Dans beaucoup d’associations, les outils numériques sont adoptés un peu par défaut, « parce qu’il le faut bien », sans que l’on prenne le temps de réfléchir vraiment à leurs usages et à leurs besoins.
Ce réflexe peut vite s’avérer toxique. Il fait perdre du temps. Il crée de la confusion. Et surtout, il complique le travail des équipes au lieu de le simplifier.
Cet article vous invite à sortir de cet état de fait pour envisager le numérique comme un vrai levier stratégique au service de votre mission et de votre impact.
Sommaire
- Les outils par défaut : une source de blocages
- Prendre le temps de (se) poser les bonnes questions
- Le numérique, un levier stratégique
- Des solutions adaptées et accessibles : bien choisir vos outils
- L’intelligence artificielle en association : un sujet à débattre collectivement
- Pourquoi une charte informatique est essentielle pour votre association
- Gérer vos données et respecter le RGPD
1. Les outils par défaut : une source de blocages
Vous avez sûrement déjà rencontré cette situation : plusieurs outils qui ne communiquent pas, des infos éparpillées, des bénévoles ou salarié•es qui perdent du temps à comprendre comment ça marche. Ou à copier-coller les informations d’un outil à un autre. Ou à faire de la spéléogie pour retrouver la bonne version du fichier Excel des contacts…
Selon une étude du McKinsey Global Institute (2012), on passe en moyenne un cinquième de notre temps de travail – soit une journée par semaine – rien qu’à chercher des informations et des données.
Résultat ? De la frustration, des processus inefficaces et un gros couac dans le fonctionnement de l’association.
Pour sortir de ce cercle vicieux, il ne suffit pas d’ajouter un nouvel outil “miracle”. Il faut d’abord comprendre ce qui coince, ce qui fonctionne et ce dont vous avez vraiment besoin. C’est là que la réflexion collective entre en jeu.
2. Prendre le temps de (se) poser les bonnes questions
Avant d’adopter un nouvel outil ou de continuer à utiliser celui qui ne vous convient pas tout à fait, posez-vous ces questions simples :
- Qu’est-ce qui marche vraiment dans vos usages actuels ?
- Quels sont vos besoins prioritaires ?
- Vos équipes sont-elles prêtes à utiliser ce nouvel outil ?
Impliquer vos bénévoles et salarié•es dans cette réflexion est indispensable pour assurer une adoption réussie.
Mon conseil :
Prévoyez une session de remue-méninges sur les outils une fois par semestre. Cela permet de faire le point, de partager les bonnes pratiques et d’éviter que certaines frustrations ne s’installent trop durablement.
Une fois vos besoins clarifiés, il devient beaucoup plus simple de voir comment le numérique peut vous aider à avancer. Non pas comme un simple support technique mais comme un véritable moteur de développement.
3. Le numérique, un levier stratégique
Au-delà de la gestion quotidienne, le numérique est là aussi pour :
- Clarifier rôles et responsabilités
- Mieux coordonner les équipes
- Améliorer la communication interne et externe
- Optimiser la recherche de financements
- Soutenir la mobilisation et l’engagement des bénévoles
Une vraie plus-value pour votre association si vous le pensez comme un outil de pilotage et de développement.
Mon conseil :
Pensez besoin avant de penser outil.
Mais pour qu’il devienne un moteur, encore faut-il choisir des outils qui s’intègrent vraiment à votre fonctionnement… et qui donnent envie à vos équipes de s’en servir au quotidien.
4. Des solutions adaptées et accessibles : bien choisir et exploiter vos outils
L’idée, ce n’est pas de multiplier les applications mais de sélectionner celles qui répondent vraiment à vos besoins, qui s’intègrent facilement dans votre organisation et que vos équipes auront envie d’utiliser.
Je vais donner quelques pistes s’appuyant sur la pile d’outils que j’utilise et recommande dans mon activité. Cette liste est par définition incomplète…
Les basiques
La suite Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Agenda, Gmail…) est une base solide, gratuite ou à faible coût, très accessible. Elle permet de partager documents, calendriers, gérer les mails et collaborer en temps réel. C’est un excellent point de départ pour centraliser vos ressources et améliorer la coordination.
Les collaboratifs avancés
Les outils no code méritent une mention particulière. Plutôt que de se précipiter vers des logiciels « sur l’étagère » – c’est-à-dire tout prêts – vous pouvez créer des solutions sur mesure, évolutives, avec peu ou pas de code, parfaitement adaptées à votre fonctionnement.
- Notion est un espace collaboratif où vous pouvez structurer un centre de ressources, gérer des bases de données, planifier des tâches, partager des documents, le tout dans un environnement personnalisable.
- Softr permet de transformer vos bases Notion en applications web conviviales pour animer la vie associative, créer des espaces membres ou gérer des inscriptions.
- Fillout ou Tally offrent la possibilité de créer des formulaires en quelques clics et de rapatrier les réponses vers votre espace Notion
Ces outils donnent une vraie flexibilité car ils évoluent avec vous, évitant la contrainte du changement complet lorsque l’association grandit ou que les besoins changent.
Les éthiques et libres
Côté solutions françaises et libres, qui respectent la vie privée et la souveraineté numérique, Framasoft est une référence incontournable. Ils proposent plusieurs services adaptés aux associations :
- Framapad pour l’édition collaborative de documents en temps réel,
- Framagenda pour les calendriers partagés,
- Framasite pour créer un site web simple,
- Framalistes pour gérer des listes de diffusion…
Ces solutions sont gratuites, éthiques et encouragent une démarche responsable dans le numérique.
Enfin, pour des usages plus avancés, des plateformes comme TimeTonic offrent un mix entre base de données, gestion de projet et CRM, avec une interface intuitive, à un tarif raisonnable. Elles peuvent accompagner des associations avec des besoins plus structurés, tout en restant accessibles.
NB : ce sont des outils que j’utilise. Je n’ai aucun lien d’affiliation avec ces applications…
Et puisque le paysage numérique évolue vite, certains outils embarquent déjà des fonctions d’intelligence artificielle, parfois sans que vous le réalisiez. Autant prendre le temps de réfléchir ensemble à ce que cela implique.
5. L’intelligence artificielle en association : un sujet à débattre collectivement
L’intelligence artificielle (IA) fait aujourd’hui partie intégrante de nombreux outils numériques. Elle peut automatiser des tâches répétitives, aider à analyser des données, personnaliser la communication ou encore enrichir la production de contenus.
Mais son usage soulève aussi des questions éthiques et pratiques, notamment en matière de confidentialité, de transparence et d’impact sur les rôles humains.
Il est donc important d’aborder ce sujet collectivement dans votre association :
- quels usages sont pertinents pour vous ?
- quels risques faut-il anticiper ?
- comment garantir que l’IA reste un outil au service de votre mission et non une fin en soi ?
Mon conseil :
Le temps n’est plus à se demander si votre association va utiliser ou non l’IA. Le temps est de décider comment votre association va l’utiliser. Et de définir les bonnes pratiques en adéquation avec vos valeurs et vos besoins. Là encore, une réflexion partagée est indispensable pour cadrer son utilisation.
Cette réflexion sur l’IA rejoint un sujet plus large : la manière dont votre association encadre l’usage du numérique. C’est exactement le rôle d’une charte informatique.
6. Pourquoi une charte informatique est essentielle pour votre association
La charte informatique est un document qui définit les règles d’utilisation des équipements et services numériques mis à disposition dans l’association (ordinateurs, mails, accès aux données, etc.).
Elle sert à :
- clarifier les droits et responsabilités des utilisatrices et utilisateurs
- protéger les données sensibles et la confidentialité
- prévenir les usages inappropriés ou les risques de sécurité
- sécuriser juridiquement l’association en cas de litige
Elle est un outil de gouvernance simple mais puissant qui facilite la confiance entre les membres et assure un cadre clair dans l’usage du numérique.
Mon conseil :
Une association ne peut plus se permettre de faire l’impasse sur ce document. Elaborée en commun et validée par l’Assemblée Générale, elle est le signe d’une organisation numérique pensée et maîtrisée.
Encadrer les usages, c’est bien. Mais respecter la loi en matière de données personnelles, c’est indispensable. Et pour les associations, cela passe par le RGPD (règlement général de la protection des données).
7. Gérer vos données et respecter le RGPD
La conformité au RGPD est un point essentiel à ne pas négliger. La gestion numérique implique de traiter des données personnelles : contacts, bénévoles, donatrices et donateurs, partenaires…
Il est important de :
- Mettre en place un registre des traitements des données,
- Informer clairement les personnes concernées sur l’utilisation de leurs données,
- Assurer la sécurité et la confidentialité des informations,
- Permettre l’exercice des droits (accès, rectification, suppression).
Cette démarche n’est pas accessoire. Dès que vous enregistrez un nom et une adresse courriel, vous gérez des données…
Mon conseil :
Programmez les mentions RGPD dans tous vos messages envoyés par mail. Idem pour le pied de page de votre newsletter. Idem pour le formulaire d’inscription à un de vos événements.
Des modèles existent de registre de traitement des données sont disponibles en ligne, sur le site de la CNIL par exemple.
Tous ces éléments – choix des outils, encadrement, respect des données – s’imbriquent pour créer une organisation numérique fluide, sécurisée et au service de votre mission.
En résumé
Osez (re)penser votre rapport au numérique.
En association, le numérique ne doit pas être subi en mode « parce qu’on ne peut plus faire autrement ». Même si on a la nostalgie des comptes écrits à la main dans un grand cahier…
Penser le numérique comme facteur de développement implique de prendre du recul, d’analyser l’usage et les besoins et d’interroger les équipes sur leurs rapports avec les outils en place.
Besoin d’un coup de main pour analyser votre situation et définir un plan d’action sur mesure ? Je vous accompagne avec plaisir.
Si vous avez besoin d’aide pour penser votre digitalisation, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes.