Pourquoi l’audit organisationnel est utile pour votre association : avantages et bénéfices

La majorité des associations loi 1901 que je connais fonctionnent avec des ressources humaines et financières (très) limitées. Sans l’engagement de leurs bénévoles, ces associations n’existent plus. Et si un financeur central vient à faire défaut, l’association risque de mettre la clef sous la porte, ne pouvant perdurer uniquement avec les cotisations de ses membres.

En fait, une association qui ne se développe pas, qui ne met pas en place de nouvelles activités ou qui n’étend pas ses actions existantes, est en péril. Les freins constatés à ce développement sont des problèmes organisationnels, un manque de vision à moyen et long terme ou une gouvernance inadaptée. 

La difficulté première consiste donc à identifier clairement ces freins.

L’audit associatif prend alors tout son sens. A la différence d’audit comptable qui va se concentrer sur les finances, il propose une analyse approfondie du fonctionnement global de l’association. Son objectif est clair : identifier les forces et les faiblesses de la structure pour optimiser son organisation et sécuriser son avenir.

1. L’audit associatif : un état des lieux nécessaire

Un manque de structuration initiale aux conséquences durables

Les associations naissent autour d’un projet porté par une équipe motivée pour répondre à un besoin identifié sur un territoire. 

Je dis très souvent sous forme de boutade que les associations pensent naïvement que l’intendance suivra. Sauf qu’à ne pas prévoir d’intendance, il n’y aucune chance qu’elle suive !

Donc, faute d’organisation dès le départ, des problèmes structurels apparaissent avec le temps :

• Une gouvernance informelle où tout repose sur un nombre restreint de personnes, entraînant une surcharge de travail et une dépendance risquée
• Une absence de processus définis qui conduit à des difficultés d’organisation et une perte d’efficacité
• Une instabilité financière due à un manque de stratégie à moyen et long terme
• Un turn-over bénévole élevé faute de gestion des ressources humaines et de valorisation des engagements
• Des outils numériques inadaptés qui font perdre plus de temps qu’en gagner

Ces difficultés ne sont pas toujours visibles au quotidien. C’est souvent lorsqu’une crise survient que l’association prend conscience des limites de son organisation.

Une analyse globale pour sortir du mode réactif

Les associations réagissent souvent aux problèmes au fur et à mesure qu’ils apparaissent, sans prendre le temps du recul.

C’est la célèbre image de la charette aux roues carrés : des individus s’obstinent à pousser une charette aux roues carrés, n’ayant pas le temps de s’arrêter pour troquer les roues carrées par des roues rondes. Et quand on demande pourquoi, la réponse oscille entre « on n’a pas le temps de s’arrêter » et « on a toujours fait comme ça ».

Un audit permet de :

• Faire un diagnostic complet du fonctionnement actuel
• Identifier les déséquilibres et points de tension
• Entendre les attentes des parties prenantes investies dans l’association
• Poser les bases d’une stratégie de développement à 3 et 5 ans

L’objectif est de passer d’une gestion au jour le jour à une vision plus structurée et prévoyante. 

Une analyse fine pour accompagner une évolution

A côté de l’audit initial pour comprendre les trous dans la raquette, l’audit est également utile lorsqu’une association envisage une transformation majeure comme le passage d’un modèle tout bénévole à la première embauche d’une personne salariée ou comme l’essaimage sur un autre territoire. Il est aussi indispensable dans le cas de la transformation digitale de l’association. 

Ces évolutions nécessitent une organisation renforcée, des processus adaptés et une vision claire des ressources mobilisables.

L’audit permet d’anticiper ces changements en identifiant les leviers et les risques et en assurant que l’association dispose d’une base solide avant de franchir un cap structurant.

2. Pourquoi un regard extérieur est indispensable

Faire un audit en interne semble une solution économique mais elle a ses limites. Limite de temps, limite de compétences, limite d’objectivité.

Certes, il est toujours possible de trouver des modèles d’analyse sur internet pour réaliser un audit interne. Cela peut être une première étape pour identifier les problèmes les plus saillants. Mais le recul est indispensable pour qu’un audit soit profitable à la structure. L’équipe ne peut être juge et partie…

En externalisant l’analyse, l’association trouvera 

• Un regard objectif : les membres de l’association sont souvent trop impliqué•es pour repérer certains dysfonctionnements
• Une analyse transversale : une vision globale qui ne se limite pas à un seul aspect (financier, RH, gouvernance…)
• Des solutions adaptées : en adéquation avec les possibilités de l’association, elles s’appuyent sur une expertise de terrain

3. S’inscrire dans une démarche d’audit externalisé

Un audit n’est pas une opération rapide et sans douleur. Surtout quand il intervient après une crise ou lorsque des dysfonctionnements systémiques ont été mis en lumière.

L’audit est une remise en question du fonctionnement de l’association, des éléments structurants, des relations interpersonnelles… 

C’est une démarche volontaire qui doit recueillir la plus grande adhésion au sein de la gouvernance. Car la gouvernance aura pour charge de mobiliser toutes les forces vives de l’association pour accompagner le projet.

Une fois encore, choisir de faire auditer son association relève du lancement d’un projet, celui de la mise à plat de l’existant. Et comme tout projet, celui-ci s’inscrira dans une double temporalité : le déroulé de la phase d’audit proprement dite puis la mise en place des recommandations et préconisations faites dans le rapport d’audit. 

Un audit mobilisera vos équipes pendant un certain temps et c’est une réalité à prendre en compte dans son impact sur le quotidien de l’association.

Et comme tout projet, il répondra à des objectifs spécifiques et clairs, mesurables, atteignables, réalistes et inscrits dans le temps (SMART).

Enfin un audit est un investissement initial. C’est la première phase d’une démarche de refonte du fonctionnement pour aider l’association à passer au niveau supérieur de son développement. 

4. Comment se déroule un audit

Pour ma part, je suis partisane d’une méthode participative et si possible immersive. J’ai adapté mon approche aux associations de petite taille qui fonctionnent avec une équipe majoritairement bénévole. Lorsque l’association est employeuse et dispose d’un local ou de bureaux, je m’invite pour partager le quotidien de l’équipe pendant quelques temps. 

Un audit comprend systématiquement 

a) L’interview des forces vives

C’est-à-dire des membres de la gouvernance, les bénévoles clés et, le cas échéant, les salarié•es. Selon la nature des besoins identifiés avec l’association lors des échéanges préalables à l’audit, les bénéficiaires peuvent entrer dans le périmètre des personnes à interroger. Les entretiens ont pour objectif de recueillir la parole et d’entendre les besoins pour comprendre les dynamiques internes.

b) Une analyse documentaire

Les documents structurant comme les statuts ou le règlement intérieur, les documents de communication comme la présentation de l’association ou la plaquette, la présence dans l’espace numérique comme le site internet ou les réseaux sociaux et, s’ils existent, les organigrammes et chartes sont passés en revue. Cela permet d’avoir une idée d’ensemble de l’organisation existante et d’identifier les processus déjà en place.

Cette approche permet de dresser un diagnostic réaliste et de proposer des solutions concrètes et adaptées.

5. L’impact et les bénéfices d’un audit associatif

Selon les besoins exprimés lors de la demande de diagnostic, l’approche sera globale ou spécifique. Mais en tout état de cause, le rapport d’audit fera état des forces et faiblesses de l’association et indiquera les points critiques nécessitant une action immédiate.

Concrètement, l’objectif de l’audit est de donner des clefs de fonctionnement, des bonnes pratiques et des méthodes pour optimiser la gestion quotidienne de la structure.

Quant aux bénéfices, ils relèvent de 

• l’amélioration de l’opérationnel avec une meilleure organisation de la communication interne, des processus clairs, des rôles bien définis
• le renforcement de la gouvernance avec une meilleure articulation des missions et responsabilités des administratrices, administrateurs et membres du bureau
• l’optimisation des ressources en identifiant les sources d’économie comme de passer d’un paiement mensuel à un paiement annuel pour l’abonnement à un service numérique ou en diversifiant les sources de financements
• l’amélioration de la communication interne comme externe avec la simplification des canaux de communication, la centralisation des échanges en mode projet ou bien encore la mise en place d’une newsletter destinée à l’ensemble de l’écosystème associatif
• la conformité et la gestion des risques avec ce qui relève de la Réglementation Générale de la Protection des Données (RGPD), de la traçabilité des dons ou bien encore des assurances en Responsabilité Civile

Cette liste n’est pas exhaustive puisqu’on pourrait y ajouter ce qui relève de l’engagement des bénévoles, de la satisfaction des bénéficiaires, des possibilités d’évolution vers un modèle associatif incluant une activité lucrative…

Pour résumer…

L’audit de votre association peut vous permettre d’obtenir une meilleure organisation, des prises de décisions facilitées par l’anticipation et la stratégie, un engagement accru des forces vives de l’association. 

L’audit vous donnera un plan d’action à court et moyen termes, des recommandations réalistes adaptées à la réalité de votre structure, des outils pratiques comme des guides méthodologiques, des modèles et surtout des bonnes pratiques.

C’est la cartographie qui permettra de dessiner l’itinéraire avec toutes les étapes pour parvenir à votre destination.