Comment préparer le recrutement de nouvelles et de nouveaux bénévoles

Toutes les associations que je connais sont convaincues de l’apport indispensable des bénévoles à leurs actions et activités. Pour certaines, le modèle 100% bénévolat est d’ailleurs le seul qu’elles pratiquent.

Cependant, j’ai rarement rencontré de structures qui ont pensé la démarche de recrutement de leurs bénévoles.

Les résultats de ce manque de préparation sont sans appel : avec des bénévoles qui papillonnent, impossible d’assurer le quotidien et impossible de se projeter dans l’avenir.

Voici quelques idées pour mettre toutes les chances du côté de votre association dans le recrutement de vos bénévoles.

En amont du recrutement

1. Analysez vos besoins

Dire « Nous avons besoin de bénévoles pour fonctionner » n’est pas nécessaire et suffisant.

J’ai connu une présidente d’association qui disait systématiquement « oui » à toute personne qui souhaitait faire du bénévolat. A charge pour sa salariée ensuite de trouver une mission pour les bénévoles qui arrivaient avec beaucoup de bonne volonté mais bien peu de compétences utiles à l’association…

• identifiez les missions que vous souhaitez déléguer à des bénévoles
• qualifiez les compétences nécessaires à la réalisation de ces missions
• définissez le cadre de la mission en termes de durée et de disponibilité
• priorisez vos recrutements et concentrez vos efforts sur ce qui est le plus indispensable pour le bon fonctionnement de votre association

2. Rédigez la fiche de mission

Comparable à une fiche de poste, celle-ci synthétise :

• ce que fait votre association, ses missions et ses valeurs
• le cadre de la mission
• les tâches à réaliser
• les compétences, savoir-faire et savoir-être recherchés
• la durée d’engagement et la disponibilité demandées
• ce que la personne bénévole trouvera à réaliser cette mission dans votre association

3. Assurez-vous qu’il est utile de recruter

En clair, demandez-vous si vous n’avez pas déjà dans votre équipe bénévole une personne qui pourrait correspondre à cette mission. Cela signifie d’aller explorer votre fichier (qualifié et segmenté) de vos bénévoles actives et actifs pour y trouver peut-être le profil recherché.

A défaut, un courriel envoyé à l’ensemble des bénévoles avec le descriptif de la mission pourra générer des candidatures.

4. Anticipez les besoins pour bien accueillir les nouvelles recrues bénévoles

Quelle que soit la durée, quel que soit le format de la mission, il est indispensable de penser comment se feront le recrutement, l’accueil et l’intégration des nouvelles personnes bénévoles. 

• définissez qui sera en charge de piloter le projet de recrutement 
• établissez le format du recrutement, les différentes étapes et ce qu’elles comportent
• identifiez les personnes ressources au sein de l’association pour l’accueil et l’intégration
• le cas échéant, mettez en place un parcours bénévole avec un livret d’accueil, un temps de bienvenue ou un pot d’intégration auquel seront conviées les autres personnes bénévoles

5. Planifiez votre campagne de recrutement

Rien de plus efficace que de penser cette action comme un projet à piloter, avec un rétroplanning, des tâches à réaliser et des personnes assignées à ces tâches. 

• choisissez vos supports de diffusion : réseaux sociaux, site internet de l’association, envoi de courriels, newsletter, plateforme de bénévolat…
• rédigez les messages adaptés aux différents canaux de diffusion sans oublier les visuels aux formats ad hoc
• inscrivez votre campagne dans le temps : « cette mission est à pourvoir avant le *** »

6. Déployez des outils d’automatisation

Enfin, sur le plan pratique, posez-vous la question de comment les personnes vont candidater.

Le plus simple, quand l’association n’utilise pas de plateforme de bénévolat, serait d’indiquer une adresse courriel pour la réponse. 

Simple mais totalement inefficace et extrêmement chronophage : à bannir absolument.

Derrière une réponse par email se cache un traitement manuel pour 

• diffuser l’information aux personnes décisionnaires : génération de nouveaux mails
• intégrer les coordonnées et autres informations dans une base de données : saisie manuelle ou copier-coller avec un risque d’erreurs non négligeable

Et l’association n’est pas à l’abri de recevoir des réponses incomplètes nécessitant également des échanges de mails…

Je recommande de mettre en place une séquence automatisée avec 

• un questionnaire en ligne très complet : les renseignements incontournables seront rendus obligatoires. 
• une base de données pour compiler les réponses
• l’envoi automatique d’un message de bonne réception de la candidature indiquant les prochaines étapes 
• un rappel de suivi avec une date limite pour l’envoi de la réponse

Astuce 

La séquence décrite ici peut être réalisée en utilisant des outils de programmation visuelle comme Tally (pour le questionnaire) et Notion (pour le pilotage).