Créez une présentation pour votre Assemblée Générale : conseils pour un impact maximum
L’assemblée générale annuelle ordinaire (AGO) est un moment incontournable dans la vie d’une association. Une fois par an, l’association convoque ses membres pour leur présenter le bilan de l’année écoulée, partager les perspectives de développement et leur demander de valider les décisions stratégiques proposées par le Conseil d’Administration. Les membres sont aussi appelé•es à élire les administratrices et administrateurs au cours de cette rencontre. Il va de soi qu’un support de présentation bien conçu est essentiel pour capter l’attention, rendre les informations claires et faciliter les échanges. Avec la généralisation des AG en ligne, il est aussi primordial de penser à l’accessibilité pour tous les participant•es. On ne voit pas de la même façon une diapositive projetée sur un écran dans une salle de réunion que sur l’écran de sa tablette ou de son smartphone. D’où l’importance de penser son support pour qu’il soit à la fois pertinent et fonctionnel. Quelques idées pour vous accompagner dans cet exercice… 1. Concevoir un support visuel dynamique Choisir des outils adaptés Est-il utile de présenter encore PowerPoint ou Slide ? Même sans compétences techniques avancées, avec les modèles existants, il est assez facile de concevoir une présentation de qualité. D’autres outils comme Canva ou Gamma proposent soit des modèles de diaporama soit la possibilité de générer une présentation en s’aidant de l’IA. Pour ma part, j’utilise régulièrement la version gratuite de Gamma pour la souplesse de sa mise en forme et ses modèles très facilement personnalisables. Si vous souhaitez tester la génération d’une présentation avec l’IA, je vous recommande d’utiliser la fonctionnalité « coller le texte » pour conserver l’intégralité de votre texte d’origine. Enfin, si vous choisissez une mise en forme déjà existante, n’oubliez pas de l’adapter pour qu’elle soit cohérente avec votre charte graphique et l’identité visuelle de votre association. Intégrer des éléments multimédias En toute logique, vous avez déjà préparé et rédigé votre rapport annuel d’activité. Recyclez les visuels et graphiques que vous avez réalisés pour ce document. Quand on n’a plus qu’à se soucier de la mise en page, tout va beaucoup plus vite… Pour dynamiser votre présentation, misez sur : des infographies pour synthétiser des données chiffrées et illustrer des tendances ; des images de vos événements et actions pour donner du concret ; des vidéos courtes et sous-titrées pour capter l’attention ; des graphiques pour rendre les résultats financiers plus lisibles. Les nouvelles applications utilisant l’intelligence artificielle sont aussi à inviter pour enrichir votre contenu. Si vous ne connaissez pas encore, je vous invite à découvrir napkin ai un outil qui génère en quelques clics des diagrammes personnalisables aux couleurs de votre association. Si vous pensez diffuser ce support après l’AG en PDF, n’oubliez pas les descriptions alternatives des images et autres formats visuels pour que votre document soit accessible. Soigner la lisibilité et la mise en page Un bon design facilite la compréhension des informations. Pour cela, je vous recommande : des titres courts et percutants pour structurer la lecture ; des listes à puces plutôt que des paragraphes de texte denses ; une palette de couleurs sobre (3 couleurs maximum) avec des contrastes suffisants pour la lisibilité ; des polices lisibles et de grande taille : on évite les graphies fantaisie pour viser l’efficacité avec des polices sans serif comme Arial ou Verdana ; un alignement aéré et équilibré : pas de texte justifié pour éviter l’effet bloc et la surcharge visuelle La tentation est grande d’ajouter des animations et des effets de transition sur chaque slide et à chaque changement de slide. La révélation d’un chiffre clé ou la mise en avant d’un point important peuvent demander une animation. Mais la sobriété s’impose pour le reste, de crainte de déconcentrer vos membres. Quand on attend un effet plutôt qu’une information, la communication passe à côté de son objectif. 2. Réussir la diffusion d’une AG en ligne Anticiper la présentation sur la plateforme choisie Votre AG se déroule en ligne ou en mode hybride ? Assurez-vous que le support est bien compatible avec les outils utilisés (Zoom, Teams, Google Meet) et que le partage d’écran est simple à faire. Testez votre présentation avant le jour J sur la plateforme en ligne pour vérifier le rendu des diapositives, l’affichage des animations et la clarté des textes. Ce test permettra aussi de vous assurer que vous maîtrisez la technique. Rien de pire que d’avoir à régler les problèmes de partage d’écran ou d’audio alors que tout le monde est prêt à commencer l’AG… Favoriser l’interaction avec les participant•es Définissez d’entrée de jeu les règles et usages de la plateforme pendant l’Assemblée Générale : couper les micros ne pas interrompre la personne qui a la parole poser les questions par écrit dans l’onglet réservé à cet effet (Q/A)… A vous de voir ce qui convient le mieux pour rendre votre AG efficace et respectueuse des temps de parole. Il serait aussi dommage d’organiser une assemblée générale annuelle sans que les membres puissent voter de manière anonyme et sécurisée. Les plateformes les plus courantes permettent de créer un sondage pendant la diffusion du direct. Attention à bien le paramétrer pour éviter de voir publiquement les choix et votes. D’autres solutions – gratuites – existent comme Balotilo, avec des fonctionnalités plus adaptées aux besoins des associations. 3. Maximiser l’impact et la réutilisation du support Une fois votre présentation conçue, ne la laissez pas dormir dans un dossier numérique ! Pensez recyclage ! Combinée à votre rapport d’activité, c’est un outil stratégique de communication pour votre association. Quelques idées pour réutiliser efficacement son contenu : Reprenez le contenu dans un article de blog pour diffuser auprès d’un public plus large Transformez certaines diapositives en posts sur les réseaux sociaux (ex. une infographie par semaine sur LinkedIn ou Facebook) Utilisez les visuels dans votre newsletter pour résumer les points-clés de l’AG Créez un livret PDF à envoyer aux adhérent•es n’ayant pas pu assister à la réunion Conservez les éléments clés (données et formats) pour les intégrer dans votre prochain rapport d’activité : cela vous évitera … Lire la suite
