Is@ vous Zed

Dessin Is@ vous Zed
Menu
Menu
Contact

Isabelle

Comment être visible sur Internet – Ep. 1 : la page Pro LinkedIn

par
Logo LinkedIn

Dans la série des astuces pour rendre visible son association en ligne, focus aujourd’hui sur LinkedIn, le réseau social professionnel. Comme le rappelle Juliette Cadot dans son infolettre, LinkedIn est le réseau social considéré dans l’opinion publique comme le plus fiable, parmi tous. Une asso sur LinkedIn ? Le but lucratif ne fait pas la structure professionnelle. L’association relève du champ de l’Economie Sociale et Solidaire ou ESS. Donc, oui, les associations ont toute leur place sur ce réseau social à vocation professionnelle. En tant qu’organisme, l’association est au cœur d’un écosystème qui regroupe : des bénévoles impliqué•es dans sa gouvernance et dans le pilotage de ses actions ainsi que des anciennes et anciens bénévoles des salarié•es en poste ou ayant quitté la structure des partenaires financiers des partenaires organisationnels des adhérente•s et adhérents… Et bon nombre de ces personnes sont elles aussi sur LinkedIn. Pourquoi une association a tout intérêt à créer sa page Pro sur LinkedIn Il convient de penser LinkedIn non plus comme un réseau social mais comme un moteur de recherche. Les pratiques de recherche de l’information ont évolué. Désormais, bon nombre d’internautes vont supprimer dans leur process de recherche une étape jugée inutile. Pourquoi taper dans la barre de recherche de Google “réparer sa chasse d’eau” puis ensuite choisir une vidéo explicative quand on peut directement chercher dans YouTube “réparer sa chasse d’eau” ? C’est le même phénomène qui est à l’œuvre avec LinkedIn : celui de la pertinence et donc du gain de temps. Pour preuve, en utilisant la fonction “Recherche” dans LinkedIn, les résultats peuvent être filtrés selon plusieurs critères : posts personnes entreprises groupes emplois produits services événements cours écoles Et pour certains critères, la recherche peut être affinée par des filtres et des sous-catégories voire par mots-clés. Le paradigme a changé : LinkedIn est un moteur de recherche et une plateforme de contenu. Une page pour quoi faire ? Etre visible C’est le but premier de l’exercice : avoir une visibilité dans l’espace digital sur une plateforme adaptée à votre positionnement. Une association, par définition, est une communauté. Donc avec une page pro, votre association va démontrer qu’elle fédère autour de sa vision des soutiens émanant tant de particuliers que d’autres structures et qu’elle fédère également sur ses projets des personnes impliquées à des degrés divers. Partager son projet associatif Une rubrique est entièrement dédiée à la présentation de votre structure. “A propos” offre un espace à la fois très factuel pour alimenter les rubriques de recherche et un espace rédactionnel pour présenter l’historique de l’association, ses visions, missions et valeurs. Partager ses actions Votre association est active ? Faites de votre page LinkedIn la vitrine de vos activités et de votre actualité en publiant des posts régulièrement. Quelques conseils Construire une page LinkedIn se pense en amont Avant de vous lancer dans sa création, regroupez tous les éléments qui vous seront utiles comme les informations administratives. Si vous n’avez pas encore rédigé l’historique de votre structure, c’est l’occasion rêvée de prendre le temps de le faire ! Pensez également à l’aspect visuel : logo et bannière sont votre signature. Une bannière doit être pensée comme un élément primordial d’identification visuelle. Une page LinkedIn ne vit pas seule : elle s’inscrit dans une stratégie de communication. Le logo de votre association, les couleurs de votre charte graphique, votre devise seront déclinés sur tous les supports, constituant votre image de marque. Animer une page LinkedIn est une mission Trop souvent, les actions de communication des associations passent à l’as, faute de temps. C’est la variable d’ajustement, celle qui saute, celle que l’on supprime quitte ensuite à avoir des remords et à publier ensuite en masse pendant un temps restreint. Or, la page LinkedIn d’une association entre dans sa stratégie de communication. Son animation doit être pensée avec la mise en place de process : Qui publie ? Que publie-t-on ? Pour qui publie-t-on ? Quand publie-t-on ? Quels sont nos indicateurs ?   Pourquoi LinkedIn plutôt qu’un autre réseau ? La question n’est pas tant l’exclusivité que l’ordre de priorité. En choisissant de se positionner sur LinkedIn, une association va chercher à asseoir sa légitimité et son expertise auprès de deux types de cibles : ses financeurs actifs ou en devenir ses collaboratrices et collaborateurs : salarié•es, bénévoles, alternant•es, stagiaires, volontaires… Libre à l’association ensuite de décliner ses messages selon ses audiences sur d’autres médias sociaux. Le conseil en plus Une fois votre page entreprise créée, il est possible de créer une page vitrine. Celle-ci fonctionne comme une sous-page de votre compte professionnel. Elle permettra de : mettre en avant une action spécifique de votre association faire un focus sur votre activité phare lister les implantations autres que le siège social ou le local associatif principal… Chaque page vitrine aura sa propre URL, permettant ainsi de renvoyer directement sur la page concernée.  Si vous avez besoin d’aide pour penser votre stratégie de communication, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve un rendez-vous découverte

Asso : soyez visibles sur le Net

par
Outils digitaux et fournitures

Penser sa visibilité associative en ligne sans dépenser un sou ou presque… Tel est le défi que je vais tenter de relever à partir d’aujourd’hui. J’inaugure une série d’articles pour accompagner les associations dans leur stratégie avec des conseils pratico-pratiques : les z’astuces d’Is@ vous Zed ! Au début de l’histoire Vite, vite, Isa, on a besoin d’un site pour trouver des sous ! Le “on” en question, c’est une jeune association, créée il y a quelques mois à peine par deux de mes amies. Et elles ont eu le magnifique réflexe de faire appel à mon expertise, ce dont je les remercie grandement. Mais avant d’intervenir, j’ai cherché à comprendre le POURQUOI de leur demande. Pourquoi leur association avait-elle BESOIN d’un site ? Et pourquoi précisément d’un SITE ? Penser le besoin En tant que consultante, je m’appuie sur l’approche du design thinking pour mener à bien mes missions. Le design thinking met l’utilisatrice (ou l’utilisateur) au centre du processus de création de la solution adéquate. L’idée est de réfléchir de manière créative pour répondre aux problèmes exprimés. Or, il se trouve que derrière le besoin exprimé se cache le besoin réel, le véritable caillou dans la chaussure. Entendre le besoin Ce dont mes amies ont besoin pour leur association, ce n’est pas d’un site pour aller demander des financements. Ce dont elles ont besoin, c’est que leur association soit visible sur le web. C’est que leur projet associatif, leur mission, leur vision, leurs valeurs soient facilement accessibles en ligne. C’est que leur actualité et leurs actions puissent être trouvées dans l’espace digital. Dans leur demande, elles ont confondu l’OUTIL et le BESOIN. Quels outils pour être visible sur Internet ? Car, au-delà du site internet ou de la landing page, une association peut être visible de manière efficace et gratuite via : une page professionnelle LinkedIn un blog externe comme celui de Carenews un compte HelloAsso une présence sur les différents réseaux sociaux des plateformes d’engagement solidaire comme Wenabi,  Vendredi ou Day-One une fiche d’entreprise Google (anciennement Google my Business) Au cours des prochaines semaines, je vais explorer ces différentes pistes afin de mettre en avant comment et pourquoi s’emparer de ces espaces numériques quand on est une association. Besoin d’aide pour votre association ? Parlons-en ensemble ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve un rendez-vous découverte

Accessibilité numérique #1 : LinkedIn

par
Une femme avec des prothèses de bras devant son ordinateur portable

Le 11 février 2005, la France s’est dotée d’une loi « pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées ». Cette loi met en avant une obligation d’accessibilité de tous les espaces afin de favoriser la participation à la vie sociale et citoyenne des quelques 12 millions de personnes porteuses de handicap en France. Ainsi, l’espace numérique doit être accessible aux personnes en situation de handicap et plus particulièrement aux personnes avec des besoins spécifiques. Inutile de dire que nous en sommes bien loin. Aujourd’hui, j’inaugure une série d’articles qui seront consacrés à l’accessibilité numérique et plus particulièrement aux bonnes pratiques qui rendent les contenus en ligne accessibles aux personnes en situation de handicap. Focus du jour : LinkedIn Comme tout réseau social, LinkedIn est en perpétuelle évolution. Les publications évoluent avec de nouveaux formats et de nouvelles mises en forme. Il se trouve que ces évolutions ne sont pas toujours pensées en termes d’accessibilité. J’en veux pour preuve deux habitudes qui a mon sens viennent grever l’accessibilité du contenu pour les personnes déficientes visuelles. La mise en forme La tentation est grande de mettre en forme un texte en y ajoutant du gras ou une écriture en italique. Or, ces deux mises en forme ne sont pas natives sur LinkedIn.  Mais, comme avec tout outil numérique, un contournement est toujours possible. C’est-à-dire qu’un outil tiers est utilisé pour formater le texte.  Visuellement, italique et gras s’affichent dans la publication. En revanche, ces mises en forme sont absolument illisibles par une synthèse vocale ou un outil de lecteur d’écran. Le mieux est donc ici l’ennemi du bien. Ou plutôt le joli l’emporte sur le message. En cas de doute, certains navigateurs proposent de tester le rendu avec la fonctionnalité « Lire à haute voix cette page ».  Les carrousels Comme tout format image, le carrousel nécessite la mise en place d’une description alternative. Cette pratique de description alternative permet de rendre accessibles les images soit en les décrivant, soit en indiquant simplement que l’image est utilisée à titre d’illustration. Or, le principe même du carrousel est de fusionner le texte et l’image. Autant dire que si on conserve le format du carrousel pour appuyer son propos, celui-ci risque d’être noyé par défaut d’accessibilité. J’ai vu passer certains posts qui utilisent les carrousels et qui, dans le corps du texte, donnent la description de ce carrousel image par image. La démarche est clairement inclusive et accessible. Besoin d’aide pour votre association ? Parlons-en ensemble ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve un rendez-vous découverte

Les outils #6 : Miro

par
Les étapes du diagnostic initial

Dans la série des outils en ligne gratuits pour animer la vie associative, gros plan sur Miro, le tableau blanc numérique. Le tableau blanc numérique Avec la pandémie, nous avons toutes et tous appris à travailler ensemble à distance. Nous avons surtout adopté les versions numériques de nos outils habituels comme le tableau blanc, indispensable support d’animations, de réflexions et autres méthodes métaplan. Le tableau blanc est l’outil collaboratif par excellence. Petit tour de son usage orienté associations. Les usages pour les associations Support de communication externe Le tableau blanc numérique est appréciable pour les Actions de sensibilisation : jeux brise-glace Formations : remue-méninges, répartition des rôles, métaplan Animations d’une fresque et partage de connaissances… Collaboratif, il permet à un groupe de se rejoindre dans un espace dédié et de travailler sur un seul et même projet en simultané. En interne penser un workflow : recrutement des bénévoles, parcours des adhérent•es, stratégie éditoriale… construire un process sous forme de diagramme : gestion administrative, gestion financière, recrutement… cartographier les forces vives de l’association et leurs interdépendances synthétiser la pile d’outils numériques ou visualiser le hub… Le choix de Miro Comme bien souvent avec les nouveaux outils numériques, le choix est à la croisée des attentes, des besoins, des recommandations et de la première découverte de l’outil. Parmi mes critères de sélection : une prise en main intuitive des fonctionnalités avancées, même en version gratuite un espace illimité une bibliothèque de modèles prêts à l’usage pour des fonctionnalités basiques et avancées (diagrammes, flux de travail, supports de design thinking) la possibilité d’exporter en format image ou en pdf. Un flux de travail créé sous Miro Le truc en plus Il est possible d’intégrer directement un tableau Miro dans Notion.   Besoin d’aide pour votre association ? Parlons-en ensemble ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Les outils #5 : Tally

par
Exemple d'un formulaire créé sous Tally et personnalisé aux couleurs d'Is@ vous Zed

Quel outil pour créer et personnaliser ses formulaires ? Gratuit, simple d’utilisation, automatisable avec Notion, Tally présente toute les qualités d’un outil solide et complet. Pourquoi Tally ? Le choix d’outils pour créer des formulaires en ligne est plus que vaste. En dehors de toute considération éthique – ”Google or not Google” n’est pas ma question – j’ai recherché un outil répondant à mes besoins et à mes critères et j’ai opté pour Tally. Voici les raisons qui ont fait pour moi pencher la balance vers Tally : La facilité de prise en main Tally fonctionne par blocs, comme Notion. Comme dans Notion, l’ouverture du menu se fait par le / : le recours aux raccourcis clavier permet de rapidement construire un formulaire. De plus, Tally propose une bibliothèque de modèles… en anglais. Je ne suis pas toujours fan des mises en forme prêtes à l’emploi mais elles ont l’avantage de montrer ce dont l’outil est capable. L’intégration native avec Notion Parmi les fonctionnalités que j’apprécie, c’est la possibilité de retrouver directement dans une base de données Notion les informations complétées dans un formulaire Tally. Bien entendu, Notion n’est pas le seul outil connectable en direct ou via un outil tiers comme Zapier ou Make. Avec Notion, la mise en place de la synchronisation est rapide et intuitive grâce aux connexions de mappage entre les champs Tally et Notion.  La personnalisation des formulaires Avec Tally, inutile de payer pour ajouter son logo ou les couleurs de sa charte graphique dans son questionnaire ! Il est également possible de personnaliser l’image de couverture de façon à créer une unité de marque. Enfin, rien de plus simple que d’ajouter une photo ou une image dans le formulaire : une fonction très utile dans la page de remerciements. Et pour pousser un peu plus avant l’harmonisation avec Notion, Tally propose pour certains types de questions les mêmes couleurs que dans les bases de données Notion. Des fonctions avancées On a toutes et tous eu l’occasion de galérer à créer des formulaires en ligne sur des outils ne prenant pas en charge les questions conditionnelles. Et que dire de ces formulaires de demandes de financements impossibles à sauvegarder et reprendre ? Avec Tally, on oublie ces désagréments puisque l’outil permet dans sa version basique gratuite de mettre en place des questions conditionnelles et de sauvegarder un formulaire partiellement complété. Enfin, la réponse automatique est intégrée : une fois le formulaire soumis, une page de remerciements s’ouvre. Personnalisable elle aussi, elle peut permettre de diriger vers une autre adresse, comme la page de l’événement auquel on vient de s’inscrire ou un site internet. Et pour les associations ? Tally est une application idéale pour les associations car c’est un outil : gratuit simple d’utilisation personnalisable connectable avec Notion et d’autres applications  De plus, un formulaire créé avec Tally est : partageable sous forme de lien dans un courriel, une infolettre ou sous forme de QR code sur une affiche intégrable sur le site internet sous forme standard, pleine page ou encore en mode fenêtre pop-up. Une modification dans le formulaire ? Elle se met à jour automatiquement sur le site ! Enfin, un formulaire Tally dans le format d’une question suivie d’un champ de réponse est accessible aux personnes déficientes visuelles utilisant un lecteur d’écran. Besoin d’aide pour votre association ? Parlons-en ensemble ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Comment insérer un point médian

par
Clavier d'ordinateur

Ctrl C, Ctrl V, Ctrl X, Ctrl Z, cela vous parle ? Ce sont les raccourcis clavier que l’on utilise très fréquemment pour copier, coller, couper un texte ou annuler une action. Avec une combinaison de touches, on peut réaliser une action rapide sans avoir à utiliser la souris et les menus contextuels.  Notre utilisation des logiciels, nos usages professionnels font que l’on retient quelques raccourcis, ceux qui nous sont les plus utiles.  Pour ma part, militant contre le sexisme dans la langue, j’ai pris depuis de nombreuses années l’habitude d’utiliser le point médian à l’écrit pour visibiliser les femmes.  Sous Windows, avec un clavier comprenant un pavé numérique, pas de problème : la combinaison Alt + 0183 permet d’insérer le point médian.  Mais comment faire sans pavé numérique ?  Raccourci clavier : ouvrir la boîte de dialogue Emojis et compagnie… L’astuce est d’ouvrir une boîte de dialogue multifonction dans laquelle retrouver à la fois des symboles comme le point médian mais également une bibliothèque d’émojis. Code du raccourci : touche Windows du clavier + point-virgule Comment faire ? L’astuce en images avec ce court tutoriel : Autre solution de contournement On appelle « contournement » une solution rapide pour débloquer un problème. Dans notre cas, il existe également une extension Google Chrome intitulée Ecriture Inclusive Facile. Elle permet de convertir automatiquement un point ou un point virgule en point médian.  Pour ma part, je ne l’utilise pas. Je l’ai testée pour cet article sous WordPress : trop lourde en manipulations par rapport à la boîte de dialogue contextuelle. Elle ne m’apporte pas un gain de temps significatif ni une amélioration de productivité. Toutefois, elle reste à tester pour les posts sur les réseaux sociaux. Besoin d’aide pour votre association ? Parlons-en ensemble ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve un rendez-vous découverte

Badgez votre gouvernance

par
Badge Isabelle Dumont sur LinkedIn

Sommaire Quels avantages pour une association d’intégrer les badges de profil public LinkedIn de ses administratrices et administrateurs, de ses bénévoles et des membres de sa gouvernance sur son site internet ? Badgez vos équipes et boostez votre site Selon l’adage bien connu, ce qui n’existe pas sur internet n’existe tout simplement pas. Individu ou personne morale, notre existence est confirmée, vérifiée et validée par nos traces numériques. Les associations et plus généralement toutes les structures à impact se doivent d’être présentes en ligne. Leur visibilité numérique participe de leur crédibilité, en particulier auprès de potentiels financeurs. S’il est admis que la présence sur la toile se décline sous différents formats, celui qui assoit le mieux la légitimité du projet associatif reste pour le moment le site internet, la vitrine portant la vision, les missions et les valeurs de l’association. Toutefois, on oublie parfois que celles et ceux qui portent ce projet associatif, les membres de la gouvernance, les bénévoles et les salarié•es éventuel•les, sont aussi important•es que les actions menées ou que les actualités mises en avant. ”Qui nous sommes”, “Notre équipe”, “Le Conseil d’administration” peu importe comment s’appelle la page, l’important est que l’association puisse mettre en avant ses forces vives, celles et ceux qui font vivre l’association tant sur le terrain que du côté administratif. Mais comment présenter leur expertise, leurs compétences et leurs rôles de façon rapide et efficace ? Une solution : intégrez les badges de profil public LinkedIn de vos équipes sur votre site ! Quelques préalables Pour maximiser l’impact de cette intégration, il convient que les profils LinkedIn que l’association partagera sur son site soient : à jour : le rôle dans l’association et les missions réalisées ou en cours de réalisation seront mentionnés à la rubrique « Expérience » et/ou à la rubrique « Bénévolat » ; soignés : avec une photo de profil, une bannière, les principales rubriques renseignées ;  actifs : sur et aussi en dehors du réseau avec un post épinglé, des publications récentes ou encore un lien vers une vidéo  Le partage sera fait sur la base du volontariat puisque chaque profil transmettra un code à la webmaîtresse ou au webmaster pour l’intégration sur le site de l’association. Comment faire ? LinkedIn fournit une méthode pas à pas pour créer un badge de profil public puis pour l’intégrer dans une page sur un site. Sinon, voici le tuto fait maison pour vous accompagner pas à pas dans la création d’un badge : Quels avantages ? Gain de visibilité : l’utilisation des badges LinkedIn peut avoir un impact positif sur le référencement SEO et améliorer le trafic organique vers votre site Gain de temps : toutes les informations essentielles sont déjà compilées sur LinkedIn Gain de crédibilité : en affichant les badges des membres de la gouvernance sur son site, l’association affiche sa transparence ; en affichant ceux de ses bénévoles, elle affiche son dynamisme ; en affichant ceux de ses salarié•es, elle affiche son professionnalisme. Quel que soit le besoin de votre association en terme de digitalisation, si nous en parlions ensemble ? Je réserve mon rendez-vous découverte

Les outils #4 : Save to Notion

par
Visuel de la sauvegarde via l'outil Save to Notion

Dans l’univers de Notion, une extension gratuite se taille la part du lion quand il est question de sauvegarder du contenu depuis le web : Save to Notion Un outil ingénieux Avant de connaître Notion, que de fois ai-je copié-collé des textes provenant d’Internet pour les sauvegarder sous Word dans des dossiers numériques ! Depuis la découverte de Notion, cette période est révolue. D’autant qu’il existe une extension gratuite, téléchargeable sur Chrome, qui s’appelle Save to Notion. L’utilité de cette extension est de sauvegarder en quelques clics dans une base de données l’intégralité d’une page Internet. Un article de fond vous intéresse ? Une newsletter partage des conseils que vous souhaitez mettre de côté ? Vous avez trouvé la recette ultime des sablés de Noël et vous voulez la retrouver très facilement ? Les usages sont multiples, mais la procédure simple et unique. Installez l’extension Save to Notion depuis le Chrome Web Store Dans la barre de navigation, affichez l’icone Save to Notion Côté Notion, créez la base de données dans laquelle seront sauvegardées les pages web  En navigation, une fois sur la page que vous souhaitez conserver, cliquer sur le bouton. Un menu contextuel s’ouvre, vous proposant plusieurs bases de données. Une fois la base choisie, vous pouvez également déterminer les attributs que vous souhaitez indiquer. Donc, sans quitter le web, vous allez enregistrer et caractériser le contenu pour mieux retrouver ensuite votre page sauvegardée. Présentation en images Quelques limitations L’extension Save to Notion a du mal à sauvegarder les pages créées déjà sur Notion. De même dans le cadre de recettes où il est possible sur le site de choisir le nombre de personnes et qui fait varier de ce fait les quantités, la sauvegarde n’est pas automatique. Connaissant ces limitations, rien de plus simple que de vérifier une fois la sauvegarde faite que l’intégralité de l’article a bien été conservé. Mon avis Gain de temps et facilité d’utilisation : encore un combo gagnant ! Un indispensable pour démultiplier l’efficacité de Notion. Quel que soit le besoin de votre association en terme de digitalisation, si nous en parlions ensemble ? Je réserve mon rendez-vous découverte

Les outils # 3 : Notion Calendar

par
Image d'illustration avec des personnages Notion

Un nouvel outil dans la boîte Vous le savez, je suis fan de Notion. C’est d’ailleurs mon outil #1 ! Fan de sa facilité de prise en main, fan de sa modularité, fan des possibilités offerte par cet outil. Désormais, je suis méga fan parce que Notion vient de lancer (le 18 janvier 2024) le Notion Calendar. Pour faire simple, un outil qui vous permet d’allier les fonctionnalités de votre Google Calendar avec vos bases de données en vue calendrier sous Notion. Je ne me lancerai pas dans un tutoriel de présentation : Shubham Sharma, Vince de Kréa City ou encore Lou Attal l’ont déjà fait. Je vous invite à voir ces vidéos pour découvrir visuellement l’outil. Un nouveau calendrier, pourquoi faire ? Notion Calendar vient se superposer à votre Google Calendar. Sa force ? Il vient agréger toutes les vues calendrier que vous pouvez avoir dans vos bases de données Notion pour les intégrer et les synthétiser dans un seul outil. Jusqu’à présent, je jonglais entre plusieurs calendriers ou vues chronologiques éparpillées : les vues calendrier de mes missions de consultante, dans lesquelles des tâches sont indiquées avec des plages de travail et des dates limite le calendrier pour toutes les tâches récurrentes, celles que l’on risque le plus facilement d’oublier, quand on est prise dans le quotidien : la déclaration URSSAF, la sauvegarde de l’espace Notion, la sauvegarde du site Internet, la mise à jour de la comptabilité, les rapprochements bancaires et toutes ces petites tâches chronophages mais véritablement incontournables le calendrier éditorial dans lequel j’ai programmé les articles à rédiger pour mon site et les idées de posts à mettre sur LinkedIn le calendrier de rendez-vous professionnels lié à l’outil Koalendar pour les rendez-vous découverte Et mon calendrier de rendez-vous personnels De quoi s’y perdre ! Quelle utilité ? La question se pose de la performance de l’outil par rapport aux outils déjà existants ou déjà en place. Comme je l’ai dit, Notion Calendar est une couche supplémentaire qui vient agréger les actions, tâches et sous tâches enregistrées dans Notion avec votre calendrier classique. De plus, Notion Calendar permet un gain de temps dans la programmation des rendez-vous. On reste dans l’idée de l’espace collaboratif cher à Notion. Donc directement depuis le calendrier, il est possible de réserver des plages horaires, d’envoyer le lien de réservation aux personnes invitées à la réunion et que celles-ci ci et ceux-ci puissent répondre directement. Une fois le créneau bloqué par les participant•es, les autres dates et horaires proposés s’effacent. Un énorme gain de temps, quand on sait la difficulté qu’il y a à bloquer un créneau de rendez-vous et de réunion quand il y a plus de deux personnes ! Pour découvrir toutes les fonctionnalités : voir les premiers pas avec Notion Calendar Ce que j’en pense Clairement, je ne pensais pas avoir besoin d’un nouveau calendrier. Je m’étais habituée à passer d’une vue calendrier à une autre dans mon espace Notion professionnel. La perte de temps me paraissait gérable au regard des autres avantages de Notion. Comme Notion est l’outil central sur lequel je pilote mon activité, il va de soi que je me tiens informée des nouveautés. Donc, j’ai assisté à un webinaire de présentation de Notion Calendar. Et aussitôt la présentation faite, je l’ai téléchargé et y ai rapatrié tous mes calendriers et toutes mes vues calendrier… J’ai également installé l’app sur mon téléphone et ma tablette. Je n’ai pas encore exploité toutes les possibilités de l’outil. Travaillant en solo, toutes les fonctionnalités de partage en mode équipe ne me sont pas très utiles pour le moment. Travaillant en France, l’affichage de plusieurs fuseaux horaires en marge du calendrier ne m’est pas très utile non plus. Quelques bémols J’aurais aimé trouver quelques fonctionnalités natives comme la mise à jour dans les deux sens c’est-à-dire de Notion Calendar vers Google Calendar pour bloquer les temps de travail profond ou bien encore la possibilité depuis Notion Calendar d’utiliser un modèle de page d’une base de données lors de la création d’un rendez-vous. Mon avis Notion + Notion Calendar : combo gagnant pour la productivité et la gestion du temps. Je recommande d’autant plus que l’outil est lui aussi gratuit. Lien de téléchargement de Notion Calendar Télécharger Notion (lien affilié) Quel que soit le besoin de votre association en terme de digitalisation, si nous en parlions ensemble ? Je réserve mon rendez-vous découverte

Les outils #2 : le time tracker

par
Horloges de couleurs pastel

J’ai adopté pour mon activité un time tracker Gérer son temps en tant que freelance est un véritable défi auquel je n’étais clairement pas préparée quand j’ai lancé mon activité en janvier 2023. S’il a été facile pendant les deux premiers mois de tracer mon temps dans la mesure où je n’avais qu’une seule association cliente, dès que mon activité s’est développée à la fin du premier semestre, la question du suivi des heures par mission s’est imposée. J’ai donc souscrit un abonnement à un outil avancé qui suit pas à pas mes activités et ce à quoi je consacre mon temps chaque jour. Un outil autant d’analyse que d’appui pour ma facturation au temps passé. Accompagnant les associations dans leur développement et leur changement d’échelle, je me suis posé la question de la pertinence d’un tel outil. Adopter les outils de l’entreprise pour optimiser le fonctionnement d’une association, est-ce une vraie fausse bonne idée ?  A quoi peut bien servir un outil de time tracking pour une association ? Un outil servant à mesurer le temps va donner des indications de gestion du temps. CQFD. Mais encore ? Quels usages peut-on espérer d’une telle pratique au sein d’un organisme sans but lucratif ? Repérer, estimer et analyser : repérer les tâches répétitives sans valeur ajoutée qui pourraient être remplacées par des outils et des automatisations, permettant de libérer du temps de terrain pour les équipes estimer les temps consacrés à la gestion de certains projets. Chiffrer le temps passé par les équipes salariées au pilotage de certaines actions de fond permet de définir précisément la quote-part de fonctionnement attribuée à chaque projet, autrement qu’au doigt mouillé. analyser les temps de rupture et la difficulté de concentration pour sanctuariser des temps de travail sans distraction. Le recours à cette pratique peut également appuyer une réflexion de fond sur l’organisation du temps de travail. Elle apporte des éléments tangibles, mesurables et quantifiables. Equilibre de vie, fonctionnement hybride présentiel et distanciel, temps de mobilisation vs temps de récupération… les applications et usages ne manquent pas. Les freins à la mise en place Importer de manière brutale des outils de productivité issus de l’entreprise dans le monde associatif sans pédagogie préalable pourrait être plus que mal perçu avec une réticence à utiliser un outil technologique imposé crainte de surveillance (flicage) des activités en ligne  remise en question de la confiance et du degré d’autonomie des équipes Mes recommandations Adaptation plutôt qu’imposition ! Le recours à un outil de suivi qui traque automatiquement n’est pas un indispensable. Mais savoir où passe le temps est en revanche plus que nécessaire pour améliorer la qualité de vie au travail. Des templates – sur Notion par exemple – permettent de faire un suivi avec une heure de début et une heure de fin.  L’activité répartie en blocs de temps selon la méthode Pomodoro offre aussi la possibilité d’estimer le temps passé selon les tâches réalisées. Il existe des applications en ligne gratuites pour créer sa to-do list et planifier ses temps de travail selon cette méthode. Alors, utile ou pas utile ? La mise en place d’un outil automatique est profitable dans le cas d’une association développant de nombreuses actions et projets. Les associations proposant des actions de sensibilisation ou de formation pourront s’appuyer sur l’outil pour vérifier l’adéquation entre le temps passé réellement à construire les interventions et le montant facturé.  Enfin, c’est un bon support pour générer des indicateurs fiables dans le cadre de subventions, traçabilité à l’appui. Son utilité est évidente dans le suivi administratif et comme accessoire de pilotage opérationnel. Rize Pour ma pratique de consultante indépendante, j’ai souscrit un abonnement à Rize, outil Saas qui me permet d’ : avoir une vue d’ensemble de mon temps de travail analyser les phases de focus et les temps de pause affecter certaines tâches à des missions précises pour facturer les clients au temps réel passé apprécier plus justement les blocs de temps nécessaires à la réalisation d’une tâche : non, clairement, rédiger un article sur le blog ne me prend pas une heure ! Si vous souhaitez découvrir Rize, voici un lien d’affiliation pour tester cet outil avec un mois gratuit offert. Quel que soit le besoin de votre association en terme d’organisation, si nous en parlions ensemble ? Je réserve mon rendez-vous découverte