Archives des tableau de bord

Tableau de bord associatif : 6 erreurs à éviter pour ne pas piloter à vue

26 mai 2025 par Isabelle

Piloter une association, c’est jongler entre actions de terrain, gestion administrative, mobilisation des bénévoles et recherche de financements. Dans ce quotidien souvent chargé, difficile de garder une vision claire de l’avancement des projets ou de l’impact réel des actions. Résultat : on multiplie les tableaux Excel, on court après les chiffres et on finit par piloter… à l’intuition. C’est là qu’intervient le tableau de bord. Bien plus qu’un outil de reporting, il permet de suivre vos indicateurs clés, d’anticiper les difficultés, d’objectiver les choix stratégiques et de mieux rendre compte à vos parties prenantes. Mais encore faut-il éviter les pièges classiques qui rendent cet outil inefficace, voire contre-productif. Dans cet article, je vous propose de passer en revue les erreurs les plus fréquentes et de découvrir des solutions simples et concrètes pour construire un tableau de bord vraiment utile à votre association. 1. Définir des indicateurs inadaptés L’une des erreurs les plus fréquentes est de choisir des indicateurs mal définis : Indicateurs trop nombreux ou trop complexes à suivre Mesure de données inutiles ou difficilement exploitables Absence d’alignement entre les indicateurs et les objectifs de l’association Solution : Se concentrer sur quelques indicateurs clés, pertinents et mesurables. Il est préférable de choisir des indicateurs simples mais impactants, comme le nombre d’adhérents actifs, le taux de renouvellement des cotisations ou encore le montant des dons collectés. 2. Ne pas mettre à jour régulièrement les données Un tableau de bord obsolète fausse la prise de décision et perd de son utilité. Les mises à jour sont irrégulières voire inexistantes Les données sont obsolètes et ne reflètent pas la réalité Aucune personne n’est clairement responsable de la mise à jour Solution : Automatiser la collecte des données autant que possible et définir une fréquence de mise à jour adaptée (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle). L’utilisation d’outils comme Airtable, TimeTonic ou Google Sheets avec des automatisations permet de fiabiliser cette mise à jour. 3. Mal répartir les responsabilités Un tableau de bord ne doit pas reposer sur une seule personne. La dépendance à une personne entraîne des risques de rupture si elle quitte l’association Les membres ne savent pas comment utiliser ou actualiser les données Solution : Définir des rôles clairs et responsabiliser plusieurs membres. Chaque indicateur peut être attribué à un•e référent•e qui veille à sa mise à jour. Une formation simple doit être prévue pour assurer la continuité. Et surtout, documentez vos process ! 4. Utiliser un outil inadapté Le choix de l’outil est déterminant pour l’efficacité du tableau de bord. Outils trop complexes ou trop coûteux Solutions non adaptées aux compétences et aux besoins de l’association Manque de compatibilité avec les outils existants Solution : Opter pour un outil accessible et évolutif. Voici quelques recommandations selon les besoins et le niveau de complexité : Petites associations : Google Sheets, Excel Associations intermédiaires : Airtable, TimeTonic Associations avec besoins avancés : faites-vous accompagner par des professionnel•les pour implémenter un outil adapté à votre fonctionnement 5. Négliger la visualisation des données Un tableau de bord doit être lisible et compréhensible en un coup d’œil. Présentation surchargée et illisible Graphiques mal conçus ou difficiles à interpréter Solution : Privilégier des visualisations claires et synthétiques. L’utilisation de graphiques adaptés (camemberts, histogrammes, indicateurs clés en surbrillance) permet une meilleure compréhension. Des outils comme Infogram ou Canva facilitent cette mise en forme. Bonne nouvelle : des tarifs solidaires ou gratuits sont disponibles pour les associations. N’hésitez pas à les demander. 6. Ne pas exploiter les résultats pour ajuster la stratégie Un tableau de bord ne sert pas uniquement à collecter des données, il doit aussi orienter l’action. Les indicateurs sont suivis sans impact sur les décisions Aucune analyse des tendances ou ajustement des stratégies Solution : Intégrer l’analyse des données dans la prise de décision stratégique. Une revue régulière (réunion mensuelle ou trimestrielle) permet d’identifier les tendances et d’ajuster les actions en conséquence. Mettre en place un tableau de bord associatif ne consiste pas à empiler des chiffres ou à suivre des indicateurs pour le principe. C’est avant tout un moyen de reprendre le contrôle sur votre activité, de renforcer la transparence et de mieux orienter vos décisions. Pour qu’il devienne un véritable outil de pilotage, il doit rester simple, lisible, régulièrement actualisé et aligné avec vos priorités. Cela suppose d’éviter les erreurs classiques : indicateurs mal choisis, données obsolètes, outils inadaptés ou responsabilités floues. En corrigeant ces points, vous transformerez votre tableau de bord en un appui concret au service de votre stratégie, de votre équipe… et de votre impact. Bon à savoir : 6 réflexes pour un tableau de bord associatif efficace 1. Priorisez les bons indicateursChoisissez 5 à 10 indicateurs réellement utiles, en lien direct avec vos objectifs. 2. Actualisez régulièrement vos donnéesFixez une fréquence claire (mensuelle, trimestrielle…) et automatisez dès que possible. 3. Partagez la responsabilitéIdentifiez un référent par indicateur et formez les membres concernés. 4. Utilisez un outil à votre portéePrivilégiez un outil simple, compatible avec vos compétences et vos usages actuels. 5. Soignez la présentationPrivilégiez la clarté : graphiques lisibles, données synthétiques, surlignage des éléments clés. 6. Intégrez le tableau de bord dans la prise de décisionsConsultez-le lors de vos réunions stratégiques et ajustez vos actions en conséquence. Vous ne savez pas par où commencer ? Un diagnostic rapide de vos pratiques peut vous aider à construire un tableau de bord utile et durable. Si vous avez besoin d’aide pour penser votre organisation, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Tableau de bord et financements : comment piloter son budget associatif ?

24 mars 2025 par Isabelle

Une femme devant un mur couvert de diagrammes

Un suivi budgétaire rigoureux est essentiel pour assurer la pérennité d’une association. Sans outils de suivi adaptés, les risques de déficit, de mauvaise gestion des subventions ou de trésorerie tendue augmentent considérablement. Cet article propose une méthodologie pour construire un tableau de bord financier efficace, en tenant compte des obligations comptables et en intégrant des outils digitaux facilitant la gestion. 1. Comprendre les obligations légales comptables d’une association Le suivi budgétaire d’une association dépend en grande partie de son cadre réglementaire. En France, les obligations comptables varient en fonction du type et de la taille de l’association : Une association recevant plus de 153 000 € de subventions publiques est soumise à une comptabilité d’engagement et à l’obligation de publier et de faire certifier ses comptes avec un Commissaire aux comptes Une association employeuse doit respecter des règles strictes en matière de comptabilité et de gestion de la paie. Elle est considérée comme une entreprise de l’ESS (Economie Sociale et Solidaire) Les associations reconnues d’utilité publique ont des obligations renforcées en matière de transparence financière En cas de doute ou d’hésitation sur les obligations comptables légales, il est fortement recommandé de faire appel à un•e expert•e comptable et/ou un•e fiscaliste. Cela permettra de définir le cadre réglementaire dans lequel doit s’inscrire votre association. Pour aller plus loin, je vous conseille de visiter l’article sur la comptabilité associative L’info en plus : pourquoi un seuil de 153 000 € ? Parce que c’est l’équivalent de 1 000 000 FRF. 2. Définir les indicateurs clés de suivi budgétaire Pour piloter efficacement son budget, une association doit suivre des indicateurs financiers précis. Attention à ne pas démultiplier le nombre d’indicateurs au risque d’avoir un tableau de bord trop complexe. Voici les principaux : Indicateurs de recettes Montant total des cotisations et évolution annuelle Part des subventions dans le budget global Revenus issus d’activités lucratives ou prestations Montant des dons et mécénat reçus Indicateurs de dépenses Répartition des charges fixes (loyer, salaires, assurances, frais bancaires) Part des dépenses allouées aux projets associatifs Suivi des dépenses imprévues Indicateurs de trésorerie Solde de trésorerie et évolution mensuelle Ratio dépenses fixes / recettes récurrentes Subventions à recevoir 3. Mettre en place un tableau de bord financier efficace Structure recommandée Un tableau de bord budgétaire doit être simple et accessible à l’équipe dirigeante et aux bénévoles en charge de la gestion financière. Il peut être structuré en plusieurs sections : Tableau de suivi des recettes et dépenses : comparaison entre le budget prévisionnel et les réalisations mensuelles Indicateurs financiers clés : synthèse des ratios essentiels Alertes financières : seuils critiques de trésorerie et risques budgétaires Le tableau de bord doit être une synthèse permettant d’appréhender la réalité financière de l’association à un instant T. Mes suggestions : Soyez efficace dans le choix des formats de diagramme : optez pour des modèles qui parlent à tout le monde comme les courbes, les barres (histogramme) ou les camemberts (secteur). Restez sobre dans la palette de couleurs de vos graphiques. Ci-dessous un exemple de visualisation des données en format secteur : Outils recommandés pour la comptabilité Les outils dépendront de votre budget, des compétences des personnes en charge de la gestion financière et du volume des écritures sans oublier vos obligations légales. Google Sheets / Excel : idéal pour les petites associations, facile à partager et à mettre à jour. Attention cependant à n’établir que le tableau de bord sur ces tableurs. Une fausse manipulation peut vous faire perdre toute votre comptabilité… Logiciels spécialisés pour les associations (AssoConnect, Mon Asso Facile) : le logiciel de comptabilité fait partie d’une solution sur l’étagère comprenant, selon les formules, un CRM, la gestion des adhésions, l’emailing, le site internet.. Logiciels de comptabilité : la solution la plus sécure et indispensable pour une comptabilité d’engagement. Attention à choisir un logiciel compatible avec les solutions que vous utilisez déjà pour recueillir les adhésions et les dons. 4. Exploiter les données pour une gestion budgétaire optimisée Un tableau de bord est un véritable outil de pilotage pour la gouvernance. Son analyse régulière permet d’adapter la stratégie budgétaire et d’anticiper les besoins financiers : Ajuster les dépenses d’un projet selon les financements obtenus pour sa réalisation Prévoir un plan de financement en cas de déficit anticipé : recherche de nouveaux partenaires, campagne d’appel aux dons… Améliorer la transparence financière auprès des membres et partenaires En résumé un tableau de bord financier est un outil de gouvernance indispensable choisissez les indicateurs qui sont pertinents pour le pilotage de votre association optez pour des visualisations claires utilisez un logiciel adapté à vos obligations légales et au volume des écritures et automatisez la collecte des données pour faciliter les opérations Si vous avez besoin d’aide pour penser vos outils de pilotage, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Le tableau de bord en association

3 mars 2025 par Isabelle

Une réunion futuriste avec un tableau de bord projeté sur une vitre - image générée par IA

De nombreuses associations fonctionnent au quotidien sans réel suivi structuré de leurs finances, de leurs activités et/ou de leur impact. Résultat : une difficulté à anticiper les défis, un manque de visibilité et une prise de décision souvent fondée sur des impressions subjectives plutôt que sur des données concrètes. Elles naviguent à vue, sans carte ni boussole. Une solution simple existe : le tableau de bord. Un outil clé pour structurer la gestion de l’association, assurer un suivi régulier et faciliter les prises de décisions. Cet article vous guide dans la mise en place d’un tableau de bord efficace, en abordant les indicateurs essentiels, les outils adaptés, la fréquence de mise à jour et l’automatisation de la collecte des données. 1. Un tableau de bord est-il essentiel pour une association ? A tout le moins, il est indispensable de se poser la question d’en mettre un en place pour avoir : 1.1. Une vision claire et partagée de l’activité Un tableau de bord permet d’avoir une vue d’ensemble sur les finances, l’engagement des bénévoles, la progression des projets et l’impact des actions. Il offre un cadre structurant pour éviter la dispersion des informations et centraliser les données stratégiques. 1.2. Un outil d’aide à la décision En mettant en lumière les tendances et les performances de l’association, un tableau de bord aide à prendre des décisions éclairées. Il permet d’identifier rapidement les problèmes (baisse des adhésions, trésorerie fragile, projet en retard) et d’ajuster les actions en conséquence. 1.3. Un levier d’efficacité et d’anticipation Le tableau de bord facilite le partage d’informations entre les membres de l’association, assurant un alignement des équipes. Il permet également d’anticiper les évolutions et d’adapter les stratégies de développement. 2. Les étapes pour créer un tableau de bord associatif 2.1. Définir les besoins et objectifs Avant de créer un tableau de bord, il faut se poser les bonnes questions : À quelles décisions doit-il contribuer ? Qui utilisera ces données en interne comme les membres du bureau ou du conseil d’administration, les salarié•es, les bénévoles ou qui y aura accès en externe comme les financeurs ? Quels sont les principaux enjeux à suivre : finances, engagement, impact ? Mon conseil : Le premier tableau de bord que vous mettrez en place n’a pas vocation à être définitif. Il reflètera vos besoins actuels. Et il évoluera en même temps que l’association. Inutile donc de vouloir tout y inscrire d’entrée de jeu. 2.2. Sélectionner les indicateurs pertinents Les indicateurs doivent être simples, pertinents et exploitables. Voici quelques exemples : Finances : solde bancaire, subventions reçues, dépenses récurrentes, montants en attente de versement Activités : nombre d’événements organisés, nombre de personnes inscrites et nombre de participant•es, état d’avancement des projets en cours Engagement des bénévoles et adhérent•es : nombre d’adhésions, taux de renouvellement, nombre d’heures de bénévolat réalisées Impact : bénéficiaires touché•es, évolution des projets dans le temps. Mon conseil : Soyez réalistes et ne démultipliez pas les indicateurs. Focalisez-vous sur ceux qui sont utiles au fonctionnement de l’association c’est-à-dire les ressources financières et humaines ainsi que sur l’impact des actions menées. 2.3. Choisir le support adapté Selon la taille et les besoins de l’association, plusieurs outils peuvent être utilisés : Tableur simple (Excel, Google Sheets) : idéal pour une première structuration. Outils de gestion associative (AssoConnect, HelloAsso, MaCotisation) : solutions dédiées avec des fonctionnalités pré-paramétrées. Solutions plus avancées (Notion, Airtable, Power BI, Google Data Studio) : pour un suivi plus automatisé et interactif. Tout dépend du volume de données à visualiser et de la structure de ces données. Nativement, les plateformes de gestion associative proposent une solution intégrée, sans qu’il soit besoin de penser les automatisations entre l’outil de recueil, l’outil de stockage et la visualisation. Mon conseil : Attention une fois encore à ne pas investir dans un outil disproportionné au prétexte qu’il y a une fonctionnalité qui vous semble indispensable. Mieux vaut un tableau de bord un peu primitif sur Excel qui correspond à vos besoins et fonctionne bien qu’un tableau de bord préformaté qui reste figé et non évolutif. En outre, l’outil doit répondre aux besoins actuels, pas à ceux que vous pourriez avoir dans deux ou trois ans. 3. Fréquence de mise à jour et partage des responsabilités 3.1. Définir une fréquence de mise à jour réaliste La mise à jour du tableau de bord doit être régulière mais sans devenir une contrainte excessive. Elle doit être adaptée au fonctionnement de l’association. Inutile de vouloir à tout prix collecter toutes les informations au même rythme et surtout au même moment. La fréquence à adopter selon les thématiques : Finances : mensuelle ou trimestrielle selon le volume des opérations Engagement des bénévoles/adhérent•es : mensuelle, même s’il est parfois suggéré une mise à jour trimestrielle Impact des actions : semestrielle ou annuelle Synthèse globale : mise à jour annuelle pour le rapport moral et d’activités Si vous pilotez vos actions en mode projet, il vous sera plus facile de compiler les informations au fil de l’eau. Mon conseil : Attention à ne pas confondre la fréquence de mise à jour avec le temps de collecte des informations. Ainsi pour l’engagement des bénévoles, mieux vaut demander un relevé d’heures mensuel. Et lancer les questionnaires de satisfaction auprès des bénéficiaires ou des participant•es aussitôt l’action terminée. 3.2. Répartir la collecte de l’information La mission de recueillir les données relève de responsabilités différentes au sein de l’association : Trésorière : suivi des finances et prévisions de trésorerie Responsable des bénévoles : suivi des inscriptions et engagement Responsable des projets : avancement des actions et impact Président•e ou secrétaire du bureau : synthèse globale et diffusion aux parties prenantes, internes comme externes. Mon conseil : Désignez en interne une personne en charge de tenir à jour le tableau de bord et surtout de relancer les différentes parties en cas de retard dans la transmission des informations. Pour avoir un tableau de bord efficace, la régularité doit être la clé. Une fois encore, je recommande d’inscrire ces tâches de suivi dans l’agenda. 3.3. … Lire la suite