Préparer et animer l’assemblée générale annuelle de votre association

Pour les associations dont l’exercice est calqué sur l’année civile, la période de mars à fin juin est celle de l’assemblée générale ordinaire annuelle.

Si, selon la loi, l’assemblée n’est pas obligatoire, elle le devient pour peu que l’association doive justifier de sa gestion auprès de financeurs publics ou dans le cadre d’un agrément délivré par l’Etat ou un établissement public. En clair, si votre association reçoit des subventions ou dispose d’un agrément, l’assemblée générale annuelle est indispensable.

Cet article vous aidera à y voir un peu plus clair sur ce qu’est une assemblée générale annuelle, comment l’organiser et comment la tenir. Pour l’animation de cet événement d’importance dans la vie de votre association, je vous renvoie à l’article sur comment créer une animation pour votre assemblée.

1. Comprendre les différents types d’assemblées générales

1.1 Assemblée générale ordinaire (AGO)

L’AGO est un rendez-vous statutaire annuel permettant de présenter les rapports moral et financier, voter le budget prévisionnel, renouveler les mandats des administratrices et administrateurs et discuter de l’orientation de l’association. Elle est essentielle pour assurer la transparence et la bonne gouvernance.

💡 Conseil pratique : consultez les statuts de votre association pour vérifier les points obligatoires à l’ordre du jour et les modalités de convocation.

1.2 Assemblée générale extraordinaire (AGE)

L’AGE est convoquée lorsqu’une décision importante et urgente doit être prise (modification des statuts, dissolution, fusion, etc.). Les modalités de convocation et de quorum sont souvent plus strictes que pour l’AGO. Elle nécessite une organisation rigoureuse pour garantir la validité des décisions.

Cas fréquents nécessitant une AGE :

• Modification des statuts ou du règlement intérieur

• Changement de dénomination ou d’objet de l’association

• Dissolution de l’association

• Fusion avec une autre structure

💡 Conseil pratique : avant d’organiser une AGE, assurez-vous qu’une AGO ne pourrait pas suffire pour traiter le sujet. Vérifiez également les modalités de vote qui peuvent différer selon le format de l’assemblée. Reportez-vous aux statuts pour vous assurer des tenants et aboutissants.

2. La préparation de l’assemblée générale

2.1 Pilotage et envoi des convocations

L’organisation de l’AG est gérée par le bureau, souvent sous la responsabilité de la présidente ou du président et du/de la secrétaire. Iels doivent :

• Définir la date et l’horaire de l’Assemblée 

• Rédiger et envoyer les convocations comprenant l’ordre du jour, le formulaire de pouvoir et le cas échéant, l’appel à candidature pour le renouvellement des membres du conseil d’administration

• Assurer la logistique (lieu, matériel, accès à distance si nécessaire)

💡 Conseil pratique : assignez une personne responsable pour piloter l’organisation en mode projet.

⚠️ Attention : de plus en plus d’associations envoient leurs convocations de façon dématérialisée, par courriel. Vérifiez bien que vos statuts prévoient ce mode de convocation au risque de voir l’assemblée ne pas être valable.

2.2 Choix du format et du lieu

• En présentiel : si votre association ne dispose pas d’un local pouvant accueillir l’ensemble des membres, à vous de trouver une salle accessible, équipée et adaptée au nombre de participant•es. N’attendez pas le dernier moment pour la réserver au risque de ne pas trouver ! 

• En ligne : prévoyez un outil de visioconférence sécurisé, permettant l’émargement et le vote à distance. Faites des tests en amont pour vous assurer que vous maîtrisez bien la technique. Prévoyez un temps de connexion d’un quart d’heure avant le début des débats.

• Hybride : assurez-vous que les membres à distance puissent pleinement participer (son, image, possibilité d’interaction). Si possible, envisagez de projeter sur écran la mosaïque des personnes présentes en ligne pour favoriser l’interaction avec les membres présent•es sur place.

💡 Conseil pratique : communiquez clairement les modalités de connexion (lien en clair, mot de passe) et testez l’outil avec des personnes qui ne sont pas digital native. Vous pouvez également enregistrer une vidéo de démonstration avec Loom pour montrer comment se connecter, comment voter, comment lever la main, comment brancher la caméra et le micro… 

2.3 Envoi des documents préparatoires

• Convocation officielle précisant la date, l’heure et le lieu (et/ou lien de connexion)

• Ordre du jour détaillé

• Rapport moral et financier (en pièce jointe ou en lien sur un Drive)

• Appel à candidatures pour le conseil d’administration et modalités de candidature

• Formulaire de procuration pour les membres absent•es

• Lien vers la vidéo explicative, le cas échéant

💡 Conseil pratique : à défaut de délai précisé dans les statuts, envoyez ces documents au moins 15 jours avant l’AG pour permettre aux membres de se préparer et, si nécessaire, de poser des questions en amont.

3. Le déroulement de l’assemblée générale

3.1 Accueil et émargement

• En présentiel : mise en place d’une feuille d’émargement où chaque membre signe sa présence. Les membres disposant d’un pouvoir doivent aussi émarger pour les personnes qu’iels représentent.

• En ligne : validation des présences via un formulaire ou une inscription en début de réunion sur le chat de la visioconférence.

Cette étape de l’émargement est indispensable pour déterminer si le quorum est atteint et si l’assemblée peut valablement délibérer.

3.2 Présentation et votes

La présidente ou le président présente l’ordre du jour et les documents soumis au vote. Les votes peuvent se faire :

• À main levée

• Par bulletin papier anonyme

• Avec une application numérique dont le lien est partagé au moment de l’assemblée

• Via un outil numérique sécurisé pour les assemblées en ligne ou hybrides

💡 Conseil pratique : le vote par bulletin est recommandé pour l’élection des administratrices et administrateurs. Soyez large dans le nombre de bulletins que vous préparerez et prévoyez le temps de dépouillement et de vérification des votes.

3.3 Gestion des procurations

Si les statuts le permettent, un•e membre peut voter au nom d’un•e autre en présentant un pouvoir signé. Vérifiez les conditions spécifiques inscrites dans vos statuts (nombre de pouvoirs autorisés par membre, format spécifique, signature requise).

💡 Conseil pratique : prévoyez un modèle de pouvoir clair et facile à remplir pour éviter toute contestation. Ainsi, la personne qui donne procuration doit pouvoir exprimer ses votes au regard de chaque point de l’ordre du jour : pour – contre – abstention

4. Les obligations post-assemblée

4.1 Rédaction du procès-verbal (PV)

La ou le secrétaire doit rédiger un procès-verbal détaillant :

• La liste des participant•es et des pouvoirs reçus

• Les points abordés et les votes réalisés

• Les décisions prises et les éventuels engagements

Ce document doit être signé par la présidente ou le président et la/le secrétaire.

4.2 Enregistrement des décisions

Si l’AGO a changé le bureau ou modifié l’adresse du siège social, un dossier doit être déposé à la préfecture avec :

• Le procès-verbal signé

• La liste actualisée des administratrices et administrateurs

• Le formulaire Cerfa correspondant

💡 Conseil pratique : il est possible d’effectuer désormais ces démarches en ligne. 

4.3 Communication des décisions

Même s’il n’est pas obligatoire de communiquer les décisions prises lors de l’assemblée générale annuelle, il est plus que recommandé de :

• Mettre à jour la partie « gouvernance » ou le trombinoscope des membres du bureau et du conseil d’administration sur le site de l’association
• Rédiger un compte-rendu pour la newsletter
• Publier des posts sur les réseaux sociaux pour annoncer que le conseil d’administration de l’association a la joie d’accueillir telle et telle personne en les taguant (avec leur accord préalable, cela va sans dire !)
• Faire parvenir aux financeurs publics et privés ainsi qu’aux partenaires opérationnels les documents validés par l’assemblée : bilan, compte de résultats, rapport financier, rapport moral, rapport d’activité

💡  Conseil pratique : réalisez une synthèse des décisions prises pour faciliter leur diffusion.

L’assemblée générale annuelle est un incontournable de la vie associative. Elle permet de réunir les membres de la structure pour leur présenter les réalisations et les projets. Elle permet de gérer de manière démocratique les actions et activités. Elle permet enfin de renouveler les organes de décision pour pérenniser l’association.