Posée comme cela, la question semble appeler une réponse simple : “Bah oui !”
Ce qui est frappé au coin du bon sens n’est pas toujours évident quand on agit dans l’urgence pour répondre à un besoin impératif et qui ne saurait souffrir aucun délai…
Ce qui arrive plus souvent qu’on ne le pense dans la vie d’une association.
Mais choisir un nouvel outil numérique n’est pas un acte anodin.
Ce choix va engager non seulement des moyens financiers mais aussi du temps et surtout demander la mobilisation des équipes.
Alors, la tentation est grande de se laisser séduire par des solutions qui, en démonstration, paraissent correspondre en tout point aux fonctionnalités attendues.
Mais entre la démonstration et la réalité de l’utilisation quotidienne, de sérieux écueils risquent de se révéler. Petit tour d’horizon…
1. Pourquoi tester avant de s’engager
Tester un outil numérique, ce n’est pas un luxe, c’est un impératif. Si la société qui vend l’outil est réticente à vous proposer un temps d’essai gratuit, ce n’est pas très bon signe pour la suite…
Systématiquement, mettez ce temps à profit pour :
✅ Identifier si la solution répond vraiment à vos besoins réels, pas seulement à la démonstration que vous avez vue (ou aux avis que vous avez lus)
✅ Vérifier qu’elle s’intègre dans votre fonctionnement quotidien et avec les outils déjà en place
✅ Impliquer les personnes qui l’utiliseront : salarié·es, alternant·es, bénévoles. Imposer un outil numérique aux équipes ne présage pas d’une totale réussite
✅ Anticiper les coûts cachés : formations, maintenance, coût des nouvelles versions…
2. Les pièges les plus fréquents
Le monde associatif n’échappe pas aux effets de mode, surtout quand il est question d’outils numériques. Ces erreurs ne sont pas le signe d’un manque de compétences : elles traduisent surtout l’urgence dans laquelle les associations doivent parfois décider.
Petit florilège des erreurs les plus courantes :
Confondre besoin et envie
Exemple : « On a besoin d’un CRM ». Si votre liste de contacts contient 50 membres et 10 bénévoles, non, vous n’avez pas besoin d’un CRM. Vous avez besoin d’une base de données bien pensée. Point.
Penser qu’un outil résoudra des problèmes organisationnels
Si votre fonctionnement n’est pas structuré avec des personnes en charge de tâches bien définies, aucun logiciel ne pourra venir à votre rescousse.
Sous-estimer le temps de prise en main
Un outil n’est utile que si tout le monde sait s’en servir et si personne ne rechigne à s’en servir.
Négliger la compatibilité avec les outils déjà en place
Vos outils numériques ne dialoguent pas entre eux ? Dommage ! Vous pensiez gagner du temps, vous allez en perdre plus avec des copier-coller fastidieux entre votre CRM et votre logiciel d’envoi de mails. Et l’erreur vous guette au tournant !
3. Une expérience de terrain
Lorsque je travaillais comme salariée d’une association, il a été décidé de remplacer la gestion des contacts depuis les 4 fichiers gérés sur Excel par une solution intégrant à la fois un CRM et un outil d’envoi en nombre pour nos mailings et autres newsletters.
Pendant environ deux ans, tout a superbement bien fonctionné. Nous avions mis en place des automatisations pour les relances de cotisation, les listes de contact pour l’envoi de la newsletter se mettaient à jour sans action de notre part…
Puis le fournisseur a décidé de séparer la solution en deux produits, facturés à part. Le coût de l’outil d’envoi en nombre a tellement explosé que nous avons dû chercher une alternative, faute de budget.
Sans personne en interne capable d’imaginer un plan B ni de configurer une passerelle, nous avons fini par souscrire un abonnement sur une autre plateforme et à faire des copier-coller chaque mois pour envoyer la newsletter. Quant aux relances pour les cotisations, nous les avons faites à la main…
Ce que j’ai retenu :
- ne pas dépendre d’un seul outil pour les tâches les plus critiques
- ne pas choisir un outil tout-en-un sans s’interroger de sa possibilité de dialoguer avec d’autres outils
- négocier d’entrée de jeu un tarif solidaire quand la gratuité “spéciale associations” n’existe pas
4. Passez à l’action… faites le test !
Avant de sortir la carte bleue et d’engager votre association, prenez le temps de passer en revue quelques points essentiels.
Je vous propose un test gratuit :
- 10 questions
- Un score immédiat
- Des recommandations
- Une synthèse par mail avec des conseils personnalisés si vous indiquez votre adresse (ce n’est pas obligatoire)
En résumé : pourquoi prendre le temps de tester ?
Faire ce point avant de vous lancer, c’est :
- Choisir un outil qui colle vraiment à vos habitudes de travail
- Éviter de payer pour des services que vous n’utiliserez pas
- Gagner du temps au quotidien grâce à des outils qui fonctionnent bien ensemble
- Impliquer les personnes qui vont l’utiliser pour qu’elles se sentent à l’aise
- Mettre toutes les chances de votre côté pour un démarrage simple et efficace
Un peu de préparation aujourd’hui, c’est beaucoup plus de tranquillité demain.
FAQ – Les questions que l’on me pose souvent
Comptez au minimum 2 à 3 semaines pour une vraie phase d’essai en conditions réelles si vous avez une équipe permanente.
Si votre association ne travaille qu’avec des bénévoles, prévoyez une période de prise en main d’un mois à un mois et demi.
Ce n’est pas seulement utile, c’est indispensable de prendre le temps de tester l’outil et de voir s’il convient à vos équipes.
Il existe de plus en plus de logiciels disponibles en version gratuite ou en freemium, c’est-à-dire avec les fonctionnalités de base gratuites et les fonctionnalités avancées payantes.
Si ce n’est pas le cas, demandez ! Cela peut être un critère de choix décisif.
Votre association ne réussira pas son évolution digitale sans ses bénévoles et personnels salariés.
Vos équipes doivent être présentes dès le lancement du projet : ces personnes utilisent les outils au quotidien. Elles savent ce dont elles ont vraiment besoin.
Si vous avez besoin d’aide pour votre transformation digitale, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes.