Comment (bien) préparer sa recherche de fonds à la rentrée

La recherche de financements est l’incontournable à inscrire dans l’agenda de votre rentrée associative.

Plus qu’une recherche sans carte ni boussole, c’est un véritable projet qu’il convient de piloter avec une stratégie et une équipe dédiée.

Petite revue des actions à mener pour construire cette mission au long cours…

Attention : ces conseils sont des grandes lignes générales qu’il conviendra d’adapter à votre réalité associative. Contactez-moi pour une stratégie sur mesure.

1. Cartographie des financements 

a) Analyse des financements existants

• Répertorier les financements pluriannuels déjà signés
• Prioriser le renouvellement des partenariats existants pour assurer la continuité des financements
• Vérifier les conditions de poursuite du partenariat : est-il besoin de renouveler la demande chaque année ? Si oui, quelles en sont les modalités ?

b) Nouvelles opportunités

• Rechercher de nouvelles opportunités de financements avec une veille active : subventions de fonctionnement, appels à projets publics et privés, concours, challenges etc. font l’objet de publications en ligne, sur des plateformes ou bien encore dans des newsletters.
• Vérifier les critères d’éligibilité : ceux-ci ne sont pas les mêmes que les financeurs soient publics ou privés. A titre d’exemple, une fondation d’entreprise pourra choisir de réserver son appel à projets qu’aux associations implantées dans des quartiers Politique de la Ville. 
• Participer à des salons spécialisés. Le Forum National des Associations et Fondations qui se tient chaque année en novembre réunit des acteurs du monde associatif, de la philanthropie et de l’économie sociale et solidaire. 

Astuces : 

Rien de mieux que d’avoir un outil de travail collaboratif en ligne pour suivre en équipe ce travail de recherche et de suivi. 

A défaut, un fichier Excel partagé sur un Drive permettra de renseigner ce qui est fait et ce qui reste à faire.

2. Constitution de l’équipe « Financements »

Il convient d’envisager la recherche de fonds comme un projet à part entière, au même titre que l’organisation d’un événement ou la refonte du site internet. Mobilisant des compétences transverses, la mise en place d’une équipe pour piloter ce projet est vivement conseillée.

a) Les membres de l’équipe

• La présidente ou le président
• La trésorière ou le trésorier
• Les autres membres du bureau selon leurs attributions
• La personne responsable du pilotage du projet 
• La personne en charge de la communication et, le cas échéant, la ou le community manager
• La personne en charge du déploiement de l’espace collaboratif en ligne 

Autour de ce noyau central, l’équipe pourra recevoir le renfort d’autres bénévoles, de stagiaires ou d’alternant•es, voire de prestataires.

b) La répartition des rôles

L’idéal serait de définir pour chaque personne impliquée une fiche de mission. Ce document de cadrage, une fois rédigé, est réutilisable d’une année sur l’autre avec quelques ajustements.

Pour le moins, une liste des rôles et des attributions de chaque personne investie dans le projet de recherche de fonds doit être établie et partagée au sein de l’équipe. 

L’idée est d’avoir un document de synthèse pour savoir qui fait quoi, quand, comment et avec quel degré d’autonomie. Rien de pire pour une association que de mettre en place des règles trop rigides de demandes de validation tous azimuts. En dehors de la présidente (ou du président) de l’association, qui a délégation de signature pour envoyer une demande de financement ? Quelles sont les décisions qui doivent impérativement être prises collégialement ? Qui peut inscrire l’association sur les plateformes de philanthropie ?

En balayant en amont le plus grand nombre de questions pratico-pratiques, le fonctionnement de l’équipe sera fluidifié.

c) Les règles de suivi

Il n’est pas toujours possible, pour des raisons d’agenda et de disponibilités, d’organiser chaque mois une réunion formelle pour faire le point sur les actions en cours.

Néanmoins, l’équipe ne peut pas faire l’économie d’un partage des avancées du projet. Pour faciliter la transmission des informations, voici quelques recommandations :

• Instituer des règles de suivi asynchrone : aucun message ne demande de réponse immédiate. L’appel téléphonique est réservé aux urgences absolues.
• Déterminer les canaux de communication : inutile d’envoyer un message par courriel, un SMS, une notification dans Notion ou par une messagerie instantanée. A trop multiplier l’information, celle-ci risque de ne pas être lue. 
• Définir qui dans l’équipe doit être rendu destinataire des messages selon leur contenu. Cela évite de perdre du temps à lire des informations non pertinentes…

3. Mise en place de la feuille de route

a) Le calendrier des « dates limites »

• Planifiez les tâches à réaliser pour ne pas rater l’envoi d’une demande de subvention ou de mécénat
• Donnez-vous le temps de peaufiner votre dossier et d’ajuster votre présentation : travaillez votre rédaction
• Mobilisez les personnes essentielles en fonction de leurs contributions aux dossiers 

b) La mise à jour des projets

• Si le projet pour lequel vous allez demander des financements est déjà existant, prenez le soin de vérifier que votre dossier de présentation est à jour, avec des indicateurs et des chiffres clés, un budget actualisé, ce qui a été réalisé et ce qui est prévu pour l’année à venir et la suivante
• Pour un nouveau projet, attachez-vous à rédiger un dossier synthétique avec tous les éléments utiles à votre demande de financement. 

c) La communication

• Assurez-vous d’être à jour dans l’envoi de documents à vos financeurs actuels : chaque convention de financement demande des comptes-rendus et des bilans. L’idéal est de rédiger une checklist des éléments à envoyer en précisant bien la date limite de réception de ces documents.
• Soyez transparent dans votre communication : mettez en ligne sur votre site le rapport d’activité de l’année passée, une note de synthèse sur les contributions que vous avez reçues et à quoi elles ont été utilisées…
• Faites appel à des graphistes, des vidéastes ou d’autres professionnelles de la communication pour proposer des supports de qualité. Ce sont des missions qui peuvent tout à fait être réalisées en bénévolat de compétence. 

Avec ces quelques points, votre association sera parée pour lancer sa stratégie de rentrée en matière de recherche de fonds.

Et rappelez-vous : la rentrée est un marathon qui donnera le ton pour toute votre année associative.

Bon courage !