Tous les ans en septembre, les mairies donnent rendez-vous aux associations de leur territoire pour le grand événement de rentrée : le forum associatif.
Rassemblement des structures à but non lucratif installées sur la commune, il permet des temps d’échange et de rencontre.
5 bonnes raisons de participer au forum associatif
Parce que, contrairement à l’idée reçue, ce n’est pas une perte de temps !
1. Etre visible
Même si votre association est la plus formidable de toutes, si elle reste confidentielle, elle manque un des objectifs premiers : se faire connaître. Le forum associatif est le moment idéal pour présenter votre association à un large public.
2. Recruter
Que ce soit de nouveaux ou de nouvelles adhérent•es ou de nouveaux et de nouvelles bénévoles, c’est le jour J pour aller à la rencontre d’un public déjà intéressé par le monde associatif.
A vous de les convaincre de rejoindre votre association !
3. Renforcer votre réseau
Si vous ne connaissez pas les autres acteurs associatifs de votre commune ou de votre territoire, c’est le moment de les découvrir. Présentez votre association et discutez de vos actions respectives. A nouer ainsi des liens, vous inscrivez votre association dans la trame territoriale et êtes identifiée comme une structure active.
4. Militer
Votre association défend une cause : partagez-la avec enthousiasme. Parlez de votre vision, de vos actions, de vos activités. Sensibilisez à ce que vous défendez, déconstruisez des idées reçues, partagez vos convictions…
5. Souder votre équipe
Le forum associatif permet de travailler le sentiment d’appartenance et la dynamique de groupe. C’est aussi l’occasion de faire se rencontrer des bénévoles qui interviennent sur des missions de terrain et des bénévoles qui s’occupent de missions support. Ou d’intégrer dans le groupe des bénévoles nouvellement recruté•es.
5 étapes pour préparer votre forum
1. Définissez vos objectifs
Demandez-vous ce que vous souhaitez accomplir en participant à ce forum. Par exemple :
- recruter des bénévoles
- faire connaître vos actions et activités
- recueillir des contacts
- promouvoir un événement à venir
Il n’est pas toujours indispensable de fixer un objectif chiffré pour cette journée. Néanmoins, comme les indicateurs sont toujours utiles pour apprécier les résultats d’une action de terrain, prévoyez de noter au minimum le nombre de personnes rencontrées au cours de la journée.
2. Préparez vos supports de communication
Que votre association soit team papier ou team numérique (ou un peu des deux), il est indispensable de se munir de supports aux couleurs de votre association :
- plaquettes et brochures présentant votre association
- fiches de mission pour le recrutement des bénévoles
- formulaire de contact
- cartes de visite
- affiches, bannière, kakémono ou roll-up qui habilleront votre stand
- diaporama ou vidéo
TRUCS & ASTUCES :
- remplacez les cartes de visite par un QR code renvoyant vers la page « Contact » de votre site ou vers la page « Notre équipe »
- utilisez aussi le QR Code pour les fiches de mission que vous avez mises en ligne sur votre site ou sur un portail de bénévolat
- créez un formulaire en ligne pour recueillir les contacts et obtenir leur accord RGPD
- pensez à intégrer un QR Code sur chaque affiche et sur chaque kakémono
- construisez un diaporama léger : allez à l’essentiel pour attirer l’œil
- sous-titrez vos vidéos : vous pourrez couper le son et vous consacrer aux personnes sur votre stand sans avoir à élever la voix
3. Mobilisez vos ressources humaines
Assurez-vous que les membres présent•es au forum soient bien préparé•es et informé•es. Ils et elles doivent être capables de répondre aux questions du public, d’expliquer les missions de l’association et d’incarner ses valeurs. Pour cela :
- Formez vos bénévoles – Organisez une réunion de préparation pour définir les rôles de chacun•e et réviser les messages clés. Il peut être utile de prévoir une antisèche. Cette fiche d’information synthétique présentera l’historique de l’association, les missions, les valeurs, les actions, les activités voire les besoins à court terme de l’association.
- Planifiez les temps de présence – établissez des équipes pour que le stand soit toujours animé, y compris pendant le temps de déjeuner. Pour un forum associatif d’une journée, prévoir au minimum deux binômes de bénévoles
- Désignez une personne responsable du stand – Ce sera la personne en charge de coordonner les activités sur place, de venir en renfort des bénévoles sur certaines questions et de s’assurer que tout se déroule comme prévu. Cette personne sera aussi le contact logistique sur place avec les responsables de la mairie en charge de l’organisation de l’événement.
4. Organisez la logistique
Généralement, les mairies fournissent table et sièges aux associations. Toutefois, assurez-vous en amont de la journée de ce qui est mis à votre disposition. Rien de plus désagréable que de n’avoir qu’une chaise pour deux bénévoles… Tous les stands ne sont pas équipés d’une prise électrique, surtout lorsque votre stand est à l’extérieur, sous une tente. Certaines mairies interdisent l’usage de punaises sur leurs panneaux d’affichage.
N’hésitez pas non plus à informer l’équipe en charge de l’organisation côté mairie si vous avez des bénévoles en situation de handicap avec des besoins spécifiques en accessibilité ou avec un chien-guide.
Planifiez le transport du matériel jusqu’au lieu du forum et désignez une personne en charge de récupérer le matériel le matin et une autre de le retourner à l’association le soir.
Pour que vos bénévoles soient identifiables au premier coup d’œil, rien de mieux qu’un tee-shirt aux couleurs de votre association. Sinon, optez pour la solution du dress code simple (tout le monde avec un tee-shirt blanc) et de l’écharpe comme signe distinctif.
A minima, prévoyez pour chaque bénévole un badge avec son prénom et le logo de l’association.
TRUCS & ASTUCES :
- Téléchargez la Check list du matériel à emporter. Inspirez-vous de ce modèle pour l’adapter et le compléter en fonction de vos besoins ou de votre fonctionnement.
5. Communiquez sur votre présence
Faites savoir à votre communauté que vous participerez à cet événement.
Un article sur votre site à la rubrique « actualité », un focus dans votre newsletter, des publications sur les réseaux sociaux vous permettront d’informer vos adhérent•es, vos bénévoles, vos partenaires et vos mécènes. Profitez-en pour les inviter à venir vous rejoindre en indiquant par exemple le numéro de votre stand et les animations que vous y proposerez.
Le jour J
1. Attirez le public
- Disposez avec soin les différents éléments visuels que vous avez apportés : affiches, bannières, kakémonos…
- Construisez votre espace de présentation : celui-ci doit être lisible au premier regard
- Installez votre ordinateur ou votre tablette pour diffuser la vidéo et/ou le diaporama
- Placez une personne bénévole debout devant le stand pour accueillir. Avec cette disposition, il est plus facile de tenir deux conversations simultanées.
- Engagez le dialogue avec les personnes qui ralentissent devant votre stand mais hésitent à s’arrêter. « Connaissez-vous notre association ? Non ? Alors nous allons y remédier ! »
- Cherchez à savoir ce que ces personnes recherchent sur le forum associatif et adaptez votre présentation en fonction de leurs attentes.
2. Recueillez les coordonnées
Même si votre association est la plus extraordinaire qui soit, toutes les personnes que vous allez rencontrer au forum ne seront pas intéressées par vos actions et vos activités. Elles ne souhaiteront pas laisser leur contact. Remerciez-les de s’être arrêtées et souhaitez-leur une bonne journée.
Pour les autres, proposez-leur de laisser leurs coordonnées pour être tenues informées de vos prochains événements ou pour recevoir gratuitement votre newsletter.
TRUCS & ASTUCES :
- Team papier : remplissez vous-même la fiche de contact. Ainsi, vous ne perdrez pas une adresse courriel dont l’écriture est illisible.
- Team numérique : préparez un formulaire d’inscription en ligne avec les informations de base comme le nom, le prénom et l’adresse courriel ainsi que ce qui intéresse la personne : devenir bénévole, devenir adhérent•e, recevoir la newsletter…
3. Proposez des animations
Quelle que soit la cause défendue par votre association, une animation en lien avec votre mission attirera le public et le retiendra le temps d’une vidéo, d’un diaporama ou d’un jeu.
Simples et peu coûteux à préparer, les quiz sont un bon moyen de faire connaître votre association.
4. Profitez des temps d’accalmie
- pour prendre quelques photos de votre stand, de vos bénévoles, de l’ambiance de la journée : ces clichés vous seront utiles pour illustrer votre newsletter, votre site ou votre rapport d’activité
- pour diffuser sur les réseaux sociaux : rappelez votre présence à l’événement et ce que propose votre stand : rencontrer vos bénévoles, découvrir vos activités ou bien encore participer à vos animations…
- pour aller à la rencontre des autres associations : allez saluer les associations que vous connaissez déjà et découvrez les nouvelles associations de votre secteur.
Et après ?
Une fois le forum terminé, il vous reste à débriefer de cet événement et à mener des actions auprès des personnes rencontrées.
1. Faire le bilan de la journée
- Remerciez vos bénévoles : envoyez un message personnel à chaque bénévole ayant donné de son temps et de son énergie pour ce forum
- Organisez un court temps de débriefing : le nombre de personnes rencontrées, leurs centres d’intérêt, ce qui a bien fonctionné dans l’organisation, ce qui pourrait être amélioré pour les prochaines éditions…
2. Suivre les contacts
- Remerciez les personnes que vous avez rencontrées de leur visite sur votre stand
- Adressez-leur les informations et éléments dont vous avez parlé : le dernier numéro de votre newsletter, le lien pour adhérer, les dates des prochains événements…
- N’oubliez pas de les rassurer sur le traitement de leurs données : les informations collectées ne seront ni cédées ni vendues à des tiers.
3. Confirmez vos intentions
Lors de rencontres avec d’autres associations, il est courant de dire « prenons le temps de discuter ensemble ». N’attendez pas pour fixer ce rendez-vous. La réussite d’une coopération ou d’un partenariat peut dépendre de votre réactivité.
Rappelez la teneur de vos échanges et proposez une date de rencontre.
4. Communiquez
Votre association est active et dynamique : faites-le savoir.
De la même façon que vous avez annoncé votre participation au forum associatif, partagez quelques instantanés de cette journée sur vos réseaux sociaux.
Avec ces quelques conseils, votre association aura toutes les cartes en main pour réussir son forum associatif.
Bon forum à toutes et à tous !
Si vous avez besoin d’un accompagnement pour structurer et organiser votre association, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes.