Le tableau de bord en association
De nombreuses associations fonctionnent au quotidien sans réel suivi structuré de leurs finances, de leurs activités et/ou de leur impact. Résultat : une difficulté à anticiper les défis, un manque de visibilité et une prise de décision souvent fondée sur des impressions subjectives plutôt que sur des données concrètes. Elles naviguent à vue, sans carte ni boussole. Une solution simple existe : le tableau de bord. Un outil clé pour structurer la gestion de l’association, assurer un suivi régulier et faciliter les prises de décisions. Cet article vous guide dans la mise en place d’un tableau de bord efficace, en abordant les indicateurs essentiels, les outils adaptés, la fréquence de mise à jour et l’automatisation de la collecte des données. 1. Un tableau de bord est-il essentiel pour une association ? A tout le moins, il est indispensable de se poser la question d’en mettre un en place pour avoir : 1.1. Une vision claire et partagée de l’activité Un tableau de bord permet d’avoir une vue d’ensemble sur les finances, l’engagement des bénévoles, la progression des projets et l’impact des actions. Il offre un cadre structurant pour éviter la dispersion des informations et centraliser les données stratégiques. 1.2. Un outil d’aide à la décision En mettant en lumière les tendances et les performances de l’association, un tableau de bord aide à prendre des décisions éclairées. Il permet d’identifier rapidement les problèmes (baisse des adhésions, trésorerie fragile, projet en retard) et d’ajuster les actions en conséquence. 1.3. Un levier d’efficacité et d’anticipation Le tableau de bord facilite le partage d’informations entre les membres de l’association, assurant un alignement des équipes. Il permet également d’anticiper les évolutions et d’adapter les stratégies de développement. 2. Les étapes pour créer un tableau de bord associatif 2.1. Définir les besoins et objectifs Avant de créer un tableau de bord, il faut se poser les bonnes questions : À quelles décisions doit-il contribuer ? Qui utilisera ces données en interne comme les membres du bureau ou du conseil d’administration, les salarié•es, les bénévoles ou qui y aura accès en externe comme les financeurs ? Quels sont les principaux enjeux à suivre : finances, engagement, impact ? Mon conseil : Le premier tableau de bord que vous mettrez en place n’a pas vocation à être définitif. Il reflètera vos besoins actuels. Et il évoluera en même temps que l’association. Inutile donc de vouloir tout y inscrire d’entrée de jeu. 2.2. Sélectionner les indicateurs pertinents Les indicateurs doivent être simples, pertinents et exploitables. Voici quelques exemples : Finances : solde bancaire, subventions reçues, dépenses récurrentes, montants en attente de versement Activités : nombre d’événements organisés, nombre de personnes inscrites et nombre de participant•es, état d’avancement des projets en cours Engagement des bénévoles et adhérent•es : nombre d’adhésions, taux de renouvellement, nombre d’heures de bénévolat réalisées Impact : bénéficiaires touché•es, évolution des projets dans le temps. Mon conseil : Soyez réalistes et ne démultipliez pas les indicateurs. Focalisez-vous sur ceux qui sont utiles au fonctionnement de l’association c’est-à-dire les ressources financières et humaines ainsi que sur l’impact des actions menées. 2.3. Choisir le support adapté Selon la taille et les besoins de l’association, plusieurs outils peuvent être utilisés : Tableur simple (Excel, Google Sheets) : idéal pour une première structuration. Outils de gestion associative (AssoConnect, HelloAsso, MaCotisation) : solutions dédiées avec des fonctionnalités pré-paramétrées. Solutions plus avancées (Notion, Airtable, Power BI, Google Data Studio) : pour un suivi plus automatisé et interactif. Tout dépend du volume de données à visualiser et de la structure de ces données. Nativement, les plateformes de gestion associative proposent une solution intégrée, sans qu’il soit besoin de penser les automatisations entre l’outil de recueil, l’outil de stockage et la visualisation. Mon conseil : Attention une fois encore à ne pas investir dans un outil disproportionné au prétexte qu’il y a une fonctionnalité qui vous semble indispensable. Mieux vaut un tableau de bord un peu primitif sur Excel qui correspond à vos besoins et fonctionne bien qu’un tableau de bord préformaté qui reste figé et non évolutif. En outre, l’outil doit répondre aux besoins actuels, pas à ceux que vous pourriez avoir dans deux ou trois ans. 3. Fréquence de mise à jour et partage des responsabilités 3.1. Définir une fréquence de mise à jour réaliste La mise à jour du tableau de bord doit être régulière mais sans devenir une contrainte excessive. Elle doit être adaptée au fonctionnement de l’association. Inutile de vouloir à tout prix collecter toutes les informations au même rythme et surtout au même moment. La fréquence à adopter selon les thématiques : Finances : mensuelle ou trimestrielle selon le volume des opérations Engagement des bénévoles/adhérent•es : mensuelle, même s’il est parfois suggéré une mise à jour trimestrielle Impact des actions : semestrielle ou annuelle Synthèse globale : mise à jour annuelle pour le rapport moral et d’activités Si vous pilotez vos actions en mode projet, il vous sera plus facile de compiler les informations au fil de l’eau. Mon conseil : Attention à ne pas confondre la fréquence de mise à jour avec le temps de collecte des informations. Ainsi pour l’engagement des bénévoles, mieux vaut demander un relevé d’heures mensuel. Et lancer les questionnaires de satisfaction auprès des bénéficiaires ou des participant•es aussitôt l’action terminée. 3.2. Répartir la collecte de l’information La mission de recueillir les données relève de responsabilités différentes au sein de l’association : Trésorière : suivi des finances et prévisions de trésorerie Responsable des bénévoles : suivi des inscriptions et engagement Responsable des projets : avancement des actions et impact Président•e ou secrétaire du bureau : synthèse globale et diffusion aux parties prenantes, internes comme externes. Mon conseil : Désignez en interne une personne en charge de tenir à jour le tableau de bord et surtout de relancer les différentes parties en cas de retard dans la transmission des informations. Pour avoir un tableau de bord efficace, la régularité doit être la clé. Une fois encore, je recommande d’inscrire ces tâches de suivi dans l’agenda. 3.3. … Lire la suite