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Outils & Process

Les outils # 3 : Notion Calendar

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Image d'illustration avec des personnages Notion

Un nouvel outil dans la boîte Vous le savez, je suis fan de Notion. C’est d’ailleurs mon outil #1 ! Fan de sa facilité de prise en main, fan de sa modularité, fan des possibilités offerte par cet outil. Désormais, je suis méga fan parce que Notion vient de lancer (le 18 janvier 2024) le Notion Calendar. Pour faire simple, un outil qui vous permet d’allier les fonctionnalités de votre Google Calendar avec vos bases de données en vue calendrier sous Notion. Je ne me lancerai pas dans un tutoriel de présentation : Shubham Sharma, Vince de Kréa City ou encore Lou Attal l’ont déjà fait. Je vous invite à voir ces vidéos pour découvrir visuellement l’outil. Un nouveau calendrier, pourquoi faire ? Notion Calendar vient se superposer à votre Google Calendar. Sa force ? Il vient agréger toutes les vues calendrier que vous pouvez avoir dans vos bases de données Notion pour les intégrer et les synthétiser dans un seul outil. Jusqu’à présent, je jonglais entre plusieurs calendriers ou vues chronologiques éparpillées : les vues calendrier de mes missions de consultante, dans lesquelles des tâches sont indiquées avec des plages de travail et des dates limite le calendrier pour toutes les tâches récurrentes, celles que l’on risque le plus facilement d’oublier, quand on est prise dans le quotidien : la déclaration URSSAF, la sauvegarde de l’espace Notion, la sauvegarde du site Internet, la mise à jour de la comptabilité, les rapprochements bancaires et toutes ces petites tâches chronophages mais véritablement incontournables le calendrier éditorial dans lequel j’ai programmé les articles à rédiger pour mon site et les idées de posts à mettre sur LinkedIn le calendrier de rendez-vous professionnels lié à l’outil Koalendar pour les rendez-vous découverte Et mon calendrier de rendez-vous personnels De quoi s’y perdre ! Quelle utilité ? La question se pose de la performance de l’outil par rapport aux outils déjà existants ou déjà en place. Comme je l’ai dit, Notion Calendar est une couche supplémentaire qui vient agréger les actions, tâches et sous tâches enregistrées dans Notion avec votre calendrier classique. De plus, Notion Calendar permet un gain de temps dans la programmation des rendez-vous. On reste dans l’idée de l’espace collaboratif cher à Notion. Donc directement depuis le calendrier, il est possible de réserver des plages horaires, d’envoyer le lien de réservation aux personnes invitées à la réunion et que celles-ci ci et ceux-ci puissent répondre directement. Une fois le créneau bloqué par les participant•es, les autres dates et horaires proposés s’effacent. Un énorme gain de temps, quand on sait la difficulté qu’il y a à bloquer un créneau de rendez-vous et de réunion quand il y a plus de deux personnes ! Pour découvrir toutes les fonctionnalités : voir les premiers pas avec Notion Calendar Ce que j’en pense Clairement, je ne pensais pas avoir besoin d’un nouveau calendrier. Je m’étais habituée à passer d’une vue calendrier à une autre dans mon espace Notion professionnel. La perte de temps me paraissait gérable au regard des autres avantages de Notion. Comme Notion est l’outil central sur lequel je pilote mon activité, il va de soi que je me tiens informée des nouveautés. Donc, j’ai assisté à un webinaire de présentation de Notion Calendar. Et aussitôt la présentation faite, je l’ai téléchargé et y ai rapatrié tous mes calendriers et toutes mes vues calendrier… J’ai également installé l’app sur mon téléphone et ma tablette. Je n’ai pas encore exploité toutes les possibilités de l’outil. Travaillant en solo, toutes les fonctionnalités de partage en mode équipe ne me sont pas très utiles pour le moment. Travaillant en France, l’affichage de plusieurs fuseaux horaires en marge du calendrier ne m’est pas très utile non plus. Quelques bémols J’aurais aimé trouver quelques fonctionnalités natives comme la mise à jour dans les deux sens c’est-à-dire de Notion Calendar vers Google Calendar pour bloquer les temps de travail profond ou bien encore la possibilité depuis Notion Calendar d’utiliser un modèle de page d’une base de données lors de la création d’un rendez-vous. Mon avis Notion + Notion Calendar : combo gagnant pour la productivité et la gestion du temps. Je recommande d’autant plus que l’outil est lui aussi gratuit. Lien de téléchargement de Notion Calendar Télécharger Notion (lien affilié) Quel que soit le besoin de votre association en terme de digitalisation, si nous en parlions ensemble ? Je réserve mon rendez-vous découverte

Les outils #2 : le time tracker

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Horloges de couleurs pastel

J’ai adopté pour mon activité un time tracker Gérer son temps en tant que freelance est un véritable défi auquel je n’étais clairement pas préparée quand j’ai lancé mon activité en janvier 2023. S’il a été facile pendant les deux premiers mois de tracer mon temps dans la mesure où je n’avais qu’une seule association cliente, dès que mon activité s’est développée à la fin du premier semestre, la question du suivi des heures par mission s’est imposée. J’ai donc souscrit un abonnement à un outil avancé qui suit pas à pas mes activités et ce à quoi je consacre mon temps chaque jour. Un outil autant d’analyse que d’appui pour ma facturation au temps passé. Accompagnant les associations dans leur développement et leur changement d’échelle, je me suis posé la question de la pertinence d’un tel outil. Adopter les outils de l’entreprise pour optimiser le fonctionnement d’une association, est-ce une vraie fausse bonne idée ?  A quoi peut bien servir un outil de time tracking pour une association ? Un outil servant à mesurer le temps va donner des indications de gestion du temps. CQFD. Mais encore ? Quels usages peut-on espérer d’une telle pratique au sein d’un organisme sans but lucratif ? Repérer, estimer et analyser : repérer les tâches répétitives sans valeur ajoutée qui pourraient être remplacées par des outils et des automatisations, permettant de libérer du temps de terrain pour les équipes estimer les temps consacrés à la gestion de certains projets. Chiffrer le temps passé par les équipes salariées au pilotage de certaines actions de fond permet de définir précisément la quote-part de fonctionnement attribuée à chaque projet, autrement qu’au doigt mouillé. analyser les temps de rupture et la difficulté de concentration pour sanctuariser des temps de travail sans distraction. Le recours à cette pratique peut également appuyer une réflexion de fond sur l’organisation du temps de travail. Elle apporte des éléments tangibles, mesurables et quantifiables. Equilibre de vie, fonctionnement hybride présentiel et distanciel, temps de mobilisation vs temps de récupération… les applications et usages ne manquent pas. Les freins à la mise en place Importer de manière brutale des outils de productivité issus de l’entreprise dans le monde associatif sans pédagogie préalable pourrait être plus que mal perçu avec une réticence à utiliser un outil technologique imposé crainte de surveillance (flicage) des activités en ligne  remise en question de la confiance et du degré d’autonomie des équipes Mes recommandations Adaptation plutôt qu’imposition ! Le recours à un outil de suivi qui traque automatiquement n’est pas un indispensable. Mais savoir où passe le temps est en revanche plus que nécessaire pour améliorer la qualité de vie au travail. Des templates – sur Notion par exemple – permettent de faire un suivi avec une heure de début et une heure de fin.  L’activité répartie en blocs de temps selon la méthode Pomodoro offre aussi la possibilité d’estimer le temps passé selon les tâches réalisées. Il existe des applications en ligne gratuites pour créer sa to-do list et planifier ses temps de travail selon cette méthode. Alors, utile ou pas utile ? La mise en place d’un outil automatique est profitable dans le cas d’une association développant de nombreuses actions et projets. Les associations proposant des actions de sensibilisation ou de formation pourront s’appuyer sur l’outil pour vérifier l’adéquation entre le temps passé réellement à construire les interventions et le montant facturé.  Enfin, c’est un bon support pour générer des indicateurs fiables dans le cadre de subventions, traçabilité à l’appui. Son utilité est évidente dans le suivi administratif et comme accessoire de pilotage opérationnel. Rize Pour ma pratique de consultante indépendante, j’ai souscrit un abonnement à Rize, outil Saas qui me permet d’ : avoir une vue d’ensemble de mon temps de travail analyser les phases de focus et les temps de pause affecter certaines tâches à des missions précises pour facturer les clients au temps réel passé apprécier plus justement les blocs de temps nécessaires à la réalisation d’une tâche : non, clairement, rédiger un article sur le blog ne me prend pas une heure ! Si vous souhaitez découvrir Rize, voici un lien d’affiliation pour tester cet outil avec un mois gratuit offert. Quel que soit le besoin de votre association en terme d’organisation, si nous en parlions ensemble ? Je réserve mon rendez-vous découverte

Envoyer des fichiers volumineux

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Une ampoule entourée de post it de couleurs (image d'illustration)

Un problème ? Tu vas penser que je suis nulle et tu auras raison…. je n’ai jamais compris comment fonctionnait WeTransfer et même si j’ai réussi à télécharger les affiches sur mon ordi, je ne sais absolument pas comment les transférer ! faut dire que personne ne m’a jamais appris à le faire. Voici le message reçu en ce début d’année de la part d’une camarade bénévole un peu perdue devant WeTransfer. Devant cet appel à l’aide, une solution… Une Z’Astuce Voici la première Z’Astuce de 2024 : utiliser WeTransfer pour envoyer des fichiers volumineux, des fichiers trop lourds pour partir en pièces jointes d’un courriel. Besoin d’aide ? Une Z’Astuce, c’est un conseil pratico-pratique pour répondre à une question d’utilisation d’outils digitaux. Une Z’Astuce, c’est un tutoriel vidéo de moins de 5 minutes pour voir comment faire. Si vous aussi vous vous demandez « comment faire pour… », posez-moi votre question directement en m’écrivant à isabelle@isavouszed.fr     

Les outils #1 : NOTION

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Illustration Notion

Pourquoi avoir choisi Notion ? Je cherchais un outil #NoCode gratuit, simple d’utilisation et qui puisse répondre à mes besoins à la fois d’organisation de mon activité professionnelle et de collaboration avec les associations que j’accompagne. Découvert lors de ma formation au #NoCode dispensée par WinSide (voir mon précédent billet sur mes nouvelles compétences digitales, Notion me faisait de l’œil. Toutefois, avant de me décider pour cette application, j’ai listé noir sur blanc mes besoins, mes attentes et mes moyens.  Ce qui a guidé mon choix, outre le fait que j’avais déjà pu prendre en main brièvement l’application, était la polyvalence de l’outil, sa souplesse d’utilisation et la richesse des ressources dans tous les segments utiles à mon activité. Ainsi, nombreux sont les tutoriels et modèles gratuits qui permettent de bien démarrer le déploiement de sa solution personnalisée. Car là est bien la force première de Notion : mon espace de travail est à mon image. Il correspond à ce que je fais et à qui je suis. Et il évolue selon mes besoins. Comment j’utilise Notion ? Tout ce que je produis est sur Notion ou presque. Lors du démarrage de mon activité, je ne connaissais pas encore le NoCode et ses apps, aussi avais-je souscrit un abonnement à un logiciel de comptabilité qui correspondait à mes besoins d’auto-entrepreneuse. Je ne le regrette pas : ce logiciel me permet de piloter en toute tranquillité la partie financière, des devis et factures jusqu’aux écritures comptables. Bien sûr, il est possible de développer les mêmes fonctionnalités sous Notion mais je ne suis pas favorable à la réinvention de la roue. Si cela existe déjà ailleurs, sous une autre forme, et que cela fonctionne bien, autant l’utiliser ! Professionnellement, j’utilise Notion pour : gérer mon quotidien, de la liste des tâches à faire à la gestion du planning sauvegarder les contacts des structures accompagnées piloter mes missions, depuis les notes prises lors du rendez-vous découverte jusqu’au rapport de diagnostic structurer mon espace éditorial : dès qu’une idée de contenu me vient, je la stocke pour ne pas la perdre. Une excellente alternative au bout de feuille volante que l’on ne retrouve jamais et pourtant l’idée était si bonne… stocker de façon optimisée mes notes et ressources diverses.  Bénévolement, j’ai créé un compte Notion au nom de l’association afin de piloter un projet de jeu digital, permettant à une équipe de 7 personnes de collaborer en temps réel. Enfin, personnellement, j’ai utilisé Notion pour créer un espace partagé avec ma Maman lors de notre voyage en Egypte. Toutes les informations importantes y étaient accessibles à l’une comme à l’autre… Est-ce que Notion pourrait être utile à votre association ? Dans ma pratique, je recherche toujours les outils les mieux adaptés à la façon de fonctionner des associations que j’accompagne.  Il est donc fort possible que Notion puisse répondre à certains de vos besoins, tels que : la mise en place d’un espace pour les bénévoles : les accueillir, partager la « culture bénévole » de votre association, mettre à leur disposition vos ressources et bonnes pratiques… la création d’un espace collaboratif pour embarquer sur un projet plusieurs membres de vos équipes bénévoles et/ou salariées la gestion de votre calendrier éditorial la création d’une page web … Certaines de ces fonctionnalités sont développables dans la version gratuite de l’outil. Quant à la version payante, elle permet d’étendre le travail d’équipe et d’automatiser certains process en couplant l’app avec d’autres logiciels. Notion propose également un abonnement à son outil d’intelligence artificielle permettant d’améliorer ou de modifier le contenu, de le traduire, de le résumer… Bref, d’ajouter la puissance de l’IA directement dans l’application. Quel que soit le besoin de votre association en termes de transformation digitale, si nous en parlions ensemble ? Je réserve mon rendez-vous découverte

Les aventures au pays du NoCode

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Vue du tableau de bord professionnel d'Is@ vous Zed sur Notion

L’erreur est humaine… Dans mon parcours d’entrepreneuriat, je découvre peu à peu à quel point mes erreurs sont riches d’enseignement.Elles m’apprennent à relativiser, à m’adapter et à adapter mon offre de services.Et surtout elles m’incitent à rester à l’écoute.J’ai fait des erreurs de débutante. Dans ma pratique. Avec mes outils.A l’avenir, j’en ferai certainement d’autres, par inadvertance ou par manque d’attention. Ou parce que j’irai trop vite. Ou trop lentement… Je me fustigerai certainement, par habitude.Mais je sais à présent que je suis en capacité de dépasser ces constats et surtout que je suis outillée pour le faire. Faire et défaire… Pour suivre le feuilleton, abonnez-vous à ma page Isabelle Julia DUMONT | LinkedIn et à celle d’Is@ vous Zed, toujours sur LinkedIn.   

Diplôme ! Nouvelles compétences digitales

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Diplôme No Codeuse

Diplôme ! Je partage avec plaisir et aussi une certaine fierté le diplôme qui m’a été remis à l’issue de ma formation en NoCode. Pendant deux mois, sous la houlette de WinSide, j’ai pu acquérir de nouvelles compétences digitales en découvrant l’univers du NoCode. Appuyé par la mise en perspective initiale du parcours utilisateur, le NoCode ouvre les champs des possibles pour prototyper rapidement des solutions.  Ma boîte à outils digitale ne cesse de s’enrichir…  Compétences digitales  Pour répondre à l’adage qui veut que ce qui n’est pas sur internet n’existe pas, j’ai construit ce site en suivant une formation WordPress, formation validée par une Certification ICDL. Désormais, mon expertise numérique s’étend aux solutions et logiciels suivants : Notion : un espace de travail multifonction pour gérer vos contacts, vos projets, vos documents et plus encore Airtable : un outil puissant pour créer vos bases de données, les visualiser, les mettre à jour automatiquement et ce, encore mieux qu’un tableur Softr : une plateforme pour créer une landing page ou une web app simples Glide : une solution pratique pour prototyper une progressive web app et d’autres encore, plus adaptés à l’ingénierie de projets et au Design Thinking.