Le bilan de rentrée : comment repartir sur de bonnes bases
Entre dossiers de subvention à finaliser, assemblées générales à préparer et reprise des activités, la rentrée associative peut vite donner le vertige. Pourtant, c’est aussi le moment idéal pour se poser et faire le point afin d’éviter de courir toute l’année après le temps. Un bilan de rentrée bien mené n’est pas une corvée administrative : c’est un outil stratégique et collectif. Il permet d’identifier vos forces, de repérer vos marges de manœuvre et de redonner de la clarté à votre équipe. L’objectif : s’assurer que les bases sont solides pour bien aborder le reste de l’année. Sommaire 1. Organisation du bilan de rentrée Un bilan efficace ne se fait pas en solitaire. Rassemblez autour de la table : vos forces vives : bénévoles actives et actifs, les piliers de l’association, vos salarié·es, si vous en avez, et votre gouvernance : les membres du conseil d’administration qui apportent une vision transversale. Pour éviter les réunions à rallonge, segmentez le travail par thématiques ciblées (voir ci-dessous). Prévoyez 1h à 1h30 par sujet selon la taille de l’association. Chaque atelier doit aboutir à des « livrables » concrets : une synthèse des forces et axes d’amélioration, un plan d’action priorisé et si besoin une mise à jour des outils ou documents stratégiques. 2. Thématiques à aborder (ateliers séparés) Chaque thématique devient un atelier collaboratif, où l’on prend du recul ensemble. Voici quelques exemples : Thématique Objectif Exemples de questions / points à aborder Temps estimé Gouvernance Vérifier l’efficacité du pilotage et de la stratégie Fonctionnement des conseils, répartition des rôles, communication interne 1h Activités Identifier ce qui fonctionne et ce qui doit évoluer Impact des actions, satisfaction des bénéficiaires, priorités pour le trimestre 1h Finances Assurer la maîtrise budgétaire et la conformité Respect du budget, dépenses non prévues, abonnements inutilisés, vérification du nouveau plan comptable associatif 45 min Communication Évaluer la visibilité et l’engagement Newsletter, réseaux sociaux, site internet, événements, partenariats 45 min Outils & process Vérifier que les outils sont adaptés au fonctionnement CRM, gestion des bénévoles, stockage des documents, automatisations simples 45 min Ces temps courts évitent de transformer le bilan en “grand-messe” et facilitent la participation active de chacun•e. Mon conseil : même si la partie outils et process vous paraît accessoire, ne faites pas l’impasse ! En particulier, demandez-vous si vous êtes en conformité avec la RGPD (réglementation générale de protection des données). Cela peut être l’occasion de mettre à jour votre registre de traitement des données… 3. Méthode d’animation Un bon bilan repose sur une animation claire et participative. Pour éviter les digressions et les débordements, désignez d’entrée de jeu qui animera les débats, qui aura en charge de prendre les notes et qui sera « maître du temps » Voici quelques bonnes pratiques : Présenter les objectifs de chaque atelier pour éviter de se disperser. Distribuer une check-list prête à cocher afin de guider la discussion. Favoriser l’échange plutôt que la simple remontée d’informations : l’idée est de construire ensemble. Noter les décisions au fil de l’eau et prioriser dès la fin de l’atelier pour ne pas reporter sans cesse. Mon conseil : utilisez un outil de prises de notes automatique pour vous aider à faire la synthèse. Cela ne dispense pas de prendre des notes mais cela aide grandement à ne pas passer à côté de certains points. 4. Check-list récapitulative (exemple) Cette liste est un support de discussion et non une série de tâches obligatoires. Elle permet d’impliquer toute l’équipe et de ne rien oublier. Chaque point peut être complété avec vos propres remarques et priorités. Gouvernance : rôles et responsabilités clairs, CA informé et actif Activités : bilan qualitatif et quantitatif des actions, priorités définies Finances : dépenses récurrentes auditées, doublons identifiés, marges de manœuvre évaluées, conformité au nouveau plan comptable Communication : messages alignés avec les valeurs de l’association, supports et canaux efficaces Outils : pertinence des outils, simplification ou formation nécessaire 5. Livrables attendus À la fin du bilan, vous repartez avec : une synthèse des forces et axes d’amélioration, un plan d’action clair pour le trimestre ou le semestre, avec responsables et échéances et des documents stratégiques actualisés : procès-verbaux, plan budgétaire, calendrier d’activités, etc.. Ces livrables deviennent votre plan d’action pour les mois à venir et facilitent aussi vos relations avec vos partenaires (financeurs, partenaires opérationnels, bénévoles, etc.). En résumé Faire le bilan de rentrée, ce n’est pas perdre du temps, c’est l’utiliser judicieusement pour mieux en gagner. C’est donner à vos bénévoles et salarié•es l’occasion de s’exprimer. De consolider vos objectifs et clarifier vos priorités. En un mot : poser les fondations pour une année associative sereine et efficace. L’intérêt est d’avoir un plan d’action actionnable avec des tâches à réaliser, des échéances et des personnes responsables pour piloter en mode projet. 🎁 Bonus Téléchargez la check list du bilan de rentrée et le modèle de fiche de plan d’action pour vos ateliers. FAQ Doit-on formaliser ce bilan ? Oui, même en 1 page par atelier thématique. Cela permet de suivre vos décisions et de garder une trace. Que faire des projets qui n’avancent pas ? Vous demander en premier lieu quelle en est la raison. Problème de pilotage ? Manque de temps ? Manque de moyens ? Puis à vous de voir : soit vous relancez avec un plan clair, soit vous arrêtez pour ne plus disperser vos forces. Et si nous manquons de temps ? Pas toujours simple de tout caser à la rentrée. Choisissez un seul domaine prioritaire et fixez un calendrier réaliste pour les autres… sans les repousser de semaine en semaine. Si vous avez besoin d’aide pour penser votre organisation, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte
