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Faut‑il vraiment organiser quelque chose à Noël pour votre association ?

Un goûter de Noël réunit autour de la table plusieurs générations. Image générée par IA

Début décembre, beaucoup d’associations se posent la même question : « Qu’est‑ce qu’on fait pour Noël cette année ? » Autour de vous, vous voyez des collectes de jouets, des marchés de Noël solidaires, des spectacles de fin d’année, des campagnes de dons tous azimuts. Sur le papier, cela donne envie. Dans la réalité, vos équipes sont parfois déjà fatiguées, vos bénévoles moins disponibles et votre fin d’année est possiblement déjà chargée en bilans, assemblées générales ou clôtures de projets. Alors, est‑ce qu’il est vraiment nécessaire d’organiser quelque chose à Noël ? Ce qui suit vous propose plutôt de prendre le temps de décider, puis, seulement si c’est pertinent pour vous cette année, de choisir un format réaliste. Sommaire Trois questions pour savoir si c’est pertinent pour vous cette année Avant de chercher une idée d’événement, il peut être utile de vous poser quelques questions simples, en équipe. Avons‑nous le temps et l’énergie pour préparer une action supplémentaire ? Un événement, même modeste, demande toujours : un minimum de préparation en amont, une coordination le jour J, et un suivi après (bilan, communication, éventuellement gestion de la trésorerie). Si vos équipes sont déjà très sollicitées en fin d’année, ajouter une action « parce que c’est Noël » peut créer plus de tension que de bénéfices. Vous pouvez vous demander, en toute honnêteté : qui serait disponible pour porter cette action, et ce que cela demanderait comme charge supplémentaire. Si vous sentez que vous êtes déjà au maximum, il est légitime de décider de ne pas ajouter une couche de plus. À quoi cette action servirait‑elle concrètement ? La deuxième question porte sur le sens de ce que vous mettriez en place. Souhaitez‑vous surtout : collecter des dons pour un projet précis, créer du lien avec les habitantes et habitants d’un quartier, remercier vos soutiens, ou faire connaître davantage votre association ? En formulant cet objectif de manière claire, vous pouvez vérifier si un événement de Noël est le bon moyen d’y répondre. Parfois, une autre action, à un autre moment de l’année, sera plus adaptée à vos priorités actuelles. Que se passe‑t‑il si nous décidons de ne rien organiser cette fois‑ci ? Se poser aussi la question inverse peut être très utile. Qu’est‑ce que vous craignez si vous ne faites rien cette année ? Est‑ce que ce sont des attentes réelles de vos membres, de vos partenaires ou surtout une pression implicite (« tout le monde fait quelque chose à Noël ») ? Est‑ce que ce choix vous permettrait au contraire de préserver vos forces pour un autre temps fort de l’année prochaine ? Décider de ne pas organiser d’événement à Noël peut être un choix réfléchi, au service du bien-être de votre équipe et de la qualité de vos actions. Si vous décidez d’organiser quelque chose : des formats simples à votre mesure Si, après ces questions, vous estimez que vous avez l’envie et la capacité de mettre en place une action de Noël, l’enjeu devient alors de choisir un format réaliste, adapté à vos moyens. L’idée n’est pas de copier de grandes campagnes nationales mais de partir de ce que vous avez déjà : un local, quelques bénévoles, un réseau de voisinage ou de partenaires de proximité. Dans vos locaux : des moments conviviaux qui créent du lien Si votre association dispose d’un local, même modeste, vous pouvez imaginer des formats simples, centrés sur la convivialité. Quelques pistes possibles : Un atelier « fabrique de cadeaux solidaires » Par exemple : confection de cartes de vœux, réalisation de petits objets à partir de matériaux de récupération, préparation de décorations de Noël. Les participantes et participants peuvent faire un don libre, ou acheter certains objets au profit de l’association. Un goûter solidaire ou un café de quartier L’association ouvre ses portes pendant un temps défini, autour d’une boisson chaude et de gâteaux. C’est l’occasion de faire connaître vos actions, de rencontrer les habitantes et habitants, et de proposer une participation libre pour soutenir un projet précis. Dans tous ces cas, il est possible de garder une échelle raisonnable, en limitant le temps de préparation, le nombre de personnes accueillies et en s’appuyant sur les ressources déjà disponibles. Avec des partenaires de proximité : s’appuyer sur l’existant Si vous n’avez pas de local adapté, ou si vous souhaitez toucher un autre public, vous pouvez vous tourner vers les commerces ou événements déjà en place. Quelques exemples : Emballer des cadeaux dans un commerce contre don libre Une librairie, un magasin de jouets, un concept‑store ou un autre commerce peut accepter que vous proposiez l’emballage des cadeaux en échange d’un don au profit de l’association. Cela permet de vous rendre visible et de rencontrer des personnes qui ne vous connaissaient pas encore. Organiser un vide‑grenier ou un mini‑marché solidaire « spécial cadeaux de Noël » L’idée peut être de collecter des objets en bon état, des livres, des jeux, puis de les proposer à prix modeste au bénéfice de l’association. C’est une manière de participer à un Noël plus sobre, tout en générant des ressources. Tenir un corner solidaire dans un événement déjà existant Plutôt que de monter un événement de toutes pièces, vous pouvez demander à disposer d’un espace dans un marché de Noël municipal, une fête d’école ou un autre rendez‑vous local. Vous y présentez vos actions, proposez une petite animation, une mini‑vente solidaire ou une collecte. Dans ces formats, l’enjeu est de clarifier le cadre avec vos partenaires (horaires, modalités de présence, gestion des dons) et de rester sur quelque chose de compatible avec les forces de votre association. Si vous choisissez de ne rien organiser, ce n’est pas « ne rien faire » Décider de ne pas lancer un événement de Noël ne signifie pas que vous laissez la période passer sans un mot. Vous pouvez choisir de concentrer votre énergie sur un message de remerciement soigné, plutôt que sur la logistique d’une action supplémentaire. Une piste possible est de préparer un message qui : dit … Lire la suite

Mettre à profit la trêve des confiseurs pour bien finir l’année

Rayons d'archivage

Archivage, projets ou vacances ? La période entre Noël et le Nouvel An, souvent appelée la trêve des confiseurs, est une opportunité précieuse pour les associations. Entre la frénésie des fêtes et la reprise de janvier, elle offre un moment calme pour ranger, anticiper ou tout simplement souffler. Voici quelques conseils pour bien finir l’année, en mode « chill » mais efficace. 1. L’archivage ou l’art du nettoyage digital et administratif avant la nouvelle année La période est idéale pour faire place nette aussi bien dans vos locaux que dans vos outils digitaux. C’est parti pour une visite guidée des différentes étapes à considérer. Ranger les dossiers numériques  Prenez le temps de trier vos fichiers, de les organiser dans des dossiers clairs et de supprimer les doublons. Inutile par exemple de conserver les différentes versions d’un même document. Si vous utilisez un drive partagé, assurez-vous que tout le monde dispose des bons accès et que les documents importants sont bien classés. Diffusez en interne l’architecture et la procédure d’utilisation du drive et assurez-vous que le versement des fichiers se fait dans les règles de l’art. Nommez une personne référente en cas de besoin. Invitez chaque membre de l’équipe à nettoyer le dossier de téléchargement souvent encombré de fichiers inutiles. Pas de pitié pour les fichiers en doublon.  Nettoyez aussi le fichier des captures d’écran : si une capture d’écran doit être conservée, elle le sera dans un fichier adapté.  Sauvegardez vos dossiers importants sur un disque externe pour garantir leur sécurité Enfin, prenez le temps de trier et d’indexer vos photos : plutôt que de conserver des fichiers nommés « 1234.jpg », renommez-les avec des descriptions claires comme « marché de Noël 2024 – le stand » pour une gestion plus intuitive. Créez des dossiers par mois ou par événement pour mieux vous y retrouver. Cela vous fera gagner du temps lorsqu’il sera question d’illustrer votre rapport d’activité ou votre compte-rendu de projet. Archiver les documents papier  Profitez de ce moment pour réaliser un archivage complet de vos documents de fonctionnement comme les comptes rendus de conseils d’administration ou d’assemblée générale Préparez votre clôture comptable si votre exercice est calqué sur l’année civile en vérifiant que toutes les factures ont bien été reçues et enregistrées  Vérifiez si les conventions de mécénat ou de subvention de l’année sont à archiver ou s’il y a encore des obligations à compléter l’année suivante comme l’envoi d’un compte-rendu financier  Dans un espace recevant du public, sécurisez ces documents et ces archives  Pour une association employeuse, assurez-vous d’avoir tous les contrats de travail, les conventions de stage et autres conventions signés et contre-signés Si possible, numérisez les documents pour simplifier leur consultation future et créez une base de données avec dates et mots-clés. Faire le tri dans les supports de communication  Profitez de cette période pour revoir vos stocks de plaquettes, flyers et affiches ainsi que vos éventuels goodies (mugs, tote-bag, magnets…) Vérifiez si les contenus sont toujours d’actualité ou s’il est nécessaire d’effectuer quelques mises à jour : il est possible que le montant de la cotisation augmente au 1er janvier ou que votre association ait ouvert une nouvelle journée de permanence dans son local. La plaquette de l’association devra être modifiée en conséquence S’il vous reste sur les bras des flyers qui n’ont plus de raison d’être, recyclez-les en brouillon ou donnez-les à une association de loisirs créatifs. Cela désencombrera votre espace de stockage. Enfin, estimez ce dont vous aurez besoin l’an prochain pour anticiper vos commandes. Pensez notamment à profiter des promotions de fin d’année pour renouveler vos stocks ou commander des goodies personnalisés. Attention à ne pas voir trop grand et à ne pas rentrer trop de volume de goodies par exemple. 2. En mode « projets » : rétrospective et perspectives La fin d’année est également propice à un travail de fond sur vos projets à long terme. Mettez à profil ce temps où les urgences associatives sont moindres pour avancer sur vos actions et activités associatives. Faire un point sur les projets 2024 Prenez le temps d’évaluer les projets en cours : Quels objectifs ont été atteints ? Quels ajustements sont nécessaires ? Quel est l’impact des actions sur les bénéficiaires ? Inutile de se lancer dans une réunion avec toutes les forces vives. Une réunion informelle en petit comité avec les actrices et acteurs clés du projet permettra d’établir un point d’étape. Consignez les résultats dans un document partagé pour suivre l’évolution des idées. Et si vous demandiez l’avis de vos bénéficiaires pour mieux éclairer vos prochaines prises de décision ? Avec un questionnaire court, interrogez les premières et premiers concernés et analysez leurs retours. Planifier vos prochaines campagnes En toute logique, votre calendrier éditorial a déjà été réalisé pour le début d’année mais peut-être est-ce le moment de lancer la campagne d’adhésion et celle d’appel à cotisation. La première est destinée à une diffusion large tandis que la seconde s’adresse à vos adhérentes et adhérents pour leur renouvellement. N’oubliez pas de vous rappeler également au bon souvenir des anciens membres.  Il est toujours bon de reprendre son calendrier et de vérifier la bonne réalisation de ce qui a été programmé. C’est aussi le moment de confirmer aux personnes en charge de ce projet les différentes étapes dans lesquelles elles interviendront, feuille de route à la clef. Travailler vos supports de communication Préparez votre newsletter de début d’année Planifiez les publications sur vos réseaux sociaux pour souhaiter vos vœux et annoncer vos projets à venir Mettez à jour si besoin le contenu de vos supports imprimés comme vos plaquettes ou vos flyers 3. Les vacances : s’accorder un temps pour soi et pour les équipes Enfin, n’oubliez pas qu’il est essentiel de se reposer pour commencer l’année dans de bonnes conditions. Et si on levait le pied pour mieux se ressourcer ? Repos, congés, vacances pour toutes et tous Qu’il s’agisse de vos salarié•es ou de vos bénévoles, toutes vos équipes ont besoin d’une pause pour finir l’année et repartir du bon pied … Lire la suite