Fêtes de fin d’année

Archivage, projets ou vacances ? La période entre Noël et le Nouvel An, souvent appelée la trêve des confiseurs, est une opportunité précieuse pour les associations. Entre la frénésie des fêtes et la reprise de janvier, elle offre un moment calme pour ranger, anticiper ou tout simplement souffler. Voici quelques conseils pour bien finir l’année, en mode « chill » mais efficace. 1. L’archivage ou l’art du nettoyage digital et administratif avant la nouvelle année La période est idéale pour faire place nette aussi bien dans vos locaux que dans vos outils digitaux. C’est parti pour une visite guidée des différentes étapes à considérer. Ranger les dossiers numériques  Prenez le temps de trier vos fichiers, de les organiser dans des dossiers clairs et de supprimer les doublons. Inutile par exemple de conserver les différentes versions d’un même document. Si vous utilisez un drive partagé, assurez-vous que tout le monde dispose des bons accès et que les documents importants sont bien classés. Diffusez en interne l’architecture et la procédure d’utilisation du drive et assurez-vous que le versement des fichiers se fait dans les règles de l’art. Nommez une personne référente en cas de besoin. Invitez chaque membre de l’équipe à nettoyer le dossier de téléchargement souvent encombré de fichiers inutiles. Pas de pitié pour les fichiers en doublon.  Nettoyez aussi le fichier des captures d’écran : si une capture d’écran doit être conservée, elle le sera dans un fichier adapté.  Sauvegardez vos dossiers importants sur un disque externe pour garantir leur sécurité Enfin, prenez le temps de trier et d’indexer vos photos : plutôt que de conserver des fichiers nommés « 1234.jpg », renommez-les avec des descriptions claires comme « marché de Noël 2024 – le stand » pour une gestion plus intuitive. Créez des dossiers par mois ou par événement pour mieux vous y retrouver. Cela vous fera gagner du temps lorsqu’il sera question d’illustrer votre rapport d’activité ou votre compte-rendu de projet. Archiver les documents papier  Profitez de ce moment pour réaliser un archivage complet de vos documents de fonctionnement comme les comptes rendus de conseils d’administration ou d’assemblée générale Préparez votre clôture comptable si votre exercice est calqué sur l’année civile en vérifiant que toutes les factures ont bien été reçues et enregistrées  Vérifiez si les conventions de mécénat ou de subvention de l’année sont à archiver ou s’il y a encore des obligations à compléter l’année suivante comme l’envoi d’un compte-rendu financier  Dans un espace recevant du public, sécurisez ces documents et ces archives  Pour une association employeuse, assurez-vous d’avoir tous les contrats de travail, les conventions de stage et autres conventions signés et contre-signés Si possible, numérisez les documents pour simplifier leur consultation future et créez une base de données avec dates et mots-clés. Faire le tri dans les supports de communication  Profitez de cette période pour revoir vos stocks de plaquettes, flyers et affiches ainsi que vos éventuels goodies (mugs, tote-bag, magnets…) Vérifiez si les contenus sont toujours d’actualité ou s’il est nécessaire d’effectuer quelques mises à jour : il est possible que le montant de la cotisation augmente au 1er janvier ou que votre association ait ouvert une nouvelle journée de permanence dans son local. La plaquette de l’association devra être modifiée en conséquence S’il vous reste sur les bras des flyers qui n’ont plus de raison d’être, recyclez-les en brouillon ou donnez-les à une association de loisirs créatifs. Cela désencombrera votre espace de stockage. Enfin, estimez ce dont vous aurez besoin l’an prochain pour anticiper vos commandes. Pensez notamment à profiter des promotions de fin d’année pour renouveler vos stocks ou commander des goodies personnalisés. Attention à ne pas voir trop grand et à ne pas rentrer trop de volume de goodies par exemple. 2. En mode « projets » : rétrospective et perspectives La fin d’année est également propice à un travail de fond sur vos projets à long terme. Mettez à profil ce temps où les urgences associatives sont moindres pour avancer sur vos actions et activités associatives. Faire un point sur les projets 2024 Prenez le temps d’évaluer les projets en cours : Quels objectifs ont été atteints ? Quels ajustements sont nécessaires ? Quel est l’impact des actions sur les bénéficiaires ? Inutile de se lancer dans une réunion avec toutes les forces vives. Une réunion informelle en petit comité avec les actrices et acteurs clés du projet permettra d’établir un point d’étape. Consignez les résultats dans un document partagé pour suivre l’évolution des idées. Et si vous demandiez l’avis de vos bénéficiaires pour mieux éclairer vos prochaines prises de décision ? Avec un questionnaire court, interrogez les premières et premiers concernés et analysez leurs retours. Planifier vos prochaines campagnes En toute logique, votre calendrier éditorial a déjà été réalisé pour le début d’année mais peut-être est-ce le moment de lancer la campagne d’adhésion et celle d’appel à cotisation. La première est destinée à une diffusion large tandis que la seconde s’adresse à vos adhérentes et adhérents pour leur renouvellement. N’oubliez pas de vous rappeler également au bon souvenir des anciens membres.  Il est toujours bon de reprendre son calendrier et de vérifier la bonne réalisation de ce qui a été programmé. C’est aussi le moment de confirmer aux personnes en charge de ce projet les différentes étapes dans lesquelles elles interviendront, feuille de route à la clef. Travailler vos supports de communication Préparez votre newsletter de début d’année Planifiez les publications sur vos réseaux sociaux pour souhaiter vos vœux et annoncer vos projets à venir Mettez à jour si besoin le contenu de vos supports imprimés comme vos plaquettes ou vos flyers 3. Les vacances : s’accorder un temps pour soi et pour les équipes Enfin, n’oubliez pas qu’il est essentiel de se reposer pour commencer l’année dans de bonnes conditions. Et si on levait le pied pour mieux se ressourcer ? Repos, congés, vacances pour toutes et tous Qu’il s’agisse de vos salarié•es ou de vos bénévoles, toutes vos équipes ont besoin d’une pause pour finir l’année et repartir du bon pied … Lire la suite