Les 10 points à vérifier pour une gestion associative sans stress

Comment subir le moins possible le poids de la gestion quotidienne d’une association ? En la structurant, en la programmant et en l’optimisant. 

Une bonne gestion associative est celle qui libère les équipes d’une charge mentale inutile et leur permet de transformer le temps administratif en temps opérationnel sur le terrain, au plus près des bénéficiaires.

Voici les 10 points à vérifier et à mettre en action pour gérer plus sereinement votre association :

1. Clarifier les rôles et responsabilités

Même si ceux-ci sont définis par les statuts ou le règlement intérieur, rien de tel que d’établir des fiches de mission pour chaque membre de la gouvernance. 

Dire que la trésorière ou le trésorier gère la comptabilité et que la ou le secrétaire s’occupe de l’administration de l’association ne suffit pas. Inscrivez noir sur blanc les différentes actions que la personne peut mener en indiquant son degré d’autonomie. 

L’objectif est d’éviter le double emploi et les trous dans la raquette : les tâches faites en double par deux personnes différentes et les tâches non réalisées parce que non attribuées de manière formelle.

Un outil efficace est l’organigramme qui permet à chacun•e de savoir quelles sont ses missions et délégations.

2. Optimiser la gestion des adhérent•es

Le temps des listes de membres sur un beau cahier à spirale ou dans un tableau Excel aux multiples versions est bel et bien dépassé.

Des outils gratuits existent pour :

• recueillir les adhésions et les renouvellements de cotisation (HelloAsso, par exemple)
• centraliser dans des tableaux dynamiques toutes les informations nécessaires à la gestion des membres : coordonnées, préférences de contact, paiements… 

Sur ce dernier point, je recommande un outil français comme TimeTonic qui permet de créer sur mesure un espace adapté à vos besoins de gestion et de suivi.

3. Structurer la communication interne

Nos façons de communiquer n’ont cessé d’évoluer ces dernières années. Et avec elles, les outils que nous employons au quotidien pour échanger des informations.

Au risque souvent de se perdre dans tous ces outils. 

Décidez de manière collégiale quel est l’outil le mieux adapté pour une communication efficace.

Définissez également quelles sont les informations qui seront diffusées :

• messagerie collaborative (Slack, Discord) : échanges rapides selon des canaux préétablis
• groupe WhatsApp : infos partagées en petit comité, comme les membres du bureau
• courriels : informations primordiales à partager au plus grand nombre

Quant aux SMS et aux appels téléphoniques, réservez-les aux urgences.

4. Établir un calendrier annuel des actions

Tout ce qui n’est pas dans un agenda n’existe pas !

En début d’année, mettez en place les dates incontournables comme celle de l’assemblée générale annuelle, celles des événements que vous organiserez ou auquels vous participerez, les différentes étapes de vos activités…

Actualisez ce calendrier tous les mois pour y inscrire les projets et visualiser leur état d’avancement.

Pour coupler la gestion des projets et un calendrier dynamique, je vous recommande le combo Notion + Notion Calendar.

5. Simplifier la comptabilité

Tout comme pour la liste des membres, la tenue des comptes de l’association sur un beau cahier n’est plus vraiment d’actualité. Surtout si votre association prévoit de demander des subventions ou des fonds privés. 

Numérisez les comptes de votre association. Choisissez un logiciel qui suit le nouveau plan comptable des associations. Cela vous permettra d’établir les documents financiers nécessaires pour prouver la gestion désintéressée de votre structure et pour solliciter des financements.

Automatisez également les tâches chronophages comme l’établissement et l’envoi des reçus fiscaux lors de dons en ligne.

6. Gérer efficacement les bénévoles

De la même façon que vous avez mis en place un tableau de gestion des membres, tenez à jour une base de données avec vos bénévoles en activité.

Indiquez dans cette base toutes les informations pertinentes sur les disponibilités, les missions actuelles, les évolutions souhaitées, les compétences et les talents de vos bénévoles. 

Vous pouvez pousser plus loin la structuration en faisant remonter dans cette base dynamique le nombre d’heures de bénévolat réalisées chaque mois par chaque bénévole.

En fin d’année, en deux clics, vous pourrez synthétiser le nombre d’heures de bénévolat pour les valoriser en pied de compte de résultats.

7. Optimiser la collecte de fonds

Profitez des fonctionnalités d’un outil comme HelloAsso qui permet également recueillir des dons. 

Ma recommandation ?

• une page de dons pérenne, sur laquelle les donatrices et donateurs peuvent donner de manière ponctuelle ou sur abonnement
• des campagnes ciblées selon une période de l’année (Giving Tuesday, par exemple) ou selon un projet à financer. 

Et n’oubliez pas de remercier en envoyant après chaque don un message en plus du reçu fiscal. 

8. Mettre en place un système de suivi des projets

Suivre un projet se fait de manière collaborative. Toute personne qui intervient à un degré ou un autre dans le projet doit pouvoir avoir accès rapidement à l’état d’avancement de celui-ci.

Cela signifie de ne pas avoir à demander à une tierce personne un reporting à l’instant T. 

Le temps associatif est trop précieux pour le perdre parce que le projet n’est pas piloté sur un outil adapté.

Le mieux est d’adopter un logiciel en ligne comme Notion pour toutes les phases de pilotage de projets.

9. Mesurer et analyser l’impact des actions

Lorsque vous construisez les projets et les actions qui seront menés par votre association, prévoyez les indicateurs qui vont vous permettre d’estimer l’apport et l’impact de votre activité.

Quels seront les chiffres les plus pertinents ? A vous de voir. La plupart du temps, les indicateurs seront sur 

• le nombre de personnes accompagnées ou accueillies par l’association
• le nombre de membres et leur répartition 
• le nombre d’actions de terrain réalisées dans l’année

Il est aussi intéressant d’avoir des indicateurs non chiffrés, comme le degré de satisfaction des bénéficiaires. 

Suivez ces indicateurs dans une base de données de façon à pouvoir les éditer sous forme de tableau de bord.

10. Imaginer ce dont votre association a besoin 

Toutes ces recommandations ne sont que des recommandations ! 

Tenez compte de votre réalité associative, de votre mode de fonctionnement actuel et de ce que vous souhaitez pour l’avenir.