pour renforcer les liens au sein de l’équipe et traiter les questions complexes.

Cette méthode hybride améliore l’efficacité de l’apprentissage tout en créant du lien social.

9. Récompensez l’engagement

Introduisez des éléments de gamification dans le suivi de la formation et de l’engagement bénévole.

Offrez des badges ou des titres honorifiques pour les bénévoles qui terminent des formations ou accomplissent certaines missions.

Délivrez votre certificat maison sur ce que la personne bénévole a acquis au cours de chaque formation. 

Le passeport bénévole est également un moyen de saluer l’engagement et la montée en compétences de la personne bénévole. 

Et surtout, n’oubliez pas de dire MERCI. Un merci du fond du cœur encourage la motivation et la fidélisation.

10. Évaluez et ajustez

Intégrez des évaluations après chaque formation pour mesurer les acquis et identifier les besoins de futures formations.

Ne soyez pas timide : demandez à chaque personne qui a suivi la formation ce qui pourrait être amélioré, approfondi ou bien supprimé. 

La revue de toutes les étapes de la formation : format, durée, outils mais aussi de l’animation et de la méthode pédagogique permettra à votre association d’ajuster, de faire évoluer et d’améliorer son offre de formation interne pour les prochaines sessions. 

Toutes ces astuces vous permettent d’avoir une vue d’ensemble d’un système de formation complet. Ce n’est peut-être pas celui qui conviendra à votre fonctionnement associatif. 

L’important est de garder à l’esprit que des ressources existent pour créer votre propre système, adapté à votre réalité. 

Une chose est certaine : les associations ne peuvent plus aujourd’hui faire l’économie de former leurs bénévoles. C’est un investissement qui porte ses fruits dans la qualité des actions et activités à destination des bénéficiaires.