Comment (bien) réussir sa rentrée associative

Septembre est là et avec lui, la rentrée des classes. Et il n’y a pas que nos chères têtes blondes à être concernées.

Pour les associations, le temps aussi est venu de siffler la fin des vacances.

Mais comment bien préparer la reprise de vos activités associatives ? Comment s’assurer de ne rien oublier ? Et par quoi commencer ?

Je vais passer en revue quelques étapes pour vous aider à mettre en place votre programme de rentrée et votre feuille de route.  

La cloche a sonné. En rang par deux pour cette nouvelle année !

1. La préparation

Qui n’a jamais fait de cauchemar la nuit avant la rentrée des classes ? Levez la main !

J’avais toujours peur d’avoir oublié de glisser un élément essentiel dans mon cartable. Selon les années, c’était le carnet de liaison (et pour cause, je ne l’avais pas encore), la carte de transport ou mon compas. Et cela me paralysait !

La solution ? une préparation minutieuse.

a) Faire le point

Avant de savoir où aller et comment y aller, mieux vaut savoir d’où on vient.

Clairement, organisez la réunion de rentrée de votre association. La prérentrée des profs, si vous préférez.

Si l’exercice fiscal de votre association est calqué sur l’année civile, vous avez tenu votre assemblée générale avant le 30 juin. Il peut être bon de rappeler à vos équipes ce qui a été décidé lors de cette AG.

Si votre exercice fiscal suit le calendrier scolaire, vous êtes en plein dans la préparation de votre assemblée annuelle.

Quel que soit votre cas, vous êtes en période de bilan et de projection.

Réunissez la gouvernance – les membres du bureau et les membres du Conseil d’Administration – ainsi que les bénévoles les plus impliqué•es dans la vie associative pour une séance de remue-méninges.

• Quelles sont vos actions et activités : proposez un tour d’horizon de vos réalisations de l’an passé
• Quels sont les projets qui ont fonctionné ?
• Quels sont les projets qui ne peuvent être poursuivis et pour quelles raisons ? 

Profitez de cette réunion de rentrée pour confirmer la répartition des rôles et valider les personnes en charge de piloter chaque action. 

b) Définir les besoins

Une fois les orientations arrêtées, posez-vous la question des moyens humains et financiers. 

• De quoi chaque projet a-t-il besoin pour être mis en œuvre ?
• L’association a-t-elle les moyens financiers de les réaliser ?
• L’association a-t-elle assez de bénévoles pour les mener à bien ?

Anticipez votre recherche de fonds car pour les subventions aussi, il existe un calendrier de rentrée !

• Quels financeurs allez-vous solliciter ?
• Quelles sont les dates limite de dépôt des dossiers de demande de subvention ?
• Quels sont les appels à projets auxquels vous allez répondre ?

2. Les calendriers

Votre association a besoin d’un emploi du temps : c’est le calendrier des activités récurrentes sur la semaine ou le mois. 

Elle a besoin de pouvoir visualiser les disponibilités de ses bénévoles dans un calendrier des engagements.

Mais elle a aussi besoin d’un planning plus large, à minima sur un semestre, l’idéal étant un planning annuel, pour se projeter dans l’organisation événementielle et éditoriale.

a) le calendrier des activités récurrentes

Planifiez et inscrivez d’ores et déjà tous les rendez-vous à date fixe :

• les réunions du bureau
• les réunions du conseil d’administration
• la formation interne des bénévoles
• les activités proposées à vos bénéficiaires…

Exemple :

Votre club de lecture se tient tous les premiers lundis du mois de 18h30 à 20h dans votre local associatif ? Inscrivez-le au calendrier. Cela vous permettra de voir les éventuels conflits d’agenda (jours fériés, vacances, événements ponctuels) et d’anticiper votre communication auprès de vos bénéficiaires et de vos bénévoles.

b) le calendrier des bénévoles

Partagez votre calendrier des activités avec les bénévoles en charge de l’animation de ces activités pour qu’elles et ils puissent s’y inscrire. 

En un coup d’œil, la personne en charge de l’animation de la vie associative pourra agir pour mobiliser d’autres personnes sur un créneau ou une activité non pourvue.

c) le planning annuel

Celui-ci permet une vue d’ensemble synthétique. Selon la taille de votre équipe et la répartition des rôles, il peut être intéressant de construire plusieurs calendriers, par projet ou par action ou bien encore par thématique transverse :

• événementiel interne : quels sont les événements que vous allez organiser ? Indiquez la date de chaque événement ainsi que toutes les étapes du rétroplanning.
• événementiel externe : toutes les actions dans lesquelles votre association sera invitée à participer et à intervenir. Le forum annuel des associations, la prise de parole lors d’une table ronde, une intervention en milieu scolaire, l’animation d’un atelier dans une autre association… 
• éditorial : quels sont les contenus que vous allez publier, sur quels supports, à quelles dates pour annoncer vos activités, inviter le public à vos événements, mettre des ressources en ligne sur votre site…

Astuce : 

Utilisez un calendrier en ligne que vous partagerez avec les personnes concernées. 

Si vous pilotez votre activité associative sous Notion, je vous recommande Notion Calendar, application gratuite qui permet de synthétiser les calendriers mais également les tâches inscrites dans un rétroplanning de projet. 

Sinon, Google Calendar est un outil fiable et gratuit qui permet également de juxtaposer plusieurs calendriers sur une seule vue.

3. La communication

Rien de tel que la rentrée pour vérifier la présence de l’association dans l’espace digital.

• le site web de votre association est-il à jour ? Faites le tour de toutes les informations que vous avez mises en ligne et si besoin, ajustez-les. Rien de pire que de consulter la page d’accueil d’une association à la mi-septembre et de lire que l’association prendra ses vacances du 1er au 31 août ! 
• réactivez vos réseaux sociaux si vous les avez mis en pause pendant l’été. Publiez du contenu. Interagissez avec les messages reçus en votre absence. Indiquez que votre association est de retour avec le plein d’énergie et de bonne humeur !
• rédigez avec soin votre newsletter de septembre : partagez les nouveautés de rentrée et annoncez ce que votre association fera dans le mois ou dans le trimestre qui vient. N’hésitez pas à indiquer votre programmation pour que votre lectorat bloque déjà les dates de vos événements à venir.

4. La mobilisation

Rappelez-vous au bon souvenir de vos bénévoles en leur proposant une réunion de rentrée.

Outre le plaisir de se retrouver après la coupure des vacances, c’est le moment idéal pour votre association de :

• remercier les bénévoles qui ont donné de leur temps et de leurs compétences pendant l’année passée
• partager le bilan des actions bénévoles : nombre de personnes actives dans l’association, les missions accomplies, la valorisation des heures de bénévolat…
• présenter les nouvelles activités et les nouvelles actions pour lesquelles l’association aura besoin de mobiliser ses bénévoles, voire d’en recruter
• proposer des sessions de formation selon les missions
• échanger avec vos bénévoles sur leurs attentes et leurs besoins 

Quant au recrutement de nouvelles personnes bénévoles, le forum associatif de septembre est un bon moyen de se faire connaître et de recruter. 

Rentrée bien préparée = année réussie !

J’espère que ces quelques conseils vous seront utiles pour organiser au mieux votre rentrée associative.

Je vous offre un Bonus à télécharger : Le Petit Guide de la Rentrée associative 

Bonne rentrée à toutes et à tous.