Newsletter

Sommaire La rentrée est un moment clé pour votre association. Ce serait dommage de le rater faute de communication. Après l’été, vos bénévoles, adhérent•es et partenaires reprennent leurs activités et leurs lectures. Une newsletter bien pensée permet de renouer le contact, d’informer efficacement et de mobiliser vos publics autour de vos projets. Dans cet article, découvrez comment structurer votre newsletter de rentrée et l’inscrire dans votre communication globale. 1. Définir l’objectif de votre newsletter de rentrée Avant tout, clarifiez ce que vous souhaitez obtenir : Informer sur les bilans de l’année écoulée et les projets à venir. Mobiliser vos bénévoles pour des actions concrètes. Renforcer l’engagement de vos adhérents et partenaires. Mon conseil Soyez pragmatique : focalisez-vous sur 2 à 3 objectifs principaux selon votre cible. 2. Planifier le contenu : ce qui change à la rentrée La newsletter de rentrée se distingue par son contenu dynamique et concret. Les équipes sont reposées et prêtes à se mobiliser pour votre mission. Que mettre dans ce numéro ? Voici quelques idées : Bilan de l’année précédente : chiffres clés, projets réalisés, succès et apprentissages Projets et événements à venir : calendrier de la rentrée, appels à bénévoles ou à dons Temps forts pour engager vos publics : journée portes ouvertes pour accueillir de nouveaux bénévoles ou adhérent•es participation au forum des associations pour promouvoir vos activités réunion de reprise avec pot des bénévoles pour créer un moment convivial Actualités ou changements internes : nouvelles missions, changements de responsables, nouveaux partenariats Focus sur vos valeurs : rappeler la mission de votre association et vos convictions. L’objectif est de susciter l’envie de participer et de rester connecté à votre association. Mon conseil Même s’il y a beaucoup à dire à la rentrée, ne cherchez pas à tout caser dans ce numéro de l’infolettre. Une newsletter percutante est celle qui se lit rapidement, pas celle que l’on met dans le dossier « à lire plus tard » car plus tard, c’est souvent jamais. 3. Adapter le ton et le format Ton dynamique et engageant : chaleureux, clair et motivant, sans être trop institutionnel Visuels attractifs : photos d’événements passés, infographies ou images illustrant vos projets Titres percutants et accrocheurs : inciter à la lecture et à l’action Appels à l’action clairs : boutons ou liens vers l’inscription à des événements, au bénévolat ou aux dons. Astuce : privilégiez un format lisible sur mobile car de nombreuses personnes lisent vos newsletters sur smartphone. Mon conseil Soignez l’accessibilité de votre message : des titres hiérarchisés, un sommaire, des visuels avec une description alternative, un contraste entre les couleurs de fond et celle du texte facilitant la lecture, une typographie sans serif… 4. Structurer l’envoi Choisir le bon moment : la première quinzaine de septembre est idéale pour capter l’attention avant la reprise totale des activités Segmenter vos publics : bénévoles, adhérent•es et partenaires peuvent recevoir des messages adaptés à leur rôle et intérêts Analyser les retours : taux d’ouverture, clics et interactions pour ajuster vos prochaines communications 5. Intégrer la newsletter dans une stratégie globale Complémentarité avec les réseaux sociaux : partager des extraits ou des liens pour atteindre un public plus large Suivi des événements : relayer les moments forts de la rentrée dans la newsletter (photos, retours d’expérience, témoignages). Mesure de l’impact : observez comment vos publics réagissent et ajustez vos prochains contenus pour maintenir l’engagement. 6. En résumé : une rentrée réussie commence par une communication claire Une newsletter de rentrée n’est pas seulement un passage obligé ou une case à cocher dans la to-do list. C’est le moyen de renouer le dialogue et surtout de mobiliser autour de votre projet associatif. Un dernier conseil ? Jouez sur l’effet de suspens. Annoncez que le prochain numéro parlera de tel sujet ou reviendra plus en détails sur tel événement. Cela permettra à votre newsletter de rentrée de rester concise et d’amorcer l’attente de la suite. Si vous avez besoin d’aide pour penser votre stratégie de communication, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Dans la stratégie de communication associative, les newsletters – ou infolettres – sont un excellent canal pour informer, mobiliser et fidéliser. Mais si tous vos contacts reçoivent le même message, votre communication risque de perdre en efficacité. La bonne nouvelle, c’est qu’il n’est pas nécessaire de produire des contenus différents à chaque fois. Segmenter ne signifie pas tout refaire mais plutôt mieux adapter ce qui existe déjà. Petit tour d’horizon pour expliquer en quoi consiste la segmentation, ce qu’elle apporte à votre association et surtout comment envisager de la mettre en oeuvre dans votre structure. Sommaire Segmenter, c’est quoi exactement ? Pourquoi segmenter vos contacts Cartographier vos destinataires : pourquoi et comment faire Adapter le ton et le contenu selon les destinataires Mettre en œuvre : des solutions simples et efficaces Pour démarrer : définir vos personas En résumé  Segmenter, c’est quoi exactement ? Segmenter, c’est organiser vos contacts en sous-groupes homogènes selon des critères simples : le lien avec votre association, les attentes, la disponibilité, la fréquence de participation, etc. Cela vous permet d’adresser à chaque personne un message plus pertinent, plus clair, plus adapté. Il ne s’agit pas de calquer un modèle de marketing issu du secteur marchand. Il s’agit de s’en inspirer pour optimiser sa communication associative. Tout en respectant les personnes qui ont fait confiance à l’association en lui laissant leurs coordonnées… Pourquoi segmenter vos contacts ? Pour ne pas noyer les informations clés dans une newsletter trop dense Pour envoyer le bon message, au bon moment, à la bonne personne Pour entretenir des liens de qualité avec vos différents cercles : bénévoles, partenaires, donatrices et donateurs, membres…. Une info logistique pour les bénévoles n’a pas forcément sa place dans le message adressé à un•e sympathisant•e. Et inversement. Cartographier vos destinataires : pourquoi et comment faire Avant de segmenter, il faut avoir une idée claire de qui reçoit quoi. Commencez par établir une cartographie simple de vos contacts. Cette cartographie reprendra : La nature de vos contacts Vous allez catégoriser les personnes qui sont dans votre liste de contacts selon leurs interactions avec votre association. Typiquement, on distinguera à minima : vos adhérentes et adhérents vos bénévoles en activité vos partenaires opérationnels et financiers vos soutiens ponctuels comme des donatrices et donateurs vos anciens membres et bénévoles… Selon le périmètre d’intervention, d’autres types de contacts pourront apparaître. Ainsi, une association de formation qui fait appel à des freelances pour assurer certaines interventions aura tout intérêt à les distinguer dans une rubrique « prestataires » La nature des informations Posez-vous la questions des informations que vous cherchez à transmettre à ces contacts. Mieux, demandez-vous la finalité de vos envois. En clair, pour quoi faire ? Et s’il y a une question à se poser avant d’envoyer un message, que ce soit sous forme de newsletter ou de post sur les réseaux sociaux, c’est de s’interroger sur ce qui restera dans l’esprit de votre lectrice ou de votre lecteur une fois le message lu… Les moyens de diffusion et de communication La newsletter n’est qu’un des canaux de votre communication. Donc, il est utile de savoir quels sont les canaux que votre audience utilise le plus pour vous lire. Et surtout pour interagir, c’est-à-dire vous répondre et vous interpeler.  Mon conseil : Même si ce travail de cartographie paraît fastidieux, il vous fera gagner beaucoup de temps une fois qu’il sera en place. Et pour éviter d’avoir à revenir sur cette étape, dans vos questionnaires de contact, pensez à prévoir un champ pour cette qualification. Adapter le ton et le contenu selon les destinataires Même si le fond reste le même, la forme compte : un bénévole appréciera un ton chaleureux, des remerciements explicites, des infos concrètes et immédiates un partenaire attendra une posture plus professionnelle, une mise en contexte, des résultats chiffrés ou des perspectives une donatrice ou un donateur souhaitera comprendre l’impact de son geste, savoir à quoi ont servi ses contributions, être remercié•e personnellement. Chaque profil a des attentes spécifiques : à vous de les percevoir pour que votre message soit bien perçu et bien reçu. Une fois cette posture adoptée, reste à la traduire dans vos outils quotidiens. Mettre en œuvre : des solutions simples et efficaces Vous n’avez pas besoin d’un logiciel complexe pour commencer à segmenter. Tout dépend du volume des contacts que vous avez. Mon premier conseil est de choisir l’outil non pas en fonction de ce que l’on peut vous recommander mais en fonction de vos besoins et des compétences et appétences de vos bénévoles pour le numérique. Ainsi, un tableur peut très bien suffire quand votre association démarre et n’a que quelques centaines de contacts.  La pile d’outils la plus simple est toujours la plus efficace : une base de données (vos contacts) sous forme de tableau avec des colonnes pour la segmentation. Attention à tout centraliser. Rien de pire que des tableaux distincts pour d’un côté les membres, de l’autre les bénévoles et un troisième pour les autres… C’est l’enfer à gérer quand les bénévoles adhèrent aussi à l’association ! un logiciel d’envoi de mails en nombre pour créer des modèles de newsletters (avec des variables) et gérer les listes d’envoi Pour le contenu, je vous recommande d’écrire un texte de base. A vous ensuite d’ajuster l’objet, l’introduction, l’appel à l’action… selon le profil des destinataires. Un seul mot d’ordre pour gagner du temps et éviter de repartir d’une page blanche pour chaque message : recyclez ! La bonne pratique La plupart des logiciels d’envoi de mails disposent nativement de fonctionnalités pour mesurer l’impact de votre message. Ne vous privez pas d’aller mesurer les retours : taux d’ouverture, clics, réponses. Et aussi voir les messages qui n’ont pas trouvé leurs destinataires parce que l’adresse n’est plus valide. Cela permet de nettoyer votre liste de contacts et d’améliorer la déliverabilité.  Pour démarrer : définir vos personas Un persona associatif est une représentation semi-fictive d’un•e bénéficiaire, membre, donateur ou partenaire type d’une association, construite à partir de données réelles (enquêtes, entretiens, … Lire la suite

Une newsletter bien pensée peut devenir l’un des piliers de la stratégie de communication de votre association. Pourtant, trop d’associations envoient des emails sans véritable plan. Résultat : des taux d’ouverture faibles, des messages peu impactants et un engagement en chute libre. Dans cet article, nous allons voir pourquoi la stratégie doit toujours primer sur la technique et comment structurer votre communication pour maximiser son efficacité. 1. Une newsletter sans stratégie : un risque d’errance Envoyer une newsletter sans stratégie, c’est comme partir en expéditions sans carte : vous risquez de vous perdre en chemin. Pour qu’une newsletter soit véritablement utile, elle doit être pensée comme un outil de communication à part entière, intégré à un plan de communication global. Avant même de vous interroger sur la fréquence des envois ou le design de votre email, la première question à vous poser est la suivante : Quels objectifs souhaitez-vous atteindre avec cette newsletter ? Mobiliser des fonds, sensibiliser à une cause, fidéliser vos bénévoles, informer vos adhérents des événements à venir… Chaque objectif nécessite une approche différente. 2. Définir votre cible : la clé du succès Dans la jungle des outils et des technologies, il est facile d’oublier que le cœur de votre stratégie repose sur une seule chose : votre audience. Une communication efficace est d’abord une communication ciblée. Qui sont les personnes que vous voulez atteindre ? Est-ce vos bénévoles, vos donatrices et donateurs, vos partenaires ou vos membres ? Chacune de ces catégories a des attentes spécifiques et des besoins de communication différents. Par exemple : Vos bénévoles auront peut-être besoin de mises à jour régulières sur les projets en cours et des informations sur les opportunités de collaboration. Vos donatrices et donateurs seront plus réceptifs aux histoires de l’impact de leurs contributions et à des appels à la collecte de fonds. Bien comprendre votre cible est essentiel pour concevoir une newsletter qui réponde à leurs attentes. L’objectif est de personnaliser le message pour qu’il soit pertinent et engageant pour chaque catégorie. 3. Structurer votre stratégie : bien plus qu’un simple envoi d’emails Une fois que vous avez bien défini vos objectifs et votre cible, il est temps de penser à la structure de votre newsletter. Voici les éléments clés qui doivent composer votre stratégie : a. Le contenu : centré sur la valeur ajoutée Le contenu est la pierre angulaire de votre newsletter. Chaque envoi doit apporter de la valeur à vos abonné•es. C’est ce qui les incitera à ouvrir vos emails, à les lire et à interagir avec vos contenus. Le contenu doit être : Pertinent : Chaque email doit répondre aux attentes de vos abonné•es. Par exemple, si vous vous adressez à des bénévoles, proposez des informations pratiques et des appels à l’action concrets. Clair et concis : N’oubliez pas que les abonné•es reçoivent de nombreux emails chaque jour. Il est donc crucial de capter leur attention rapidement avec des titres percutants et des contenus qui vont droit au but. Engageant : Incitez vos lecteurs à interagir avec vos contenus. Cela peut être sous forme de sondages, de liens vers des articles de blog ou même d’appels à contribuer à des projets. b. Le calendrier : une régularité qui crée des habitudes La fréquence d’envoi de votre newsletter doit être définie en fonction des objectifs de votre association mais aussi du temps dont vous disposez pour la produire. Un envoi trop fréquent peut lasser votre lectorat tandis qu’un envoi trop rare peut rendre vos communications inefficaces. Il est recommandé de choisir une fréquence réaliste, en fonction de vos ressources et de votre capacité à fournir du contenu de qualité. Pour certaines associations, un envoi mensuel peut suffire tandis que d’autres pourront opter pour des envois bi-hebdomadaires. c. L’objet et le design : capter l’attention dès le premier coup d’œil L’objet de votre email est l’un des facteurs les plus importants pour garantir un bon taux d’ouverture. Il doit être : Clair et concis, incitant les abonné•es à ouvrir le message. Personnalisé si possible, pour se démarquer dans une boîte de réception souvent saturée. Quant au design, il doit être simple et épuré, tout en étant responsive (adapté aux mobiles) car une grande majorité des lecteurs consultera la newsletter sur leur smartphone. N’oubliez pas également qu’il doit répondre aux normes d’accessibilité : choix de la typographie, contraste des couleurs et description alternative des images. 4. Les outils techniques : à utiliser une fois la stratégie définie Lorsque vous avez une stratégie bien en place, il est temps de vous tourner vers les outils qui vous permettront de mettre en œuvre vos plans. Des plateformes comme Mailchimp, Brevo ou MailerLite permettent de segmenter vos listes, de personnaliser vos emails et d’automatiser les envois. Mais attention : l’outil technique n’est qu’une partie du puzzle. Le succès d’une newsletter ne repose pas sur l’outil que vous utilisez mais sur la manière dont vous l’intégrez à votre stratégie de communication. a. Segmentation Les outils d’emailing permettent une segmentation fine de votre audience. Vous pouvez, par exemple, envoyer des messages spécifiques aux bénévoles, aux donateurs ou aux membres, selon leurs besoins et attentes. En segmentant correctement votre liste, vous garantissez que chaque groupe reçoit des informations pertinentes. b. Automatisation L’automatisation permet de gagner du temps tout en maintenant une communication régulière. Par exemple, vous pouvez programmer l’envoi d’une newsletter chaque mois ou mettre en place des rappels automatiques pour certaines actions comme une campagne de dons ou des événements à venir. 5. L’analyse : ajuster pour aller plus loin L’un des avantages des outils de newsletter est la possibilité de mesurer l’efficacité de vos campagnes. Grâce aux statistiques sur les taux d’ouverture, de clics et de conversion, vous pouvez ajuster votre stratégie en fonction des retours concrets. Chaque analyse doit vous aider à répondre aux questions suivantes : Pourquoi certains abonné•es n’ont-ils pas ouvert mes emails ? Quels contenus ont suscité le plus d’engagement ? La fréquence d’envoi était-elle adéquate ? Ces indicateurs sont précieux pour améliorer continuellement votre … Lire la suite