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Organiser une rentrée associative chargée : ce que l’IA peut faire pour aider à prioriser

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Un personnage féminin aux cheveux violets bouclés devant un forum associatif, avec les ressources humaines, logistiques, documentaires, financières et de communication reliées autour de l’événement. Image générée par IA.

La rentrée associative n’est pas un long fleuve tranquille. La reprise des activités arrive en même temps qu’un forum associatif, un conseil d’administration, une demande de financement, la mobilisation des bénévoles, la préparation de documents et la communication auprès des adhérentes, adhérents ou partenaires. Quand tout arrive en même temps, le premier réflexe consiste souvent à dresser une longue liste de tâches. Mais une liste ne montre pas toujours les liens entre les actions. Elle ne dit pas forcément ce qui bloque, ce qui doit être décidé avant de commencer ou ce qui mobilise les mêmes personnes et les mêmes ressources. Pour préparer une période chargée, il est plus utile de partir d’un grand moment et de regarder l’écosystème qu’il mobilise. Sommaire 1. Commencez par un événement concret Prenons un exemple : votre association participe au forum associatif de septembre. L’événement est facile à identifier. Mais sa réussite ne dépend pas seulement de la présence d’une personne derrière un stand. Il faut peut-être aussi prévoir : des personnes pour installer, accueillir et prendre le relais ; un stand, des affiches, des badges et un moyen de transport ; une plaquette, un formulaire de contact et une présentation claire de l’association ; un budget pour les impressions ou le matériel ; un message à préparer et à diffuser avant le forum ; des décisions sur les horaires, les supports et les priorités du stand. L’événement est le point de départ. Ce qui compte ensuite, c’est de rendre visible tout ce qu’il mobilise. 2. Regardez l’écosystème opérationnel Ne cherchez pas à ranger chaque sujet dans une seule case. La recherche de financements, par exemple, peut concerner à la fois la communication, la comptabilité, la gouvernance et le suivi opérationnel. Une campagne de communication peut dépendre d’une décision budgétaire. Un document peut être nécessaire pour convaincre un financeur et pour informer les bénévoles. Pour chaque événement ou grand moment, passez en revue les ressources nécessaires. Les ressources humaines Qui fait quoi ? Qui prépare ? Qui installe ? Qui accueille ? Qui prend le relais ? Qui suit le sujet quand la personne principale n’est pas disponible ? La logistique et le matériel De quel lieu, équipement, transport ou matériel avez-vous besoin ? Qu’est-ce qui doit être réservé, acheté, emprunté ou transporté ? Les documents et les contenus Quels supports doivent être prêts ? Une plaquette, un formulaire, une présentation, une feuille d’inscription ou un message commun ? Le budget et les coûts Quelles dépenses faut-il prévoir ? Que faut-il faire valider ? Une ressource financière ou une réponse de financeur conditionne-t-elle la suite ? La communication Que faut-il dire, à qui, quand et sur quel support ? Comment gère-t-on la communication avant l’événement, pendant et après ? La coordination et les décisions Qui arbitre ? Où sont les informations ? Quel rythme de suivi faut-il prévoir ? Quel point doit être tranché avant de poursuivre ? Les outils numériques ne constituent pas un silo supplémentaire. Ils servent de supports : espace de documents, agenda partagé, formulaire, tableau de suivi ou canal de coordination. La question n’est pas « quel outil utiliser ? », mais d’abord « de quoi avons-nous besoin pour que l’information circule et que l’action avance ? » 3. Faites le recensement ensemble Une personne peut préparer le tableau mais elle ne devrait pas être la seule à connaître son contenu. La gouvernance connaît les décisions à prendre. Les salariées et salariés connaissent les contraintes opérationnelles. Les bénévoles savent ce qui est réellement faisable avec les disponibilités existantes. Les personnes référentes connaissent l’état des projets. Réunissez ces regards autour d’une question simple : Que devons-nous mobiliser pour réussir ce grand moment ? Pour chaque événement ou projet, renseignez : le résultat attendu ; les ressources humaines ; la logistique et le matériel ; les documents et contenus ; les coûts ; la communication ; les décisions à prendre ; les informations manquantes ; la première action concrète. Chaque projet doit aussi avoir une personne référente. Son rôle est de suivre le sujet, d’alerter en cas de blocage, de préparer les décisions et de faire circuler l’information. Cela ne signifie pas qu’elle réalise toutes les tâches. 4. Utilisez le modèle Excel Le modèle Excel joint  propose une ligne par événement ou chantier et des colonnes pour décrire son écosystème opérationnel. Vous pouvez choisir un horizon adapté à votre activité : trimestre, semestre, année ou saison. Si votre association n’a que deux grandes échéances en dehors des obligations administratives, il n’est pas nécessaire de construire un tableau trimestriel. Travaillez sur le semestre ou sur l’année. Le tableau comprend également une date de début, une échéance et une durée estimée. Ces informations permettront éventuellement de demander une représentation plus précise lors d’une seconde étape. Elles ne doivent pas être inventées pour remplir le tableau. Fichier Excel à télécharger Télécharger le modèle Excel de recensement Le fichier contient les champs déjà désignés, un exemple fictif, un mode d’emploi et une feuille avec le prompt. Il permet de préparer la matière collectivement puis de joindre le fichier à une IA sans tout retaper à la main ni risquer d’oublier une ligne. 5. Demandez à l’IA de révéler la toile d’araignée Une fois le recensement réalisé, vous pouvez joindre le fichier à une IA généraliste gratuite. Son rôle n’est pas de décider à votre place. Il est de rendre visibles les relations entre les ressources, les décisions et les actions : quelles actions sont liées ; quelles informations manquent ; quelles décisions bloquent plusieurs actions ; quelle progression semble logique ; quels sujets ont été oubliés dans la préparation de l’événement. Voici un prompt de première analyse : Tu es un assistant de préparation et de priorisation pour une équipe associative. Nous préparons une période d’activité à partir du fichier Excel joint. Commence par lire l’onglet « Recensement ». Il décrit des événements ou grands moments, les résultats attendus, les ressources à mobiliser, les décisions, les dépendances et les premières actions. Ne nous demande pas … Lire la suite

La rentrée associative ne commence pas par une liste de tâches

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La rentrée associative ne commence pas avec une liste de tâches. Un personnage féminin aux cheveux violets tend des fils métaphoriques entre le collectif, le cadre et les rituels. Image générée par IA

On ne rebranche pas une équipe bénévole comme on rebranche le frigo du local. On aimerait parfois que la rentrée associative fonctionne comme ça : on ouvre la porte, on allume la lumière et tout repart comme avant. Les mails reviennent. Les réunions se recalent. Les activités reprennent. Les partenaires relancent. Les bénévoles répondent présent. Sauf qu’un collectif ne redémarre pas en appuyant sur un bouton. Après l’été, tout le monde ne revient pas au même rythme. Certaines personnes ont vraiment coupé. D’autres ont continué à porter les urgences en juillet ou en août. Certaines ont envie de reprendre. D’autres se demandent déjà comment elles vont tenir jusqu’à décembre. Ou si elles vont revenir. La rentrée associative n’est donc pas seulement une reprise d’activité. C’est un moment de réaccordage collectif. Avant de remplir l’agenda, de relancer les projets ou de dresser la liste des choses à faire, une équipe a souvent besoin de trois choses beaucoup plus simples : du lien, un cadre lisible et quelques rituels pour ne pas repartir en sprint. Sommaire Avant les tâches, il y a le besoin de lien Une rentrée commence rarement par une page blanche. Elle commence avec des personnes qui reviennent d’endroits différents, au sens propre comme au sens figuré. Il y a celles et ceux qui ont complètement décroché pendant l’été. C’est parfois une vraie coupure, attendue, nécessaire, salutaire. Il y a celles et ceux qui n’ont jamais vraiment décroché, parce qu’il fallait répondre à une urgence, gérer un paiement, préparer une inscription ou tenir une permanence. Il y a aussi les bénévoles plus éloigné·es, qui ont suivi de loin, sans savoir si leur place est toujours la même. Le silence de l’été ne veut pas toujours dire désengagement. Parfois, il veut simplement dire : “je reprendrai quand je saurai où je suis utile” Pour une reprise réussie C’est pour cela qu’une reprise réussie ne commence pas forcément par une liste de missions. Elle commence par renouer les liens, comme : un message qui donne des nouvelles sans demander tout de suite quelque chose un temps court pour raconter ce qui s’est passé pendant l’été ; un tour de table pour demander où chacun·e en est ; une attention particulière aux personnes qui n’étaient pas là en juillet ou en août. L’objectif n’est pas de fabriquer un grand moment convivial de plus. L’objectif est de permettre aux personnes de reprendre leur place dans le collectif avant de reprendre une tâche. Demander aux bénévoles Une association peut aussi poser trois questions simples à ses bénévoles à la rentrée : Qu’est-ce qui vous donne envie de continuer cette année ? Qu’est-ce qui vous freine ou vous fatigue dans votre engagement ? Qu’est-ce qu’il faudrait ajuster en priorité pour que la reprise soit plus simple ? Pas besoin d’un grand questionnaire anonyme, d’une enquête complète ou d’un formulaire compliqué si l’association n’en a pas l’usage. Ces questions peuvent être posées dans une réunion, envoyées dans un message ou proposées à l’écrit aux personnes qui préfèrent prendre du temps pour répondre. L’important, c’est moins le format que le signal envoyé : votre disponibilité, votre énergie et votre envie de continuer comptent autant que la liste des choses à faire. Le lien a besoin d’un cadre lisible Le lien est indispensable. Mais il ne suffit pas. Une équipe peut être soudée et se fatiguer quand même si tout reste flou. Flou sur les échéances. Flou sur les décisions déjà prises. Flou sur les personnes à contacter. Flou sur l’endroit où retrouver les informations. Flou sur ce qui est urgent et ce qui peut attendre la prochaine réunion. À la rentrée, ce flou devient vite étouffant. Il produit des messages en cascade, des sollicitations en double, des “tu sais où est le document ?”, des “on avait décidé quoi déjà ?”, des “je pensais que quelqu’un s’en occupait”. La motivation est là ; parfois, il manque la structure. Et par structure, il ne faut pas entendre le grand chantier de réorganisation qui va tout bouleverser de fond en combles. Une structure efficace, à la rentrée, peut tenir en quelques repères : les trois échéances importantes du mois ; les décisions déjà prises avant l’été ; les sujets encore ouverts ; les personnes référentes pour les questions principales ; l’endroit où déposer ou retrouver les informations. Ce cadre protège tout le monde. Il évite aux nouvelles personnes de déranger sans oser poser leurs questions. Il évite aux bénévoles régulier·es de chercher dans leurs anciens mails. Il évite aux membres du bureau de répondre dix fois à la même demande. Il évite surtout que la mémoire de l’association repose sur une seule personne. Une structure utile n’est pas celle qui prévoit tout. C’est celle qui permet à chacun·e de savoir où regarder avant de demander. Les rituels évitent de repartir en sprint Le troisième besoin de la rentrée est souvent le moins visible : le besoin de rituels. Le mot peut sembler solennel. Il ne s’agit pourtant pas d’ajouter des cérémonies ni de multiplier les réunions. Un rituel, dans une association, c’est un petit repère qui revient assez souvent pour sécuriser le collectif. Cela peut être : un point de reprise de 30 minutes ; un tour brise-glace en début de réunion ; une question de clôture à la fin de chaque échange : “qui fait quoi, pour quand ?” ; un mini-bilan à la fin du mois de septembre ; une règle simple pour traiter les demandes urgentes ; un message hebdomadaire très court pendant la période de reprise. Le rituel évite de reconstruire l’organisation à chaque fois. Il donne un rythme aux personnes qui ne sont pas présentes tous les jours. Il limite l’effet “tout est urgent, tout le temps”. Il permet aussi de voir plus tôt quand une personne décroche, quand une information ne circule plus ou quand une décision reste suspendue. Dans une petite association, les rituels sont souvent plus utiles que les grandes décisions. Un bon rituel tient dans la durée parce qu’il … Lire la suite

Et si vous profitiez d’août pour décider ce que vous ne relancerez pas à la rentrée ?

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Un personnage féminin aux cheveux violets fait le tri devant une fenêtre grande ouverte. Image générée par IA

Août. La moitié de vos contacts est en vacances et l’autre moitié fait semblant de ne plus lire ses mails. Tout le monde tourne au ralenti. Vous aussi. Mais août, c’est aussi le mois d’avant la rentrée. Celui où l’on se dit qu’en septembre, on reprendra tout : les activités habituelles, les dossiers en pause, les idées restées dans un coin. Et très vite, la rentrée reprend la main. Et si vous profitiez plutôt de ce calme pour décider ce que vous ne relancerez pas à la rentrée ? Cet article s’adresse d’abord aux membres du bureau et aux personnes qui participent à la gouvernance de l’association. Il propose des pistes de réflexion, pas des décisions à prendre seul·e. Les arbitrages devront ensuite être discutés collectivement, en conseil d’administration ou dans l’instance qui tient ce rôle dans votre association. Sommaire 1. Pourquoi décider en août de ce que vous ne relancerez pas à la rentrée Pour éviter de tout reprendre comme d’habitude En septembre, toutes les associations se remettent en branle. Au menu : relancer les activités, fixer de nouveaux rendez-vous et rouvrir tous les dossiers laissés en attente. Ce réflexe rassure car il évite de choisir. On remonte dans le train par habitude, sans se demander s’il va encore au bon endroit. Pour faire d’août un temps de recul Décider de ne pas faire demande de prendre de la distance. En association, on gère surtout et avant tout l’urgence, puis le quotidien. Quant à la prise de recul stratégique, elle passe après, faute de place dans l’agenda. Or la distance, c’est exactement ce qu’offre août : moins de sollicitations, moins de réunions, un peu d’air. Profiter de ce moment pour trier n’est pas travailler pendant vos vacances. C’est utiliser une heure de recul pour économiser des semaines de surcharge. 2. Faire l’inventaire honnête de vos projets Prenez une feuille et listez tout ce que porte votre association. Puis répartissez chaque ligne selon ces trois cas de figure. Ce qui est essentiel pour votre mission aujourd’hui Commencez par le non négociable : ce qui répond aux besoins de vos bénéficiaires et correspond à votre raison d’être. C’est votre socle associatif, votre repère pour décider du reste. Votre association a pour objet d’aider les personnes réfugiées en leur apprenant le français. Les cours d’alphabétisation sont au cœur de votre activité. Ce qui est agréable mais vous épuise Il y a les activités sympathiques, celles qui plaisent à l’équipe tout en mobilisant beaucoup d’énergie pour un résultat limité. La question n’est pas seulement “est-ce qu’on aime le faire ?” mais plutôt “qu’est-ce que cela apporte concrètement à l’association et à quel prix pour l’équipe ?” Une action peut apporter de l’argent, de la visibilité, des contacts, de l’élan collectif ou simplement beaucoup de fatigue. Votre association organise chaque année une course solidaire à laquelle de moins en moins de personnes participent. L’idée plaît aux bénévoles qui la préparent. Mais une fois l’événement passé, le bilan montre peu de participation, peu de retombées ou beaucoup de fatigue pour des résultats limités. Ce que vous faites surtout « parce qu’on l’a toujours fait » Chaque association a ses habitudes héritées : l’événement qui n’attire plus grand monde, le rendez-vous dont personne ne se souvient de l’origine. Si la seule raison de continuer est « on l’a toujours fait », il y a matière à réflexion sur le maintien ou non. Si votre association édite chaque année un calendrier et qu’en mars seuls 60 % des exemplaires ont été vendus, la question mérite d’être posée : est-ce encore une action utile ou surtout une habitude bien installée ? 3. Identifier les vrais signaux de trop plein Des projets reportés et qui n’avancent jamais Un projet qui revient sur le devant de la scène en septembre et ce depuis trois ans ? Ce n’est plus un projet, c’est un marronnier. Un marronnier qui ajoute un point à l’ordre du jour sans être jamais tranché. Un projet utile doit pouvoir répondre à trois questions simples : pour qui, pour quoi, avec qui. Si le projet s’inscrit dans les besoins de l’association : on lui donne une date de début et une date de fin et on nomme une personne référente. Si le projet se résume à un souhait en mode “ce serait bien d’avoir / de faire …” : on le raye de la feuille de route. Il pourra revenir plus tard sous une autre forme : avec son objectif clarifié, son intérêt pour l’association, les personnes concernées, le temps nécessaire et les conditions pour le mener. Des personnes clés épuisées en permanence Dans une association, les personnes les plus impliquées deviennent vite indispensables. Parce qu’elles sont fiables, disponibles ou déjà au courant de tout, elles portent le quotidien et plus encore. Le risque, c’est de ne voir la fatigue qu’une fois qu’elle est installée. Le temps de bénévolat n’est pas extensible. L’énergie déployée non plus. Une charge de travail trop lourde ou bien encore des sollicitations trop fréquentes augmentent le risque d’épuisement bénévole. Quand tout repose sur quelques personnes, l’association devient fragile elle aussi. Des actions sans public mais gourmandes en temps Une action peut avoir été utile lorsque l’association prenait son envol et ne plus l’être aujourd’hui. Vérifier à qui elle s’adresse véritablement permet de trancher. À retenir : les trop pleins avancent masqués. Anticiper la fin vaut toujours mieux que de subir brutalement un freinage en catastrophe. 4. Renoncer oui, mais comment ? Mettre en pause, alléger, transmettre ou arrêter : quatre options concrètes Renoncer n’est pas forcément supprimer. Quatre options existent, de la plus douce à la plus franche : Mettre en pause : l’activité s’arrête jusqu’à une date précise, avec un point de décision programmé. Alléger : on garde l’activité et on réduit son format, sa fréquence ou ses ambitions. Transmettre : une autre structure ou un partenaire reprend le relais. Arrêter : on y met fin clairement et on l’annonce comme tel. Comment en parler à l’équipe sans culpabiliser Un … Lire la suite

La rentrée budgétaire des associations : comment reprendre la main sur vos dépenses (et votre sérénité)

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Rentrée budgétaire des associations. Quatre personnes travaillent le budget de rentrée. Image générée par IA

Rentrée budgétaire : Septembre est là et avec lui la traditionnelle remise à plat des finances associatives. Factures qui s’accumulent, abonnements oubliés, dépenses sous-estimées : la rentrée peut vite devenir une période de stress budgétaire. Pourtant, avec un peu de méthode, elle peut aussi devenir un tremplin pour regagner de la visibilité et économiser des ressources précieuses. Aujourd’hui, je vous propose un tour d’horizon des leviers concrets pour reprendre la main. Vous pourrez en profiter pour faire le point avec un test en 9 questions que vous trouverez un peu plus bas. Sommaire 1. La rentrée, le moment idéal pour passer vos dépenses au crible Après l’été, la plupart des associations reprennent leurs activités avec un budget fragilisé par les dépenses courantes et parfois mal anticipées. Avant de vous lancer dans de nouveaux projets, prenez le temps de : Lister tous vos abonnements numériques et vos contrats fournisseurs Vérifier la cohérence entre vos dépenses et vos besoins prioritaires Renégocier ce qui peut l’être ✨ Petite anecdote : Je suis récemment revenue dans une association que j’avais accompagnée dans sa digitalisation. À l’époque, j’avais recommandé de passer les abonnements en règlement annuel. Le comptable avait “oublié” de cocher la case… Résultat : 1 300 € de perdus chaque année. En un clic, l’association a corrigé l’erreur et retrouvé une précieuse marge de manœuvre. 2. Dépenses invisibles, coûts silencieux : les bons réflexes à adopter Certaines charges s’installent discrètement et finissent par peser lourd : Des outils payés “au cas où” et jamais utilisés Des tarifs publics alors que des offres associatives existent L’absence de mise en concurrence des prestataires Pour éviter ces écueils : ✅ Auditez vos dépenses récurrentes tous les trimestres ✅ Faites la chasse aux doublons ✅ Identifiez des alternatives gratuites ou solidaires 3. Testez-vous : votre association surveille-t-elle vraiment ses dépenses ? Voici un quiz rapide en 9 questions pour évaluer vos pratiques budgétaires. Prenez 3 minutes pour vérifier si votre organisation maîtrise ses coûts… ou si elle laisse filer des euros par la fenêtre ! Le score du test vous donnera directement des pistes d’optimisation… 👉 Cliquez sur le bouton ci-dessous pour lancer le test : 4. Et après ? Définir votre plan d’action Une fois votre diagnostic réalisé, listez les priorités : Optimiser vos abonnements Réfléchir à un calendrier budgétaire Mettre en place des alertes et des rappels pour anticiper C’est cette organisation qui fera la différence entre une rentrée sous pression et une rentrée sereine. En résumé : reprendre le contrôle sans culpabiliser Faire le point sur ses finances n’est pas une punition. C’est une opportunité de remettre vos moyens au service de votre mission et de votre vision. Dites-vous que chaque euro économisé en fonctionnement est un euro attribué à vos actions et à vos bénéficiaires. Envie d’aller plus loin ? Je propose un accompagnement individuel et des ressources pratiques pour simplifier votre gestion associative. Faites le test : toutes les infos y sont ! FAQ Est-ce qu’un audit budgétaire prend beaucoup de temps ? Pas forcément : 2 ou 3 heures suffisent pour identifier les postes principaux et commencer la chasse aux économies. Que faire si je découvre des abonnements inutiles ? Regardez ce qui est prévu dans les conditions générales et/ou les conditions particulières de votre contrat. Les modalités de résiliation y sont détaillées : formalités, préavis, remboursement partiel… Puis-je mutualiser mes achats avec d’autres associations ? Cela fait sens si plusieurs associations partagent un même local : il est logique de mutualiser la fibre, l’entretien, la reprographie, les fournitures… Attention toutefois à bien encadrer cette mutualisation. Certaines contraintes ne valent pas la peine de faire des économies de bout de chandelle.   Un peu de lecture Tableau de bord et financements Préparer un budget prévisionnel Construire un budget par projet Si vous avez besoin d’aide pour optimiser votre fonctionnement, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Anticiper la rentrée : la checklist essentielle pour une reprise associative réussie

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Un groupe de bénévoles se réunit pour préparer la rentrée associative

La rentrée associative n’est pas un nouveau départ à zéro mais la suite directe de ce qui a été amorcé avant l’été. En anticipant durant les mois de juillet et août, vous pouvez transformer septembre en tremplin plutôt qu’en sprint épuisant. Voici une checklist à adapter selon les spécificités de votre association, structurée autour des 5 piliers fondamentaux d’une organisation associative solide : les ressources humaines, les financements, la communication, la gouvernance et les outils. NB : ces conseils sont aussi valables pour la période de fin d’année (trêve des confiseurs) afin de préparer janvier… Sommaire Faire le point avant de repartir Engagement : remettre l’équipe en mouvement Financements : consolider votre base Communication : préparer le retour en douceur 1. Faire le point avant de repartir Recenser les actions non finalisées en juin : subventions en attente, projets suspendus, partenariats à relancer, réponses non envoyées. Prioriser les actions de la rentrée selon : leur impact, leur urgence et les énergies disponibles. Identifier ce qui peut être automatisé ou confié en interne pour gagner du temps. 2. Engagement : remettre l’équipe en mouvement Faire un point clair sur les personnes engagées : qui reste, qui part, qui arrive (ou devrait arriver…) Réactiver les ancien•nes bénévoles en les recontactant avec un message personnalisé et engageant. Prévoir un temps collectif en septembre pour relancer la dynamique et redonner du sens. Répartir les missions et les responsabilités en valorisant les compétences de chacun·e. Clarifier les besoins en recrutement bénévole : rôles, durée de l’engagement, niveau d’engagement attendu. 3. Financements : consolider votre base Vérifier les appels à projets à venir et anticiper les candidatures. Relancer les adhésions ou les dons avec une campagne claire, simple et datée. Dresser un état des lieux financier : budget réel vs prévisionnel, marges de manœuvre. Identifier les actions à cofinancer en lien avec des partenaires associatifs ou institutionnels. 4. Communication : préparer le retour en douceur Programmer les newsletters de l’été (si ce n’est pas encore fait) pour maintenir le lien avec vos publics sans les surcharger. Planifier les publications sur les réseaux sociaux notamment autour des rendez-vous de rentrée comme les forums associatifs ou la journée portes ouvertes. Mettre à jour les informations clés sur votre site et vos pages des réseaux sociaux : nouveaux horaires, membres de l’équipe, formulaire de contact… Créer un événement de rentrée en ligne ou en présentiel, pour relancer l’engagement. La journée portes ouvertes ou le pot de rentrée des bénévoles sont de bonnes idées pour redonner du dynamisme à la vie associative. 5. Gouvernance : vérifier votre structure Questionner les responsabilités au sein du CA : rôles effectifs disponibilités envies d’évolution Mettre à jour les documents de fonctionnement : règlement intérieur charte bénévole fiches de poste… Tester votre gouvernance via un quiz, un outil d’évaluation ou une discussion ouverte Planifier un temps de réflexion stratégique à l’aide d’outils ludiques et collaboratifs 6. Outils et process : renforcer les bases Nettoyer vos bases de données : contacts obsolètes, doublons, contacts en erreur listes inactives Passer en revue vos outils internes pour voir ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré ou remplacé. Réfléchir aux automatisations à mettre en place : inscriptions, relances, newsletter. Organiser un audit interne sur les pratiques, les points de friction, les gains potentiels. GUIDE Nouveau ! Téléchargez le guide Préparez la rentrée associative sans tout recommencer de zéro Je télécharge le guide Pour aller plus loin Comment bien réussir sa rentrée associative Les bonnes résolutions associatives Si vous avez besoin d’aide pour organiser votre rentrée associative, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Exercice de rentrée : programmer sa campagne de dons de fin d’année

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Programmer sa campagne de dons dès la rentrée. Une petite plante en pot offerte par une main ouverte

La campagne d’appel aux dons de fin d’année est une étape cruciale pour les associations, quel que soit leur degré de maturité, quelle que soit leur taille, quels que soient leurs besoins. Peu importe le format choisi, il serait dommage pour votre association de ne pas profiter de décembre et de la période des fêtes pour faire appel à la générosité et aux dons en numéraire. D’autant que l’incitation fiscale joue à plein en décembre. Le 1er janvier, il sera trop tard ! C’est parti pour cet exercice de rentrée. Voici quelques recommandations sous forme d’étapes à passer en revue pour programmer sa campagne de dons de fin d’année. Sommaire 1. Définir des objectifs clairs pour votre campagne Les objectifs doivent être réalistes, mesurables et adaptés à la taille de l’association. Le premier objectif à définir est d’ordre financier. En clair, quel montant souhaitez-vous obtenir d’ici la fin de l’année ? En définissant un seuil à atteindre en lien avec une action ou un projet, cela vous permettra de poser également les bases de votre communication.  En plus de fixer un montant de collecte, je vous conseille d’envisager des objectifs secondaires : élargir sa base de donatrices et donateurs proposer une formule de dons mensuels encourager le renouvellement des adhésions accroître la visibilité de l’association. Chaque objectif doit s’accompagner d’un plan d’action précis. Astuces :  Inspirez-vous de ce que font les grandes associations dans leurs campagnes de collecte. A votre tour de fixer un montant à atteindre pour réaliser l’intégralité de votre projet ou de votre action. Indiquez les paliers « avec X € récoltés, notre association pourra réaliser… » Inutile de réinventer la roue ! Lancez la dynamique en vous inscrivant dans le mouvement du Giving Tuesday qui a lieu fin novembre ou début décembre selon les années. Cette journée mondiale de la philanthropie est un excellent levier de visibilité pour les associations.  Donnez des exemples concrets pour montrer aux donatrices et donateurs l’impact direct qu’auront leurs contributions :  « Les dons permettront de financer des cours de français pour les réfugiés accueillis par notre association » « Avec vos dons, notre jardin partagé pourra créer de nouveaux bacs potagers » « Les fonds collectés serviront à financer des hébergements d’urgence pour des femmes victimes de violences. » 2. Mobiliser l’équipe et définir les rôles L’idée est de mettre en place une équipe dédiée pour coordonner les efforts et maximiser l’impact de votre campagne. Par nature, cette équipe sera pluridisciplinaire et travaillera de manière transverse. Elle sera composé à minima des personnes : En charge de la campagne : elle pilote l’ensemble de la campagne, assure la coordination des actions et veille au suivi des objectifs. Cette personne aura la charge d’établir le compte-rendu de la campagne pour la présenter au Conseil d’administration. La ou le responsable communication est en charge d’élaborer les messages clés, de créer le contenu (textes, images, vidéos), d’animer les supports de communication (emails, réseaux sociaux, site internet…) et d’assurer la cohérence de la campagne avec la charte graphique de l’association et les règles de communication en vigueur. Côté technique, la ou le responsable gère la mise en place des formulaires en ligne, de la maintenance des outils numériques utilisés et des séquences (workflow) du parcours donateur. Cette personne s’assure également de la conformité de la collecte et de l’enregistrement des données avec la RGPD. La trésorière ou le trésorier définit les objectifs financiers, assure le reporting des résultats pour ajuster la communication, établit les reçus fiscaux (si ceux-ci ne sont pas adressés automatiquement) et réalise le bilan de la campagne. Les bénévoles aident lors d’événements ou d’actions spécifiques (webinaire, journée portes ouvertes), apportent des témoignages et relaient la campagne sur les réseaux sociaux. Astuces : Si l’association ne dispose pas en interne des compétences demandées pour constituer cette équipe, faites appel à des bénévoles spécialisés. S’agissant de missions ponctuelles, le recours au mécénat de compétence est aussi une piste à explorer. En outre, l’équipe peut être complétée par une ou un chargé•e de partenariats qui aura pour mission d’identifier et d’approcher des entreprises locales ou des mécènes prêts à soutenir l’action. 3. Les outils essentiels pour une campagne réussie Il est indispensable d’avoir une liste de contacts segmentée c’est-à-dire établie avec des catégories sur lesquelles filtrer les contacts. Dans le cas d’une campagne d’appel aux dons, les messages ne seront pas les mêmes selon qu’ils seront adressés à vos membres, à vos bénévoles, à vos donatrices actives et donateurs actifs… En segmentant votre base de contacts, vous pourrez envoyer des messages personnalisés.  a) Envoi en nombre d’emails Le mieux pour optimiser votre campagne d’emailing est de faire appel à un outil dédié comme Brevo ou MailChimp. Ces plateformes permettent d’importer des listes depuis un fichier de tableur aussi bien que de conserver les contacts qui s’inscrivent directement (participation à un événement, envoi de la newsletter…). De plus, avec les versions payantes de ces outils, vous pourrez également planifier toute la séquence d’envoi de votre campagne. Astuces : Plutôt qu’une gestion de vos contacts dans un fichier sur tableur, optez pour un outil dédié, plus puissant, plus fiable et plus automatisable : le CRM. Des solutions « sur l’étagère » c’est-à-dire déjà configurées pour répondre aux besoins des associations existent sur le marché. Il est également possible de déployer des solutions personnalisées et évolutives avec des outils de programmation visuelle (NoCode). Surtout, avant tout envoi, vérifiez que vos données sont à jour et complètes.  b) Plateforme de dons en ligne Sur votre site, ajoutez – si ce n’est déjà fait – une page dédiée aux dons.  En utilisant des plateformes de collecte sécurisées comme HelloAsso, il vous est possible d’importer directement dans votre site le formulaire de don. L’outil propose aussi la fonctionnalité d’envoi automatique de reçus fiscaux.  Astuce : N’oubliez pas de mentionner l’avantage fiscal pour maximiser l’engagement tant des particuliers que des entreprises. c) Réseaux sociaux Votre campagne d’appel aux dons passera aussi par les réseaux sociaux. Peu importe que votre association soit présente sur un seul réseau ou sur plusieurs, l’essentiel est … Lire la suite

Gestion des bénévoles : la checklist de rentrée

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Des mains se rejoignent en signe d'unité

Comme tout projet au long cours, la gestion des bénévoles nécessite de mettre en place un cadre de gestion de cette ressource humaine. Et la rentrée de septembre est le moment idéal pour recruter, accueillir et accompagner vos bénévoles dans leur engagement associatif. Je rappelle au passage que le bénévolat n’est pas un dû : les personnes bénévoles offrent de leur temps et mettent à disposition leurs compétences. Elles ne sont pas dans un rapport de subordination vis-à-vis de l’association. Penser la relation entre l’association et ses bénévoles dans un équilibre gagnant-gagnant est une nécessité pour construire des rapports sains qui s’inscrivent dans la durée. Voici quelques étapes et actions à mettre en place pour réussir votre rentrée associative avec vos bénévoles ! Sommaire 1. Réévaluer les besoins en bénévoles Cela semble une évidence mais combien d’associations que je connais zappent tout bonnement cette étape. Réévaluer signifie : identifier les besoins sur les projets actuels et à venir définir les compétences requises pour chaque mission à pourvoir passer en revue les bénévoles avec une implication active pour voir si en interne ces compétences sont déjà présentes Ce dernier point sous-entend d’avoir une base de données des bénévoles qualifiée et exploitable. 2. Recruter des bénévoles Les occasions et les moyens techniques ne manquent pas pour mener une campagne de recrutement efficace et pertinente. Mais encore faut-il bien encadrer cette démarche : recrutez en direct sur les forums associatifs en préparant en amont vos fiches de mission inscrivez vos missions à pourvoir sur les plateformes d’engagement solidaire ou sur des sites mettant en relation associations et bénévoles indiquez sur votre site et/ou sur vos réseaux sociaux que votre association recherche des bénévoles publiez les missions urgentes dans votre newsletter demandez à vos bénévoles en activité de parler dans leur réseau de votre association : rien de tel que le bouche à oreille pour attirer de nouveaux talents !  En outre, les associations peuvent avoir recours à du bénévolat de gouvernance pour pallier l’absence de bénévoles clés ou encore à du mécénat de compétences pour réaliser des missions très spécialisées. 3. Fidéliser les bénévoles en activité Le renouvellement de l’engagement bénévole n’est pas automatique d’une année sur l’autre. Comme dans toute relation humaine, l’équilibre se cultive. La première action à mener et non des moindres est de remercier vos bénévoles. Jouez collectif : partagez comment le don de temps et de compétences accompagne le fonctionnement et le développement de votre association. Avec quelques chiffres à l’appui, l’apport des bénévoles devient plus parlant.  L’an dernier, les bénévoles ont offert à l’association X heures de travail. Ce qui revient à dire que nous aurions dû embaucher X personnes à temps plein pour réaliser tout ce que vous avez réalisé ! Autre action favorisant la fidélisation : le temps de rencontre de la rentrée pour renouer les liens un peu distendus pendant les vacances d’été.  Enfin, prenez le temps d’échanger avec vos bénévoles pour connaître leurs attentes. Questionnaire en ligne, rencontre informelle, boîte à souhaits… Libre à vous de choisir la formule qui vous ressemble le plus. L’important est de récolter les retours de vos bénévoles pour les analyser et répondre à leurs attentes en termes d’animation de la vie bénévole, de formation ou encore de projets. 4. Former et encadrer les bénévoles  L’époque où une association accueillait ses bénévoles avec un « bienvenue, voici ton bureau » est désormais révolue. Du moins, je l’espère ! L’idéal est de mettre en place une séquence d’intégration des nouvelles et nouveaux bénévoles animée par la personne responsable de la coordination des actions bénévoles : Organisez une réunion d’accueil pour présenter l’association, ses missions, ses valeurs, ses bénéficiaires et son fonctionnement Expliquez ce que signifie être bénévole dans votre association, quel est le rôle des mentors et présentez votre charte du bénévolat Proposez une formation initiale sur les outils en place et les bonnes pratiques (confidentialité, protection des données…) Présentez les formations internes déjà inscrites au calendrier et comment y participer 5. Valoriser l’engagement des bénévoles  Les idées ne manquent pas pour mettre en avant auprès de tout votre écosystème associatif l’apport de vos bénévoles. Quelques exemples : la ou le bénévole du mois : un article focus sur une personne qui vient de rejoindre l’association. Trois ou quatre questions pertinentes et qui sortent un peu des sentiers battus. A décliner sur le site de l’association, dans la newsletter, sur les réseaux sociaux… l’animation du mois : proposez un temps de rencontre autour d’un hobby animé par vos bénévoles. Proposez à Marie de partager ses recettes vegan, à Laurence de parler de sa passion pour la photographie ou à Pierre d’animer un jeu de rôle.  Avec ces quelques conseils, je vous souhaite une belle rentrée des associations avec vos bénévoles ! Bonus Téléchargez la checklist de rentrée des bénévoles   Si vous avez besoin d’aide pour penser votre parcours bénévole, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Comment (bien) réussir sa rentrée associative

par
Fournitures de rentrée

Sommaire Septembre est là et avec lui, la rentrée des classes. Et il n’y a pas que nos chères têtes blondes à être concernées. Pour les associations, le temps aussi est venu de siffler la fin des vacances. Mais comment bien préparer la reprise de vos activités associatives ? Comment s’assurer de ne rien oublier ? Et par quoi commencer ? Je vais passer en revue quelques étapes pour vous aider à mettre en place votre programme de rentrée et votre feuille de route.   La cloche a sonné. En rang par deux pour cette nouvelle année ! 1. La préparation Qui n’a jamais fait de cauchemar la nuit avant la rentrée des classes ? Levez la main ! J’avais toujours peur d’avoir oublié de glisser un élément essentiel dans mon cartable. Selon les années, c’était le carnet de liaison (et pour cause, je ne l’avais pas encore), la carte de transport ou mon compas. Et cela me paralysait ! La solution ? une préparation minutieuse. a) Faire le point Avant de savoir où aller et comment y aller, mieux vaut savoir d’où on vient. Clairement, organisez la réunion de rentrée de votre association. La prérentrée des profs, si vous préférez. Si l’exercice fiscal de votre association est calqué sur l’année civile, vous avez tenu votre assemblée générale avant le 30 juin. Il peut être bon de rappeler à vos équipes ce qui a été décidé lors de cette AG. Si votre exercice fiscal suit le calendrier scolaire, vous êtes en plein dans la préparation de votre assemblée annuelle. Quel que soit votre cas, vous êtes en période de bilan et de projection. Réunissez la gouvernance – les membres du bureau et les membres du Conseil d’Administration – ainsi que les bénévoles les plus impliqué•es dans la vie associative pour une séance de remue-méninges. Quelles sont vos actions et activités : proposez un tour d’horizon de vos réalisations de l’an passé Quels sont les projets qui ont fonctionné ? Quels sont les projets qui ne peuvent être poursuivis et pour quelles raisons ?  Profitez de cette réunion de rentrée pour confirmer la répartition des rôles et valider les personnes en charge de piloter chaque action.  b) Définir les besoins Une fois les orientations arrêtées, posez-vous la question des moyens humains et financiers.  De quoi chaque projet a-t-il besoin pour être mis en œuvre ? L’association a-t-elle les moyens financiers de les réaliser ? L’association a-t-elle assez de bénévoles pour les mener à bien ? Anticipez votre recherche de fonds car pour les subventions aussi, il existe un calendrier de rentrée ! Quels financeurs allez-vous solliciter ? Quelles sont les dates limite de dépôt des dossiers de demande de subvention ? Quels sont les appels à projets auxquels vous allez répondre ? 2. Les calendriers Votre association a besoin d’un emploi du temps : c’est le calendrier des activités récurrentes sur la semaine ou le mois.  Elle a besoin de pouvoir visualiser les disponibilités de ses bénévoles dans un calendrier des engagements. Mais elle a aussi besoin d’un planning plus large, à minima sur un semestre, l’idéal étant un planning annuel, pour se projeter dans l’organisation événementielle et éditoriale. a) le calendrier des activités récurrentes Planifiez et inscrivez d’ores et déjà tous les rendez-vous à date fixe : les réunions du bureau les réunions du conseil d’administration la formation interne des bénévoles les activités proposées à vos bénéficiaires… Exemple : Votre club de lecture se tient tous les premiers lundis du mois de 18h30 à 20h dans votre local associatif ? Inscrivez-le au calendrier. Cela vous permettra de voir les éventuels conflits d’agenda (jours fériés, vacances, événements ponctuels) et d’anticiper votre communication auprès de vos bénéficiaires et de vos bénévoles. b) le calendrier des bénévoles Partagez votre calendrier des activités avec les bénévoles en charge de l’animation de ces activités pour qu’elles et ils puissent s’y inscrire.  En un coup d’œil, la personne en charge de l’animation de la vie associative pourra agir pour mobiliser d’autres personnes sur un créneau ou une activité non pourvue. c) le planning annuel Celui-ci permet une vue d’ensemble synthétique. Selon la taille de votre équipe et la répartition des rôles, il peut être intéressant de construire plusieurs calendriers, par projet ou par action ou bien encore par thématique transverse : événementiel interne : quels sont les événements que vous allez organiser ? Indiquez la date de chaque événement ainsi que toutes les étapes du rétroplanning. événementiel externe : toutes les actions dans lesquelles votre association sera invitée à participer et à intervenir. Le forum annuel des associations, la prise de parole lors d’une table ronde, une intervention en milieu scolaire, l’animation d’un atelier dans une autre association…  éditorial : quels sont les contenus que vous allez publier, sur quels supports, à quelles dates pour annoncer vos activités, inviter le public à vos événements, mettre des ressources en ligne sur votre site… Astuce :  Utilisez un calendrier en ligne que vous partagerez avec les personnes concernées.  Si vous pilotez votre activité associative sous Notion, je vous recommande Notion Calendar, application gratuite qui permet de synthétiser les calendriers mais également les tâches inscrites dans un rétroplanning de projet.  Sinon, Google Calendar est un outil fiable et gratuit qui permet également de juxtaposer plusieurs calendriers sur une seule vue. 3. La communication Rien de tel que la rentrée pour vérifier la présence de l’association dans l’espace digital. le site web de votre association est-il à jour ? Faites le tour de toutes les informations que vous avez mises en ligne et si besoin, ajustez-les. Rien de pire que de consulter la page d’accueil d’une association à la mi-septembre et de lire que l’association prendra ses vacances du 1er au 31 août !  réactivez vos réseaux sociaux si vous les avez mis en pause pendant l’été. Publiez du contenu. Interagissez avec les messages reçus en votre absence. Indiquez que votre association est de retour avec le plein d’énergie et de bonne humeur ! rédigez avec soin votre newsletter de … Lire la suite