Is@ vous Zed

Dessin Is@ vous Zed
Menu
Menu
Contact

Communication

Organiser une journée portes ouvertes en association : mode d’emploi

par
Un espace détente avec une tasse de café au premier plan et des silhouettes floues à l'arrière plan

Votre association dispose d’un local, petit ou grand ? Quand l’avez-vous ouvert pour la dernière fois à celles et ceux qui passent devant sans jamais oser entrer ? Une journée portes ouvertes, c’est bien plus qu’une vitrine : c’est une invitation à transformer des inconnu·es et des voisin·es en futur·es bénévoles, membres, donateur·rices, partenaires… et à révéler toute la richesse de votre association. C’est aussi un moment privilégié pour remercier et associer les partenaires et financeurs qui vous soutiennent. Faire vibrer le quartier : retisser des liens au cœur du territoire Ouvrir la porte de son association, c’est envoyer un signal fort à tout le quartier ou au village : « Ici, c’est un lieu pour toutes et tous, à découvrir librement ». Ce geste valorise l’engagement local, attire la curiosité et tisse des liens entre habitant·es, commerçant·es, institutions et tous les acteurs de la vie sociale. Les financeurs publics ou privés sont également conviés et peuvent ainsi constater l’impact concret de leur soutien au plus près du terrain. Saviez-vous que près de 28 % des nouvelles adhésions en association proviennent d’événements ouverts à tou·tes ? Mieux encore, les structures qui organisent ces rencontres constatent deux fois plus de passages du statut “touriste” à celui de membre actif ou de donatrice/donateur (source : France Bénévolat, Baromètre associatif 2023). Saisir l’ambiance, vivre une rencontre On ne rejoint jamais une association sur catalogue. Ce qui compte, c’est l’expérience vécue : l’ambiance ressentie, les sourires échangés, la chaleur humaine du collectif. Une porte ouverte offre un précieux temps d’immersion à celles et ceux qui hésitent à franchir le pas. Futur·es bénévoles, donateur·rices, partenaires ou financeurs peuvent ainsi saisir l’esprit de l’association, ses projets et rencontrer toutes ses composantes sans barrière. Astuce : Prévoir des “tours informels” du local, animés par des bénévoles de secteurs variés, pour montrer la diversité des missions et encourager le dialogue. L’art de la convivialité : le « mieux-vivre ensemble » La convivialité est la clé ! Prévoyez boissons, douceurs, animations intergénérationnelles, espaces pour discuter, jeux ou ateliers créatifs accessibles à tou·tes. Ce sont les moments informels, souvent improvisés, qui forgent l’envie de revenir… et d’agir. Les partenaires et financeurs y trouveront un contact direct avec celles et ceux qui bénéficient concrètement de leur soutien – une expérience précieuse, loin du formalisme institutionnel. Croiser les générations et les talents : l’intergénérationnel en action La journée portes ouvertes est l’occasion de faire se rencontrer toutes les générations : bénévoles aguerri·es, volontaires en service civique, familles, bénéficiaires, partenaires, financeurs, habitant·es du quartier… Un moment rare où transmission, écoute et partage de savoirs créent la vitalité et le futur de l’association. Faire équipe : rassembler les bénévoles de tous horizons C’est aussi le moment où bénévoles de terrain (auprès des bénéficiaires) et fonctions support (administratif, communication…) font connaissance, renforcent la cohésion et partagent leur expérience. Salarié·es, volontaires, membres du conseil d’administration ou du bureau, partenaires opérationnels ou financiers : tout le monde échange, parfois découvre des compétences insoupçonnées et de nouvelles envies d’agir collectivement naissent. Un exemple inspirant : transformer la curiosité en vraie rencontre Une association proposant des ateliers de création artistique à ses bénéficiaires a organisé, lors de sa journée portes ouvertes, une exposition sur le thème “(auto)-portraits” mêlant photographies, collages et aquarelles, chaque œuvre étant présentée et expliquée par ses créateurs et créatrices. La curiosité des visiteur·ses – parmi lesquels des partenaires et financeurs – a rapidement laissé place à des discussions spontanées, tant avec les animatrices que les bénéficiaires. Ces échanges ont suscité de nouveaux élans d’engagement et révélé la force de l’inclusivité ainsi que la créativité collective. Un événement accessible, inclusif et convivial : les 5 piliers clés Un accueil chaleureux, sans jugement, à tou·tes, sans distinction de profil, d’âge ou d’expérience, partenaires compris. Un programme varié, co-construit par toutes et tous, incluant les bénéficiaires : ateliers, témoignages croisés, animations préparées et animées ensemble. Une valorisation de chaque mission, qu’elle soit discrète (administratif, gestion) ou visible (terrain, animation), tout comme du soutien de vos partenaires et financeurs. Un ancrage dans la vie locale : communication auprès des habitant·es, des commerçant·es et partenaires du quartier. Le respect d’un cadre accueillant, responsable et accessible : boissons sans alcool, horaires adaptés, espaces pour familles et attention à l’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite ou en situation de handicap (signalétique, FALC, accompagnement…). Mettre les partenaires en valeur : un mot d’accueil équilibré Lors du discours d’ouverture, remerciez les partenaires institutionnels et privés pour leur soutien mais gardez toujours le focus sur la dynamique collective et l’impact humain. Par exemple : « Je profite de cette journée pour remercier chaleureusement l’ensemble de nos partenaires et financeurs. C’est grâce à leur engagement que nous pouvons porter nos projets, ouvrir nos portes encore plus largement et imaginer, ensemble, de nouveaux chemins pour notre association. » N’oubliez pas de proposer un temps d’échange informel ou une visite personnalisée si les financeurs sont présents afin de valoriser la relation partenariale. Bon à savoir Ouvrir les portes, c’est aussi l’occasion de détecter des envies d’engagement inattendues : certain·es habitant·es n’osent pas franchir virtuellement la barrière de l’association mais une visite informelle, une discussion chaleureuse, peuvent déclencher le “déclic”. Celui de rejoindre l’association. Le premier contact reste décisif ! Précision sur la buvette associative Vous pouvez tenir une buvette payante avec des boissons sans alcool lors d’une journée portes ouvertes associative, sans démarche préfectorale spécifique (hors cas particulier imposé par votre mairie ou règlements locaux). Veillez à respecter les règles d’hygiène et à bien afficher la nature sans alcool des boissons. En résumé Transformer une journée portes ouvertes en moment fort de rencontre, d’ouverture sur le quartier, de reconnaissance des partenariats et de fête collective, c’est offrir à votre association une nouvelle énergie et des liens durables avec toutes les personnes engagées, curieuses ou partenaires, financeurs compris. Alors, quand ouvrirez-vous vos portes ? FAQ – Journée portes ouvertes « Une journée portes ouvertes, c’est surtout pour les grandes associations, non ? » Non, bien au contraire ! Associations de quartier, petites structures, collectifs émergents… toute structure, même avec peu de moyens, peut organiser une journée portes ouvertes adaptée à ses ressources et à … Lire la suite

Comment créer une stratégie de newsletter efficace pour votre association : guide complet

par
Un porte revue News contient un journal français

Une newsletter bien pensée peut devenir l’un des piliers de la stratégie de communication de votre association. Pourtant, trop d’associations envoient des emails sans véritable plan. Résultat : des taux d’ouverture faibles, des messages peu impactants et un engagement en chute libre. Dans cet article, nous allons voir pourquoi la stratégie doit toujours primer sur la technique et comment structurer votre communication pour maximiser son efficacité. 1. Une newsletter sans stratégie : un risque d’errance Envoyer une newsletter sans stratégie, c’est comme partir en expéditions sans carte : vous risquez de vous perdre en chemin. Pour qu’une newsletter soit véritablement utile, elle doit être pensée comme un outil de communication à part entière, intégré à un plan de communication global. Avant même de vous interroger sur la fréquence des envois ou le design de votre email, la première question à vous poser est la suivante : Quels objectifs souhaitez-vous atteindre avec cette newsletter ? Mobiliser des fonds, sensibiliser à une cause, fidéliser vos bénévoles, informer vos adhérents des événements à venir… Chaque objectif nécessite une approche différente. 2. Définir votre cible : la clé du succès Dans la jungle des outils et des technologies, il est facile d’oublier que le cœur de votre stratégie repose sur une seule chose : votre audience. Une communication efficace est d’abord une communication ciblée. Qui sont les personnes que vous voulez atteindre ? Est-ce vos bénévoles, vos donatrices et donateurs, vos partenaires ou vos membres ? Chacune de ces catégories a des attentes spécifiques et des besoins de communication différents. Par exemple : Vos bénévoles auront peut-être besoin de mises à jour régulières sur les projets en cours et des informations sur les opportunités de collaboration. Vos donatrices et donateurs seront plus réceptifs aux histoires de l’impact de leurs contributions et à des appels à la collecte de fonds. Bien comprendre votre cible est essentiel pour concevoir une newsletter qui réponde à leurs attentes. L’objectif est de personnaliser le message pour qu’il soit pertinent et engageant pour chaque catégorie. 3. Structurer votre stratégie : bien plus qu’un simple envoi d’emails Une fois que vous avez bien défini vos objectifs et votre cible, il est temps de penser à la structure de votre newsletter. Voici les éléments clés qui doivent composer votre stratégie : a. Le contenu : centré sur la valeur ajoutée Le contenu est la pierre angulaire de votre newsletter. Chaque envoi doit apporter de la valeur à vos abonné•es. C’est ce qui les incitera à ouvrir vos emails, à les lire et à interagir avec vos contenus. Le contenu doit être : Pertinent : Chaque email doit répondre aux attentes de vos abonné•es. Par exemple, si vous vous adressez à des bénévoles, proposez des informations pratiques et des appels à l’action concrets. Clair et concis : N’oubliez pas que les abonné•es reçoivent de nombreux emails chaque jour. Il est donc crucial de capter leur attention rapidement avec des titres percutants et des contenus qui vont droit au but. Engageant : Incitez vos lecteurs à interagir avec vos contenus. Cela peut être sous forme de sondages, de liens vers des articles de blog ou même d’appels à contribuer à des projets. b. Le calendrier : une régularité qui crée des habitudes La fréquence d’envoi de votre newsletter doit être définie en fonction des objectifs de votre association mais aussi du temps dont vous disposez pour la produire. Un envoi trop fréquent peut lasser votre lectorat tandis qu’un envoi trop rare peut rendre vos communications inefficaces. Il est recommandé de choisir une fréquence réaliste, en fonction de vos ressources et de votre capacité à fournir du contenu de qualité. Pour certaines associations, un envoi mensuel peut suffire tandis que d’autres pourront opter pour des envois bi-hebdomadaires. c. L’objet et le design : capter l’attention dès le premier coup d’œil L’objet de votre email est l’un des facteurs les plus importants pour garantir un bon taux d’ouverture. Il doit être : Clair et concis, incitant les abonné•es à ouvrir le message. Personnalisé si possible, pour se démarquer dans une boîte de réception souvent saturée. Quant au design, il doit être simple et épuré, tout en étant responsive (adapté aux mobiles) car une grande majorité des lecteurs consultera la newsletter sur leur smartphone. N’oubliez pas également qu’il doit répondre aux normes d’accessibilité : choix de la typographie, contraste des couleurs et description alternative des images. 4. Les outils techniques : à utiliser une fois la stratégie définie Lorsque vous avez une stratégie bien en place, il est temps de vous tourner vers les outils qui vous permettront de mettre en œuvre vos plans. Des plateformes comme Mailchimp, Brevo ou MailerLite permettent de segmenter vos listes, de personnaliser vos emails et d’automatiser les envois. Mais attention : l’outil technique n’est qu’une partie du puzzle. Le succès d’une newsletter ne repose pas sur l’outil que vous utilisez mais sur la manière dont vous l’intégrez à votre stratégie de communication. a. Segmentation Les outils d’emailing permettent une segmentation fine de votre audience. Vous pouvez, par exemple, envoyer des messages spécifiques aux bénévoles, aux donateurs ou aux membres, selon leurs besoins et attentes. En segmentant correctement votre liste, vous garantissez que chaque groupe reçoit des informations pertinentes. b. Automatisation L’automatisation permet de gagner du temps tout en maintenant une communication régulière. Par exemple, vous pouvez programmer l’envoi d’une newsletter chaque mois ou mettre en place des rappels automatiques pour certaines actions comme une campagne de dons ou des événements à venir. 5. L’analyse : ajuster pour aller plus loin L’un des avantages des outils de newsletter est la possibilité de mesurer l’efficacité de vos campagnes. Grâce aux statistiques sur les taux d’ouverture, de clics et de conversion, vous pouvez ajuster votre stratégie en fonction des retours concrets. Chaque analyse doit vous aider à répondre aux questions suivantes : Pourquoi certains abonné•es n’ont-ils pas ouvert mes emails ? Quels contenus ont suscité le plus d’engagement ? La fréquence d’envoi était-elle adéquate ? Ces indicateurs sont précieux pour améliorer continuellement votre … Lire la suite

Faire parler votre impact : pourquoi le storytelling est indispensable

par
Un machine à écrire manuelle vue de haut

Votre association est sur le terrain, au plus près de ses bénéficiaires. Vos actions apportent une transformation notable dans leurs vies.  Votre association porte un plaidoyer pour faire changer les pratiques voire la loi. Vos prises de position font bouger les lignes. Sauf que vous peinez à faire entendre votre voix. Car comme beaucoup d’associations, vous pensez que vos résultats parlent d’eux-mêmes. Qu’ils se suffisent à eux-mêmes. Or, dans un monde saturé d’informations, ce qui touche et mobilise, ce n’est pas seulement ce que vous faites, c’est la manière dont vous le racontez. C’est là que le storytelling entre en jeu. Loin d’être un outil marketing réservé aux grandes ONG, il est un levier accessible, puissant et profondément humain. Encore faut-il l’utiliser à bon escient, sans trahir sa mission, ni tomber dans la mise en scène. 1. Pourquoi le storytelling n’est pas une option Les études en neurosciences le confirment : le cerveau humain retient 22 fois plus une histoire qu’un fait isolé. Pourquoi ? Parce que les récits activent les zones émotionnelles de notre cerveau, favorisent la mémorisation et créent un lien de proximité. Dans le monde associatif, cela signifie qu’un témoignage sincère peut avoir plus d’impact qu’une liste de chiffres. Que la trajectoire d’un•e bénéficiaire, racontée avec justesse, peut éveiller plus d’empathie qu’un rapport d’activité de 30 pages. En intégrant le storytelling, vous : rendez votre action plus lisible, touchez de nouveaux publics, fédérez vos équipes autour d’un récit commun, favorisez la mobilisation et le don. Et au-delà des bénéfices immédiats, vous installez un lien émotionnel durable avec vos parties prenantes : donatrices et donateurs, bénévoles, partenaires opérationnels et financiers. Vous devenez identifiable, mémorable, incarné. Un bon récit ancre votre action dans le temps, renforce votre légitimité, et peut même faire la différence lors d’un appel à projets ou d’une demande de subvention. Car ce que les financeurs recherchent, ce n’est pas seulement un budget équilibré, c’est la preuve vivante que vous créez de l’impact. 2. Les erreurs à éviter Certaines associations hésitent à se lancer ou s’y prennent maladroitement. Voici les écueils fréquents : a) Raconter une histoire qui n’a aucun lien avec votre mission Le but du storytelling n’est pas de raconter une histoire pour le plaisir de raconter une histoire. Il faut que votre récit soit raccord avec la vision que porte votre association et les changements qu’elle veut apporter. Autrement, vous risquez de perdre du monde en cours de route, si ce n’est de semer le doute ou d’éveiller les soupçons sur le bienfondé de votre projet associatif. Bonne pratique : veillez à ce que chaque histoire soit représentative de votre travail de terrain et illustrative de vos valeurs. b) Confondre témoignage et mise en scène Quand vous demandez à vos bénéficiaires de se raconter face caméra, laissez-leur la parole. Avec leurs mots, leurs expressions, leurs silences. L’authenticité est primordiale. Inutile d’en faire trop ou de chercher à les diriger.  Inutile aussi de rajouter de la musique dramatique pour souligner l’effet ! Bonne pratique : sous-titrez votre vidéo.   c) Oublier le lien émotionnel Une litanie de faits ou une suite de chiffres ne font pas un récit. Les données seules ne suscitent pas l’engagement. C’est l’émotion qui déclenche l’intérêt puis le passage à l’action. Bonne pratique : incarnez vos données dans des histoires vécues. d) Confondre storytelling avec success story Oubliez les contes de fée ! Oubliez la baguette magique ! Votre association ne navigue pas sur un long fleuve tranquille. Vos projets rencontrent des obstacles. Vos bénéficiaires ne voient pas leur vie changer du tout au tout du jour au lendemain du fait de vos actions. Ne gommez pas les obstacles au prétexte que cela fait mieux. Parfois, ce qui compte le plus, ce n’est pas d’arriver à destination. Ce qui importe le plus, c’est le voyage. Bonne pratique : osez montrer les tensions, les incertitudes, les apprentissages. Une histoire avec des hauts et des bas est plus engageante et renforce la confiance. e) Négliger le consentement et la confidentialité Parfois, dans l’enthousiasme du partage, on oublie de s’assurer que les personnes concernées sont bien d’accord. Cela peut exposer des publics fragiles, porter atteinte à leur dignité et/ou nuire à la réputation de l’association. Bonne pratique : demandez toujours un accord clair (oral ou écrit), changez les prénoms si nécessaire, floutez les visages si besoin. 3. Les éléments d’un bon storytelling associatif Inutile de vous mettre la pression. Pas besoin de savoir écrire comme un romancier. Il suffit de structurer vos histoires avec quelques repères simples : Le personnage : une personne réelle (ou représentative) qui incarne votre action. Bénéficiaire, bénévole, salarié•e, donatrice ou donateur… Le conflit ou défi : quel problème, quel besoin, quels obstacles ? L’action : ce que l’association a mis en place, comment elle s’est engagée. La transformation : ce qui a changé pour la personne, le groupe ou la situation. La morale implicite : ce que ce récit dit de vos valeurs et de votre raison d’être. Un bon récit n’est pas une opération séduction : c’est une mise en lumière de votre impact social et humain vécue de l’intérieur. 4.  Exemples concrets Prenons l’exemple d’une petite association de quartier œuvrant pour l’insertion professionnelle des jeunes. Elle diffuse une vidéo courte racontant le parcours de Djamila, 19 ans, accompagnée pendant 6 mois pour décrocher son premier emploi. Le récit est simple, sincère, filmé avec les moyens du bord. Mais il touche car il raconte une réalité vécue. Résultat : la vidéo est partagée, la page de dons voit un pic de trafic, les bénévoles ressentent une grande fierté… et la fondation partenaire demande à valoriser l’action dans son propre rapport annuel. Autre exemple : une campagne d’emailing qui ne présente pas d’abord les chiffres mais commence par l’histoire de Marc, bénévole de longue date, expliquant pourquoi il s’engage depuis 10 ans. Le message devient vivant, incarné et l’appel à soutien plus naturel. Ce type de récit donne aussi du sens à l’engagement en interne, notamment pour les nouvelles … Lire la suite

Rédiger le rapport annuel d’activité

par
Rapport d'activité - image d'illustration avec des graphiques

Votre assemblée générale annuelle arrive. Parmi les éléments que vous allez présenter à l’ensemble des membres réunis pour l’occasion, deux formes de rapports se distinguent. D’une part le rapport financier qui va présenter les résultats comptables. D’autre part le rapport d’activité ou rapport moral qui va passer en revue l’ensemble des activités menées au cours de l’exercice et ouvrir les perspectives d’avenir. Même s’il n’est pas légalement obligatoire, il est souvent prévu aux statuts, ce qui rend sa présentation indispensable. Dans ce cas, il est soumis à l’approbation des membres lors de l’assemblée générale annuelle ordinaire.  Quand bien même votre association n’a pas prévu statutairement de fournir un tel rapport, je vous recommande cependant de vous plier à l’exercice. Cela permet de faire le bilan des actions menées, de présenter les résultats obtenus (ou pas) et d’envisager les développements à venir sur les prochains exercices. Sommaire   Pourquoi rédiger un rapport annuel d’activité ? Le rapport annuel d’activité est bien plus qu’une simple formalité. Il s’agit d’un outil de communication interne et externe qui permet de : Informer les membres des actions et des progrès de l’association Rendre des comptes en transparence auprès des membres et des partenaires opérationnels et financiers Présenter les projets futurs et les orientations stratégiques Mettre en avant les réussites et les impacts positifs des actions menées Étapes clés pour rédiger le rapport annuel d’activité 1. Préparation Un rapport annuel se construit tout au long de l’année. Un mois avant la tenue de l’AG, il est bien trop tard pour penser à collecter les informations et indicateurs.  Aussi, à chaque événement important – journée portes ouvertes, conférence, participation à un forum – prévoyez un dossier numérique contenant :  quelques photos un compte-rendu rédigé avec le contexte (lieu, jour, nature de l’événement) et un narratif sur les objectifs et les résultats de l’événement les indicateurs clés : le nombre de personnes inscrites, le nombre de personnes présentes… Avant de passer à la rédaction, vérifiez que vous avez bien regroupé tous les documents, rapports et données pertinents de l’année écoulée dans ce dossier numérique vous avez bien défini les points essentiels sur lesquels vous souhaitez communiquer dans ce rapport vous avez bien choisi un modèle pour structurer votre rapport. Des modèles gratuits sont disponibles en ligne pour vous aider pas à pas. 2. Structure du rapport Un rapport annuel d’activité bien structuré doit inclure les sections suivantes : a) Édito de la présidente ou du président Un message d’introduction qui rappelle la mission et les valeurs de l’assocition et présente les grandes lignes de l’année écoulée et les perspectives futures. b) Bilan des activités  Un tour d’horizon des actions menées durant l’année, avec les réussites et les échecs. Utilisez des chiffres, des graphiques et des tableaux lorsqu’ils sont pertinents mais n’oubliez pas les témoignages humains pour illustrer vos propos. Actions de terrain c’est-à-dire les initiatives concrètes menées directement sur le territoire et à destination de vos bénéficiaires Actions de plaidoyer c’est-à-dire les démarches réalisées pour défendre les causes de l’association Bénéficiaires : leur nombre, leur profil, leurs attentes, leurs témoignages Bénévoles : le rôle et l’implication des bénévoles en termes d’engagements et d’impact Equipe salariée : si votre association est employeuse, indiquez les missions menées par les personnes employées y compris les stagiaires et les volontaires en service civique Actions de communication : les publications, les campagnes, les canaux de communication  c) Projets futurs  Présentez les projets à venir et les objectifs pour l’année suivante. d) Ecosystème associatif Mentionnez les partenariats, les collaborations et les soutiens obtenus au cours de l’année. Indiquez les relations de longue durée ainsi que les nouveaux partenariats mis en place dans l’année.  e) Remerciements N’oubliez pas de remercier les bénévoles, les adhérentes et adhérents et les partenaires opérationnels pour leurs contributions.  Une rubrique des remerciements doit être réservée pour les partenaires financiers. Il est de bon ton d’indiquer nommément les collectivités territoriales, les entreprises et fondations qui ont permis à l’association de réaliser ses misssions. Si une campagne de crowdfunding ou d’appel à dons a été réalisée en cours d’année, le rapport d’activité mentionnera le nombre de personnes donatrices et le pourcentage des fonds levés par rapport à l’objectif initial. Les données chiffrées seront réservées au rapport financier qui fera état des montants perçus et de leur affectation. f) Infographie des indicateurs clés Présentez visuellement les principaux indicateurs de performance de l’association, tels que le nombre d’adhérent•es, de bénéficiaires, le public accueilli lors des événements et le nombre de publications sur les réseaux sociaux ou encore le nombre de personnes ayant visité le site de l’association… 3. Rédaction Ne confondez pas rapport d’activité et roman fleuve. Inutile de chercher l’exhaustivité au risque de perdre celles et ceux qui prendront connaissance de ce document. Restez concis et clair dans votre présentation et dans votre rédaction. Si vous utilisez des acronymes, explicitez-les. Evitez les termes trop techniques ou trop spécifiques.  Ne cherchez pas à minimiser les échecs. Ils font partie du quotidien associatif. Cherchez plutôt à expliquer pourquoi l’association n’est pas parvenue à atteindre ses objectifs. Mieux vaut une difficulté analysée qu’un échec mis sous le tapis. C’est une question de transparence et de confiance. Privilégiez une mise en page aérée et accessible avec une typographie lisible et des contrastes élevés. Utilisez des visuels pour faciliter la compréhension des chiffres. Incluez des photos en regard des témoignages que vous mettrez en avant. 4. Présentation et diffusion Le rapport sera présenté lors de l’assemblée générale annuelle qui sera éventuellement amenée à l’approuver lors d’un vote. Prévoyez un document support à diffuser sur écran pour compiler les informations les plus pertinentes. Je vous renvoie à l’article que j’ai consacré à la création d’un document de présentation pour votre AG.  Une fois le rapport approuvé en AG, partagez-le ! Faites-le parvenir aux adhérentes et adhérents qui n’ont pas pu assister à l’assemblée, publiez-le sur le site de l’association et envoyez-le à vos partenaires financiers. Comment recycler le rapport d’activité ? Elément de communication, le rapport annuel d’activité … Lire la suite

Préparer et animer l’assemblée générale annuelle de votre association

par
Réunion hybride avec des participants autour d'une table et une mosaïque sur un écran

Pour les associations dont l’exercice est calqué sur l’année civile, la période de mars à fin juin est celle de l’assemblée générale ordinaire annuelle. Si, selon la loi, l’assemblée n’est pas obligatoire, elle le devient pour peu que l’association doive justifier de sa gestion auprès de financeurs publics ou dans le cadre d’un agrément délivré par l’Etat ou un établissement public. En clair, si votre association reçoit des subventions ou dispose d’un agrément, l’assemblée générale annuelle est indispensable. Cet article vous aidera à y voir un peu plus clair sur ce qu’est une assemblée générale annuelle, comment l’organiser et comment la tenir. Pour l’animation de cet événement d’importance dans la vie de votre association, je vous renvoie à l’article sur comment créer une animation pour votre assemblée. 1. Comprendre les différents types d’assemblées générales 1.1 Assemblée générale ordinaire (AGO) L’AGO est un rendez-vous statutaire annuel permettant de présenter les rapports moral et financier, voter le budget prévisionnel, renouveler les mandats des administratrices et administrateurs et discuter de l’orientation de l’association. Elle est essentielle pour assurer la transparence et la bonne gouvernance. 💡 Conseil pratique : consultez les statuts de votre association pour vérifier les points obligatoires à l’ordre du jour et les modalités de convocation. 1.2 Assemblée générale extraordinaire (AGE) L’AGE est convoquée lorsqu’une décision importante et urgente doit être prise (modification des statuts, dissolution, fusion, etc.). Les modalités de convocation et de quorum sont souvent plus strictes que pour l’AGO. Elle nécessite une organisation rigoureuse pour garantir la validité des décisions. Cas fréquents nécessitant une AGE : Modification des statuts ou du règlement intérieur Changement de dénomination ou d’objet de l’association Dissolution de l’association Fusion avec une autre structure 💡 Conseil pratique : avant d’organiser une AGE, assurez-vous qu’une AGO ne pourrait pas suffire pour traiter le sujet. Vérifiez également les modalités de vote qui peuvent différer selon le format de l’assemblée. Reportez-vous aux statuts pour vous assurer des tenants et aboutissants. 2. La préparation de l’assemblée générale 2.1 Pilotage et envoi des convocations L’organisation de l’AG est gérée par le bureau, souvent sous la responsabilité de la présidente ou du président et du/de la secrétaire. Iels doivent : Définir la date et l’horaire de l’Assemblée  Rédiger et envoyer les convocations comprenant l’ordre du jour, le formulaire de pouvoir et le cas échéant, l’appel à candidature pour le renouvellement des membres du conseil d’administration Assurer la logistique (lieu, matériel, accès à distance si nécessaire) 💡 Conseil pratique : assignez une personne responsable pour piloter l’organisation en mode projet. ⚠️ Attention : de plus en plus d’associations envoient leurs convocations de façon dématérialisée, par courriel. Vérifiez bien que vos statuts prévoient ce mode de convocation au risque de voir l’assemblée ne pas être valable. 2.2 Choix du format et du lieu En présentiel : si votre association ne dispose pas d’un local pouvant accueillir l’ensemble des membres, à vous de trouver une salle accessible, équipée et adaptée au nombre de participant•es. N’attendez pas le dernier moment pour la réserver au risque de ne pas trouver !  En ligne : prévoyez un outil de visioconférence sécurisé, permettant l’émargement et le vote à distance. Faites des tests en amont pour vous assurer que vous maîtrisez bien la technique. Prévoyez un temps de connexion d’un quart d’heure avant le début des débats. Hybride : assurez-vous que les membres à distance puissent pleinement participer (son, image, possibilité d’interaction). Si possible, envisagez de projeter sur écran la mosaïque des personnes présentes en ligne pour favoriser l’interaction avec les membres présent•es sur place. 💡 Conseil pratique : communiquez clairement les modalités de connexion (lien en clair, mot de passe) et testez l’outil avec des personnes qui ne sont pas digital native. Vous pouvez également enregistrer une vidéo de démonstration avec Loom pour montrer comment se connecter, comment voter, comment lever la main, comment brancher la caméra et le micro…  2.3 Envoi des documents préparatoires Convocation officielle précisant la date, l’heure et le lieu (et/ou lien de connexion) Ordre du jour détaillé Rapport moral et financier (en pièce jointe ou en lien sur un Drive) Appel à candidatures pour le conseil d’administration et modalités de candidature Formulaire de procuration pour les membres absent•es Lien vers la vidéo explicative, le cas échéant 💡 Conseil pratique : à défaut de délai précisé dans les statuts, envoyez ces documents au moins 15 jours avant l’AG pour permettre aux membres de se préparer et, si nécessaire, de poser des questions en amont. 3. Le déroulement de l’assemblée générale 3.1 Accueil et émargement En présentiel : mise en place d’une feuille d’émargement où chaque membre signe sa présence. Les membres disposant d’un pouvoir doivent aussi émarger pour les personnes qu’iels représentent. En ligne : validation des présences via un formulaire ou une inscription en début de réunion sur le chat de la visioconférence. Cette étape de l’émargement est indispensable pour déterminer si le quorum est atteint et si l’assemblée peut valablement délibérer. 3.2 Présentation et votes La présidente ou le président présente l’ordre du jour et les documents soumis au vote. Les votes peuvent se faire : À main levée Par bulletin papier anonyme Avec une application numérique dont le lien est partagé au moment de l’assemblée Via un outil numérique sécurisé pour les assemblées en ligne ou hybrides 💡 Conseil pratique : le vote par bulletin est recommandé pour l’élection des administratrices et administrateurs. Soyez large dans le nombre de bulletins que vous préparerez et prévoyez le temps de dépouillement et de vérification des votes. 3.3 Gestion des procurations Si les statuts le permettent, un•e membre peut voter au nom d’un•e autre en présentant un pouvoir signé. Vérifiez les conditions spécifiques inscrites dans vos statuts (nombre de pouvoirs autorisés par membre, format spécifique, signature requise). 💡 Conseil pratique : prévoyez un modèle de pouvoir clair et facile à remplir pour éviter toute contestation. Ainsi, la personne qui donne procuration doit pouvoir exprimer ses votes au regard de chaque point de l’ordre du jour : pour – contre – abstention 4. Les … Lire la suite

Créez une présentation pour votre Assemblée Générale : conseils pour un impact maximum

par
Un ordinateur portable ouvert montre une mosaïque de réunion à distance

L’assemblée générale annuelle ordinaire (AGO) est un moment incontournable dans la vie d’une association. Une fois par an, l’association convoque ses membres pour leur présenter le bilan de l’année écoulée, partager les perspectives de développement et leur demander de valider les décisions stratégiques proposées par le Conseil d’Administration. Les membres sont aussi appelé•es à élire les administratrices et administrateurs au cours de cette rencontre. Il va de soi qu’un support de présentation bien conçu est essentiel pour capter l’attention, rendre les informations claires et faciliter les échanges. Avec la généralisation des AG en ligne, il est aussi primordial de penser à l’accessibilité pour tous les participant•es. On ne voit pas de la même façon une diapositive projetée sur un écran dans une salle de réunion que sur l’écran de sa tablette ou de son smartphone. D’où l’importance de penser son support pour qu’il soit à la fois pertinent et fonctionnel. Quelques idées pour vous accompagner dans cet exercice… 1. Concevoir un support visuel dynamique Choisir des outils adaptés Est-il utile de présenter encore PowerPoint ou Slide ? Même sans compétences techniques avancées, avec les modèles existants, il est assez facile de concevoir une présentation de qualité. D’autres outils comme Canva ou Gamma proposent soit des modèles de diaporama soit la possibilité de générer une présentation en s’aidant de l’IA.  Pour ma part, j’utilise régulièrement la version gratuite de Gamma pour la souplesse de sa mise en forme et ses modèles très facilement personnalisables. Si vous souhaitez tester la génération d’une présentation avec l’IA, je vous recommande d’utiliser la fonctionnalité « coller le texte » pour conserver l’intégralité de votre texte d’origine.   Enfin, si vous choisissez une mise en forme déjà existante, n’oubliez pas de l’adapter pour qu’elle soit cohérente avec votre charte graphique et l’identité visuelle de votre association. Intégrer des éléments multimédias En toute logique, vous avez déjà préparé et rédigé votre rapport annuel d’activité. Recyclez les visuels et graphiques que vous avez réalisés pour ce document. Quand on n’a plus qu’à se soucier de la mise en page, tout va beaucoup plus vite… Pour dynamiser votre présentation, misez sur : des infographies pour synthétiser des données chiffrées et illustrer des tendances ; des images de vos événements et actions pour donner du concret ; des vidéos courtes et sous-titrées pour capter l’attention ; des graphiques pour rendre les résultats financiers plus lisibles. Les nouvelles applications utilisant l’intelligence artificielle sont aussi à inviter pour enrichir votre contenu. Si vous ne connaissez pas encore, je vous invite à découvrir napkin ai un outil qui génère en quelques clics des diagrammes personnalisables aux couleurs de votre association. Si vous pensez diffuser ce support après l’AG en PDF, n’oubliez pas les descriptions alternatives des images et autres formats visuels pour que votre document soit accessible. Soigner la lisibilité et la mise en page Un bon design facilite la compréhension des informations. Pour cela, je vous recommande : des titres courts et percutants pour structurer la lecture ; des listes à puces plutôt que des paragraphes de texte denses ; une palette de couleurs sobre (3 couleurs maximum) avec des contrastes suffisants pour la lisibilité ; des polices lisibles et de grande taille : on évite les graphies fantaisie pour viser l’efficacité avec des polices sans serif comme Arial ou Verdana ; un alignement aéré et équilibré : pas de texte justifié pour éviter l’effet bloc et la surcharge visuelle La tentation est grande d’ajouter des animations et des effets de transition sur chaque slide et à chaque changement de slide. La révélation d’un chiffre clé ou la mise en avant d’un point important peuvent demander une animation. Mais la sobriété s’impose pour le reste, de crainte de déconcentrer vos membres. Quand on attend un effet plutôt qu’une information, la communication passe à côté de son objectif. 2. Réussir la diffusion d’une AG en ligne Anticiper la présentation sur la plateforme choisie Votre AG se déroule en ligne ou en mode hybride ? Assurez-vous que le support est bien compatible avec les outils utilisés (Zoom, Teams, Google Meet) et que le partage d’écran est simple à faire.  Testez votre présentation avant le jour J sur la plateforme en ligne pour vérifier le rendu des diapositives, l’affichage des animations et la clarté des textes. Ce test permettra aussi de vous assurer que vous maîtrisez la technique. Rien de pire que d’avoir à régler les problèmes de partage d’écran ou d’audio alors que tout le monde est prêt à commencer l’AG… Favoriser l’interaction avec les participant•es Définissez d’entrée de jeu les règles et usages de la plateforme pendant l’Assemblée Générale : couper les micros ne pas interrompre la personne qui a la parole poser les questions par écrit dans l’onglet réservé à cet effet (Q/A)… A vous de voir ce qui convient le mieux pour rendre votre AG efficace et respectueuse des temps de parole. Il serait aussi dommage d’organiser une assemblée générale annuelle sans que les membres puissent voter de manière anonyme et sécurisée. Les plateformes les plus courantes permettent de créer un sondage pendant la diffusion du direct. Attention à bien le paramétrer pour éviter de voir publiquement les choix et votes. D’autres solutions – gratuites – existent comme Balotilo, avec des fonctionnalités plus adaptées aux besoins des associations. 3. Maximiser l’impact et la réutilisation du support Une fois votre présentation conçue, ne la laissez pas dormir dans un dossier numérique ! Pensez recyclage ! Combinée à votre rapport d’activité, c’est un outil stratégique de communication pour votre association.  Quelques idées pour réutiliser efficacement son contenu : Reprenez le contenu dans un article de blog pour diffuser auprès d’un public plus large Transformez certaines diapositives en posts sur les réseaux sociaux (ex. une infographie par semaine sur LinkedIn ou Facebook) Utilisez les visuels dans votre newsletter pour résumer les points-clés de l’AG Créez un livret PDF à envoyer aux adhérent•es n’ayant pas pu assister à la réunion Conservez les éléments clés (données et formats) pour les intégrer dans votre prochain rapport d’activité : cela vous évitera … Lire la suite

Les bonnes résolutions associatives

par
Des emballages de couleur

Bien débuter l’année Les associations n’échappent pas à la vague des bonnes résolutions. An neuf rime souvent avec nouveaux objectifs. Et également avec l’envie de faire évoluer et d’améliorer le fonctionnement associatif. Quelques idées pour renforcer votre organisation autour des piliers associatifs essentiels :  1. Gouvernance : « Instaurer une réunion stratégique trimestrielle » Objectif : Renforcer la cohésion au sein du bureau et du conseil d’administration en planifiant des discussions stratégiques régulières. Temps et ressources : 3 heures par trimestre, une salle de réunion ou visioconférence et un ordre du jour préparé à l’avance. Bénéfices : Une meilleure anticipation des enjeux, des décisions plus structurées et une vision partagée par tous. Solution à moindre coût avec des outils gratuits comme Google Meet ou Zoom pour réunir les membres à distance. 2. Stratégie & développement : « Réaliser un diagnostic associatif simplifié » Objectif : Identifier les forces, faiblesses, opportunités et menaces (SWOT) pour guider les priorités de l’année. Temps et ressources : Une demi-journée de brainstorming avec votre gouvernance et vos bénévoles-clés. Invitez également les salarié•es à apporter leur éclairage et leurs suggestions. Bénéfices : Une vision claire des actions prioritaires et une base solide pour définir les axes stratégiques. Solution à moindre coût avec des modèles SWOT et des tutoriels vidéo disponibles en ligne pour vous accompagner. 3. Finances : « Prévoir un atelier de rédaction de dossiers de subvention » Objectif : Former les membres de l’équipe en charge des financements à compléter une demande de subvention ou de mécénat. Temps et ressources : 3 heures pour l’atelier, un•e expert•e interne ou externe et quelques exemples de dossiers. Bénéfices : Plus de chance de voir vos demandes aboutir. Solution à moindre coût avec  un•e partenaire ou un•e bénévole expérimenté•e dans la rédaction de demandes. Ou faites appel à Is@ vous Zed pour animer un atelier de co-construction adapté à votre réalité associative. 4. Engagement : « Lancer un programme de parrainage pour les nouvelles et nouveaux bénévoles » Objectif : Intégrer rapidement les nouveaux membres et renforcer leur sentiment d’appartenance. Temps et ressources : Une réunion d’information initiale, un système de jumelage entre bénévoles déjà en activité et nouvelles et nouveaux bénévoles. Bénéfices : Fidélisation des bénévoles et réduction du turn-over. Solution à moindre coût : Créez un guide d’accueil simple et organisez un café d’échange en interne. 5. Communication : « Planifier une campagne de communication sur les réseaux sociaux » Objectif : Améliorer la visibilité de l’association en mettant en avant vos actions et activités ainsi que votre expertise. Temps et ressources : 4 heures pour construire un calendrier mensuel et créer du contenu. Bénéfices : Une meilleure présence en ligne et une image modernisée. Solution à moindre coût avec des outils gratuits comme Canva pour les visuels, ChatGPT pour vous aider dans la rédaction et Notion pour centraliser le calendrier et les contenus. 6. Formation : « Proposer une session sur les bonnes pratiques de non-discrimination » Objectif : Sensibiliser les membres de l’association aux enjeux de l’inclusion, notamment pour l’accueil des publics en situation de handicap. Temps et ressources : 2 heures, un•e intervenant•e sensibilisé•e ou une ressource en ligne spécialisée, comme une vidéo ou un guide pratique. Bénéfices : Une meilleure capacité à répondre aux besoins de tous les publics, une image valorisée de l’association et un environnement plus inclusif. Solution à moindre coût : Faites appel à une association spécialisée dans le handicap pour organiser une intervention gratuite ou utilisez des supports pédagogiques disponibles en open source. 7. Procédures : « Mettre en place un guide des process internes » Objectif : Formaliser les principales procédures administratives et opérationnelles pour garantir une gestion fluide et cohérente. Temps et ressources : Une journée pour identifier les besoins, rédiger le guide et le valider en équipe. Bénéfices : Réduction des erreurs, transmission facilitée des savoirs en cas de changement de membres et gain de temps dans la gestion quotidienne. Solution à moindre coût avec des modèles disponibles en ligne et des guides pour les mettre en application. Inutile de chercher à tout mettre en place dès à présent. Mieux vaut une seule bonne résolution suivie d’actions que beaucoup qui resteront lettre morte.   Si vous avez besoin d’aide pour penser votre organisation, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Envoyer ses voeux de fin d’année : conseils pratiques à destination des associations

par
Gros plan sur un sapin de Noël décoré en rouge et blanc

Chaque année se pose la question de l’envoi des vœux. Non seulement personnels (pas de carte virtuelle pour Taty Paulette !) mais aussi les vœux professionnels et associatifs. Car pour une association, les vœux de fin d’année vont au-delà de la tradition. Envoyer une campagne de vœux est une action de communication forte qui nécessite de prendre le temps de la construire. C’est une étape qui entre dans la stratégie globale de communication.  Mais encore faut-il savoir à qui s’adresser, pourquoi le faire et comment envoyer ces vœux. Quelques conseils pratiques pour vous aider à construire votre campagne. Pourquoi envoyer ses vœux ? 1. Pour remercier celles et ceux qui font vivre votre association Adhérentes et adhérents, bénévoles, donatrices et donateurs, partenaires opérationnels et financiers ont soutenu tout au long de l’année votre association. Reconnaître leur rôle essentiel dans la vie de l’association est un signal fort que vous leur envoyez.  2. Pour partager ce qui a été fait dans l’année Prenez le temps de regarder dans le rétroviseur pour voir le chemin parcouru ces douze derniers mois. Quelles ont été les étapes importantes dans la vie de l’association ? Que s’est-il passé ? Quel a été l’impact de vos actions dans la vie de vos bénéficiaires ? 3. Pour envisager l’avenir ensemble Même sans faire de demande explicite de renouvellement d’adhésion ou d’appel aux dons, pourquoi ne pas annoncer ce que fera l’association l’an prochain ? Décrivez votre projet phare et précisez à qui il s’adressera, pour quelles raisons il existera et comment il fonctionnera. Présentez votre vision de l’avenir. À qui adresser vos vœux ? L’idéal est de prévoir des messages différents selon les destinataires. En adaptant le ton et le format, vous personnaliserez votre message. Et surtout, soignez votre texte pour qu’il soit sincère. Inspirez-vous de ce qui existe, travaillez les textes de façon collégiale ou demandez l’aide de l’intelligence artificielle pour trouver les mots justes qui reflètent l’identité de votre association. – Adhérent•es et bénévoles : sans elles et sans eux, point d’association. Le mot d’ordre : dire MERCI. « Merci pour votre énergie et votre dévouement tout au long de cette année. Grâce à vous, nous avons pu atteindre des résultats incroyables. Nous sommes impatients de continuer cette aventure à vos côtés en 2025. Meilleurs vœux pour une année remplie de bonheur et de réussites collectives. » – Partenaires financiers et opérationnels : institutions, entreprises mécènes, autres structures de l’ESS ou associations partenaires. Mettez en avant l’impact concret de leur soutien, la richesse de votre collaboration et ouvrez la porte à de futures actions conjointes. « Grâce à votre générosité, cette année, nous avons aidé 500 personnes à retrouver un emploi durable. En 2025, avec votre soutien, nous espérons doubler cet impact. Merci pour votre confiance et engagement. Nous vous adressons nos meilleurs vœux pour une année prospère et solidaire. » – Grand public : partagez vos missions et valeurs, faites connaître votre activité principale et proposez de soutenir l’association en devenant adhérent•e, bénévole, donatrice ou donateur. « En 2024, nous avons réussi à mobiliser 300 citoyens pour protéger l’environnement local. Ensemble, continuons à agir pour notre planète. Rejoignez-nous pour faire la différence. Nous vous souhaitons une belle et engagée année 2025. » Comment envoyer vos vœux ? 1. Par courriel personnalisé La solution de facilité par excellence. Surtout si vous disposez d’un outil d’envoi en nombre permettant de personnaliser automatiquement le texte en insérant le prénom de la personne destinataire, par exemple. Les modèles de mise en forme sont légion : à vous de choisir et surtout d’adapter pour qu’il soit en phase avec votre message et vos valeurs.  Et si vous préférez mettre en forme vous-même votre envoi, ajoutez une image représentative de votre action associative, un pêle-mêle de photos ou bien encore une courte vidéo.  En pied de message, avec la signature, proposez un lien direct vers le formulaire d’adhésion ou de don. 2. Avec une carte de vœux papier C’est un incontournable pour adresser les vœux de l’association à des relations VIP. Choisissez une carte réalisée par une association et imprimée sur papier éco-responsable. Ajoutez un mot manuscrit de la présidente ou du président. Si votre association prévoit une cérémonie des vœux autour d’une galette, glissez également dans l’enveloppe le carton d’invitation à cet événement. 3. Sur les réseaux sociaux Prévoyez deux messages à programmer l’un le 24 décembre pour souhaiter de joyeuses fêtes et l’autre le 1er janvier pour souhaiter une bonne et heureuse année. Pour plus d’impact, illustrez votre publication avec une vidéo courte (et sous-titrée), un carrousel d’images, une infographie amusante. Evitez d’ajouter un lien externe qui obligerait l’internaute à sortir du réseau. Les algorithmes pénalisent ce genre de pratique. Bien entendu, n’oubliez pas de taguer vos bénévoles et vos partenaires pour accroître la portée de votre publication. Et il est de bon ton d’insérer un appel à l’action en fin de message, que ce soit une demande de partage, une invitation à suivre l’association sur ce réseau ou bien encore une demande de soutien solidaire. 4. Avec une vidéo de remerciements Réunissez votre équipe et/ou vos bénéficiaires pour une courte vidéo dynamique autour du mot « Merci ».  Présentez un montage rapide de quelques moments filmés dans l’année et mettant en lumière vos actions et activités associatives. Et dites « Merci ». Sous-titrez votre vidéo : elle sera ainsi accessible aux personnes déficientes auditives et à celles qui ont oublié leurs écouteurs… 5. Dans la newsletter des fêtes Le format de l’infolettre, plus conséquent qu’une carte de vœux, permet de présenter un premier bilan des actions menées pendant l’année qui s’achève et surtout de se projeter dans les projets qui seront portés pendant l’année à venir.  Ajoutez une interview de la présidente ou du président, des témoignages de bénéficiaires ou des anecdotes rapportées par vos bénévoles. Donnez un visage aux personnes qui font votre association. Les conseils en plus Planifiez votre campagne : en mode projet, commencez à travailler dès novembre pour inscrire les différentes étapes (rédaction des messages, création des supports visuels) dans votre agenda. Et … Lire la suite

Exercice pratique : la fiche de mission bénévole

par

La fiche de mission bénévole est un outil essentiel pour toute association souhaitant recruter et mobiliser des bénévoles de manière efficace. Bien construite, elle permet d’attirer, d’impliquer et de fidéliser les bénévoles en leur offrant une vision claire de leur rôle au sein de l’organisation. Dans cet article, je vous propose un guide pratique pour élaborer une fiche de mission bénévole réussie, de la phase préparatoire à la rédaction finale. 1. Comment préparer la fiche En toute logique, si vous en êtes à la phase de conception d’une fiche de mission, c’est que vous avez au préalable construit votre projet et identifié les ressources humaines nécessaires pour le mener à bien. Toutefois, pour partir du bon pied, récapitulons les étapes initiales : a) Définir les besoins Listez les projets, actions et activités en cours et à venir pour lesquels vous avez besoin de recruter des bénévoles Estimez l’engagement en ETP (équivalent temps plein) pour arrêter le nombre de bénévoles nécessaires à la réalisation des projets Etablissez la liste des compétences demandées pour chaque projet. Il peut s’agir de compétences techniques, relationnelles ou organisationnelles. b) Cibler les profils Plus vos besoins seront pointus, plus il sera important d’affiner les critères de votre recherche. Ainsi, la mission que vous proposez s’adresse-t-elle en priorité à des étudiantes, à des personnes en recherche d’emploi, à des personnes en activité, à des personnes à la retraite ? Y a-t-il un âge minimum requis pour postuler à cette mission ? Est-il indispensable de maîtriser le français pour la mission proposée ? Les lieux de réalisation de la mission sont-ils accessibles aux personnes en situation de handicap moteur ?  c) Travailler les modalités d’engagement Les bénévoles qui rejoindront votre association pour cette mission (ou ces missions) doivent pouvoir s’engager en toute connaissance de cause. Cela signifie pour votre association d’avoir prévu dès la préparation de la fiche de mission : le format de la mission : sur place dans le local associatif ou en distanciel la durée de l’engagement : mission ponctuelle ou de longue durée la fréquence de l’activité : une fois par semaine, une fois par mois le temps de la mission : 2 heures par semaine, une journée par mois les moments de la mission : pendant les heures ouvrables, en soirée, le week-end, pendant les vacances scolaires le degré d’autonomie : travail en équipe ou en solo le degré de responsabilité : dans le cas d’une mission d’encadrement ou de pilotage de projet 2. Comment structurer la fiche Une fois que vous avez compilé toutes ces informations, le temps est venu de passer à la mise en forme de votre fiche.  Il n’existe pas de différences fondamentales avec la traditionnelle offre d’emploi. D’ailleurs, celle-ci nous est si familière qu’il est rassurant de retrouver les mêmes jalons dans une fiche de mission. Voici les différents points à mentionner dans votre fiche : a) Titre de la mission Visez la précision. Il n’est pas très utile de dire que votre association recrute des bénévoles… Indiquez plutôt un intitulé générique pour la mission comme « Animation d’un atelier de loisirs créatifs », « Aide aux devoirs – niveaux CM1 et CM2 » ou « Collecte de produits de première nécessité ». Imaginons que votre association propose des sorties culturelles et que vous recherchiez des bénévoles pour les encadrer. b) Contexte de la mission Présentez votre association en quelques phrases pour que les personnes intéressées puissent comprendre qui vous êtes, ce que vous faites et pour qui vous le faites. Précisez également le projet auquel est rattachée la mission pour laquelle vous recrutez. Ainsi, ne vous contentez pas de dire que votre association organise des sorties culturelles… « Notre association organise toutes les semaines une sortie culturelle pour ses membres en situation de handicap moteur. Ces sorties se déroulent soit en journée (visite de musées ou d’expositions) soit en soirée (concerts, théâtre). »  c) Objectifs de la mission Quels sont les résultats espérés par l’association en mettant en place ce projet ? Quel sera l’impact de la participation de la personne bénévole dans la réalisation de cette mission ? « Ces sorties culturelles permettent à nos membres de partager des moments ensemble et de rompre avec l’isolement dans lequel les situations de handicap les plongent. Grâce à votre engagement, l’association pourra maintenir le rythme d’une sortie par semaine. » d) Tâches et responsabilités de la personne bénévole Il convient de préciser quelles seront les tâches afférentes à la mission. Dans le cas de l’encadrement des sorties culturelles, la personne bénévole pourrait avoir à : gérer les inscriptions relancer les personnes inscrites deux jours avant pour s’assurer de leur venue organiser le transport ou l’accueil des membres anticiper les besoins spécifiques en accessibilité… Il est bien sûr impossible d’être exhaustif dans les tâches à accomplir, d’autant que celles-ci évoluent avec la mission. Toutefois, mieux vaut préciser ce qui est attendu de la personne bénévole. D’où l’importance du titre de la mission : « encadrement de sorties culturelles » ne recoupe pas les mêmes attributions que « accompagnement de sorties culturelles »… e) Profil recherché Séparez bien ce qui relève du savoir-faire de ce qui relève du savoir-être.  Dans le cadre d’une mission bénévole, les qualités humaines prennent le pas sur les compétences requises et/ou l’expérience souhaitée. Seules quelques missions hautement spécifiques demandant des compétences avancées détailleront comme obligatoires la maîtrise d’outils techniques ou une expertise professionnelle. Ce sera le cas, par exemple, de la gestion des systèmes informatiques ou de compétences comptables pour la tenue de la trésorerie.  Pour la mission d’encadrement des sorties culturelles destinées à des personnes en situation de handicap moteur, il ne sera pas indispensable que la personne soit déjà formée aux handicaps. Mais il est plus que souhaitable qu’elle ait envie de partager du temps avec des personnes autrement capables…  f) Durée et lieu On reprend les modalités d’engagement vues plus haut et on précise :  le format de la mission : sur place dans le local associatif ou en distanciel la durée de l’engagement : mission ponctuelle ou de longue durée la fréquence de l’activité … Lire la suite

Exercice de rentrée : programmer sa campagne de dons de fin d’année

par
Une petite plante en pot offerte par une main ouverte

La campagne de recherche de fonds de fin d’année est une étape cruciale pour les associations, quel que soit leur degré de maturité, quelle que soit leur taille, quels que soient leurs besoins. Peu importe le format choisi, il serait dommage pour votre association de ne pas profiter de décembre et de la période des fêtes pour faire appel à la générosité et aux dons en numéraire. D’autant que l’incitation fiscale joue à plein en décembre. Le 1er janvier, il sera trop tard ! C’est parti pour cet exercice de rentrée. Voici quelques recommandations sous forme d’étapes à passer en revue pour programmer sa campagne de dons de fin d’année. 1. Définir des objectifs clairs Les objectifs doivent être réalistes, mesurables et adaptés à la taille de l’association. Le premier objectif à définir est d’ordre financier. En clair, quel montant souhaitez-vous obtenir d’ici la fin de l’année ? En définissant un seuil à atteindre en lien avec une action ou un projet, cela vous permettra de poser également les bases de votre communication.  En plus de fixer un montant de collecte, il est pertinent d’envisager des objectifs secondaires : élargir sa base de donatrices et donateurs proposer une formule de dons mensuels encourager le renouvellement des adhésions accroître la visibilité de l’association. Chaque objectif doit s’accompagner d’un plan d’action précis. Astuces :  Inspirez-vous de ce que font les grandes associations dans leurs campagnes de collecte. A votre tour de fixer un montant à atteindre pour réaliser l’intégralité de votre projet ou de votre action. Indiquez les paliers « avec X € récoltés, notre association pourra réaliser… » Inutile de réinventer la roue ! Lancez la dynamique en vous inscrivant dans le mouvement du Giving Tuesday qui a lieu fin novembre ou début décembre selon les années. Cette journée mondiale de la philanthropie est un excellent levier de visibilité pour les associations.  Donnez des exemples concrets pour montrer aux donatrices et donateurs l’impact direct qu’auront leurs contributions :  « Les dons permettront de financer des cours de français pour les réfugiés accueillis par notre association » « Avec vos dons, notre jardin partagé pourra créer de nouveaux bacs potagers » « Les fonds collectés serviront à financer des hébergements d’urgence pour des femmes victimes de violences. » 2. Mobiliser l’équipe et définir les rôles L’idée est de mettre en place une équipe dédiée pour coordonner les efforts et maximiser l’impact de votre campagne. Par nature, cette équipe sera pluridisciplinaire et travaillera de manière transverse. Elle sera composé à minima des personnes suivantes : La ou le responsable de la campagne pilote l’ensemble de la campagne, assure la coordination des actions et veille au suivi des objectifs. Cette personne aura la charge d’établir le compte-rendu de la campagne pour la présenter au Conseil d’administration. La ou la responsable communication est en charge d’élaborer les messages clés, de créer le contenu (textes, images, vidéos), d’animer les supports de communication (emails, réseaux sociaux, site internet…) et d’assurer la cohérence de la campagne avec la charte graphique de l’association et les règles de communication en vigueur. La ou le responsable technique gère la mise en place des formulaires en ligne, de la maintenance des outils numériques utilisés et des séquences (workflow) du parcours donateur. Cette personne s’assure également de la conformité de la collecte et de l’enregistrement des données avec la RGPD. La trésorière ou le trésorier définit les objectifs financiers, assure le reporting des résultats pour ajuster la communication, établit les reçus fiscaux (si ceux-ci ne sont pas adressés automatiquement) et réalise le bilan de la campagne. Les bénévoles aident lors d’événements ou d’actions spécifiques (webinaire, journée portes ouvertes), apportent des témoignages et relaient la campagne sur les réseaux sociaux. Astuces : Si l’association ne dispose pas en interne des compétences demandées pour constituer cette équipe, faites appel à des bénévoles spécialisés. S’agissant de missions ponctuelles, le recours au mécénat de compétence est aussi une piste à explorer. L’équipe peut être complétée par une ou un chargé•e de partenariats qui aura pour mission d’identifier et d’approcher des entreprises locales ou des mécènes prêts à soutenir l’action. 3. Les outils essentiels pour une campagne réussie Il est indispensable d’avoir une liste de contacts segmentée c’est-à-dire établie avec des catégories sur lesquelles filtrer les contacts. Dans le cas d’une campagne d’appel aux dons, les messages ne seront pas les mêmes selon qu’ils seront adressés à vos membres, à vos bénévoles, à vos donatrices actives et donateurs actifs… En segmentant votre base de contacts, vous pourrez envoyer des messages personnalisés.  a) Envoi en nombre d’emails Le mieux pour optimiser votre campagne d’emailing est de faire appel à un outil dédié comme Brevo ou MailChimp. Ces plateformes permettent d’importer des listes depuis un fichier de tableur aussi bien que de conserver les contacts qui s’inscrivent directement (participation à un événement, envoi de la newsletter…). Avec les versions payantes de ces outils, vous pourrez également planifier toute la séquence d’envoi de votre campagne. Astuces : Plutôt qu’une gestion de vos contacts dans un fichier sur tableur, optez pour un outil dédié, plus puissant, plus fiable et plus automatisable : le CRM. Des solutions « sur l’étagère » c’est-à-dire déjà configurées pour répondre aux besoins des associations existent sur le marché. Il est également possible de déployer des solutions personnalisées et évolutives avec des outils de programmation visuelle (NoCode). Avant tout envoi, vérifiez que vos données sont à jour et complètes.  b) Plateforme de dons en ligne Sur votre site, ajoutez – si ce n’est déjà fait – une page dédiée aux dons.  En utilisant des plateformes de collecte sécurisées comme HelloAsso, il vous est possible d’importer directement dans votre site le formulaire de don. L’outil propose aussi la fonctionnalité d’envoi automatique de reçus fiscaux.  Astuce : N’oubliez pas de mentionner l’avantage fiscal pour maximiser l’engagement tant des particuliers que des entreprises. c) Réseaux sociaux Votre campagne d’appel aux dons passera aussi par les réseaux sociaux. Peu importe que votre association soit présente sur un seul réseau ou sur plusieurs, l’essentiel est de diffuser également votre campagne sur les … Lire la suite