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Isabelle

Exercice de rentrée : programmer sa campagne de dons de fin d’année

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Une petite plante en pot offerte par une main ouverte

La campagne de recherche de fonds de fin d’année est une étape cruciale pour les associations, quel que soit leur degré de maturité, quelle que soit leur taille, quels que soient leurs besoins. Peu importe le format choisi, il serait dommage pour votre association de ne pas profiter de décembre et de la période des fêtes pour faire appel à la générosité et aux dons en numéraire. D’autant que l’incitation fiscale joue à plein en décembre. Le 1er janvier, il sera trop tard ! C’est parti pour cet exercice de rentrée. Voici quelques recommandations sous forme d’étapes à passer en revue pour programmer sa campagne de dons de fin d’année. 1. Définir des objectifs clairs Les objectifs doivent être réalistes, mesurables et adaptés à la taille de l’association. Le premier objectif à définir est d’ordre financier. En clair, quel montant souhaitez-vous obtenir d’ici la fin de l’année ? En définissant un seuil à atteindre en lien avec une action ou un projet, cela vous permettra de poser également les bases de votre communication.  En plus de fixer un montant de collecte, il est pertinent d’envisager des objectifs secondaires : élargir sa base de donatrices et donateurs proposer une formule de dons mensuels encourager le renouvellement des adhésions accroître la visibilité de l’association. Chaque objectif doit s’accompagner d’un plan d’action précis. Astuces :  Inspirez-vous de ce que font les grandes associations dans leurs campagnes de collecte. A votre tour de fixer un montant à atteindre pour réaliser l’intégralité de votre projet ou de votre action. Indiquez les paliers « avec X € récoltés, notre association pourra réaliser… » Inutile de réinventer la roue ! Lancez la dynamique en vous inscrivant dans le mouvement du Giving Tuesday qui a lieu fin novembre ou début décembre selon les années. Cette journée mondiale de la philanthropie est un excellent levier de visibilité pour les associations.  Donnez des exemples concrets pour montrer aux donatrices et donateurs l’impact direct qu’auront leurs contributions :  « Les dons permettront de financer des cours de français pour les réfugiés accueillis par notre association » « Avec vos dons, notre jardin partagé pourra créer de nouveaux bacs potagers » « Les fonds collectés serviront à financer des hébergements d’urgence pour des femmes victimes de violences. » 2. Mobiliser l’équipe et définir les rôles L’idée est de mettre en place une équipe dédiée pour coordonner les efforts et maximiser l’impact de votre campagne. Par nature, cette équipe sera pluridisciplinaire et travaillera de manière transverse. Elle sera composé à minima des personnes suivantes : La ou le responsable de la campagne pilote l’ensemble de la campagne, assure la coordination des actions et veille au suivi des objectifs. Cette personne aura la charge d’établir le compte-rendu de la campagne pour la présenter au Conseil d’administration. La ou la responsable communication est en charge d’élaborer les messages clés, de créer le contenu (textes, images, vidéos), d’animer les supports de communication (emails, réseaux sociaux, site internet…) et d’assurer la cohérence de la campagne avec la charte graphique de l’association et les règles de communication en vigueur. La ou le responsable technique gère la mise en place des formulaires en ligne, de la maintenance des outils numériques utilisés et des séquences (workflow) du parcours donateur. Cette personne s’assure également de la conformité de la collecte et de l’enregistrement des données avec la RGPD. La trésorière ou le trésorier définit les objectifs financiers, assure le reporting des résultats pour ajuster la communication, établit les reçus fiscaux (si ceux-ci ne sont pas adressés automatiquement) et réalise le bilan de la campagne. Les bénévoles aident lors d’événements ou d’actions spécifiques (webinaire, journée portes ouvertes), apportent des témoignages et relaient la campagne sur les réseaux sociaux. Astuces : Si l’association ne dispose pas en interne des compétences demandées pour constituer cette équipe, faites appel à des bénévoles spécialisés. S’agissant de missions ponctuelles, le recours au mécénat de compétence est aussi une piste à explorer. L’équipe peut être complétée par une ou un chargé•e de partenariats qui aura pour mission d’identifier et d’approcher des entreprises locales ou des mécènes prêts à soutenir l’action. 3. Les outils essentiels pour une campagne réussie Il est indispensable d’avoir une liste de contacts segmentée c’est-à-dire établie avec des catégories sur lesquelles filtrer les contacts. Dans le cas d’une campagne d’appel aux dons, les messages ne seront pas les mêmes selon qu’ils seront adressés à vos membres, à vos bénévoles, à vos donatrices actives et donateurs actifs… En segmentant votre base de contacts, vous pourrez envoyer des messages personnalisés.  a) Envoi en nombre d’emails Le mieux pour optimiser votre campagne d’emailing est de faire appel à un outil dédié comme Brevo ou MailChimp. Ces plateformes permettent d’importer des listes depuis un fichier de tableur aussi bien que de conserver les contacts qui s’inscrivent directement (participation à un événement, envoi de la newsletter…). Avec les versions payantes de ces outils, vous pourrez également planifier toute la séquence d’envoi de votre campagne. Astuces : Plutôt qu’une gestion de vos contacts dans un fichier sur tableur, optez pour un outil dédié, plus puissant, plus fiable et plus automatisable : le CRM. Des solutions « sur l’étagère » c’est-à-dire déjà configurées pour répondre aux besoins des associations existent sur le marché. Il est également possible de déployer des solutions personnalisées et évolutives avec des outils de programmation visuelle (NoCode). Avant tout envoi, vérifiez que vos données sont à jour et complètes.  b) Plateforme de dons en ligne Sur votre site, ajoutez – si ce n’est déjà fait – une page dédiée aux dons.  En utilisant des plateformes de collecte sécurisées comme HelloAsso, il vous est possible d’importer directement dans votre site le formulaire de don. L’outil propose aussi la fonctionnalité d’envoi automatique de reçus fiscaux.  Astuce : N’oubliez pas de mentionner l’avantage fiscal pour maximiser l’engagement tant des particuliers que des entreprises. c) Réseaux sociaux Votre campagne d’appel aux dons passera aussi par les réseaux sociaux. Peu importe que votre association soit présente sur un seul réseau ou sur plusieurs, l’essentiel est de diffuser également votre campagne sur les … Lire la suite

Gestion des bénévoles : la checklist de rentrée

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Des mains se rejoignent en signe d'unité

Comme tout projet au long cours, la gestion des bénévoles nécessite de mettre en place un cadre de gestion de cette ressource humaine. Et la rentrée de septembre est le moment idéal pour recruter, accueillir et accompagner vos bénévoles dans leur engagement associatif. Je rappelle au passage que le bénévolat n’est pas un dû : les personnes bénévoles offrent de leur temps et mettent à disposition leurs compétences. Elles ne sont pas dans un rapport de subordination vis-à-vis de l’association. Penser la relation entre l’association et ses bénévoles dans un équilibre gagnant-gagnant est une nécessité pour construire des rapports sains qui s’inscrivent dans la durée. Voici quelques étapes et actions à mettre en place pour réussir votre rentrée associative avec vos bénévoles ! Sommaire 1. Réévaluer les besoins en bénévoles Cela semble une évidence mais combien d’associations que je connais zappent tout bonnement cette étape. Réévaluer signifie : identifier les besoins sur les projets actuels et à venir définir les compétences requises pour chaque mission à pourvoir passer en revue les bénévoles avec une implication active pour voir si en interne ces compétences sont déjà présentes Ce dernier point sous-entend d’avoir une base de données des bénévoles qualifiée et exploitable. 2. Recruter des bénévoles Les occasions et les moyens techniques ne manquent pas pour mener une campagne de recrutement efficace et pertinente. Mais encore faut-il bien encadrer cette démarche : recrutez en direct sur les forums associatifs en préparant en amont vos fiches de mission inscrivez vos missions à pourvoir sur les plateformes d’engagement solidaire ou sur des sites mettant en relation associations et bénévoles indiquez sur votre site et/ou sur vos réseaux sociaux que votre association recherche des bénévoles publiez les missions urgentes dans votre newsletter demandez à vos bénévoles en activité de parler dans leur réseau de votre association : rien de tel que le bouche à oreille pour attirer de nouveaux talents !  En outre, les associations peuvent avoir recours à du bénévolat de gouvernance pour pallier l’absence de bénévoles clés ou encore à du mécénat de compétences pour réaliser des missions très spécialisées. 3. Fidéliser les bénévoles en activité Le renouvellement de l’engagement bénévole n’est pas automatique d’une année sur l’autre. Comme dans toute relation humaine, l’équilibre se cultive. La première action à mener et non des moindres est de remercier vos bénévoles. Jouez collectif : partagez comment le don de temps et de compétences accompagne le fonctionnement et le développement de votre association. Avec quelques chiffres à l’appui, l’apport des bénévoles devient plus parlant.  L’an dernier, les bénévoles ont offert à l’association X heures de travail. Ce qui revient à dire que nous aurions dû embaucher X personnes à temps plein pour réaliser tout ce que vous avez réalisé ! Autre action favorisant la fidélisation : le temps de rencontre de la rentrée pour renouer les liens un peu distendus pendant les vacances d’été.  Enfin, prenez le temps d’échanger avec vos bénévoles pour connaître leurs attentes. Questionnaire en ligne, rencontre informelle, boîte à souhaits… Libre à vous de choisir la formule qui vous ressemble le plus. L’important est de récolter les retours de vos bénévoles pour les analyser et répondre à leurs attentes en termes d’animation de la vie bénévole, de formation ou encore de projets. 4. Former et encadrer les bénévoles  L’époque où une association accueillait ses bénévoles avec un « bienvenue, voici ton bureau » est désormais révolue. Du moins, je l’espère ! L’idéal est de mettre en place une séquence d’intégration des nouvelles et nouveaux bénévoles animée par la personne responsable de la coordination des actions bénévoles : Organisez une réunion d’accueil pour présenter l’association, ses missions, ses valeurs, ses bénéficiaires et son fonctionnement Expliquez ce que signifie être bénévole dans votre association, quel est le rôle des mentors et présentez votre charte du bénévolat Proposez une formation initiale sur les outils en place et les bonnes pratiques (confidentialité, protection des données…) Présentez les formations internes déjà inscrites au calendrier et comment y participer 5. Valoriser l’engagement des bénévoles  Les idées ne manquent pas pour mettre en avant auprès de tout votre écosystème associatif l’apport de vos bénévoles. Quelques exemples : la ou le bénévole du mois : un article focus sur une personne qui vient de rejoindre l’association. Trois ou quatre questions pertinentes et qui sortent un peu des sentiers battus. A décliner sur le site de l’association, dans la newsletter, sur les réseaux sociaux… l’animation du mois : proposez un temps de rencontre autour d’un hobby animé par vos bénévoles. Proposez à Marie de partager ses recettes vegan, à Laurence de parler de sa passion pour la photographie ou à Pierre d’animer un jeu de rôle.  Avec ces quelques conseils, je vous souhaite une belle rentrée des associations avec vos bénévoles ! Bonus Téléchargez la checklist de rentrée des bénévoles   Si vous avez besoin d’aide pour penser votre parcours bénévole, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Comment (bien) préparer sa recherche de fonds à la rentrée

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Deux mains plantant un arbrisseau

La recherche de financements est l’incontournable à inscrire dans l’agenda de votre rentrée associative. Plus qu’une recherche sans carte ni boussole, c’est un véritable projet qu’il convient de piloter avec une stratégie et une équipe dédiée. Petite revue des actions à mener pour construire cette mission au long cours… Attention : ces conseils sont des grandes lignes générales qu’il conviendra d’adapter à votre réalité associative. Contactez-moi pour une stratégie sur mesure. 1. Cartographie des financements  a) Analyse des financements existants Répertorier les financements pluriannuels déjà signés Prioriser le renouvellement des partenariats existants pour assurer la continuité des financements Vérifier les conditions de poursuite du partenariat : est-il besoin de renouveler la demande chaque année ? Si oui, quelles en sont les modalités ? b) Nouvelles opportunités Rechercher de nouvelles opportunités de financements avec une veille active : subventions de fonctionnement, appels à projets publics et privés, concours, challenges etc. font l’objet de publications en ligne, sur des plateformes ou bien encore dans des newsletters. Vérifier les critères d’éligibilité : ceux-ci ne sont pas les mêmes que les financeurs soient publics ou privés. A titre d’exemple, une fondation d’entreprise pourra choisir de réserver son appel à projets qu’aux associations implantées dans des quartiers Politique de la Ville.  Participer à des salons spécialisés. Le Forum National des Associations et Fondations qui se tient chaque année en novembre réunit des acteurs du monde associatif, de la philanthropie et de l’économie sociale et solidaire.  Astuces :  Rien de mieux que d’avoir un outil de travail collaboratif en ligne pour suivre en équipe ce travail de recherche et de suivi.  A défaut, un fichier Excel partagé sur un Drive permettra de renseigner ce qui est fait et ce qui reste à faire. 2. Constitution de l’équipe « Financements » Il convient d’envisager la recherche de fonds comme un projet à part entière, au même titre que l’organisation d’un événement ou la refonte du site internet. Mobilisant des compétences transverses, la mise en place d’une équipe pour piloter ce projet est vivement conseillée. a) Les membres de l’équipe La présidente ou le président La trésorière ou le trésorier Les autres membres du bureau selon leurs attributions La personne responsable du pilotage du projet  La personne en charge de la communication et, le cas échéant, la ou le community manager La personne en charge du déploiement de l’espace collaboratif en ligne  Autour de ce noyau central, l’équipe pourra recevoir le renfort d’autres bénévoles, de stagiaires ou d’alternant•es, voire de prestataires. b) La répartition des rôles L’idéal serait de définir pour chaque personne impliquée une fiche de mission. Ce document de cadrage, une fois rédigé, est réutilisable d’une année sur l’autre avec quelques ajustements. Pour le moins, une liste des rôles et des attributions de chaque personne investie dans le projet de recherche de fonds doit être établie et partagée au sein de l’équipe.  L’idée est d’avoir un document de synthèse pour savoir qui fait quoi, quand, comment et avec quel degré d’autonomie. Rien de pire pour une association que de mettre en place des règles trop rigides de demandes de validation tous azimuts. En dehors de la présidente (ou du président) de l’association, qui a délégation de signature pour envoyer une demande de financement ? Quelles sont les décisions qui doivent impérativement être prises collégialement ? Qui peut inscrire l’association sur les plateformes de philanthropie ? En balayant en amont le plus grand nombre de questions pratico-pratiques, le fonctionnement de l’équipe sera fluidifié. c) Les règles de suivi Il n’est pas toujours possible, pour des raisons d’agenda et de disponibilités, d’organiser chaque mois une réunion formelle pour faire le point sur les actions en cours. Néanmoins, l’équipe ne peut pas faire l’économie d’un partage des avancées du projet. Pour faciliter la transmission des informations, voici quelques recommandations : Instituer des règles de suivi asynchrone : aucun message ne demande de réponse immédiate. L’appel téléphonique est réservé aux urgences absolues. Déterminer les canaux de communication : inutile d’envoyer un message par courriel, un SMS, une notification dans Notion ou par une messagerie instantanée. A trop multiplier l’information, celle-ci risque de ne pas être lue.  Définir qui dans l’équipe doit être rendu destinataire des messages selon leur contenu. Cela évite de perdre du temps à lire des informations non pertinentes… 3. Mise en place de la feuille de route a) Le calendrier des « dates limites » Planifiez les tâches à réaliser pour ne pas rater l’envoi d’une demande de subvention ou de mécénat Donnez-vous le temps de peaufiner votre dossier et d’ajuster votre présentation : travaillez votre rédaction Mobilisez les personnes essentielles en fonction de leurs contributions aux dossiers  b) La mise à jour des projets Si le projet pour lequel vous allez demander des financements est déjà existant, prenez le soin de vérifier que votre dossier de présentation est à jour, avec des indicateurs et des chiffres clés, un budget actualisé, ce qui a été réalisé et ce qui est prévu pour l’année à venir et la suivante Pour un nouveau projet, attachez-vous à rédiger un dossier synthétique avec tous les éléments utiles à votre demande de financement.  c) La communication Assurez-vous d’être à jour dans l’envoi de documents à vos financeurs actuels : chaque convention de financement demande des comptes-rendus et des bilans. L’idéal est de rédiger une checklist des éléments à envoyer en précisant bien la date limite de réception de ces documents. Soyez transparent dans votre communication : mettez en ligne sur votre site le rapport d’activité de l’année passée, une note de synthèse sur les contributions que vous avez reçues et à quoi elles ont été utilisées… Faites appel à des graphistes, des vidéastes ou d’autres professionnelles de la communication pour proposer des supports de qualité. Ce sont des missions qui peuvent tout à fait être réalisées en bénévolat de compétence.  Avec ces quelques points, votre association sera parée pour lancer sa stratégie de rentrée en matière de recherche de fonds. Et rappelez-vous : la rentrée est un marathon qui donnera le ton pour toute votre … Lire la suite

Comment (bien) réussir sa rentrée associative

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Fournitures de rentrée

Septembre est là et avec lui, la rentrée des classes. Et il n’y a pas que nos chères têtes blondes à être concernées. Pour les associations, le temps aussi est venu de siffler la fin des vacances. Mais comment bien préparer la reprise de vos activités associatives ? Comment s’assurer de ne rien oublier ? Et par quoi commencer ? Je vais passer en revue quelques étapes pour vous aider à mettre en place votre programme de rentrée et votre feuille de route.   La cloche a sonné. En rang par deux pour cette nouvelle année ! 1. La préparation Qui n’a jamais fait de cauchemar la nuit avant la rentrée des classes ? Levez la main ! J’avais toujours peur d’avoir oublié de glisser un élément essentiel dans mon cartable. Selon les années, c’était le carnet de liaison (et pour cause, je ne l’avais pas encore), la carte de transport ou mon compas. Et cela me paralysait ! La solution ? une préparation minutieuse. a) Faire le point Avant de savoir où aller et comment y aller, mieux vaut savoir d’où on vient. Clairement, organisez la réunion de rentrée de votre association. La prérentrée des profs, si vous préférez. Si l’exercice fiscal de votre association est calqué sur l’année civile, vous avez tenu votre assemblée générale avant le 30 juin. Il peut être bon de rappeler à vos équipes ce qui a été décidé lors de cette AG. Si votre exercice fiscal suit le calendrier scolaire, vous êtes en plein dans la préparation de votre assemblée annuelle. Quel que soit votre cas, vous êtes en période de bilan et de projection. Réunissez la gouvernance – les membres du bureau et les membres du Conseil d’Administration – ainsi que les bénévoles les plus impliqué•es dans la vie associative pour une séance de remue-méninges. Quelles sont vos actions et activités : proposez un tour d’horizon de vos réalisations de l’an passé Quels sont les projets qui ont fonctionné ? Quels sont les projets qui ne peuvent être poursuivis et pour quelles raisons ?  Profitez de cette réunion de rentrée pour confirmer la répartition des rôles et valider les personnes en charge de piloter chaque action.  b) Définir les besoins Une fois les orientations arrêtées, posez-vous la question des moyens humains et financiers.  De quoi chaque projet a-t-il besoin pour être mis en œuvre ? L’association a-t-elle les moyens financiers de les réaliser ? L’association a-t-elle assez de bénévoles pour les mener à bien ? Anticipez votre recherche de fonds car pour les subventions aussi, il existe un calendrier de rentrée ! Quels financeurs allez-vous solliciter ? Quelles sont les dates limite de dépôt des dossiers de demande de subvention ? Quels sont les appels à projets auxquels vous allez répondre ? 2. Les calendriers Votre association a besoin d’un emploi du temps : c’est le calendrier des activités récurrentes sur la semaine ou le mois.  Elle a besoin de pouvoir visualiser les disponibilités de ses bénévoles dans un calendrier des engagements. Mais elle a aussi besoin d’un planning plus large, à minima sur un semestre, l’idéal étant un planning annuel, pour se projeter dans l’organisation événementielle et éditoriale. a) le calendrier des activités récurrentes Planifiez et inscrivez d’ores et déjà tous les rendez-vous à date fixe : les réunions du bureau les réunions du conseil d’administration la formation interne des bénévoles les activités proposées à vos bénéficiaires… Exemple : Votre club de lecture se tient tous les premiers lundis du mois de 18h30 à 20h dans votre local associatif ? Inscrivez-le au calendrier. Cela vous permettra de voir les éventuels conflits d’agenda (jours fériés, vacances, événements ponctuels) et d’anticiper votre communication auprès de vos bénéficiaires et de vos bénévoles. b) le calendrier des bénévoles Partagez votre calendrier des activités avec les bénévoles en charge de l’animation de ces activités pour qu’elles et ils puissent s’y inscrire.  En un coup d’œil, la personne en charge de l’animation de la vie associative pourra agir pour mobiliser d’autres personnes sur un créneau ou une activité non pourvue. c) le planning annuel Celui-ci permet une vue d’ensemble synthétique. Selon la taille de votre équipe et la répartition des rôles, il peut être intéressant de construire plusieurs calendriers, par projet ou par action ou bien encore par thématique transverse : événementiel interne : quels sont les événements que vous allez organiser ? Indiquez la date de chaque événement ainsi que toutes les étapes du rétroplanning. événementiel externe : toutes les actions dans lesquelles votre association sera invitée à participer et à intervenir. Le forum annuel des associations, la prise de parole lors d’une table ronde, une intervention en milieu scolaire, l’animation d’un atelier dans une autre association…  éditorial : quels sont les contenus que vous allez publier, sur quels supports, à quelles dates pour annoncer vos activités, inviter le public à vos événements, mettre des ressources en ligne sur votre site… Astuce :  Utilisez un calendrier en ligne que vous partagerez avec les personnes concernées.  Si vous pilotez votre activité associative sous Notion, je vous recommande Notion Calendar, application gratuite qui permet de synthétiser les calendriers mais également les tâches inscrites dans un rétroplanning de projet.  Sinon, Google Calendar est un outil fiable et gratuit qui permet également de juxtaposer plusieurs calendriers sur une seule vue. 3. La communication Rien de tel que la rentrée pour vérifier la présence de l’association dans l’espace digital. le site web de votre association est-il à jour ? Faites le tour de toutes les informations que vous avez mises en ligne et si besoin, ajustez-les. Rien de pire que de consulter la page d’accueil d’une association à la mi-septembre et de lire que l’association prendra ses vacances du 1er au 31 août !  réactivez vos réseaux sociaux si vous les avez mis en pause pendant l’été. Publiez du contenu. Interagissez avec les messages reçus en votre absence. Indiquez que votre association est de retour avec le plein d’énergie et de bonne humeur ! rédigez avec soin votre newsletter de septembre … Lire la suite

Comment (bien) réussir son forum associatif

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Bannière du forum des associations et du sport de la Mairie du 17ème arrondissement de Paris en 2024

Tous les ans en septembre, les mairies donnent rendez-vous aux associations de leur territoire pour le grand événement de rentrée : le forum associatif. Rassemblement des structures à but non lucratif installées sur la commune, il permet des temps d’échange et de rencontre. 5 bonnes raisons de participer au forum associatif  Parce que, contrairement à l’idée reçue, ce n’est pas une perte de temps ! 1. Etre visible Même si votre association est la plus formidable de toutes, si elle reste confidentielle, elle manque un des objectifs premiers : se faire connaître. Le forum associatif est le moment idéal pour présenter votre association à un large public. 2. Recruter Que ce soit de nouveaux ou de nouvelles adhérent•es ou de nouveaux et de nouvelles bénévoles, c’est le jour J pour aller à la rencontre d’un public déjà intéressé par le monde associatif. A vous de les convaincre de rejoindre votre association ! 3. Renforcer votre réseau Si vous ne connaissez pas les autres acteurs associatifs de votre commune ou de votre territoire, c’est le moment de les découvrir. Présentez votre association et discutez de vos actions respectives. A nouer ainsi des liens, vous inscrivez votre association dans la trame territoriale et êtes identifiée comme une structure active. 4. Militer Votre association défend une cause : partagez-la avec enthousiasme. Parlez de votre vision, de vos actions, de vos activités. Sensibilisez à ce que vous défendez, déconstruisez des idées reçues, partagez vos convictions…  5. Souder votre équipe Le forum associatif permet de travailler le sentiment d’appartenance et la dynamique de groupe. C’est aussi l’occasion de faire se rencontrer des bénévoles qui interviennent sur des missions de terrain et des bénévoles qui s’occupent de missions support. Ou d’intégrer dans le groupe des bénévoles nouvellement recruté•es. 5 étapes pour préparer votre forum 1. Définissez vos objectifs Demandez-vous ce que vous souhaitez accomplir en participant à ce forum. Par exemple : recruter des bénévoles faire connaître vos actions et activités recueillir des contacts promouvoir un événement à venir Il n’est pas toujours indispensable de fixer un objectif chiffré pour cette journée. Néanmoins, comme les indicateurs sont toujours utiles pour apprécier les résultats d’une action de terrain, prévoyez de noter au minimum le nombre de personnes rencontrées au cours de la journée. 2. Préparez vos supports de communication Que votre association soit team papier ou team numérique (ou un peu des deux), il est indispensable de se munir de supports aux couleurs de votre association : plaquettes et brochures présentant votre association fiches de mission pour le recrutement des bénévoles formulaire de contact cartes de visite  affiches, bannière, kakémono ou roll-up qui habilleront votre stand diaporama ou vidéo TRUCS & ASTUCES :  remplacez les cartes de visite par un QR code renvoyant vers la page « Contact » de votre site ou vers la page « Notre équipe » utilisez aussi le QR Code pour les fiches de mission que vous avez mises en ligne sur votre site ou sur un portail de bénévolat créez un formulaire en ligne pour recueillir les contacts et obtenir leur accord RGPD pensez à intégrer un QR Code sur chaque affiche et sur chaque kakémono construisez un diaporama léger : allez à l’essentiel pour attirer l’œil sous-titrez vos vidéos : vous pourrez couper le son et vous consacrer aux personnes sur votre stand sans avoir à élever la voix 3. Mobilisez vos ressources humaines Assurez-vous que les membres présent•es au forum soient bien préparé•es et informé•es. Ils et elles doivent être capables de répondre aux questions du public, d’expliquer les missions de l’association et d’incarner ses valeurs. Pour cela : Formez vos bénévoles – Organisez une réunion de préparation pour définir les rôles de chacun•e et réviser les messages clés. Il peut être utile de prévoir une antisèche. Cette fiche d’information synthétique présentera l’historique de l’association, les missions, les valeurs, les actions, les activités voire les besoins à court terme de l’association. Planifiez les temps de présence – établissez des équipes pour que le stand soit toujours animé, y compris pendant le temps de déjeuner. Pour un forum associatif d’une journée, prévoir au minimum deux binômes de bénévoles Désignez une personne responsable du stand – Ce sera la personne en charge de coordonner les activités sur place, de venir en renfort des bénévoles sur certaines questions et de s’assurer que tout se déroule comme prévu. Cette personne sera aussi le contact logistique sur place avec les responsables de la mairie en charge de l’organisation de l’événement. 4. Organisez la logistique Généralement, les mairies fournissent table et sièges aux associations. Toutefois, assurez-vous en amont de la journée de ce qui est mis à votre disposition. Rien de plus désagréable que de n’avoir qu’une chaise pour deux bénévoles… Tous les stands ne sont pas équipés d’une prise électrique, surtout lorsque votre stand est à l’extérieur, sous une tente. Certaines mairies interdisent l’usage de punaises sur leurs panneaux d’affichage. N’hésitez pas non plus à informer l’équipe en charge de l’organisation côté mairie si vous avez des bénévoles en situation de handicap avec des besoins spécifiques en accessibilité ou avec un chien-guide. Planifiez le transport du matériel jusqu’au lieu du forum et désignez une personne en charge de récupérer le matériel le matin et une autre de le retourner à l’association le soir. Pour que vos bénévoles soient identifiables au premier coup d’œil, rien de mieux qu’un tee-shirt aux couleurs de votre association. Sinon, optez pour la solution du dress code simple (tout le monde avec un tee-shirt blanc) et de l’écharpe comme signe distinctif. A minima, prévoyez pour chaque bénévole un badge avec son prénom et le logo de l’association. TRUCS & ASTUCES :  Téléchargez la Check list du matériel à emporter. Inspirez-vous de ce modèle pour l’adapter et le compléter en fonction de vos besoins ou de votre fonctionnement. 5. Communiquez sur votre présence Faites savoir à votre communauté que vous participerez à cet événement. Un article sur votre site à la rubrique « actualité », un focus dans votre newsletter, des publications sur les réseaux sociaux … Lire la suite

Comment être visible sur Internet. Ep. 6 : la page Google my business

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Vue d'un téléphone mobile affichant un plan de géolocalisation

Parmi les outils à disposition des associations pour être visibles dans l’espace numérique, gros plan aujourd’hui sur la fiche Google my Business. Ou comment inscrire son action associative dans un territoire avec une fiche d’identité complète… Une fiche d’identité  Couplée à Google Maps, Google my Business permet de recenser votre association comme un établissement proposant des services. Même si votre association n’a pas de local pour recevoir du public ou même si les actions de votre association sont totalement dématérialisées, cette fiche d’établissement est un atout non négligeable.  Petit tour d’horizon. Des informations essentielles en une seule fiche Nom de l’association Adresse complète pour vous trouver facilement sur la carte Numéro de téléphone Horaires d’ouverture Catégorie d’activités et de services Présentation de votre mission, de vos activités et de vos objectifs  Photos et vidéos… Avec toutes ces informations pratiques agrémentées d’images d’illustration, votre association disposera d’emblée d’une fiche vitrine. Et si votre établissement ne reçoit pas de public, il conviendra de bien indiquer que l’adresse inscrite est celle de votre siège social administratif. Les plus de la fiche : les interactions Avis et commentaires Demandez à vos bénéficiaires, vos sympathisant•es, vos mécènes, vos bénévoles et plus généralement à toute personne qui participe à la vie de votre association de laisser un avis positif. Répondez aux commentaires laissés sur votre fiche : montrez que vous êtes dynamique et à l’écoute. Nouez le dialogue et alimentez-le.  Actualités Gardez votre communauté informée en postant régulièrement : vos actualités vos événements Partagez également sur cet espace vos actions de collecte de fonds, par exemple. Ce qu’il faut garder en tête Prendre le temps Créer une fiche, l’alimenter et la faire vivre demande du temps.  Une mise à jour régulière des informations sur la vie de votre association demande de réserver des blocs de temps pour écrire et publier. La gestion de cette page doit s’intégrer dans la stratégie de communication et surtout dans le calendrier éditorial de votre structure. Interactions Nulle association n’est à l’abri de recevoir des critiques et des avis négatifs.  Impossible de tous les anticiper mais néanmoins, il est bon d’avoir sous le coude quelques réponses diplomates et pédagogiques. Et il est bon aussi que la personne en charge de l’animation de cet espace d’échanges ne soit pas seule à être confrontée aux possibles haters. Astuces pratiques On ne redira jamais assez à quel point il est essentiel pour les associations de pouvoir communiquer des indicateurs, en particulier auprès de ses soutiens financiers. Le service Google my Business propose des outils d’analyse natifs. Indicateurs quantitatifs  En une vue d’ensemble, toutes les performances de votre page s’affichent : appels messages clics vers votre site Ces données sont directement exploitables.  Indicateurs qualitatifs Le service vous permet de créer un lien pour recueillir les avis qui seront ensuite publiés : invitez votre communauté à partager son ressenti directement sur votre page, en incluant ce lien à la fin de votre infolettre ou dans la signature de vos mèls. ajoutez une affiche avec le QR Code à l’entrée de votre local associatif pour proposer à chaque personne de s’exprimer… Attention à ne pas imposer. La demande d’avis ne doit pas être perçue comme une obligation. C’est une invitation. Si vous avez besoin d’aide pour penser votre stratégie de communication, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve un rendez-vous découverte

Comment être visible sur Internet. Ep. 5 : les plateformes d’engagement solidaire

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Trois ordinateurs portables ouverts

Dans l’exploration des alternatives à la création d’un site internet par les associations, focus sur les plateformes d’engagement solidaire. Plus spécifiques que les autres outils vus jusqu’à présent, ces plateformes d’engagement solidaire sont axées sur le recrutement de forces bénévoles, que ce soit en bénévolat pur ou en bénévolat de compétences. Toutes proposent des espaces de présentation de l’association, de son projet, de ses missions et des besoins humains voire financiers pour les mener à bien. Ce que sont les plateformes d’engagement solidaire Solutions en ligne, ces plateformes connectent des entreprises et/ou des bénévoles et des associations autour de projets communs d’intérêt général. Elles offrent un espace numérique où les associations peuvent promouvoir leurs actions, recruter des bénévoles et obtenir des ressources sans avoir à gérer leur propre site internet. Ce qu’elles proposent pour les associations Même si elles se démarquent les unes des autres par leur positionnement et des offres de services différemment ciblées, ces plateformes permettent aux associations de : mettre en ligne la présentation de leur raison d’être, de leurs missions, de leur projet, bref de créer un profil complet rédiger des fiches de mission pour faire appel à des bénévoles qualifiés (bénévolat de compétences) Certaines plateformes vont plus loin dans l’offre de services et proposent aux associations de  partager leur actualité associative et de publier du contenu  d’entrer en relations avec des entreprises pour lever des fonds Comment rendre visible son association sur ces plateformes ? Il ne faut pas perdre de vue l’objet premier de ces espaces numériques : mettre en relation des bénévoles potentiel•les et des associations de terrain en recherche de bonnes volontés. Il est donc plus que conseillé d’avoir des projets de recrutement pour envisager de créer un espace association.  Et ces besoins en ressources humaines doivent être adossés à des projets d’actions : précises détaillées inscrites dans une durée et un territoire à destination d’un public bien défini Ces plateformes fonctionnent sur le principe des moteurs de recherche multicritères. D’où l’importance de bien renseigner ses actions et activités. Ce que cela coûte Certaines plateformes ont choisi un modèle économique sans publicité ni subventions et demandent donc un abonnement mensuel pour les utiliser. Attention donc à vérifier les tarifs avant de vous lancer dans la création de votre espace associatif. Les avantages En s’inscrivant sur une plateforme d’engagement solidaire, les associations y trouvent : un outil numérique facile à prendre en main et rapidement opérationnel  une page publique pour une visibilité en ligne  des ressources adaptées à leur fonctionnement (blog, guides, webinaires, témoignages, newsletter…) Les limitations A la différence du site internet créé en propre, les plateformes d’engagement solidaire peuvent ne pas proposer toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion spécifique de certaines associations. Il en va de même pour le référencement naturel dans les moteurs de recherche. Comment choisir ? Commencez par définir votre identité associative, vos besoins et votre public. Aussi, avec un modèle de fonctionnement associatif qui ne repose pas sur le recours à des bénévoles, il semble contre-intuitif d’inscrire votre association sur une plateforme d’engagement solidaire…  Si vous avez besoin d’aide pour penser la visibilité de votre association en ligne, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve un rendez-vous découverte

Comment être visible sur Internet. Ep. 4 : les réseaux sociaux

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Un PC portable ouvert devant une fenêtre avec une image de rue - image d'illustration créée par Pablo Stanley - Lummi

Poursuivons le tour d’horizon des alternatives offertes aux associations qui n’ont pas (encore) de site internet. Dans un précédent article, focus avait été fait sur la page pro LinkedIn. Si LinkedIn est sans doute le réseau le mieux adapté pour les associations qui souhaitent être visibles tant auprès de leurs bénévoles que de leurs financeurs, d’autres alternatives se présentent. Mais que choisir ? Et comment choisir ? L’embarras du choix Les « historiques » Outre LinkedIn, on ne peut pas faire l’impasse sur Facebook et sur X (anciennement Twitter). Schématiquement, aux associations de plaidoyer, qui portent un message fort et réagissent à l’actualité, on conseillera X. Et aux associations de terrain, qui cherchent à embarquer dans leurs actions et activités une communauté de sympathisante•s, on conseillera plutôt Facebook. Les réseaux axés sur l’image fixe D’emblée, Instagram et Pinterest ne semblent pas répondre aux besoins en communication des associations. Toutefois ce sont deux réseaux qui peuvent faire une différence notable. Je pense en particulier à des associations dont les actions sont très nichées « créations artistiques ». Signe des temps, des freelances en graphisme, en community management et des coaches en communication s’emparent de ces deux réseaux. Des conseils et astuces fleurissent pour mieux décrypter leur fonctionnement et surtout pour en faire un vecteur de visibilité numérique. Les réseaux spécialisés vidéo YouTube, Twitch et TikTok pour ne citer que les plus importants en termes de nombre de vues et de « consommateurs ». Comment choisir ? Selon son public A qui s’adresse votre association ?  Le réseau social doit refléter ce qu’est profondément l’association. Pour une structure qui propose l’empuissancement des jeunes des quartiers prioritaires de la ville par l’e-sport, avoir une chaîne sur Twitch fait sens.  En revanche, l’association horticole qui chaque année organise le concours de la plus belle jardinière aura tout intérêt à être visible sur Instagram avec republication sur Facebook. Ou bien d’avoir une page Pinterest pour épingler les plus belles réalisations de ses membres. Selon son contenu Quel est le format premier des messages de votre association ? Une réaction à chaud se postera sur X Une analyse sur LinkedIn Une vidéo sur YouTube ou TikTok Un webinaire sur Zoom, sur YouTube ou encore Twitch Des photos sur Instagram ou Pinterest Selon les ressources Ces ressources, ce sont les personnes qui seront missionnées pour animer votre communication sur les réseaux sociaux.  Animer un réseau social demande des compétences en : graphisme montage vidéo sous-titrage (+ 12% de vues supplémentaires quand les vidéos sont sous-titrées) sans oublier une certaine maîtrise de la langue… Et on sait qu’il ne suffit pas de poster pour être visible. Il faut aussi dégager du temps pour réagir, pour répondre aux commentaires et pour animer plus généralement votre communauté. Pourquoi choisir ? Parce qu’une association qui se développe ne peut pas être présente sur tous les fronts ! Mieux vaut une communication maîtrisée sur un voire deux réseaux sociaux, avec un calendrier éditorial construit et pertinent avec le positionnement de l’association c’est-à-dire avec sa vision, ses valeurs et ses missions, qu’une présence tous azimuts mais sans contenu. Car la richesse d’une association se mesure également à son rythme de publications et à la constance de celui-ci. Les limites N’oublions pas que la stratégie de communication d’une structure associative ne peut pas reposer uniquement sur les algorithmes des réseaux sociaux. Il lui faut un canal de communication qui lui appartienne en propre :  infolettre ou lettre d’information (la fameuse newsletter) blog externe (voir l’article consacré) blog interne podcast… En guise de conclusion Toute association se doit d’être présente sur les réseaux sociaux. Mais le choix doit être fait en toute conscience, en tenant compte du message, du public, des formats et des ressources.  Si vous avez besoin d’aide pour penser votre stratégie de communication, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve un rendez-vous découverte

Comment être visible sur Internet. Ep. 3 : HelloAsso

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Travail en collaboration

HelloAsso se présente comme la plateforme des associations. Elle « connecte les projets et activités associatifs aux Français ». Connue en premier lieu pour ses fonctionnalités de paiement des cotisations, de versement de dons ou de billetterie, cette plateforme permet également de visibiliser les actions des associations et de les référencer dans son moteur de recherche. La solution de gestion Outil tout-en-un, gratuit et en ligne, HelloAsso permet de gérer sur une seule plateforme les : adhésions avec envoi automatique d’une confirmation de cotisation ou carte d’adhérent•e dons avec émission du reçu fiscal billetteries d’événements avec la possibilité de télécharger l’application pour gérer depuis un terminal mobile les entrées campagnes de crowdfunding pour la levée de fonds spécifique à un projet ou à une action ponctuelle. L’espace de visibilité Toute association inscrite sur HelloAsso dispose d’une page avec une URL.  Cette page fonctionne comme toute page vitrine et propose de mettre en ligne : un en-tête d’activité avec le logo de l’association un espace d’actualité intitulé « à la une » la rubrique « adhérer » avec le formulaire d’adhésion la rubrique « faire un don » avec le formulaire de don « qui sommes-nous » avec un espace de présentation offrant la possibilité d’inclure dans un carrousel des images et des vidéos  « où nous trouver » avec les informations géographiques, les contacts téléphonique et courriel ainsi que le lien vers le site de l’association (si celui-ci existe) Un moteur de recherche puissant Plateforme multimodale, HelloAsso a intégré un outil de recherche pour « explorer les activités associatives ». La rubrique « associations » à elle seule propose 267 189 structures réparties dans toute la France. D’où l’intérêt de pouvoir chercher par le nom, le lieu ou le type de champs d’intervention. Plus intéressant, les rubriques « activités » et « projets » référencent les actions menées par les associations. En appliquant un filtre multicritère, le moteur de recherche vous proposera des activités auxquelles participer. Idéal quand on cherche un cours de théâtre pour les enfants à deux pas de chez soi ! Les avantages d’HelloAsso La plateforme HelloAsso allie les fonctionnalités d’un espace de collecte de fonds à celles d’une page vitrine et propose un puissant moteur de recherche. Elle permet aux associations débutantes de se rendre visibles dans l’espace numérique et de pouvoir partager un lien public. Son modèle de financement par pourboire des donateurs la rend gratuite pour les associations. Simple d’utilisation, son centre de ressources accompagne pas à pas à la prise en main de ses fonctionnalités plus avancées.  Enfin, la plateforme propose un partage d’expertises sur son blog. Ces articles abordent toutes les étapes de la vie d’une association : comment créer son association, la gérer, la financer et communiquer sur ses projets et activités. Pour information, ce contenu n’est pas soutenu par HelloAsso. Si vous avez besoin d’aide pour penser votre visibilité en ligne, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve un rendez-vous découverte

Comment être visible sur Internet – Ep. 2 : le blog

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Un écran d'ordinateur portable recouvert de post it

Comment publier du contenu long quand on n’a pas de site internet ? Comment s’affranchir des algorithmes des réseaux sociaux ? Dans la série des astuces pour rendre visible son association en ligne, focus aujourd’hui sur l’utilisation d’un blog externe.   Qu’est-ce qu’un blog externe ? A la différence du blog hébergé sur un site internet dédié géré par votre association et qui regroupe les articles que vous publiez régulièrement sur vos activités et actualités, le blog externe est hébergé par un tiers. Ce tiers gère l’infrastructure ainsi que le référencement de votre contenu. Un blog externe pour quoi faire ? Etre visible C’est le but premier de l’exercice : avoir une visibilité dans l’espace digital. Une association, par définition, est une communauté. Donc avec un blog externe hébergé sur un support portant des valeurs fortes, votre association va s’inscrire dans une démarche de nature éthique. Partager son projet associatif Une page de présentation, c’est une URL. A défaut de pouvoir renseigner l’adresse de votre propre site, vous pouvez renvoyer vers la page d’accueil de votre blog. Partager ses actions Votre association est active ? Faites de votre blog la vitrine de vos activités et de votre actualité en publiant des articles régulièrement. Le blog vient en complément des publications faites sur les réseaux sociaux dont la durée de vie est éphémère. Choisir son blog externe Choisissez votre blog externe selon votre positionnement Votre association est une structure de l’Economie Sociale et Solidaire, une structure à impact. Elle est porteuse de valeurs. Il va de soi que le choix de l’hébergement sera aligné avec ces valeurs.  Choisissez votre blog externe selon votre stratégie éditoriale L’objectif premier du blog externe est de donner de la visibilité à votre association dans l’espace numérique. Encore une fois, il y a visibilité et visibilité : visibilité orientée communication visibilité orientée financements L’une n’excluant pas l’autre…   Quelques conseils Peaufinez votre présentation Si vous avez créé votre page LinkedIn, vous avez déjà les éléments de base : historique, vision et valeurs, missions et actions. Reprenez les éléments visuels avec votre logo et les couleurs de votre charte graphique. Si besoin, adaptez votre bannière pour qu’elle corresponde aux critères de publication du blog. Pensez stratégie de communication plutôt que publications On l’a déjà vu dans l’article précédent, les actions de communication des associations sont souvent dans la gestion du temps et des priorités la variable d’ajustement. Inscrivez donc l’animation de votre blog dans votre stratégie globale de communication. Inscrivez-la dans vos process qui vont encadrer le Qui – Quoi – Quand et ce que cela va apporter à l’association en termes de visibilité (indicateurs). Ciblez votre public L’audience à laquelle vous vous adressez sur votre blog n’est pas la même que celle à laquelle vous vous adressez sur votre page LinkedIn.  Travaillez vos thématiques Votre association est forte d’une expertise, que ce soit celle du plaidoyer ou celle du terrain. Choisissez les axes forts de votre communication et déclinez-les. Optimisez vos contenus en les recyclant : autre format, autre public, autre support, même thématique Et sinon, que choisir ?  Plusieurs plateformes existent pour publier un blog externe. Je partagerai mon expérience sur le blog que j’ai utilisé dans ma précédente expérience associative : Carenews Le média des acteurs de l’engagement propose aux associations de créer gratuitement un blog sur son site. L’avantage pour les associations est de s’inscrire dans un écosystème orienté communication et permettant de synthétiser en un seul espace : une présentation de l’association avec son logo et une courte présentation des liens pour contacter directement l’association l’historique des publications des liens vers les mécènes soutenant l’association et présents dans l’écosystème Carenews. Ce blog est assez simple à prendre en main quand on a l’habitude de publier en ligne. Pour information, ce contenu n’est pas soutenu par le média Carenews. Si vous avez besoin d’aide pour penser votre stratégie de communication, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve un rendez-vous découverte