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10 astuces pour former efficacement vos bénévoles (sans y passer des heures)

3 janvier 202521 octobre 2024 par Isabelle

La clé d’une association performante passe obligatoirement par la formation des bénévoles qui participent à son animation et à sa réussite. Toutefois, si la formation des bénévoles est cruciale pour le bon fonctionnement de votre association, elle ne doit pas monopoliser tout votre temps, ni nécessiter un investissement coûteux. Voici donc quelques méthodes et outils pour penser et encadrer la formation de vos bénévoles en interne, tout en préservant vos ressources humaines et financières. 1. Automatisez les formations initiales Misez sur l’asynchrone ! En clair, il est inutile que vos bénévoles soient toutes et tous réunies en même temps dans une salle pour une formation commune. Créez une formation en ligne de base que les bénévoles peuvent suivre à leur rythme. Utilisez des outils gratuits pour élaborer des présentations et des vidéos explicatives couvrant l’éthique, les missions principales, les bonnes pratiques et les valeurs de l’association. Une petite vidéo explicative sur les règles de sécurité en vigueur au sein de l’association vaut mieux qu’un manuel dont personne ne prend connaissance. Surtout si vous pensez bien à la sous-titrer : une vidéo sous-titrée attire 12% de vues en plus… 2. Exploitez les MOOC existants Profitez des nombreuses plateformes proposant des formations en ligne adaptées aux bénévoles. Ces MOOC (cours en ligne ouverts et interactifs) dédiés aux compétences associatives ou spécifiques à certaines missions vous permettront de gagner un temps précieux tout en offrant un contenu de qualité. Mieux, appuyez votre formation sur ces formats existants pour apporter votre éclairage et votre expertise. Construisez votre programme de formation sur un contenu validé et reconnu comme ceux de FUN MOOC et complétez avec des cas d’usage et des bonnes pratiques issues de votre expérience de terrain. 3. Créez des modules courts et interactifs Optez pour des modules de 5 à 10 minutes. Chaque module doit traiter d’un aspect précis, comme les tâches spécifiques dans un outil, les process administratifs ou les interactions avec les bénéficiaires. Pratiquez la méthode des petits pas : il est plus simple de retrouver une information dans un format court que dans un corpus volumineux. Evitez autant que possible le jargon et le vocabulaire trop spécifique à certains métiers. Si vous tenez à l’utiliser, expliquer ce que cela signifie. 4. Intégrez la gamification La gamification (ou ludification) est une méthode consistant à s’inspirer du jeu et de sa capacité à capter et à conserver la motivation et l’attention du joueur pour motiver un ensemble de personnes à s’engager dans la réalisation d’une tâche ou d’une activité clairement identifiée. (Définition de la gamification par KaiKai) Rendez l’apprentissage plus engageant en pratiquant la ludo-pédagogie. Nombreux sont les outils (le plupart du temps gratuits) qui permettent de jouer ensemble et d’apporter du contenu de qualité. Là aussi, l’offre est très riche et des associations ont possiblement développé des supports que vous pourriez réutiliser. Un quiz en ligne ou une chasse au trésor en vrai, à vous de choisir. Les scores, les classements et les badges de réussite motiveront vos bénévoles. Cette approche ludique maximisera l’engagement et facilitera la progression. 5. Organisez des sessions de formation à distance Une des évolutions les plus marquantes héritée de la période Covid est l’arrivée massive dans notre quotidien des outils de visioconférence. Pour des formations collectives à distance, rien de mieux que de prévoir une visio. Attention à ne pas utiliser le format webinaire si vous voulez que vos bénévoles interagissent avec vous. Préparez en amont le déroulé de votre session en prévoyant les inévitables temps de problèmes techniques ! Ces sessions permettent de répondre aux questions en direct et de créer un sentiment de communauté. Même à distance, même dans un exposé avec des diapositives (slides), il est possible d’inclure des interactions comme des quiz ou des sondages. Il serait dommage de s’en priver. 6. Mettez en place un mentorat collaboratif Proposez à vos bénévoles actives et actifs d’accompagner et de partager leur expertise avec les nouvelles et nouveaux. Déléguez une partie de la formation la plus au cœur de votre activité à des bénévoles expérimentés. Rien de mieux que de pouvoir s’appuyer sur une personne ressource quand on se lance dans une mission de bénévolat. Définissez ensemble comment se comprend ce mentorat, ce qu’il recoupe en termes d’engagement et de disponibilités. N’oubliez pas de former vos mentors à ce nouveau rôle… 7. Créez un centre de ressources en ligne Mettez à disposition un espace en ligne centralisé où les bénévoles peuvent accéder aux supports de formation, aux FAQ et à des outils pratiques. Cette boîte à outils favorisera une formation continue et autonome. Il est toujours rassurant d’avoir un espace numérique accessible en quelques clics pour retrouver ce que l’on a vu lors des sessions de formation. 8. Proposez des formations en ligne et en présentiel Généralement, on ne devient pas bénévole pour rester chez soi. Même si certaines missions sont réalisables à distance, même si certaines personnes bénévoles ne peuvent participer à toutes les formations pour des questions de manque d’accessibilité des lieux et/ou des contenus, le propre de l’engagement bénévole est de faire société. Complétez vos formations en ligne avec des sessions présentielles pour renforcer les liens au sein de l’équipe et traiter les questions complexes. Cette méthode hybride améliore l’efficacité de l’apprentissage tout en créant du lien social. 9. Récompensez l’engagement Introduisez des éléments de gamification dans le suivi de la formation et de l’engagement bénévole. Offrez des badges ou des titres honorifiques pour les bénévoles qui terminent des formations ou accomplissent certaines missions. Délivrez votre certificat maison sur ce que la personne bénévole a acquis au cours de chaque formation. Le passeport bénévole est également un moyen de saluer l’engagement et la montée en compétences de la personne bénévole. Et surtout, n’oubliez pas de dire MERCI. Un merci du fond du cœur encourage la motivation et la fidélisation. 10. Évaluez et ajustez Intégrez des évaluations après chaque formation pour mesurer les acquis et identifier les besoins de futures formations. Ne soyez pas timide : demandez à chaque personne qui a … Lire la suite

Comment préparer le recrutement de nouvelles et de nouveaux bénévoles

7 octobre 2024 par Isabelle

Toutes les associations que je connais sont convaincues de l’apport indispensable des bénévoles à leurs actions et activités. Pour certaines, le modèle 100% bénévolat est d’ailleurs le seul qu’elles pratiquent. Cependant, j’ai rarement rencontré de structures qui ont pensé la démarche de recrutement de leurs bénévoles. Les résultats de ce manque de préparation sont sans appel : avec des bénévoles qui papillonnent, impossible d’assurer le quotidien et impossible de se projeter dans l’avenir. Voici quelques idées pour mettre toutes les chances du côté de votre association dans le recrutement de vos bénévoles. En amont du recrutement 1. Analysez vos besoins Dire « Nous avons besoin de bénévoles pour fonctionner » n’est pas nécessaire et suffisant. J’ai connu une présidente d’association qui disait systématiquement « oui » à toute personne qui souhaitait faire du bénévolat. A charge pour sa salariée ensuite de trouver une mission pour les bénévoles qui arrivaient avec beaucoup de bonne volonté mais bien peu de compétences utiles à l’association… identifiez les missions que vous souhaitez déléguer à des bénévoles qualifiez les compétences nécessaires à la réalisation de ces missions définissez le cadre de la mission en termes de durée et de disponibilité priorisez vos recrutements et concentrez vos efforts sur ce qui est le plus indispensable pour le bon fonctionnement de votre association 2. Rédigez la fiche de mission Comparable à une fiche de poste, celle-ci synthétise : ce que fait votre association, ses missions et ses valeurs le cadre de la mission les tâches à réaliser les compétences, savoir-faire et savoir-être recherchés la durée d’engagement et la disponibilité demandées ce que la personne bénévole trouvera à réaliser cette mission dans votre association 3. Assurez-vous qu’il est utile de recruter En clair, demandez-vous si vous n’avez pas déjà dans votre équipe bénévole une personne qui pourrait correspondre à cette mission. Cela signifie d’aller explorer votre fichier (qualifié et segmenté) de vos bénévoles actives et actifs pour y trouver peut-être le profil recherché. A défaut, un courriel envoyé à l’ensemble des bénévoles avec le descriptif de la mission pourra générer des candidatures. 4. Anticipez les besoins pour bien accueillir les nouvelles recrues bénévoles Quelle que soit la durée, quel que soit le format de la mission, il est indispensable de penser comment se feront le recrutement, l’accueil et l’intégration des nouvelles personnes bénévoles. définissez qui sera en charge de piloter le projet de recrutement établissez le format du recrutement, les différentes étapes et ce qu’elles comportent identifiez les personnes ressources au sein de l’association pour l’accueil et l’intégration le cas échéant, mettez en place un parcours bénévole avec un livret d’accueil, un temps de bienvenue ou un pot d’intégration auquel seront conviées les autres personnes bénévoles 5. Planifiez votre campagne de recrutement Rien de plus efficace que de penser cette action comme un projet à piloter, avec un rétroplanning, des tâches à réaliser et des personnes assignées à ces tâches. choisissez vos supports de diffusion : réseaux sociaux, site internet de l’association, envoi de courriels, newsletter, plateforme de bénévolat… rédigez les messages adaptés aux différents canaux de diffusion sans oublier les visuels aux formats ad hoc inscrivez votre campagne dans le temps : « cette mission est à pourvoir avant le *** » 6. Déployez des outils d’automatisation Enfin, sur le plan pratique, posez-vous la question de comment les personnes vont candidater. Le plus simple, quand l’association n’utilise pas de plateforme de bénévolat, serait d’indiquer une adresse courriel pour la réponse. Simple mais totalement inefficace et extrêmement chronophage : à bannir absolument. Derrière une réponse par email se cache un traitement manuel pour diffuser l’information aux personnes décisionnaires : génération de nouveaux mails intégrer les coordonnées et autres informations dans une base de données : saisie manuelle ou copier-coller avec un risque d’erreurs non négligeable Et l’association n’est pas à l’abri de recevoir des réponses incomplètes nécessitant également des échanges de mails… Je recommande de mettre en place une séquence automatisée avec un questionnaire en ligne très complet : les renseignements incontournables seront rendus obligatoires. une base de données pour compiler les réponses l’envoi automatique d’un message de bonne réception de la candidature indiquant les prochaines étapes un rappel de suivi avec une date limite pour l’envoi de la réponse Astuce La séquence décrite ici peut être réalisée en utilisant des outils de programmation visuelle comme Tally (pour le questionnaire) et Notion (pour le pilotage). Et sinon… Pourquoi allez chercher loin ce qui se trouve peut-être sous la main ? Votre association a déjà constitué une équipe de bénévoles. Sans doute avez-vous aussi gardé le contact de bénévoles qui sont resté•es des sympathisant•es de vos actions. Invitez ces personnes à être vos ambassadrices ! Réseautage et cooptation vous assurerons d’entrer en relation avec des personnes qui auront déjà entendu parler de votre association et qui ne viendront donc pas parce qu’elles ont vu de la lumière. Si vous avez besoin d’aide pour mettre en place vos ressources humaines bénévoles, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Gestion des bénévoles : la checklist de rentrée

23 septembre 202423 septembre 2024 par Isabelle

Des mains se rejoignent en signe d'unité

Comme tout projet au long cours, la gestion des bénévoles nécessite de mettre en place un cadre de gestion de cette ressource humaine. Et la rentrée de septembre est le moment idéal pour recruter, accueillir et accompagner vos bénévoles dans leur engagement associatif. Je rappelle au passage que le bénévolat n’est pas un dû : les personnes bénévoles offrent de leur temps et mettent à disposition leurs compétences. Elles ne sont pas dans un rapport de subordination vis-à-vis de l’association. Penser la relation entre l’association et ses bénévoles dans un équilibre gagnant-gagnant est une nécessité pour construire des rapports sains qui s’inscrivent dans la durée. Voici quelques étapes et actions à mettre en place pour réussir votre rentrée associative avec vos bénévoles ! 1. Réévaluer les besoins en bénévoles Cela semble une évidence mais combien d’associations que je connais zappent tout bonnement cette étape. Réévaluer signifie : identifier les besoins sur les projets actuels et à venir définir les compétences requises pour chaque mission à pourvoir passer en revue les bénévoles avec une implication active pour voir si en interne ces compétences sont déjà présentes Ce dernier point sous-entend d’avoir une base de données des bénévoles qualifiée et exploitable. 2. Recruter des bénévoles Les occasions et les moyens techniques ne manquent pas pour mener une campagne de recrutement efficace et pertinente. Mais encore faut-il bien encadrer cette démarche : recrutez en direct sur les forums associatifs en préparant en amont vos fiches de mission inscrivez vos missions à pourvoir sur les plateformes d’engagement solidaire ou sur des sites mettant en relation associations et bénévoles indiquez sur votre site et/ou sur vos réseaux sociaux que votre association recherche des bénévoles publiez les missions urgentes dans votre newsletter demandez à vos bénévoles en activité de parler dans leur réseau de votre association : rien de tel que le bouche à oreille pour attirer de nouveaux talents ! En outre, les associations peuvent avoir recours à du bénévolat de gouvernance pour pallier l’absence de bénévoles clés ou encore à du mécénat de compétences pour réaliser des missions très spécialisées. 3. Fidéliser les bénévoles en activité Le renouvellement de l’engagement bénévole n’est pas automatique d’une année sur l’autre. Comme dans toute relation humaine, l’équilibre se cultive. La première action à mener et non des moindres est de remercier vos bénévoles. Jouez collectif : partagez comment le don de temps et de compétences accompagne le fonctionnement et le développement de votre association. Avec quelques chiffres à l’appui, l’apport des bénévoles devient plus parlant. L’an dernier, les bénévoles ont offert à l’association X heures de travail. Ce qui revient à dire que nous aurions dû embaucher X personnes à temps plein pour réaliser tout ce que vous avez réalisé ! Autre action favorisant la fidélisation : le temps de rencontre de la rentrée pour renouer les liens un peu distendus pendant les vacances d’été. Enfin, prenez le temps d’échanger avec vos bénévoles pour connaître leurs attentes. Questionnaire en ligne, rencontre informelle, boîte à souhaits… Libre à vous de choisir la formule qui vous ressemble le plus. L’important est de récolter les retours de vos bénévoles pour les analyser et répondre à leurs attentes en termes d’animation de la vie bénévole, de formation ou encore de projets. 4. Former et encadrer les bénévoles L’époque où une association accueillait ses bénévoles avec un « bienvenue, voici ton bureau » est désormais révolue. Du moins, je l’espère ! L’idéal est de mettre en place une séquence d’intégration des nouvelles et nouveaux bénévoles animée par la personne responsable de la coordination des actions bénévoles : Organisez une réunion d’accueil pour présenter l’association, ses missions, ses valeurs, ses bénéficiaires et son fonctionnement Expliquez ce que signifie être bénévole dans votre association, quel est le rôle des mentors et présentez votre charte du bénévolat Proposez une formation initiale sur les outils en place et les bonnes pratiques (confidentialité, protection des données…) Présentez les formations internes déjà inscrites au calendrier et comment y participer 5. Valoriser l’engagement des bénévoles Les idées ne manquent pas pour mettre en avant auprès de tout votre écosystème associatif l’apport de vos bénévoles. Quelques exemples : la ou le bénévole du mois : un article focus sur une personne qui vient de rejoindre l’association. Trois ou quatre questions pertinentes et qui sortent un peu des sentiers battus. A décliner sur le site de l’association, dans la newsletter, sur les réseaux sociaux… l’animation du mois : proposez un temps de rencontre autour d’un hobby animé par vos bénévoles. Proposez à Marie de partager ses recettes vegan, à Laurence de parler de sa passion pour la photographie ou à Pierre d’animer un jeu de rôle. Avec ces quelques conseils, je vous souhaite une belle rentrée des associations avec vos bénévoles ! Bonus Téléchargez la checklist de rentrée des bénévoles Si vous avez besoin d’aide pour penser votre parcours bénévole, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Comment (bien) préparer sa recherche de fonds à la rentrée

17 septembre 202413 septembre 2024 par Isabelle

La recherche de financements est l’incontournable à inscrire dans l’agenda de votre rentrée associative. Plus qu’une recherche sans carte ni boussole, c’est un véritable projet qu’il convient de piloter avec une stratégie et une équipe dédiée. Petite revue des actions à mener pour construire cette mission au long cours… Attention : ces conseils sont des grandes lignes générales qu’il conviendra d’adapter à votre réalité associative. Contactez-moi pour une stratégie sur mesure. 1. Cartographie des financements a) Analyse des financements existants Répertorier les financements pluriannuels déjà signés Prioriser le renouvellement des partenariats existants pour assurer la continuité des financements Vérifier les conditions de poursuite du partenariat : est-il besoin de renouveler la demande chaque année ? Si oui, quelles en sont les modalités ? b) Nouvelles opportunités Rechercher de nouvelles opportunités de financements avec une veille active : subventions de fonctionnement, appels à projets publics et privés, concours, challenges etc. font l’objet de publications en ligne, sur des plateformes ou bien encore dans des newsletters. Vérifier les critères d’éligibilité : ceux-ci ne sont pas les mêmes que les financeurs soient publics ou privés. A titre d’exemple, une fondation d’entreprise pourra choisir de réserver son appel à projets qu’aux associations implantées dans des quartiers Politique de la Ville. Participer à des salons spécialisés. Le Forum National des Associations et Fondations qui se tient chaque année en novembre réunit des acteurs du monde associatif, de la philanthropie et de l’économie sociale et solidaire. Astuces : Rien de mieux que d’avoir un outil de travail collaboratif en ligne pour suivre en équipe ce travail de recherche et de suivi. A défaut, un fichier Excel partagé sur un Drive permettra de renseigner ce qui est fait et ce qui reste à faire. 2. Constitution de l’équipe « Financements » Il convient d’envisager la recherche de fonds comme un projet à part entière, au même titre que l’organisation d’un événement ou la refonte du site internet. Mobilisant des compétences transverses, la mise en place d’une équipe pour piloter ce projet est vivement conseillée. a) Les membres de l’équipe La présidente ou le président La trésorière ou le trésorier Les autres membres du bureau selon leurs attributions La personne responsable du pilotage du projet La personne en charge de la communication et, le cas échéant, la ou le community manager La personne en charge du déploiement de l’espace collaboratif en ligne Autour de ce noyau central, l’équipe pourra recevoir le renfort d’autres bénévoles, de stagiaires ou d’alternant•es, voire de prestataires. b) La répartition des rôles L’idéal serait de définir pour chaque personne impliquée une fiche de mission. Ce document de cadrage, une fois rédigé, est réutilisable d’une année sur l’autre avec quelques ajustements. Pour le moins, une liste des rôles et des attributions de chaque personne investie dans le projet de recherche de fonds doit être établie et partagée au sein de l’équipe. L’idée est d’avoir un document de synthèse pour savoir qui fait quoi, quand, comment et avec quel degré d’autonomie. Rien de pire pour une association que de mettre en place des règles trop rigides de demandes de validation tous azimuts. En dehors de la présidente (ou du président) de l’association, qui a délégation de signature pour envoyer une demande de financement ? Quelles sont les décisions qui doivent impérativement être prises collégialement ? Qui peut inscrire l’association sur les plateformes de philanthropie ? En balayant en amont le plus grand nombre de questions pratico-pratiques, le fonctionnement de l’équipe sera fluidifié. c) Les règles de suivi Il n’est pas toujours possible, pour des raisons d’agenda et de disponibilités, d’organiser chaque mois une réunion formelle pour faire le point sur les actions en cours. Néanmoins, l’équipe ne peut pas faire l’économie d’un partage des avancées du projet. Pour faciliter la transmission des informations, voici quelques recommandations : Instituer des règles de suivi asynchrone : aucun message ne demande de réponse immédiate. L’appel téléphonique est réservé aux urgences absolues. Déterminer les canaux de communication : inutile d’envoyer un message par courriel, un SMS, une notification dans Notion ou par une messagerie instantanée. A trop multiplier l’information, celle-ci risque de ne pas être lue. Définir qui dans l’équipe doit être rendu destinataire des messages selon leur contenu. Cela évite de perdre du temps à lire des informations non pertinentes… 3. Mise en place de la feuille de route a) Le calendrier des « dates limites » Planifiez les tâches à réaliser pour ne pas rater l’envoi d’une demande de subvention ou de mécénat Donnez-vous le temps de peaufiner votre dossier et d’ajuster votre présentation : travaillez votre rédaction Mobilisez les personnes essentielles en fonction de leurs contributions aux dossiers b) La mise à jour des projets Si le projet pour lequel vous allez demander des financements est déjà existant, prenez le soin de vérifier que votre dossier de présentation est à jour, avec des indicateurs et des chiffres clés, un budget actualisé, ce qui a été réalisé et ce qui est prévu pour l’année à venir et la suivante Pour un nouveau projet, attachez-vous à rédiger un dossier synthétique avec tous les éléments utiles à votre demande de financement. c) La communication Assurez-vous d’être à jour dans l’envoi de documents à vos financeurs actuels : chaque convention de financement demande des comptes-rendus et des bilans. L’idéal est de rédiger une checklist des éléments à envoyer en précisant bien la date limite de réception de ces documents. Soyez transparent dans votre communication : mettez en ligne sur votre site le rapport d’activité de l’année passée, une note de synthèse sur les contributions que vous avez reçues et à quoi elles ont été utilisées… Faites appel à des graphistes, des vidéastes ou d’autres professionnelles de la communication pour proposer des supports de qualité. Ce sont des missions qui peuvent tout à fait être réalisées en bénévolat de compétence. Avec ces quelques points, votre association sera parée pour lancer sa stratégie de rentrée en matière de recherche de fonds. Et rappelez-vous : la rentrée est un marathon qui donnera le ton pour toute votre … Lire la suite

Comment (bien) réussir sa rentrée associative

16 septembre 20249 septembre 2024 par Isabelle

Septembre est là et avec lui, la rentrée des classes. Et il n’y a pas que nos chères têtes blondes à être concernées. Pour les associations, le temps aussi est venu de siffler la fin des vacances. Mais comment bien préparer la reprise de vos activités associatives ? Comment s’assurer de ne rien oublier ? Et par quoi commencer ? Je vais passer en revue quelques étapes pour vous aider à mettre en place votre programme de rentrée et votre feuille de route. La cloche a sonné. En rang par deux pour cette nouvelle année ! 1. La préparation Qui n’a jamais fait de cauchemar la nuit avant la rentrée des classes ? Levez la main ! J’avais toujours peur d’avoir oublié de glisser un élément essentiel dans mon cartable. Selon les années, c’était le carnet de liaison (et pour cause, je ne l’avais pas encore), la carte de transport ou mon compas. Et cela me paralysait ! La solution ? une préparation minutieuse. a) Faire le point Avant de savoir où aller et comment y aller, mieux vaut savoir d’où on vient. Clairement, organisez la réunion de rentrée de votre association. La prérentrée des profs, si vous préférez. Si l’exercice fiscal de votre association est calqué sur l’année civile, vous avez tenu votre assemblée générale avant le 30 juin. Il peut être bon de rappeler à vos équipes ce qui a été décidé lors de cette AG. Si votre exercice fiscal suit le calendrier scolaire, vous êtes en plein dans la préparation de votre assemblée annuelle. Quel que soit votre cas, vous êtes en période de bilan et de projection. Réunissez la gouvernance – les membres du bureau et les membres du Conseil d’Administration – ainsi que les bénévoles les plus impliqué•es dans la vie associative pour une séance de remue-méninges. Quelles sont vos actions et activités : proposez un tour d’horizon de vos réalisations de l’an passé Quels sont les projets qui ont fonctionné ? Quels sont les projets qui ne peuvent être poursuivis et pour quelles raisons ? Profitez de cette réunion de rentrée pour confirmer la répartition des rôles et valider les personnes en charge de piloter chaque action. b) Définir les besoins Une fois les orientations arrêtées, posez-vous la question des moyens humains et financiers. De quoi chaque projet a-t-il besoin pour être mis en œuvre ? L’association a-t-elle les moyens financiers de les réaliser ? L’association a-t-elle assez de bénévoles pour les mener à bien ? Anticipez votre recherche de fonds car pour les subventions aussi, il existe un calendrier de rentrée ! Quels financeurs allez-vous solliciter ? Quelles sont les dates limite de dépôt des dossiers de demande de subvention ? Quels sont les appels à projets auxquels vous allez répondre ? 2. Les calendriers Votre association a besoin d’un emploi du temps : c’est le calendrier des activités récurrentes sur la semaine ou le mois. Elle a besoin de pouvoir visualiser les disponibilités de ses bénévoles dans un calendrier des engagements. Mais elle a aussi besoin d’un planning plus large, à minima sur un semestre, l’idéal étant un planning annuel, pour se projeter dans l’organisation événementielle et éditoriale. a) le calendrier des activités récurrentes Planifiez et inscrivez d’ores et déjà tous les rendez-vous à date fixe : les réunions du bureau les réunions du conseil d’administration la formation interne des bénévoles les activités proposées à vos bénéficiaires… Exemple : Votre club de lecture se tient tous les premiers lundis du mois de 18h30 à 20h dans votre local associatif ? Inscrivez-le au calendrier. Cela vous permettra de voir les éventuels conflits d’agenda (jours fériés, vacances, événements ponctuels) et d’anticiper votre communication auprès de vos bénéficiaires et de vos bénévoles. b) le calendrier des bénévoles Partagez votre calendrier des activités avec les bénévoles en charge de l’animation de ces activités pour qu’elles et ils puissent s’y inscrire. En un coup d’œil, la personne en charge de l’animation de la vie associative pourra agir pour mobiliser d’autres personnes sur un créneau ou une activité non pourvue. c) le planning annuel Celui-ci permet une vue d’ensemble synthétique. Selon la taille de votre équipe et la répartition des rôles, il peut être intéressant de construire plusieurs calendriers, par projet ou par action ou bien encore par thématique transverse : événementiel interne : quels sont les événements que vous allez organiser ? Indiquez la date de chaque événement ainsi que toutes les étapes du rétroplanning. événementiel externe : toutes les actions dans lesquelles votre association sera invitée à participer et à intervenir. Le forum annuel des associations, la prise de parole lors d’une table ronde, une intervention en milieu scolaire, l’animation d’un atelier dans une autre association… éditorial : quels sont les contenus que vous allez publier, sur quels supports, à quelles dates pour annoncer vos activités, inviter le public à vos événements, mettre des ressources en ligne sur votre site… Astuce : Utilisez un calendrier en ligne que vous partagerez avec les personnes concernées. Si vous pilotez votre activité associative sous Notion, je vous recommande Notion Calendar, application gratuite qui permet de synthétiser les calendriers mais également les tâches inscrites dans un rétroplanning de projet. Sinon, Google Calendar est un outil fiable et gratuit qui permet également de juxtaposer plusieurs calendriers sur une seule vue. 3. La communication Rien de tel que la rentrée pour vérifier la présence de l’association dans l’espace digital. le site web de votre association est-il à jour ? Faites le tour de toutes les informations que vous avez mises en ligne et si besoin, ajustez-les. Rien de pire que de consulter la page d’accueil d’une association à la mi-septembre et de lire que l’association prendra ses vacances du 1er au 31 août ! réactivez vos réseaux sociaux si vous les avez mis en pause pendant l’été. Publiez du contenu. Interagissez avec les messages reçus en votre absence. Indiquez que votre association est de retour avec le plein d’énergie et de bonne humeur ! rédigez avec soin votre newsletter de septembre … Lire la suite

Comment (bien) réussir son forum associatif

20 septembre 20242 septembre 2024 par Isabelle

Bannière du forum des associations et du sport de la Mairie du 17ème arrondissement de Paris en 2024

Tous les ans en septembre, les mairies donnent rendez-vous aux associations de leur territoire pour le grand événement de rentrée : le forum associatif. Rassemblement des structures à but non lucratif installées sur la commune, il permet des temps d’échange et de rencontre. 5 bonnes raisons de participer au forum associatif Parce que, contrairement à l’idée reçue, ce n’est pas une perte de temps ! 1. Etre visible Même si votre association est la plus formidable de toutes, si elle reste confidentielle, elle manque un des objectifs premiers : se faire connaître. Le forum associatif est le moment idéal pour présenter votre association à un large public. 2. Recruter Que ce soit de nouveaux ou de nouvelles adhérent•es ou de nouveaux et de nouvelles bénévoles, c’est le jour J pour aller à la rencontre d’un public déjà intéressé par le monde associatif. A vous de les convaincre de rejoindre votre association ! 3. Renforcer votre réseau Si vous ne connaissez pas les autres acteurs associatifs de votre commune ou de votre territoire, c’est le moment de les découvrir. Présentez votre association et discutez de vos actions respectives. A nouer ainsi des liens, vous inscrivez votre association dans la trame territoriale et êtes identifiée comme une structure active. 4. Militer Votre association défend une cause : partagez-la avec enthousiasme. Parlez de votre vision, de vos actions, de vos activités. Sensibilisez à ce que vous défendez, déconstruisez des idées reçues, partagez vos convictions… 5. Souder votre équipe Le forum associatif permet de travailler le sentiment d’appartenance et la dynamique de groupe. C’est aussi l’occasion de faire se rencontrer des bénévoles qui interviennent sur des missions de terrain et des bénévoles qui s’occupent de missions support. Ou d’intégrer dans le groupe des bénévoles nouvellement recruté•es. 5 étapes pour préparer votre forum 1. Définissez vos objectifs Demandez-vous ce que vous souhaitez accomplir en participant à ce forum. Par exemple : recruter des bénévoles faire connaître vos actions et activités recueillir des contacts promouvoir un événement à venir Il n’est pas toujours indispensable de fixer un objectif chiffré pour cette journée. Néanmoins, comme les indicateurs sont toujours utiles pour apprécier les résultats d’une action de terrain, prévoyez de noter au minimum le nombre de personnes rencontrées au cours de la journée. 2. Préparez vos supports de communication Que votre association soit team papier ou team numérique (ou un peu des deux), il est indispensable de se munir de supports aux couleurs de votre association : plaquettes et brochures présentant votre association fiches de mission pour le recrutement des bénévoles formulaire de contact cartes de visite affiches, bannière, kakémono ou roll-up qui habilleront votre stand diaporama ou vidéo TRUCS & ASTUCES : remplacez les cartes de visite par un QR code renvoyant vers la page « Contact » de votre site ou vers la page « Notre équipe » utilisez aussi le QR Code pour les fiches de mission que vous avez mises en ligne sur votre site ou sur un portail de bénévolat créez un formulaire en ligne pour recueillir les contacts et obtenir leur accord RGPD pensez à intégrer un QR Code sur chaque affiche et sur chaque kakémono construisez un diaporama léger : allez à l’essentiel pour attirer l’œil sous-titrez vos vidéos : vous pourrez couper le son et vous consacrer aux personnes sur votre stand sans avoir à élever la voix 3. Mobilisez vos ressources humaines Assurez-vous que les membres présent•es au forum soient bien préparé•es et informé•es. Ils et elles doivent être capables de répondre aux questions du public, d’expliquer les missions de l’association et d’incarner ses valeurs. Pour cela : Formez vos bénévoles – Organisez une réunion de préparation pour définir les rôles de chacun•e et réviser les messages clés. Il peut être utile de prévoir une antisèche. Cette fiche d’information synthétique présentera l’historique de l’association, les missions, les valeurs, les actions, les activités voire les besoins à court terme de l’association. Planifiez les temps de présence – établissez des équipes pour que le stand soit toujours animé, y compris pendant le temps de déjeuner. Pour un forum associatif d’une journée, prévoir au minimum deux binômes de bénévoles Désignez une personne responsable du stand – Ce sera la personne en charge de coordonner les activités sur place, de venir en renfort des bénévoles sur certaines questions et de s’assurer que tout se déroule comme prévu. Cette personne sera aussi le contact logistique sur place avec les responsables de la mairie en charge de l’organisation de l’événement. 4. Organisez la logistique Généralement, les mairies fournissent table et sièges aux associations. Toutefois, assurez-vous en amont de la journée de ce qui est mis à votre disposition. Rien de plus désagréable que de n’avoir qu’une chaise pour deux bénévoles… Tous les stands ne sont pas équipés d’une prise électrique, surtout lorsque votre stand est à l’extérieur, sous une tente. Certaines mairies interdisent l’usage de punaises sur leurs panneaux d’affichage. N’hésitez pas non plus à informer l’équipe en charge de l’organisation côté mairie si vous avez des bénévoles en situation de handicap avec des besoins spécifiques en accessibilité ou avec un chien-guide. Planifiez le transport du matériel jusqu’au lieu du forum et désignez une personne en charge de récupérer le matériel le matin et une autre de le retourner à l’association le soir. Pour que vos bénévoles soient identifiables au premier coup d’œil, rien de mieux qu’un tee-shirt aux couleurs de votre association. Sinon, optez pour la solution du dress code simple (tout le monde avec un tee-shirt blanc) et de l’écharpe comme signe distinctif. A minima, prévoyez pour chaque bénévole un badge avec son prénom et le logo de l’association. TRUCS & ASTUCES : Téléchargez la Check list du matériel à emporter. Inspirez-vous de ce modèle pour l’adapter et le compléter en fonction de vos besoins ou de votre fonctionnement. 5. Communiquez sur votre présence Faites savoir à votre communauté que vous participerez à cet événement. Un article sur votre site à la rubrique « actualité », un focus dans votre newsletter, des publications sur les réseaux sociaux … Lire la suite