Charte informatique

Dans une association, les statuts et le règlement intérieur ne suffisent pas toujours à encadrer les pratiques de manière souple et opérationnelle. Pour gagner en clarté, en cohérence et en professionnalisme, il peut être utile d’adopter des chartes. Plus simples à mettre en place que des documents juridiques, les chartes permettent de poser des repères partagés. Dans cet article, les quatre chartes essentielles, avec pour chacune des conseils concrets pour les construire et les faire vivre. Que vous soyez dirigeant·e, salarié·e, ou membre bénévole d’une association, ces outils vous aideront à structurer le fonctionnement quotidien sans le complexifier outre mesure.  Pourquoi créer une charte ? Une charte est un document d’engagement moral. Elle traduit les valeurs, les règles de fonctionnement ou les bonnes pratiques que l’association souhaite voir respectées. Contrairement aux statuts, qui ont une valeur juridique, la charte n’a pas de portée contraignante, mais elle fixe un cadre de référence clair, compréhensible et évolutif. Elle peut concerner : des valeurs partagées : charte éthique ; des modalités d’engagement : charte du bénévolat ; des bonnes pratiques : charte informatique, charte sur l’usage de l’IA 1. La charte éthique : poser les bases communes Elle définit ce que l’association considère comme acceptable ou non en matière de comportements, d’attitudes, de relations avec les bénéficiaires et avec les partenaires.  🔹 Contenu type : valeurs fondatrices : respect, solidarité, transparence, laïcité… ; comportements attendus et attitudes à proscrire ; engagements vis-à-vis des publics et des partenaires. 🔹 À construire collectivement, en animant un atelier avec l’équipe des bénévoles, salarié·es et membres du Conseil d’Administration et en faisant participer, le cas échéant, les bénéficiaires. 🔹 À diffuser largement : sur le site de l’association, à afficher dans les locaux, à joindre aux documents d’entrée dans l’association. Mon conseil :  La tentation est grande d’aller chercher des modèles sur le web pour construire rapidement sa charte éthique, surtout quand ce document est demandé dans le cadre de la soumission d’une demande de financement. Mieux vaut répondre que la charte éthique est en cours de réflexion plutôt que de proposer un document qui ne reflète pas vos valeurs et votre mission associatives.  2. La charte du bénévolat : un outil de reconnaissance Indispensable, elle formalise la relation entre l’association et ses bénévoles. Elle reconnaît leur engagement et encadre les attentes réciproques. 🔹 Contenu type : droits et devoirs des bénévoles ; conditions d’accueil, de formation et d’information ; cadre de la mission, outils à disposition ; modalités de sortie ou de désengagement. 🔹 À rédiger à partir de témoignages de bénévoles et de responsables de terrain. 🔹 À faire signer lors de l’accueil des nouveaux bénévoles, en complément de la fiche de mission. Mon conseil : C’est la première charte à mettre en place de façon à encadrer les relations entre les bénévoles et l’association. Elle concentrera aussi bien les bonnes pratiques que les règles d’usage. Elle posera également le cadre juridique de l’engagement bénévole. Pour le coup, des modèles gratuits sont disponibles en ligne et peuvent facilement être adaptés au fonctionnement de votre structure. 3. La charte informatique : prévenir les risques d’usage Elle encadre l’usage des outils numériques, de plus en plus présents dans les associations (emails, cloud, outils collaboratifs…). 🔹 Contenu type : sécurité des accès (mots de passe, VPN…) ; règles d’usage (pas d’usage personnel, respect des licences…) ; confidentialité des données et protection des informations sensibles. 🔹 À adapter au matériel et aux outils utilisés.  🔹 À faire évoluer avec l’usage des outils ou la réglementation (notamment RGPD). Mon conseil : Les associations ne sont pas exemptes de se conformer à la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD). La charte informatique est le document interne qui encadrera la pratique numérique quand le registre de traitement des données précisera les process de collecte, de sauvegarde et de suppression des données. Utilisation du matériel nomade, les outils autorisés, les règles de sécurité, le droit à la déconnexion : les sujets sont vastes et doivent faire l’objet d’une réflexion commune.  4. La charte sur l’usage de l’intelligence artificielle (IA) De plus en plus d’associations utilisent des outils IA (générateurs de texte, traitement d’image, analyse de données). D’autant que ceux-ci sont pour la plupart gratuits et faciles d’accès. Une charte permet d’encadrer ces usages pour éviter les dérives. 🔹 Contenu type : dans quels cas l’IA est autorisée ; précautions à prendre : vérification humaine, confidentialité… ; engagement à informer les publics si l’IA est utilisée : génération d’images, contenus rédigés automatiquement… ; principes de transparence et de non-discrimination. 🔹 À élaborer à partir de cas d’usage concrets. 🔹 À mettre à jour selon les évolutions technologiques et éthiques. Mon conseil : Il serait absurde de penser que l’on peut se passer de l’IA. Comme tout outil technologique, l’intelligence artificielle peut aider à améliorer le fonctionnement associatif à condition de ne pas uniquement se reposer sur ce qu’elle génère. Des consultantes et consultants se spécialisent sur l’usage de l’IA par les associations, intégrant cette technologie dans l’amélioration des campagnes de collecte par exemple. Tableau récapitulatif Charte Contenu Construction Actualisation Charte éthique Valeurs, comportements attendus Ateliers participatifs Tous les 2-3 ans ou à chaque changement majeur Charte du bénévolat Engagements réciproques, droits, devoirs Co-construction avec les bénévoles Tous les ans ou après un cycle d’engagement Charte informatique Sécurité, usage des outils, RGPD Avec appui d’un référent numérique Annuellement ou lors de l’adoption d’un nouvel outil Charte sur l’usage de l’IA Cas d’usage autorisés, précautions, éthique Réflexion avec l’équipe et retour d’expériences En continu selon les outils utilisés Check-list : 5 questions à se poser avant de rédiger une charte Pourquoi avons-nous besoin de cette charte ? Quelles sont les situations concrètes à encadrer ? Qui doit être impliqué dans sa rédaction ? Comment allons-nous l’utiliser au quotidien ? Quand et comment la mettra-t-on à jour ? Les chartes sont des outils précieux pour structurer votre fonctionnement de manière fluide. Avant de tout formaliser dans des textes complexes, commencez par choisir une charte … Lire la suite