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Organisation & Développement

Quatre chartes utiles pour votre association

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Une main signe un document

Sommaire Les chartes d’une association sont des outils précieux pour compléter les statuts et le règlement intérieur. Plus souples que des documents juridiques, elles permettent de poser des repères partagés en matière de valeurs, d’engagement et de bonnes pratiques. Dans cet article, les quatre chartes essentielles, avec pour chacune des conseils concrets pour les construire et les faire vivre. Que vous soyez dirigeant·e, salarié·e, ou membre bénévole d’une association, ces outils vous aideront à structurer le fonctionnement quotidien sans le complexifier outre mesure.  Pourquoi créer des chartes dans votre association ? Une charte est un document d’engagement moral. Elle traduit les valeurs, les règles de fonctionnement ou les bonnes pratiques que l’association souhaite voir respectées. Contrairement aux statuts, qui ont une valeur juridique, la charte n’a pas de portée contraignante, mais elle fixe un cadre de référence clair, compréhensible et évolutif. Elle peut concerner : des valeurs partagées : charte éthique ; des modalités d’engagement : charte du bénévolat ; des bonnes pratiques : charte informatique, charte sur l’usage de l’IA Mon accompagnement Vous voyez l’intérêt de ces chartes mais vous ne savez pas par où commencer ? C’est normal : le plus difficile n’est pas de rédiger, c’est de choisir ce qui compte vraiment pour votre association et de l’inscrire dans votre fonctionnement. C’est tout l’objet du module Essor : un accompagnement global pour structurer votre organisation, vos documents cadres et vos pratiques – à votre rythme et selon vos priorités. 1. La charte éthique : poser les bases communes Elle définit ce que l’association considère comme acceptable ou non en matière de comportements, d’attitudes, de relations avec les bénéficiaires et avec les partenaires.  🔹 Contenu type : valeurs fondatrices : respect, solidarité, transparence, laïcité… ; comportements attendus et attitudes à proscrire ; engagements vis-à-vis des publics et des partenaires. 🔹 À construire collectivement, en animant un atelier avec l’équipe des bénévoles, salarié·es et membres du Conseil d’Administration et en faisant participer, le cas échéant, les bénéficiaires. 🔹 À diffuser largement : sur le site de l’association, à afficher dans les locaux, à joindre aux documents d’entrée dans l’association. Mon conseil :  La tentation est grande d’aller chercher des modèles sur le web pour construire rapidement sa charte éthique, surtout quand ce document est demandé dans le cadre de la soumission d’une demande de financement. Mieux vaut répondre que la charte éthique est en cours de réflexion plutôt que de proposer un document qui ne reflète pas vos valeurs et votre mission associatives.  2. La charte du bénévolat : un outil de reconnaissance Indispensable, elle formalise la relation entre l’association et ses bénévoles. Elle reconnaît leur engagement et encadre les attentes réciproques. 🔹 Contenu type : droits et devoirs des bénévoles ; conditions d’accueil, de formation et d’information ; cadre de la mission, outils à disposition ; modalités de sortie ou de désengagement. 🔹 À rédiger à partir de témoignages de bénévoles et de responsables de terrain. 🔹 À faire signer lors de l’accueil des nouveaux bénévoles, en complément de la fiche de mission. Mon conseil : C’est la première charte à mettre en place de façon à encadrer les relations entre les bénévoles et l’association. Elle concentrera aussi bien les bonnes pratiques que les règles d’usage. Elle posera également le cadre juridique de l’engagement bénévole. Pour le coup, des modèles gratuits sont disponibles en ligne et peuvent facilement être adaptés au fonctionnement de votre structure. 3. La charte informatique : prévenir les risques d’usage Elle encadre l’usage des outils numériques, de plus en plus présents dans les associations (emails, cloud, outils collaboratifs…). 🔹 Contenu type : sécurité des accès (mots de passe, VPN…) ; règles d’usage (pas d’usage personnel, respect des licences…) ; confidentialité des données et protection des informations sensibles. 🔹 À adapter au matériel et aux outils utilisés.  🔹 À faire évoluer avec l’usage des outils ou la réglementation (notamment RGPD). Mon conseil : Les associations ne sont pas exemptes de se conformer à la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD). La charte informatique est le document interne qui encadrera la pratique numérique quand le registre de traitement des données précisera les process de collecte, de sauvegarde et de suppression des données. Utilisation du matériel nomade, les outils autorisés, les règles de sécurité, le droit à la déconnexion : les sujets sont vastes et doivent faire l’objet d’une réflexion commune.  4. La charte sur l’usage de l’intelligence artificielle (IA) De plus en plus d’associations utilisent des outils IA (générateurs de texte, traitement d’image, analyse de données). D’autant que ceux-ci sont pour la plupart gratuits et faciles d’accès. Une charte permet d’encadrer ces usages pour éviter les dérives. 🔹 Contenu type : dans quels cas l’IA est autorisée ; précautions à prendre : vérification humaine, confidentialité… ; engagement à informer les publics si l’IA est utilisée : génération d’images, contenus rédigés automatiquement… ; principes de transparence et de non-discrimination. 🔹 À élaborer à partir de cas d’usage concrets. 🔹 À mettre à jour selon les évolutions technologiques et éthiques. Mon conseil : Il serait absurde de penser que l’on peut se passer de l’IA. Comme tout outil technologique, l’intelligence artificielle peut aider à améliorer le fonctionnement associatif à condition de ne pas uniquement se reposer sur ce qu’elle génère. Des consultantes et consultants se spécialisent sur l’usage de l’IA par les associations, intégrant cette technologie dans l’amélioration des campagnes de collecte par exemple. Tableau récapitulatif Charte Contenu Construction Actualisation Charte éthique Valeurs, comportements attendus Ateliers participatifs Tous les 2-3 ans ou à chaque changement majeur Charte du bénévolat Engagements réciproques, droits, devoirs Co-construction avec les bénévoles Tous les ans ou après un cycle d’engagement Charte informatique Sécurité, usage des outils, RGPD Avec appui d’un référent numérique Annuellement ou lors de l’adoption d’un nouvel outil Charte sur l’usage de l’IA Cas d’usage autorisés, précautions, éthique Réflexion avec l’équipe et retour d’expériences En continu selon les outils utilisés Check-list : 5 questions à se poser avant de rédiger une charte Pourquoi avons-nous besoin de cette charte … Lire la suite

Préparer et animer l’assemblée générale annuelle de votre association

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Réunion hybride avec des participants autour d'une table et une mosaïque sur un écran

Sommaire Pour les associations dont l’exercice est calqué sur l’année civile, la période de mars à fin juin est celle de l’assemblée générale ordinaire annuelle. Si, selon la loi, l’assemblée n’est pas obligatoire, elle le devient pour peu que l’association doive justifier de sa gestion auprès de financeurs publics ou dans le cadre d’un agrément délivré par l’Etat ou un établissement public. En clair, si votre association reçoit des subventions ou dispose d’un agrément, l’assemblée générale annuelle est indispensable. Cet article vous aidera à y voir un peu plus clair sur ce qu’est une assemblée générale annuelle, comment l’organiser et comment la tenir. Pour l’animation de cet événement d’importance dans la vie de votre association, je vous renvoie à l’article sur comment créer une animation pour votre assemblée. 1. Comprendre les différents types d’assemblées générales 1.1 Assemblée générale ordinaire (AGO) En pratique, l’AGO est un rendez-vous statutaire annuel permettant de présenter les rapports moral et financier, voter le budget prévisionnel, renouveler les mandats des administratrices et administrateurs et discuter de l’orientation de l’association. Elle est essentielle pour assurer la transparence et la bonne gouvernance. 💡 Conseil pratique : consultez les statuts de votre association pour vérifier les points obligatoires à l’ordre du jour et les modalités de convocation. 1.2 Assemblée générale extraordinaire (AGE) En revanche, l’AGE est convoquée lorsqu’une décision importante et urgente doit être prise (modification des statuts, dissolution, fusion, etc.). Les modalités de convocation et de quorum sont souvent plus strictes que pour l’AGO. Elle nécessite une organisation rigoureuse pour garantir la validité des décisions. Cas fréquents nécessitant une AGE : Modification des statuts ou du règlement intérieur Changement de dénomination ou d’objet de l’association Dissolution de l’association Fusion avec une autre structure 💡 Conseil pratique : avant d’organiser une AGE, assurez-vous qu’une AGO ne pourrait pas suffire pour traiter le sujet. Vérifiez également les modalités de vote qui peuvent différer selon le format de l’assemblée. Reportez-vous aux statuts pour vous assurer des tenants et aboutissants. 2. La préparation de l’assemblée générale 2.1 Pilotage et envoi des convocations En règle générale, l’organisation de l’AG est gérée par le bureau, souvent sous la responsabilité de la présidente ou du président et du/de la secrétaire. Iels doivent : Définir la date et l’horaire de l’Assemblée  Rédiger et envoyer les convocations comprenant l’ordre du jour, le formulaire de pouvoir et le cas échéant, l’appel à candidature pour le renouvellement des membres du conseil d’administration Assurer la logistique (lieu, matériel, accès à distance si nécessaire) 💡 Conseil pratique : assignez une personne responsable pour piloter l’organisation en mode projet. ⚠️ Attention : de plus en plus d’associations envoient leurs convocations de façon dématérialisée, par courriel. Vérifiez bien que vos statuts prévoient ce mode de convocation au risque de voir l’assemblée ne pas être valable. 2.2 Choix du format et du lieu En présentiel : si votre association ne dispose pas d’un local pouvant accueillir l’ensemble des membres, à vous de trouver une salle accessible, équipée et adaptée au nombre de participant•es. N’attendez pas le dernier moment pour la réserver au risque de ne pas trouver !  En ligne : prévoyez un outil de visioconférence sécurisé, permettant l’émargement et le vote à distance. Faites des tests en amont pour vous assurer que vous maîtrisez bien la technique. Prévoyez un temps de connexion d’un quart d’heure avant le début des débats. Hybride : assurez-vous que les membres à distance puissent pleinement participer (son, image, possibilité d’interaction). Si possible, envisagez de projeter sur écran la mosaïque des personnes présentes en ligne pour favoriser l’interaction avec les membres présent•es sur place. 💡 Conseil pratique : communiquez clairement les modalités de connexion (lien en clair, mot de passe) et testez l’outil avec des personnes qui ne sont pas digital native. Vous pouvez également enregistrer une vidéo de démonstration avec Loom pour montrer comment se connecter, comment voter, comment lever la main, comment brancher la caméra et le micro…  2.3 Envoi des documents préparatoires Convocation officielle précisant la date, l’heure et le lieu (et/ou lien de connexion) Ordre du jour détaillé Rapport moral et financier (en pièce jointe ou en lien sur un Drive) Appel à candidatures pour le conseil d’administration et modalités de candidature Formulaire de procuration pour les membres absent•es Lien vers la vidéo explicative, le cas échéant 💡 Conseil pratique : à défaut de délai précisé dans les statuts, envoyez ces documents au moins 15 jours avant l’AG pour permettre aux membres de se préparer et, si nécessaire, de poser des questions en amont. 3. Le déroulement de l’assemblée générale 3.1 Accueil et émargement En présentiel : mise en place d’une feuille d’émargement où chaque membre signe sa présence. Les membres disposant d’un pouvoir doivent aussi émarger pour les personnes qu’iels représentent. En ligne : validation des présences via un formulaire ou une inscription en début de réunion sur le chat de la visioconférence. En effet, cette étape de l’émargement est indispensable pour déterminer si le quorum est atteint et si l’assemblée peut valablement délibérer. 3.2 Présentation et votes La présidente ou le président présente l’ordre du jour et les documents soumis au vote. Les votes peuvent se faire : À main levée Par bulletin papier anonyme Avec une application numérique dont le lien est partagé au moment de l’assemblée Via un outil numérique sécurisé pour les assemblées en ligne ou hybrides 💡 Conseil pratique : le vote par bulletin est recommandé pour l’élection des administratrices et administrateurs. Soyez large dans le nombre de bulletins que vous préparerez et prévoyez le temps de dépouillement et de vérification des votes. 3.3 Gestion des procurations Si les statuts le permettent, un•e membre peut voter au nom d’un•e autre en présentant un pouvoir signé. Vérifiez les conditions spécifiques inscrites dans vos statuts (nombre de pouvoirs autorisés par membre, format spécifique, signature requise). 💡 Conseil pratique : prévoyez un modèle de pouvoir clair et facile à remplir pour éviter toute contestation. Ainsi, la personne qui donne procuration doit pouvoir exprimer ses votes au regard de chaque point de l’ordre … Lire la suite

Pourquoi l’audit organisationnel est utile pour votre association : avantages et bénéfices

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Un paysage urbain nocture avec des icônes de verrou en surimpression

Sommaire La majorité des associations loi 1901 que je connais fonctionnent avec des ressources humaines et financières (très) limitées. Sans l’engagement de leurs bénévoles, ces associations n’existent plus. Et si un financeur central vient à faire défaut, l’association risque de mettre la clef sous la porte, ne pouvant perdurer uniquement avec les cotisations de ses membres. En fait, une association qui ne se développe pas, qui ne met pas en place de nouvelles activités ou qui n’étend pas ses actions existantes, est en péril. Les freins constatés à ce développement sont des problèmes organisationnels, un manque de vision à moyen et long terme ou une gouvernance inadaptée.  La difficulté première consiste donc à identifier clairement ces freins. L’audit associatif prend alors tout son sens. A la différence d’audit comptable qui va se concentrer sur les finances, il propose une analyse approfondie du fonctionnement global de l’association. Son objectif est clair : identifier les forces et les faiblesses de la structure pour optimiser son organisation et sécuriser son avenir. 1. L’audit associatif : un état des lieux nécessaire Un manque de structuration initiale aux conséquences durables Les associations naissent autour d’un projet porté par une équipe motivée pour répondre à un besoin identifié sur un territoire.  Je dis très souvent sous forme de boutade que les associations pensent naïvement que l’intendance suivra. Sauf qu’à ne pas prévoir d’intendance, il n’y aucune chance qu’elle suive ! Donc, faute d’organisation dès le départ, des problèmes structurels apparaissent avec le temps : Une gouvernance informelle où tout repose sur un nombre restreint de personnes, entraînant une surcharge de travail et une dépendance risquée Une absence de processus définis qui conduit à des difficultés d’organisation et une perte d’efficacité Une instabilité financière due à un manque de stratégie à moyen et long terme Un turn-over bénévole élevé faute de gestion des ressources humaines et de valorisation des engagements Des outils numériques inadaptés qui font perdre plus de temps qu’en gagner Ces difficultés ne sont pas toujours visibles au quotidien. C’est souvent lorsqu’une crise survient que l’association prend conscience des limites de son organisation. Une analyse globale pour sortir du mode réactif Les associations réagissent souvent aux problèmes au fur et à mesure qu’ils apparaissent, sans prendre le temps du recul. C’est la célèbre image de la charette aux roues carrés : des individus s’obstinent à pousser une charette aux roues carrés, n’ayant pas le temps de s’arrêter pour troquer les roues carrées par des roues rondes. Et quand on demande pourquoi, la réponse oscille entre « on n’a pas le temps de s’arrêter » et « on a toujours fait comme ça ». Un audit permet de : Faire un diagnostic complet du fonctionnement actuel Identifier les déséquilibres et points de tension Entendre les attentes des parties prenantes investies dans l’association Poser les bases d’une stratégie de développement à 3 et 5 ans L’objectif est de passer d’une gestion au jour le jour à une vision plus structurée et prévoyante.  Une analyse fine pour accompagner une évolution A côté de l’audit initial pour comprendre les trous dans la raquette, l’audit est également utile lorsqu’une association envisage une transformation majeure comme le passage d’un modèle tout bénévole à la première embauche d’une personne salariée ou comme l’essaimage sur un autre territoire. Il est aussi indispensable dans le cas de la transformation digitale de l’association.  Ces évolutions nécessitent une organisation renforcée, des processus adaptés et une vision claire des ressources mobilisables. L’audit permet d’anticiper ces changements en identifiant les leviers et les risques et en assurant que l’association dispose d’une base solide avant de franchir un cap structurant. 2. Pourquoi un regard extérieur est indispensable Faire un audit en interne semble une solution économique mais elle a ses limites. Limite de temps, limite de compétences, limite d’objectivité. Certes, il est toujours possible de trouver des modèles d’analyse sur internet pour réaliser un audit interne. Cela peut être une première étape pour identifier les problèmes les plus saillants. Mais le recul est indispensable pour qu’un audit soit profitable à la structure. L’équipe ne peut être juge et partie… En externalisant l’analyse, l’association trouvera  Un regard objectif : les membres de l’association sont souvent trop impliqué•es pour repérer certains dysfonctionnements Une analyse transversale : une vision globale qui ne se limite pas à un seul aspect (financier, RH, gouvernance…) Des solutions adaptées : en adéquation avec les possibilités de l’association, elles s’appuyent sur une expertise de terrain 3. S’inscrire dans une démarche d’audit externalisé Un audit n’est pas une opération rapide et sans douleur. Surtout quand il intervient après une crise ou lorsque des dysfonctionnements systémiques ont été mis en lumière. L’audit est une remise en question du fonctionnement de l’association, des éléments structurants, des relations interpersonnelles…  C’est une démarche volontaire qui doit recueillir la plus grande adhésion au sein de la gouvernance. Car la gouvernance aura pour charge de mobiliser toutes les forces vives de l’association pour accompagner le projet. Une fois encore, choisir de faire auditer son association relève du lancement d’un projet, celui de la mise à plat de l’existant. Et comme tout projet, celui-ci s’inscrira dans une double temporalité : le déroulé de la phase d’audit proprement dite puis la mise en place des recommandations et préconisations faites dans le rapport d’audit.  Un audit mobilisera vos équipes pendant un certain temps et c’est une réalité à prendre en compte dans son impact sur le quotidien de l’association. Et comme tout projet, il répondra à des objectifs spécifiques et clairs, mesurables, atteignables, réalistes et inscrits dans le temps (SMART). Enfin un audit est un investissement initial. C’est la première phase d’une démarche de refonte du fonctionnement pour aider l’association à passer au niveau supérieur de son développement.  4. Comment se déroule un audit Pour ma part, je suis partisane d’une méthode participative et si possible immersive. J’ai adapté mon approche aux associations de petite taille qui fonctionnent avec une équipe majoritairement bénévole. Lorsque l’association est employeuse et dispose d’un local ou de bureaux, je m’invite pour partager le quotidien … Lire la suite

Le tableau de bord en association

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Le tableau de nord en association. Une réunion futuriste avec un tableau de bord projeté sur une vitre - image générée par IA

Sommaire De nombreuses associations fonctionnent au quotidien sans réel suivi structuré de leurs finances, de leurs activités et/ou de leur impact. Résultat : une difficulté à anticiper les défis, un manque de visibilité et une prise de décision souvent fondée sur des impressions subjectives plutôt que sur des données concrètes. Elles naviguent à vue, sans carte ni boussole.  Une solution simple existe : le tableau de bord. Un outil clé pour structurer la gestion de l’association, assurer un suivi régulier et faciliter les prises de décisions. Cet article vous guide dans la mise en place d’un tableau de bord efficace, en abordant les indicateurs essentiels, les outils adaptés, la fréquence de mise à jour et l’automatisation de la collecte des données. 1. Un tableau de bord est-il essentiel pour une association ? A tout le moins, il est indispensable de se poser la question d’en mettre un en place pour avoir : 1.1. Une vision claire et partagée de l’activité Un tableau de bord permet d’avoir une vue d’ensemble sur les finances, l’engagement des bénévoles, la progression des projets et l’impact des actions. Il offre un cadre structurant pour éviter la dispersion des informations et centraliser les données stratégiques. 1.2. Un outil d’aide à la décision En mettant en lumière les tendances et les performances de l’association, un tableau de bord aide à prendre des décisions éclairées. Il permet d’identifier rapidement les problèmes (baisse des adhésions, trésorerie fragile, projet en retard) et d’ajuster les actions en conséquence. 1.3. Un levier d’efficacité et d’anticipation Le tableau de bord facilite le partage d’informations entre les membres de l’association, assurant un alignement des équipes. Il permet également d’anticiper les évolutions et d’adapter les stratégies de développement. 2. Les étapes pour créer un tableau de bord associatif 2.1. Définir les besoins et objectifs Avant de créer un tableau de bord, il faut se poser les bonnes questions : À quelles décisions doit-il contribuer ? Qui utilisera ces données en interne comme les membres du bureau ou du conseil d’administration, les salarié•es, les bénévoles ou qui y aura accès en externe comme les financeurs ? Quels sont les principaux enjeux à suivre : finances, engagement, impact ? Mon conseil :  Le premier tableau de bord que vous mettrez en place n’a pas vocation à être définitif. Il reflètera vos besoins actuels. Et il évoluera en même temps que l’association. Inutile donc de vouloir tout y inscrire d’entrée de jeu. 2.2. Sélectionner les indicateurs pertinents Les indicateurs doivent être simples, pertinents et exploitables. Voici quelques exemples : Finances : solde bancaire, subventions reçues, dépenses récurrentes, montants en attente de versement  Activités : nombre d’événements organisés, nombre de personnes inscrites et nombre de participant•es, état d’avancement des projets en cours Engagement des bénévoles et adhérent•es : nombre d’adhésions, taux de renouvellement, nombre d’heures de bénévolat réalisées Impact : bénéficiaires touché•es, évolution des projets dans le temps. Mon conseil :  Soyez réalistes et ne démultipliez pas les indicateurs. Focalisez-vous sur ceux qui sont utiles au fonctionnement de l’association c’est-à-dire les ressources financières et humaines ainsi que sur l’impact des actions menées. 2.3. Choisir le support adapté Selon la taille et les besoins de l’association, plusieurs outils peuvent être utilisés : Tableur simple (Excel, Google Sheets) : idéal pour une première structuration. Outils de gestion associative (AssoConnect, HelloAsso, MaCotisation) : solutions dédiées avec des fonctionnalités pré-paramétrées. Solutions plus avancées (Notion, Airtable, Power BI, Google Data Studio) : pour un suivi plus automatisé et interactif. Tout dépend du volume de données à visualiser et de la structure de ces données. Nativement, les plateformes de gestion associative proposent une solution intégrée, sans qu’il soit besoin de penser les automatisations entre l’outil de recueil, l’outil de stockage et la visualisation. Mon conseil :  Attention une fois encore à ne pas investir dans un outil disproportionné au prétexte qu’il y a une fonctionnalité qui vous semble indispensable. Mieux vaut un tableau de bord un peu primitif sur Excel qui correspond à vos besoins et fonctionne bien qu’un tableau de bord préformaté qui reste figé et non évolutif. En outre, l’outil doit répondre aux besoins actuels, pas à ceux que vous pourriez avoir dans deux ou trois ans.  3. Fréquence de mise à jour et partage des responsabilités 3.1. Définir une fréquence de mise à jour réaliste La mise à jour du tableau de bord doit être régulière mais sans devenir une contrainte excessive. Elle doit être adaptée au fonctionnement de l’association. Inutile de vouloir à tout prix collecter toutes les informations au même rythme et surtout au même moment.  La fréquence à adopter selon les thématiques : Finances : mensuelle ou trimestrielle selon le volume des opérations Engagement des bénévoles/adhérent•es : mensuelle, même s’il est parfois suggéré une mise à jour trimestrielle Impact des actions : semestrielle ou annuelle Synthèse globale : mise à jour annuelle pour le rapport moral et d’activités Si vous pilotez vos actions en mode projet, il vous sera plus facile de compiler les informations au fil de l’eau. Mon conseil :  Attention à ne pas confondre la fréquence de mise à jour avec le temps de collecte des informations. Ainsi pour l’engagement des bénévoles, mieux vaut demander un relevé d’heures mensuel. Et lancer les questionnaires de satisfaction auprès des bénéficiaires ou des participant•es aussitôt l’action terminée.  3.2. Répartir la collecte de l’information La mission de recueillir les données relève de responsabilités différentes au sein de l’association : Trésorière : suivi des finances et prévisions de trésorerie Responsable des bénévoles : suivi des inscriptions et engagement Responsable des projets : avancement des actions et impact Président•e ou secrétaire du bureau : synthèse globale et diffusion aux parties prenantes, internes comme externes. Mon conseil :  Désignez en interne une personne en charge de tenir à jour le tableau de bord et surtout de relancer les différentes parties en cas de retard dans la transmission des informations. Pour avoir un tableau de bord efficace, la régularité doit être la clé. Une fois encore, je recommande d’inscrire ces tâches de suivi dans l’agenda.  … Lire la suite

Entreprendre en association : avantages et limites

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Image d'un entrepôt

Sommaire En France, les associations se créent pour répondre à un besoin social, culturel ou environnemental spécifique. Pour une population donnée, sur un territoire précis pour pallier un manque et répondre à des besoins non pourvus. Toutefois, face aux contraintes de financement et à la volonté de développer des projets durables, certaines se posent la question de professionnaliser leur activité, voire de générer des revenus. Entreprendre en tant qu’association peut présenter de réels avantages mais nécessite de bien être conscient des limites de ce modèle. Cet article vous propose un tour d’horizon des enjeux, des conseils pratiques et des structures juridiques adaptées pour un développement responsable et pérenne de vos projets associatifs. Attention : cet article a valeur d’information. Il n’est pas rédigé par une juriste. Prendre l’avis d’un•e professionnel•le du droit est plus que vivement conseillé avant de se lancer dans cette activité. 1. Pourquoi entreprendre en tant qu’association ? Les associations loi de 1901 sont été créées dans un but non lucratif pour mener des activités d’intérêt général ou collectif. Ce qui n’exclut pas pour autant de mener en interne des activités qui font rentrer des fonds. 300 000 associations en France mènent des activités économiques secondaires à leur objet social. Ainsi, elles répondent à des enjeux sociétaux tout en restant fidèles à leurs principes éthiques. La structure associative permet d’entreprendre de façon encadrée et offre certains avantages comme : a) la liberté de gestion Les associations jouissent d’une grande souplesse dans la gestion de leurs activités et de leur gouvernance, permettant d’adapter facilement leur modèle à leurs missions. b) l’accès à des subventions publiques Les associations peuvent obtenir des financements de la part des collectivités, ce qui est généralement moins accessible pour les entreprises. Bien que ces derniers temps, l’attribution de financements publics soit devenue plus contrainte. c) la mobilisation du bénévolat De nombreuses personnes sont prêtes à investir bénévolement du temps et des compétences dans des projets associatifs à impact, réduisant ainsi les coûts de personnel. d) un statut fiscal avantageux Avantage non négligeable, les activités non lucratives des associations sont exonérées d’impôt sur les sociétés et de TVA. Cependant, il est essentiel de veiller à ne pas franchir les limites imposées par le cadre associatif pour éviter les sanctions fiscales et préserver la mission de l’association. 2. Quels sont les écueils courants à éviter ? Entreprendre en tant qu’association n’est pas sans défis surtout lorsqu’il s’agit de maintenir une activité durable et conforme au cadre associatif : a) la frontière entre activité lucrative et non lucrative Toute activité générant des revenus ne doit pas pour autant devenir « lucrative » au sens fiscal. Pour rester non lucrative, une activité doit servir directement la mission de l’association, sans viser de profit personnel. Les bénéfices doivent être intégralement réinjectés dans les actions de l’association. b) la concurrence avec le secteur marchand Les activités de nature commerciale exercées par les associations ne doivent pas empiéter sur celles du secteur privé. Les associations doivent se poser la question de leur légitimité dans des domaines où existent des entreprises privées. Pour éviter les conflits avec le secteur marchand, une association doit formaliser son impact social et environnemental et justifier que ses actions visent à répondre à des besoins non couverts. Exemple : Une association a pour objet social de favoriser la participation citoyenne des personnes en situation de handicap. Cette association forme des entreprises à l’accessibilité en ne faisant intervenir que des personnes en situation de handicap. Elle ne sera pas en directe concurrence avec un organisme de formation proposant des interventions sur le même sujet porté uniquement par des personnes valides. c) la gestion du bénévolat et des salarié•es La professionnalisation des activités implique le plus souvent l’embauche de salarié•es. Un modèle exclusivement bénévole montre ses limites lorsque des compétences spécifiques sont requises. Idem lorsque l’activité se développe et nécessite une mobilisation importante des bénévoles en termes de temps. 3. Peut-on tester une activité en association avant de se lancer en entreprise ? Pour des porteurs de projets souhaitant tester une idée sans prendre immédiatement un statut commercial, créer une association peut être une option. Cependant, il est crucial de définir dès le départ la temporalité du projet : a) phase de test Il est possible de mener une activité au sein de l’association pour évaluer la viabilité économique et l’intérêt de votre projet. Si cette activité se développe et devient manifestement lucrative, une transition vers un modèle commercial est à envisager. b) moment du passage au modèle lucratif Dès que l’activité génère un chiffre d’affaires significatif et que la structure associative ne peut plus répondre aux besoins de financement et de développement, il est temps d’envisager la transformation en entreprise. c) continuité entre l’association et l’entreprise L’association initiale peut devenir actionnaire de la nouvelle structure lucrative, notamment dans le cadre d’une Société Coopérative d’Intérêt Collectif (SCIC). Cela permet de garantir la continuité du projet et de préserver l’impact social de l’activité. 4. Les formats juridiques compatibles avec l’entrepreneuriat social Pour développer une activité lucrative tout en conservant un engagement social, plusieurs structures juridiques issues de l’économie sociale et solidaire (ESS) sont adaptées. Ces formats permettent de générer des revenus tout en conservant une gouvernance partagée, une lucrativité limitée et des principes de solidarité. Société Coopérative et Participative (SCOP) Les SCOP offrent une gouvernance démocratique, où les salariés sont majoritaires et détiennent au moins 51 % du capital. Ce modèle permet aux anciens membres d’une association de devenir co-gestionnaires, avec un droit de vote égal pour chaque salarié•e et une redistribution équitable des bénéfices. Les SCOP favorisent un partage des bénéfices principalement réinvestis, assurant la pérennité de l’entreprise tout en respectant les valeurs de solidarité. Société Coopérative d’Intérêt Collectif (SCIC) Les SCIC sont conçues pour des projets multi-acteurs incluant divers partenaires (salarié•es, bénéficiaires, collectivités) qui peuvent participer à la gouvernance. Ce format est idéal pour les associations ayant un fort ancrage territorial et souhaitant fédérer plusieurs parties prenantes. Les SCIC limitent la distribution des bénéfices et réinvestissent la majorité des … Lire la suite

Le règlement intérieur pour les associations : tout ce qu’il faut savoir

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Des plumes colorées

Sommaire Le règlement intérieur est un outil souvent sous-estimé mais d’une grande utilité pour garantir une gouvernance claire et efficace dans une association. Bien qu’il soit facultatif pour la plupart des associations, il peut devenir indispensable pour structurer le fonctionnement interne et prévenir les conflits. Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour rédiger un règlement intérieur adapté aux besoins de votre organisation. 1. Qu’est-ce qu’un règlement intérieur ? Le règlement intérieur est un document interne qui complète les statuts de l’association en précisant les modalités pratiques de fonctionnement. Contrairement aux statuts, il n’est pas soumis à des formalités administratives comme la déclaration en préfecture. Bien que non obligatoire pour toutes les associations, le règlement intérieur est requis pour certaines, comme les associations reconnues d’utilité publique, ou celles bénéficiant de subventions importantes ou employant des salarié•es. 2. À quoi sert un règlement intérieur ? Penser un règlement intérieur comme outil de gouvernance permet de structurer le fonctionnement interne et de cadrer les prises de décision. Il précise le rôle des membres du bureau, les modalités de vote, les règles de gestion financière ou encore les procédures en cas de conflit. Il clarifie le fonctionnement quotidien : adhésion, cotisations, organisation des réunions, sanctions, utilisation des ressources… Son objectif premier est d’expliciter le fonctionnement quotidien de l’association. D’indiquer noir sur blanc les règles, consignes et autres bonnes pratiques au sein de l’association. Clarification des règles : Il évite les malentendus en définissant clairement les rôles et les procédures. Prévention des conflits : En cas de désaccord, il sert de référence pour arbitrer les différends. Flexibilité : Contrairement aux statuts, il peut être modifié rapidement par décision du conseil d’administration ou de l’assemblée générale. Conformité légale : Il encadre juridiquement certaines activités comme l’emploi de salarié•es ou la gestion des subventions. Exemple pratique : Dans une association sportive, le règlement intérieur peut inclure : Les conditions pour participer à une compétition : présentation d’un certificat médical, respect des entraînements… Les sanctions en cas de non-respect du code de conduite : retard, comportement inapproprié… Astuce : Rédigez un règlement intérieur en langage clair et accessible afin que tout le monde puisse le comprendre et l’appliquer.  Question : quand un règlement intérieur est-il inutile ? Et oui, cela arrive. Inutile de vouloir à tout prix un règlement intérieur en plus des statuts, juste pour faire comme les autres associations. A contrario, un règlement intérieur n’est pas indispensable si : Votre association est de petite taille, avec une activité simple et des relations informelles entre les membres. Les statuts suffisent à encadrer toutes les règles essentielles (adhésion, cotisations, gouvernance). 3. Les principaux articles d’un règlement intérieur Il n’existe pas de modèle unique de règlement intérieur. S’agissant d’un document propre au fonctionnement de chaque association, il s’adapte aux réalités. Toutefois, on retrouve certaines rubriques clés qui concernent les : Adhésion et radiation : Critères d’admission Procédure en cas de démission ou radiation Cotisations : Montant, échéances et conséquences en cas de retard de paiement Organisation des réunions : Fréquence, modalités de convocation, quorum, format (réunions à distance) Modalités de vote : Types de vote (électronique, à main levée), conditions de majorité Sanctions disciplinaires : Code de conduite, procédure en cas de manquement (avertissement, exclusion) Ressources de l’association : Gestion du matériel et des fonds, autorisation de dépenses 4. Les rôles et missions des membres de la gouvernance Les membres du bureau Même si les rôles des membres du bureau sont décrits de manière générique dans les statuts, le fait de les expliciter dans le règlement intérieur peut être crucial pour éviter les chevauchements et garantir une bonne organisation. L’objectif est d’assurer une répartition claire des tâches entre les différentes instances, de renforcer la transparence et donc la confiance et de prévenir les conflits. La définition des rôles liste les principales responsabilité de chaque membre du bureau : Président•e : Représente l’association dans tous les actes de la vie civile Anime les réunions et valide les décisions prises en assemblée générale Secrétaire : Rédige les procès-verbaux des réunions. Gère les convocations et archives les documents administratifs. Trésorière ou trésorier : Tient la comptabilité. Prépare le budget et assure le suivi financier. Plus concrètement, les articles du règlement intérieur apporteront des précisions sur les délégations de pouvoir en définissant les délégations possibles comme la signature bancaire ou bien la signature de demandes de subvention et en indiquant les modalités de mise en oeuvre comme par une validation en conseil d’administration. Le règlement intérieur définira les règles sur les limites de pouvoir comme un plafond de dépense autorisé pour le trésorier ou la trésorière sans demande d’accord préalable ou validation par un autre membre du bureau.  Il encadrera les rôles temporaires ou spécifiques, typiquement en cas d’empêchement d’un membre clé de la gouvernance et indiquera la procédure de remplacement en cas de démission, d’absence prolongée ou d’incapacité avec les modalités de désignation ou d’élection à cette fonction. Exemple pratique : « Le trésorier peut engager une dépense jusqu’à 1 000 € sans approbation du conseil. Toute dépense supérieure nécessite un vote du bureau à la majorité simple. » Les membres du Conseil d’administration Pour sanctuariser certains rôles essentiels, ceux-ci peuvent être précisés dans les grandes lignes dans le règlement intérieur. Des fiches de mission pourront être rédigées pour affiner ces rôles et missions en cas de besoin. On peut donc déterminer que les membres du conseil d’administration, hors bureau, sont également chargé·es de missions spécifiques nécessaires au bon fonctionnement de l’association, telles que : a) Communication animation des réseaux sociaux, rédaction de newsletters, gestion des relations presse création de contenus rédactionnels et audiovisuels b) Gestion du site internet  mise à jour du contenu maintenance technique c) Gestion des outils et systèmes informatiques administration des plateformes collaboratives gestion des bases de données mises à jour techniques d) Recherche de fonds  veille documentaire pilotage du calendrier des appels à projets prospection et suivi des subventions, partenariats et mécénats campagnes de crowdfunding e) Animation de la vie bénévole  accueil des nouvelles et nouveaux bénévoles mentorat organisation … Lire la suite

Association de fait, association de droit

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Des ballons colorés dans un ciel nuageux

Sommaire Et si nous revenions un peu aux fondamentaux ? Clairement, qu’est-ce qu’une association ? Lorsqu’on parle d’associations, il peut être utile de comprendre les distinctions entre une association de fait et une association de droit. Pour illustrer ces différences, imaginez une cousinade. C’est une réunion simple et conviviale où les membres de la famille se retrouvent sans grande formalité. Maintenant, imaginez que vous souhaitiez organiser un grand banquet familial pour regrouper les descendantes et descendants de l’ancêtre parti vivre au Québec au XIXème siècle. Vous aurez besoin d’une organisation plus structurée et formelle. Voilà comment ces deux types d’associations se comparent sous la loi de 1901. 1. La structure et les formalités Cousinade informelle L’association de fait est un peu comme une cousinade informelle. Il s’agit d’un groupe de personnes qui se réunissent régulièrement pour partager un projet ou une activité sans avoir besoin de créer des statuts pour encadrer son fonctionnement ou de déclarer leur existence en préfecture. Cette forme est idéale pour des projets temporaires ou des rassemblements informels. Le bémol ? elle n’a aucune existence officielle.  Banquet organisé À l’inverse, une association de droit, c’est comme organiser un grand banquet avec toute la descendance éparpillée à travers le monde. Cela demande une certaine logistique. Cela nécessite surtout une structure bien établie. Pour obtenir le statut légal, il faut rédiger des statuts, déclarer l’association en préfecture et se conformer à diverses obligations administratives. Ce processus formalise l’existence de l’association et lui confère une légitimité auprès des institutions et du public. La structure devient une personne morale. Pour aller plus loin, voir comment créer son association sur le site du Service Public. 2. La responsabilité  Partage informel Dans une cousinade, chacun est responsable à sa manière mais cette responsabilité est floue et partagée de façon informelle. Chacune et chacun va se proposer d’apporter des victuailles ou bien de réserver une salle. Même si une liste existe avec les contributions des unes et des autres, ce partage n’a pas d’existence légale. Aucune loi ne vient encadrer cette répartition des responsabilités. Des responsabilités clairement définies En revanche, dans une association de droit, la responsabilité est clairement définie. Les membres du bureau, élu•es par l’assemblée générale, ont des rôles et des responsabilités précis. Cette structure garantit que les décisions et les actions de l’association sont prises par des personnes clairement identifiées et responsables. Cette formalisation permet d’éviter les ambiguïtés et de s’assurer que les obligations légales et financières sont respectées. Les membres du bureau peuvent également être tenus responsables en cas de litige, ce qui est un gage de sérieux pour les partenaires et les financeurs. 3. Crédibilité et financement  Réunion de famille Dans une association de fait, tout reste dans l’implicite. A savoir que chaque personne participera à la réussite de l’événement. Nul besoin d’ouvrir un compte en banque dédié à votre cousinade : Mamy Claudine – qui était comptable avant sa retraite – se charge de tenir les cordons de la bourse, de superviser les achats éventuels et de payer le DJ. Gala prestigieux En revanche, si vous souhaitez changer d’échelle, vous agrandir, mener à bien des projets plus ambitieux que votre cousinade, il vous faudra passer à la vitesse supérieure. C’est-à-dire vous structurer pour attirer des financements ou obtenir des subventions. La bascule entre association de fait et association de droit se fait le plus souvent lorsqu’il est besoin d’argent pour poursuivre les actions. Une association de droit est perçue comme plus crédible et professionnelle : le statut légal garantit le sérieux et la légitimité. Un compte en banque ouvert au nom de l’association permet de gérer les fonds de façon transparente : cotisations, dons, mécénat et subventions. Pourquoi passer d’une association de fait à une association de droit ? Obtenir des financements : accéder aux subventions, solliciter des fonds privés en mécénat, répondre à des appels à projets de structures publiques ou privées demande une reconnaissance officielle. C’est le premier critère d’éligibilité. Pérenniser son projet associatif : l’association de fait valide le bienfondé de l’action envisagée. Lorsque le moment est venu de développer sur un territoire plus vaste, pour un nombre plus important de bénéficiaires, le projet associatif doit être inscrit dans la durée à travers des statuts et une structure officielle. Protéger les membres : l’association, personne morale, souscrit un contrat de responsabilité civile pour couvrir ses membres dirigeants et ses bénévoles dans leurs activités.  Alors, prêts pour le grand banquet ? Si vous êtes actuellement une association de fait et que vous souhaitez franchir le cap pour devenir une association de droit, il est temps de transformer votre cousinade associative en une grande réception officielle. Ce changement vous permettra de bénéficier d’une reconnaissance accrue, d’une meilleure protection juridique et d’opportunités de financement plus vastes. Pour aller plus loin Quatre chartes utiles pour structurer votre association Faut-il réviser ses statuts chaque année ? Si vous avez besoin d’aide pour lancer votre association, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Les bonnes résolutions associatives

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Des emballages de couleur

Sommaire Bien débuter l’année Les associations n’échappent pas à la vague des bonnes résolutions. An neuf rime souvent avec nouveaux objectifs. Et également avec l’envie de faire évoluer et d’améliorer le fonctionnement associatif. Quelques idées pour renforcer votre organisation autour des piliers associatifs essentiels :  1. Gouvernance : « Instaurer une réunion stratégique trimestrielle » Objectif : Renforcer la cohésion au sein du bureau et du conseil d’administration en planifiant des discussions stratégiques régulières. Temps et ressources : 3 heures par trimestre, une salle de réunion ou visioconférence et un ordre du jour préparé à l’avance. Bénéfices : Une meilleure anticipation des enjeux, des décisions plus structurées et une vision partagée par tous. Solution à moindre coût avec des outils gratuits comme Google Meet ou Zoom pour réunir les membres à distance. 2. Stratégie & développement : « Réaliser un diagnostic associatif simplifié » Objectif : Identifier les forces, faiblesses, opportunités et menaces (SWOT) pour guider les priorités de l’année. Temps et ressources : Une demi-journée de brainstorming avec votre gouvernance et vos bénévoles-clés. Invitez également les salarié•es à apporter leur éclairage et leurs suggestions. Bénéfices : Une vision claire des actions prioritaires et une base solide pour définir les axes stratégiques. Solution à moindre coût avec des modèles SWOT et des tutoriels vidéo disponibles en ligne pour vous accompagner. 3. Finances : « Prévoir un atelier de rédaction de dossiers de subvention » Objectif : Former les membres de l’équipe en charge des financements à compléter une demande de subvention ou de mécénat. Temps et ressources : 3 heures pour l’atelier, un•e expert•e interne ou externe et quelques exemples de dossiers. Bénéfices : Plus de chance de voir vos demandes aboutir. Solution à moindre coût avec  un•e partenaire ou un•e bénévole expérimenté•e dans la rédaction de demandes. Ou faites appel à Is@ vous Zed pour animer un atelier de co-construction adapté à votre réalité associative. 4. Engagement : « Lancer un programme de parrainage pour les nouvelles et nouveaux bénévoles » Objectif : Intégrer rapidement les nouveaux membres et renforcer leur sentiment d’appartenance. Temps et ressources : Une réunion d’information initiale, un système de jumelage entre bénévoles déjà en activité et nouvelles et nouveaux bénévoles. Bénéfices : Fidélisation des bénévoles et réduction du turn-over. Solution à moindre coût : Créez un guide d’accueil simple et organisez un café d’échange en interne. 5. Communication : « Planifier une campagne de communication sur les réseaux sociaux » Objectif : Améliorer la visibilité de l’association en mettant en avant vos actions et activités ainsi que votre expertise. Temps et ressources : 4 heures pour construire un calendrier mensuel et créer du contenu. Bénéfices : Une meilleure présence en ligne et une image modernisée. Solution à moindre coût avec des outils gratuits comme Canva pour les visuels, ChatGPT pour vous aider dans la rédaction et Notion pour centraliser le calendrier et les contenus. 6. Formation : « Proposer une session sur les bonnes pratiques de non-discrimination » Objectif : Sensibiliser les membres de l’association aux enjeux de l’inclusion, notamment pour l’accueil des publics en situation de handicap. Temps et ressources : 2 heures, un•e intervenant•e sensibilisé•e ou une ressource en ligne spécialisée, comme une vidéo ou un guide pratique. Bénéfices : Une meilleure capacité à répondre aux besoins de tous les publics, une image valorisée de l’association et un environnement plus inclusif. Solution à moindre coût : Faites appel à une association spécialisée dans le handicap pour organiser une intervention gratuite ou utilisez des supports pédagogiques disponibles en open source. 7. Procédures : « Mettre en place un guide des process internes » Objectif : Formaliser les principales procédures administratives et opérationnelles pour garantir une gestion fluide et cohérente. Temps et ressources : Une journée pour identifier les besoins, rédiger le guide et le valider en équipe. Bénéfices : Réduction des erreurs, transmission facilitée des savoirs en cas de changement de membres et gain de temps dans la gestion quotidienne. Solution à moindre coût avec des modèles disponibles en ligne et des guides pour les mettre en application. Inutile de chercher à tout mettre en place dès à présent. Mieux vaut une seule bonne résolution suivie d’actions que beaucoup qui resteront lettre morte.   Pour aller plus loin Comment bien réussir sa rentrée associative Les décisions avant le 31 décembre Si vous avez besoin d’aide pour penser votre organisation, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Mettre à profit la trêve des confiseurs pour bien finir l’année

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Rayons d'archivage

Sommaire Archivage, projets ou vacances ? La période entre Noël et le Nouvel An, souvent appelée la trêve des confiseurs, est une opportunité précieuse pour les associations. Entre la frénésie des fêtes et la reprise de janvier, elle offre un moment calme pour ranger, anticiper ou tout simplement souffler. Voici quelques conseils pour bien finir l’année, en mode « chill » mais efficace. 1. L’archivage ou l’art du nettoyage digital et administratif avant la nouvelle année La période est idéale pour faire place nette aussi bien dans vos locaux que dans vos outils digitaux. C’est parti pour une visite guidée des différentes étapes à considérer. Ranger les dossiers numériques  Prenez le temps de trier vos fichiers, de les organiser dans des dossiers clairs et de supprimer les doublons. Inutile par exemple de conserver les différentes versions d’un même document. Si vous utilisez un drive partagé, assurez-vous que tout le monde dispose des bons accès et que les documents importants sont bien classés. Diffusez en interne l’architecture et la procédure d’utilisation du drive et assurez-vous que le versement des fichiers se fait dans les règles de l’art. Nommez une personne référente en cas de besoin. Invitez chaque membre de l’équipe à nettoyer le dossier de téléchargement souvent encombré de fichiers inutiles. Pas de pitié pour les fichiers en doublon.  Nettoyez aussi le fichier des captures d’écran : si une capture d’écran doit être conservée, elle le sera dans un fichier adapté.  Sauvegardez vos dossiers importants sur un disque externe pour garantir leur sécurité Enfin, prenez le temps de trier et d’indexer vos photos : plutôt que de conserver des fichiers nommés « 1234.jpg », renommez-les avec des descriptions claires comme « marché de Noël 2024 – le stand » pour une gestion plus intuitive. Créez des dossiers par mois ou par événement pour mieux vous y retrouver. Cela vous fera gagner du temps lorsqu’il sera question d’illustrer votre rapport d’activité ou votre compte-rendu de projet. Archiver les documents papier  Profitez de ce moment pour réaliser un archivage complet de vos documents de fonctionnement comme les comptes rendus de conseils d’administration ou d’assemblée générale Préparez votre clôture comptable si votre exercice est calqué sur l’année civile en vérifiant que toutes les factures ont bien été reçues et enregistrées  Vérifiez si les conventions de mécénat ou de subvention de l’année sont à archiver ou s’il y a encore des obligations à compléter l’année suivante comme l’envoi d’un compte-rendu financier  Dans un espace recevant du public, sécurisez ces documents et ces archives  Pour une association employeuse, assurez-vous d’avoir tous les contrats de travail, les conventions de stage et autres conventions signés et contre-signés Si possible, numérisez les documents pour simplifier leur consultation future et créez une base de données avec dates et mots-clés. Faire le tri dans les supports de communication  Profitez de cette période pour revoir vos stocks de plaquettes, flyers et affiches ainsi que vos éventuels goodies (mugs, tote-bag, magnets…) Vérifiez si les contenus sont toujours d’actualité ou s’il est nécessaire d’effectuer quelques mises à jour : il est possible que le montant de la cotisation augmente au 1er janvier ou que votre association ait ouvert une nouvelle journée de permanence dans son local. La plaquette de l’association devra être modifiée en conséquence S’il vous reste sur les bras des flyers qui n’ont plus de raison d’être, recyclez-les en brouillon ou donnez-les à une association de loisirs créatifs. Cela désencombrera votre espace de stockage. Enfin, estimez ce dont vous aurez besoin l’an prochain pour anticiper vos commandes. Pensez notamment à profiter des promotions de fin d’année pour renouveler vos stocks ou commander des goodies personnalisés. Attention à ne pas voir trop grand et à ne pas rentrer trop de volume de goodies par exemple. 2. En mode « projets » : rétrospective et perspectives La fin d’année est également propice à un travail de fond sur vos projets à long terme. Mettez à profil ce temps où les urgences associatives sont moindres pour avancer sur vos actions et activités associatives. Faire un point sur les projets 2024 Prenez le temps d’évaluer les projets en cours : Quels objectifs ont été atteints ? Quels ajustements sont nécessaires ? Quel est l’impact des actions sur les bénéficiaires ? Inutile de se lancer dans une réunion avec toutes les forces vives. Une réunion informelle en petit comité avec les actrices et acteurs clés du projet permettra d’établir un point d’étape. Consignez les résultats dans un document partagé pour suivre l’évolution des idées. Et si vous demandiez l’avis de vos bénéficiaires pour mieux éclairer vos prochaines prises de décision ? Avec un questionnaire court, interrogez les premières et premiers concernés et analysez leurs retours. Planifier vos prochaines campagnes En toute logique, votre calendrier éditorial a déjà été réalisé pour le début d’année mais peut-être est-ce le moment de lancer la campagne d’adhésion et celle d’appel à cotisation. La première est destinée à une diffusion large tandis que la seconde s’adresse à vos adhérentes et adhérents pour leur renouvellement. N’oubliez pas de vous rappeler également au bon souvenir des anciens membres.  Il est toujours bon de reprendre son calendrier et de vérifier la bonne réalisation de ce qui a été programmé. C’est aussi le moment de confirmer aux personnes en charge de ce projet les différentes étapes dans lesquelles elles interviendront, feuille de route à la clef. Travailler vos supports de communication Préparez votre newsletter de début d’année Planifiez les publications sur vos réseaux sociaux pour souhaiter vos vœux et annoncer vos projets à venir Mettez à jour si besoin le contenu de vos supports imprimés comme vos plaquettes ou vos flyers 3. Les vacances : s’accorder un temps pour soi et pour les équipes Enfin, n’oubliez pas qu’il est essentiel de se reposer pour commencer l’année dans de bonnes conditions. Et si on levait le pied pour mieux se ressourcer ? Repos, congés, vacances pour toutes et tous Qu’il s’agisse de vos salarié•es ou de vos bénévoles, toutes vos équipes ont besoin d’une pause pour finir l’année et repartir du bon … Lire la suite

Les 10 points à vérifier pour une gestion associative sans stress

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Paysage japonais

Comment subir le moins possible le poids de la gestion quotidienne d’une association ? En la structurant, en la programmant et en l’optimisant.  Une bonne gestion associative est celle qui libère les équipes d’une charge mentale inutile et leur permet de transformer le temps administratif en temps opérationnel sur le terrain, au plus près des bénéficiaires. Voici les 10 points à vérifier et à mettre en action pour gérer plus sereinement votre association : 1. Clarifier les rôles et responsabilités Même si ceux-ci sont définis par les statuts ou le règlement intérieur, rien de tel que d’établir des fiches de mission pour chaque membre de la gouvernance.  Dire que la trésorière ou le trésorier gère la comptabilité et que la ou le secrétaire s’occupe de l’administration de l’association ne suffit pas. Inscrivez noir sur blanc les différentes actions que la personne peut mener en indiquant son degré d’autonomie.  L’objectif est d’éviter le double emploi et les trous dans la raquette : les tâches faites en double par deux personnes différentes et les tâches non réalisées parce que non attribuées de manière formelle. Un outil efficace est l’organigramme qui permet à chacun•e de savoir quelles sont ses missions et délégations. 2. Optimiser la gestion des adhérent•es Le temps des listes de membres sur un beau cahier à spirale ou dans un tableau Excel aux multiples versions est bel et bien dépassé. Des outils gratuits existent pour : recueillir les adhésions et les renouvellements de cotisation (HelloAsso, par exemple) centraliser dans des tableaux dynamiques toutes les informations nécessaires à la gestion des membres : coordonnées, préférences de contact, paiements…  Sur ce dernier point, je recommande un outil français comme TimeTonic qui permet de créer sur mesure un espace adapté à vos besoins de gestion et de suivi. 3. Structurer la communication interne Nos façons de communiquer n’ont cessé d’évoluer ces dernières années. Et avec elles, les outils que nous employons au quotidien pour échanger des informations. Au risque souvent de se perdre dans tous ces outils.  Décidez de manière collégiale quel est l’outil le mieux adapté pour une communication efficace. Définissez également quelles sont les informations qui seront diffusées : messagerie collaborative (Slack, Discord) : échanges rapides selon des canaux préétablis groupe WhatsApp : infos partagées en petit comité, comme les membres du bureau courriels : informations primordiales à partager au plus grand nombre Quant aux SMS et aux appels téléphoniques, réservez-les aux urgences. 4. Établir un calendrier annuel des actions Tout ce qui n’est pas dans un agenda n’existe pas ! En début d’année, mettez en place les dates incontournables comme celle de l’assemblée générale annuelle, celles des événements que vous organiserez ou auquels vous participerez, les différentes étapes de vos activités… Actualisez ce calendrier tous les mois pour y inscrire les projets et visualiser leur état d’avancement. Pour coupler la gestion des projets et un calendrier dynamique, je vous recommande le combo Notion + Notion Calendar. 5. Simplifier la comptabilité Tout comme pour la liste des membres, la tenue des comptes de l’association sur un beau cahier n’est plus vraiment d’actualité. Surtout si votre association prévoit de demander des subventions ou des fonds privés.  Numérisez les comptes de votre association. Choisissez un logiciel qui suit le nouveau plan comptable des associations. Cela vous permettra d’établir les documents financiers nécessaires pour prouver la gestion désintéressée de votre structure et pour solliciter des financements. Automatisez également les tâches chronophages comme l’établissement et l’envoi des reçus fiscaux lors de dons en ligne. 6. Gérer efficacement les bénévoles De la même façon que vous avez mis en place un tableau de gestion des membres, tenez à jour une base de données avec vos bénévoles en activité. Indiquez dans cette base toutes les informations pertinentes sur les disponibilités, les missions actuelles, les évolutions souhaitées, les compétences et les talents de vos bénévoles.  Vous pouvez pousser plus loin la structuration en faisant remonter dans cette base dynamique le nombre d’heures de bénévolat réalisées chaque mois par chaque bénévole. En fin d’année, en deux clics, vous pourrez synthétiser le nombre d’heures de bénévolat pour les valoriser en pied de compte de résultats. 7. Optimiser la collecte de fonds Profitez des fonctionnalités d’un outil comme HelloAsso qui permet également recueillir des dons.  Ma recommandation ? une page de dons pérenne, sur laquelle les donatrices et donateurs peuvent donner de manière ponctuelle ou sur abonnement des campagnes ciblées selon une période de l’année (Giving Tuesday, par exemple) ou selon un projet à financer.  Et n’oubliez pas de remercier en envoyant après chaque don un message en plus du reçu fiscal.  8. Mettre en place un système de suivi des projets Suivre un projet se fait de manière collaborative. Toute personne qui intervient à un degré ou un autre dans le projet doit pouvoir avoir accès rapidement à l’état d’avancement de celui-ci. Cela signifie de ne pas avoir à demander à une tierce personne un reporting à l’instant T.  Le temps associatif est trop précieux pour le perdre parce que le projet n’est pas piloté sur un outil adapté. Le mieux est d’adopter un logiciel en ligne comme Notion pour toutes les phases de pilotage de projets. 9. Mesurer et analyser l’impact des actions Lorsque vous construisez les projets et les actions qui seront menés par votre association, prévoyez les indicateurs qui vont vous permettre d’estimer l’apport et l’impact de votre activité. Quels seront les chiffres les plus pertinents ? A vous de voir. La plupart du temps, les indicateurs seront sur  le nombre de personnes accompagnées ou accueillies par l’association le nombre de membres et leur répartition  le nombre d’actions de terrain réalisées dans l’année Il est aussi intéressant d’avoir des indicateurs non chiffrés, comme le degré de satisfaction des bénéficiaires.  Suivez ces indicateurs dans une base de données de façon à pouvoir les éditer sous forme de tableau de bord. 10. Imaginer ce dont votre association a besoin  Toutes ces recommandations ne sont que des recommandations !  Tenez compte de votre réalité associative, de votre mode de … Lire la suite