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Les outils #6 : Miro

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Les étapes du diagnostic initial

Dans la série des outils en ligne gratuits pour animer la vie associative, gros plan sur Miro, le tableau blanc numérique. Le tableau blanc numérique Avec la pandémie, nous avons toutes et tous appris à travailler ensemble à distance. Nous avons surtout adopté les versions numériques de nos outils habituels comme le tableau blanc, indispensable support d’animations, de réflexions et autres méthodes métaplan. Le tableau blanc est l’outil collaboratif par excellence. Petit tour de son usage orienté associations. Les usages pour les associations Support de communication externe Le tableau blanc numérique est appréciable pour les Actions de sensibilisation : jeux brise-glace Formations : remue-méninges, répartition des rôles, métaplan Animations d’une fresque et partage de connaissances… Collaboratif, il permet à un groupe de se rejoindre dans un espace dédié et de travailler sur un seul et même projet en simultané. En interne penser un workflow : recrutement des bénévoles, parcours des adhérent•es, stratégie éditoriale… construire un process sous forme de diagramme : gestion administrative, gestion financière, recrutement… cartographier les forces vives de l’association et leurs interdépendances synthétiser la pile d’outils numériques ou visualiser le hub… Le choix de Miro Comme bien souvent avec les nouveaux outils numériques, le choix est à la croisée des attentes, des besoins, des recommandations et de la première découverte de l’outil. Parmi mes critères de sélection : une prise en main intuitive des fonctionnalités avancées, même en version gratuite un espace illimité une bibliothèque de modèles prêts à l’usage pour des fonctionnalités basiques et avancées (diagrammes, flux de travail, supports de design thinking) la possibilité d’exporter en format image ou en pdf. Un flux de travail créé sous Miro Le truc en plus Il est possible d’intégrer directement un tableau Miro dans Notion.   Besoin d’aide pour votre association ? Parlons-en ensemble ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Les outils #5 : Tally

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Exemple d'un formulaire créé sous Tally et personnalisé aux couleurs d'Is@ vous Zed

Quel outil pour créer et personnaliser ses formulaires ? Gratuit, simple d’utilisation, automatisable avec Notion, Tally présente toute les qualités d’un outil solide et complet. Pourquoi Tally ? Le choix d’outils pour créer des formulaires en ligne est plus que vaste. En dehors de toute considération éthique – ”Google or not Google” n’est pas ma question – j’ai recherché un outil répondant à mes besoins et à mes critères et j’ai opté pour Tally. Voici les raisons qui ont fait pour moi pencher la balance vers Tally : La facilité de prise en main Tally fonctionne par blocs, comme Notion. Comme dans Notion, l’ouverture du menu se fait par le / : le recours aux raccourcis clavier permet de rapidement construire un formulaire. De plus, Tally propose une bibliothèque de modèles… en anglais. Je ne suis pas toujours fan des mises en forme prêtes à l’emploi mais elles ont l’avantage de montrer ce dont l’outil est capable. L’intégration native avec Notion Parmi les fonctionnalités que j’apprécie, c’est la possibilité de retrouver directement dans une base de données Notion les informations complétées dans un formulaire Tally. Bien entendu, Notion n’est pas le seul outil connectable en direct ou via un outil tiers comme Zapier ou Make. Avec Notion, la mise en place de la synchronisation est rapide et intuitive grâce aux connexions de mappage entre les champs Tally et Notion.  La personnalisation des formulaires Avec Tally, inutile de payer pour ajouter son logo ou les couleurs de sa charte graphique dans son questionnaire ! Il est également possible de personnaliser l’image de couverture de façon à créer une unité de marque. Enfin, rien de plus simple que d’ajouter une photo ou une image dans le formulaire : une fonction très utile dans la page de remerciements. Et pour pousser un peu plus avant l’harmonisation avec Notion, Tally propose pour certains types de questions les mêmes couleurs que dans les bases de données Notion. Des fonctions avancées On a toutes et tous eu l’occasion de galérer à créer des formulaires en ligne sur des outils ne prenant pas en charge les questions conditionnelles. Et que dire de ces formulaires de demandes de financements impossibles à sauvegarder et reprendre ? Avec Tally, on oublie ces désagréments puisque l’outil permet dans sa version basique gratuite de mettre en place des questions conditionnelles et de sauvegarder un formulaire partiellement complété. Enfin, la réponse automatique est intégrée : une fois le formulaire soumis, une page de remerciements s’ouvre. Personnalisable elle aussi, elle peut permettre de diriger vers une autre adresse, comme la page de l’événement auquel on vient de s’inscrire ou un site internet. Et pour les associations ? Tally est une application idéale pour les associations car c’est un outil : gratuit simple d’utilisation personnalisable connectable avec Notion et d’autres applications  De plus, un formulaire créé avec Tally est : partageable sous forme de lien dans un courriel, une infolettre ou sous forme de QR code sur une affiche intégrable sur le site internet sous forme standard, pleine page ou encore en mode fenêtre pop-up. Une modification dans le formulaire ? Elle se met à jour automatiquement sur le site ! Enfin, un formulaire Tally dans le format d’une question suivie d’un champ de réponse est accessible aux personnes déficientes visuelles utilisant un lecteur d’écran. Besoin d’aide pour votre association ? Parlons-en ensemble ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Les outils #4 : Save to Notion

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Visuel de la sauvegarde via l'outil Save to Notion

Dans l’univers de Notion, une extension gratuite se taille la part du lion quand il est question de sauvegarder du contenu depuis le web : Save to Notion Un outil ingénieux Avant de connaître Notion, que de fois ai-je copié-collé des textes provenant d’Internet pour les sauvegarder sous Word dans des dossiers numériques ! Depuis la découverte de Notion, cette période est révolue. D’autant qu’il existe une extension gratuite, téléchargeable sur Chrome, qui s’appelle Save to Notion. L’utilité de cette extension est de sauvegarder en quelques clics dans une base de données l’intégralité d’une page Internet. Un article de fond vous intéresse ? Une newsletter partage des conseils que vous souhaitez mettre de côté ? Vous avez trouvé la recette ultime des sablés de Noël et vous voulez la retrouver très facilement ? Les usages sont multiples, mais la procédure simple et unique. Installez l’extension Save to Notion depuis le Chrome Web Store Dans la barre de navigation, affichez l’icone Save to Notion Côté Notion, créez la base de données dans laquelle seront sauvegardées les pages web  En navigation, une fois sur la page que vous souhaitez conserver, cliquer sur le bouton. Un menu contextuel s’ouvre, vous proposant plusieurs bases de données. Une fois la base choisie, vous pouvez également déterminer les attributs que vous souhaitez indiquer. Donc, sans quitter le web, vous allez enregistrer et caractériser le contenu pour mieux retrouver ensuite votre page sauvegardée. Présentation en images Quelques limitations L’extension Save to Notion a du mal à sauvegarder les pages créées déjà sur Notion. De même dans le cadre de recettes où il est possible sur le site de choisir le nombre de personnes et qui fait varier de ce fait les quantités, la sauvegarde n’est pas automatique. Connaissant ces limitations, rien de plus simple que de vérifier une fois la sauvegarde faite que l’intégralité de l’article a bien été conservé. Mon avis Gain de temps et facilité d’utilisation : encore un combo gagnant ! Un indispensable pour démultiplier l’efficacité de Notion. Quel que soit le besoin de votre association en terme de digitalisation, si nous en parlions ensemble ? Je réserve mon rendez-vous découverte

Les outils # 3 : Notion Calendar

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Image d'illustration avec des personnages Notion

Un nouvel outil dans la boîte Vous le savez, je suis fan de Notion. C’est d’ailleurs mon outil #1 ! Fan de sa facilité de prise en main, fan de sa modularité, fan des possibilités offerte par cet outil. Désormais, je suis méga fan parce que Notion vient de lancer (le 18 janvier 2024) le Notion Calendar. Pour faire simple, un outil qui vous permet d’allier les fonctionnalités de votre Google Calendar avec vos bases de données en vue calendrier sous Notion. Je ne me lancerai pas dans un tutoriel de présentation : Shubham Sharma, Vince de Kréa City ou encore Lou Attal l’ont déjà fait. Je vous invite à voir ces vidéos pour découvrir visuellement l’outil. Un nouveau calendrier, pourquoi faire ? Notion Calendar vient se superposer à votre Google Calendar. Sa force ? Il vient agréger toutes les vues calendrier que vous pouvez avoir dans vos bases de données Notion pour les intégrer et les synthétiser dans un seul outil. Jusqu’à présent, je jonglais entre plusieurs calendriers ou vues chronologiques éparpillées : les vues calendrier de mes missions de consultante, dans lesquelles des tâches sont indiquées avec des plages de travail et des dates limite le calendrier pour toutes les tâches récurrentes, celles que l’on risque le plus facilement d’oublier, quand on est prise dans le quotidien : la déclaration URSSAF, la sauvegarde de l’espace Notion, la sauvegarde du site Internet, la mise à jour de la comptabilité, les rapprochements bancaires et toutes ces petites tâches chronophages mais véritablement incontournables le calendrier éditorial dans lequel j’ai programmé les articles à rédiger pour mon site et les idées de posts à mettre sur LinkedIn le calendrier de rendez-vous professionnels lié à l’outil Koalendar pour les rendez-vous découverte Et mon calendrier de rendez-vous personnels De quoi s’y perdre ! Quelle utilité ? La question se pose de la performance de l’outil par rapport aux outils déjà existants ou déjà en place. Comme je l’ai dit, Notion Calendar est une couche supplémentaire qui vient agréger les actions, tâches et sous tâches enregistrées dans Notion avec votre calendrier classique. De plus, Notion Calendar permet un gain de temps dans la programmation des rendez-vous. On reste dans l’idée de l’espace collaboratif cher à Notion. Donc directement depuis le calendrier, il est possible de réserver des plages horaires, d’envoyer le lien de réservation aux personnes invitées à la réunion et que celles-ci ci et ceux-ci puissent répondre directement. Une fois le créneau bloqué par les participant•es, les autres dates et horaires proposés s’effacent. Un énorme gain de temps, quand on sait la difficulté qu’il y a à bloquer un créneau de rendez-vous et de réunion quand il y a plus de deux personnes ! Pour découvrir toutes les fonctionnalités : voir les premiers pas avec Notion Calendar Ce que j’en pense Clairement, je ne pensais pas avoir besoin d’un nouveau calendrier. Je m’étais habituée à passer d’une vue calendrier à une autre dans mon espace Notion professionnel. La perte de temps me paraissait gérable au regard des autres avantages de Notion. Comme Notion est l’outil central sur lequel je pilote mon activité, il va de soi que je me tiens informée des nouveautés. Donc, j’ai assisté à un webinaire de présentation de Notion Calendar. Et aussitôt la présentation faite, je l’ai téléchargé et y ai rapatrié tous mes calendriers et toutes mes vues calendrier… J’ai également installé l’app sur mon téléphone et ma tablette. Je n’ai pas encore exploité toutes les possibilités de l’outil. Travaillant en solo, toutes les fonctionnalités de partage en mode équipe ne me sont pas très utiles pour le moment. Travaillant en France, l’affichage de plusieurs fuseaux horaires en marge du calendrier ne m’est pas très utile non plus. Quelques bémols J’aurais aimé trouver quelques fonctionnalités natives comme la mise à jour dans les deux sens c’est-à-dire de Notion Calendar vers Google Calendar pour bloquer les temps de travail profond ou bien encore la possibilité depuis Notion Calendar d’utiliser un modèle de page d’une base de données lors de la création d’un rendez-vous. Mon avis Notion + Notion Calendar : combo gagnant pour la productivité et la gestion du temps. Je recommande d’autant plus que l’outil est lui aussi gratuit. Lien de téléchargement de Notion Calendar Télécharger Notion (lien affilié) Quel que soit le besoin de votre association en terme de digitalisation, si nous en parlions ensemble ? Je réserve mon rendez-vous découverte

Les outils #1 : NOTION

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Illustration Notion

Pourquoi avoir choisi Notion ? Je cherchais un outil #NoCode gratuit, simple d’utilisation et qui puisse répondre à mes besoins à la fois d’organisation de mon activité professionnelle et de collaboration avec les associations que j’accompagne. Découvert lors de ma formation au #NoCode dispensée par WinSide (voir mon précédent billet sur mes nouvelles compétences digitales, Notion me faisait de l’œil. Toutefois, avant de me décider pour cette application, j’ai listé noir sur blanc mes besoins, mes attentes et mes moyens.  Ce qui a guidé mon choix, outre le fait que j’avais déjà pu prendre en main brièvement l’application, était la polyvalence de l’outil, sa souplesse d’utilisation et la richesse des ressources dans tous les segments utiles à mon activité. Ainsi, nombreux sont les tutoriels et modèles gratuits qui permettent de bien démarrer le déploiement de sa solution personnalisée. Car là est bien la force première de Notion : mon espace de travail est à mon image. Il correspond à ce que je fais et à qui je suis. Et il évolue selon mes besoins. Comment j’utilise Notion ? Tout ce que je produis est sur Notion ou presque. Lors du démarrage de mon activité, je ne connaissais pas encore le NoCode et ses apps, aussi avais-je souscrit un abonnement à un logiciel de comptabilité qui correspondait à mes besoins d’auto-entrepreneuse. Je ne le regrette pas : ce logiciel me permet de piloter en toute tranquillité la partie financière, des devis et factures jusqu’aux écritures comptables. Bien sûr, il est possible de développer les mêmes fonctionnalités sous Notion mais je ne suis pas favorable à la réinvention de la roue. Si cela existe déjà ailleurs, sous une autre forme, et que cela fonctionne bien, autant l’utiliser ! Professionnellement, j’utilise Notion pour : gérer mon quotidien, de la liste des tâches à faire à la gestion du planning sauvegarder les contacts des structures accompagnées piloter mes missions, depuis les notes prises lors du rendez-vous découverte jusqu’au rapport de diagnostic structurer mon espace éditorial : dès qu’une idée de contenu me vient, je la stocke pour ne pas la perdre. Une excellente alternative au bout de feuille volante que l’on ne retrouve jamais et pourtant l’idée était si bonne… stocker de façon optimisée mes notes et ressources diverses.  Bénévolement, j’ai créé un compte Notion au nom de l’association afin de piloter un projet de jeu digital, permettant à une équipe de 7 personnes de collaborer en temps réel. Enfin, personnellement, j’ai utilisé Notion pour créer un espace partagé avec ma Maman lors de notre voyage en Egypte. Toutes les informations importantes y étaient accessibles à l’une comme à l’autre… Est-ce que Notion pourrait être utile à votre association ? Dans ma pratique, je recherche toujours les outils les mieux adaptés à la façon de fonctionner des associations que j’accompagne.  Il est donc fort possible que Notion puisse répondre à certains de vos besoins, tels que : la mise en place d’un espace pour les bénévoles : les accueillir, partager la « culture bénévole » de votre association, mettre à leur disposition vos ressources et bonnes pratiques… la création d’un espace collaboratif pour embarquer sur un projet plusieurs membres de vos équipes bénévoles et/ou salariées la gestion de votre calendrier éditorial la création d’une page web … Certaines de ces fonctionnalités sont développables dans la version gratuite de l’outil. Quant à la version payante, elle permet d’étendre le travail d’équipe et d’automatiser certains process en couplant l’app avec d’autres logiciels. Notion propose également un abonnement à son outil d’intelligence artificielle permettant d’améliorer ou de modifier le contenu, de le traduire, de le résumer… Bref, d’ajouter la puissance de l’IA directement dans l’application. Quel que soit le besoin de votre association en termes de transformation digitale, si nous en parlions ensemble ? Je réserve mon rendez-vous découverte

NoCode Summit 2023

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Le NoCode Summit 2023 - Photo Isabelle Dumont

Le rendez-vous de la communauté NoCode Pour la première fois, j’ai participé cette année au NoCode Summit, grand événement autour de l’écosystème du NoCode.  Hébergée à la Station F, cette manifestation s’est tenue les 10 et 11 octobre 2023 à Paris. Elle a réuni, selon les organisateurs, environ 2 500 personnes, soit sur place soit à distance. Le programme La technologie NoCode était au cœur des rencontres et des échanges avec un focus sur l’Intelligence Artificielle et les IA génératrices.  Tout au long de ces deux journées, des conférences, des présentations, des tables rondes ont parlé NoCode, outils, logiciels, performances et évolutions.  Bien entendu, chaque participant•e était invité•e à télécharger l’application mobile pour s’inscrire aux différentes conférences, créer son programme ou bien encore envoyer des messages directement aux autres personnes présentes sur l’événement. Les exposants La part belle était faite aux éditeurs de logiciels venus présenter leurs produits. Il était intéressant de voir que bon nombre avaient fait le déplacement depuis les Etats-Unis ou l’Inde pour participer à ce salon.  Certains éditeurs ont proposé des défis à réaliser en direct : construire sous les yeux du public des solutions techniques en utilisant uniquement leurs outils selon un cahier des charges bien défini. Un hackathon d’un week-end a mobilisé les volontaires pour développer deux solutions technologiques en NoCode pour la Croix Rouge Française.  NoCode et missions à impact social convergent et se complètent dans une logique de gagnant-gagnant. Les associations ou les entreprises de l’économie sociale et solidaire peuvent se digitaliser à coût raisonné et en des temps relativement courts grâce au NoCode. Le NoCode trouve des débouchés et des cas d’usage pour monter en puissance dans la construction de systèmes opérationnels. Les DevOps peuvent tester leurs solutions sur des cas d’usage et affiner leurs compétences de terrain. Pourquoi assister à cet événement ? Les outils NoCode sont entrés depuis plusieurs mois maintenant dans mon fonctionnement professionnel.  Une NoCodeuse m’a même demandé « Quelle est ta stack ? ». Traduit en français, cela donne « dis-moi quels outils nocode tu utilises et je te dirai ce que tu fais ». Pour moi, je travaille avec le trio gagnant : Notion – Tally – Miro.  Je m’investis en tant que bénévole dans l’association NoCode France : j’ai rejoint la Guilde Diversité & Inclusion pour travailler à l’accessibilité des contenus pour les personnes en situation de handicap, en premier lieu la retranscription des podcasts pour les personnes déficientes auditives. Je cherche des outils adaptés aux associations. Sur ce salon, j’ai pu échanger avec Zoho, plateforme indienne tout-en-un que j’ai recommandée à une de mes associations clientes. En quelques clics, un point de blocage a pu être levé (du moins en théorie, il me reste à le tester). J’ai rencontré des éditeurs américains qui, tous, ont une politique de prix solidaire pour les associations. Ce qui n’est pas le cas pour les éditeurs français rencontrés, très tournés vers les entreprises.  Ce grand rendez-vous des NoCodeuses et NoCodeurs était l’occasion de rencontrer en vrai (IRL) des personnes avec lesquelles j’échange régulièrement dans le cadre de mes actions bénévoles ou de revoir celles et ceux rencontrés lors des MeetUp. C’était aussi un moment privilégié pour retrouver des camarades de la promo 9 des NoCodeuses de WinSide. Ou bien encore de revoir Houcine Menacer et Manal Ghezli de WinSide et d’échanger avec Emmanuelle Larroque de Social Builder qui est tout comme moi membre d’Ensemble contre le Sexisme. Enfin, j’y ai fait la connaissance d’autres freelances qui interviennent dans des domaines complémentaires du mien.

Les aventures au pays du NoCode

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Vue du tableau de bord professionnel d'Is@ vous Zed sur Notion

L’erreur est humaine… Dans mon parcours d’entrepreneuriat, je découvre peu à peu à quel point mes erreurs sont riches d’enseignement.Elles m’apprennent à relativiser, à m’adapter et à adapter mon offre de services.Et surtout elles m’incitent à rester à l’écoute.J’ai fait des erreurs de débutante. Dans ma pratique. Avec mes outils.A l’avenir, j’en ferai certainement d’autres, par inadvertance ou par manque d’attention. Ou parce que j’irai trop vite. Ou trop lentement… Je me fustigerai certainement, par habitude.Mais je sais à présent que je suis en capacité de dépasser ces constats et surtout que je suis outillée pour le faire. Faire et défaire… Pour suivre le feuilleton, abonnez-vous à ma page Isabelle Julia DUMONT | LinkedIn et à celle d’Is@ vous Zed, toujours sur LinkedIn.