Gouvernance & Stratégie

La question est souvent posée de savoir comment faire pour animer un conseil d’administration afin de le rendre actif, impliqué et efficace pour l’association Pour que le conseil d’administration – plus connu sous son petit nom de CA – joue pleinement son rôle d’organe de gouvernance, il est essentiel de structurer et dynamiser son fonctionnement. Voici quelques recommandations et conseils pratiques pour embarquer les administratrices et administrateurs dans la grande aventure du Conseil d’administration. 1. Établir des fondations solides En toute logique, les personnes qui ont été élues pour siéger au Conseil d’administration ont présenté à l’Assemblée Générale leurs ambitions et leurs compétences, voire parfois un programme d’engagement.  Ce qui doit par la suite se traduire en missions claires et bien réparties. Concrètement :  Définir les missions avec précision Chaque membre du CA se voit attribuer des tâches claires et des objectifs alignés sur les priorités de l’association.  Pour en savoir plus sur comment définir ces missions, je vous invite à lire l’article sur la fiche de mission bénévole.  Ces missions, avec objectifs et tâches, sont également inscrites dans une feuille de route et dans un agenda. Organiser le renouvellement des membres  Les statuts prévoient les modalités de renouvellement des membres en fin de mandat ou démissionnaires. Il est indispensable que l’association communique clairement sur ce qui est attendu des membres du CA en termes d’engagement. Cela peut être la participation obligatoire aux réunions qui se tiennent tous les mois et durent environ deux heures et le pilotage ou co-pilotage d’une mission spécifique : organisation événementielle, recherche de financements, animation des réseaux sociaux… La continuité de l’action associative doit être maintenue même et surtout si l’équipe change.  Proposer des formations à la gestion associative Bien comprendre les responsabilités d’un administrateur ou d’une administratice ne coule pas de source. On ne s’improvise pas membre du CA : on apprend à le devenir. Pour ce faire, deux possibilités sont ouvertes à l’association : une formation « maison » sur les bonnes pratiques avec partage de ressources, d’expertise et éventuellement mentorat un programme externe, animé par une association spécialisée ou un organisme de formation. Il existe un Certificat de formation à la gestion associative (CFGA), formation théorique et pratique en vue de l’exercice de responsabilités bénévoles dans la gestion administrative, financière et humaine d’une association.  2. Passer à l’action grâce à une organisation optimisée Pour concrétiser les projets décidés en réunion, il est crucial d’utiliser des outils collaboratifs simples et efficaces. Sans surprise, je recommande fortement d’utiliser Notion pour centraliser les décisions prises lors des réunions, le planning des rencontres et le pilotage des différentes actions. Couplé avec Notion Calendar, Notion permet de gérer les tâches, de coordonner les différents projets et de planifier toutes les échéances. Chaque étape peut être suivie en temps réel via un tableau de bord partagé.  Ainsi, un modèle de plan de travail pour le CA peut être intégré dans Notion, avec des sections pour chaque domaine d’activité (finances, bénévolat, communication) et des tâches assignées à chaque membre. 3. Optimiser les comptes-rendus Une communication fluide est essentielle mais souvent elle s’accompagne d’un investissement en temps non négligeable. De nouvelles solutions techniques sont disponibles pour alléger cette tâche. Si certaines sont intégrées à l’outil, il n’en reste pas moins que la plupart sont payantes. A chaque association d’étudier si la fréquence et le volume des réunions à retranscrire permettra d’amortir le prix.  Utiliser des outils de retranscription en direct La plupart des logiciels de visioconférence sont désormais équipés d’une fonction de transcription automatique qui permettent de retranscrire les discussions en direct. Cela facilite la prise de notes et permet d’assurer une traçabilité des échanges. Cela permet aussi aux membres en situation de handicap auditif de suivre les débats en direct. Pour des réunions en présentiel, d’autres outils pilotés par l’AI pourront retranscrire un enregistrement audio des débats et décisions prises lors des réunions du Conseil. Adopter un format unique de compte rendu Mettre en place un modèle de compte rendu facilite le suivi des actions et évite les oublis. Un document simple et structuré peut inclure les points discutés, les décisions prises et les actions assignées. De plus, ce modèle peut être enregistré dans une base de données Notion : pendant la réunion, les notes seront prises directement dans l’outil… 4. Planifier les réunions Je reviens souvent sur la nécessité d’inscrire dans un calendrier toutes les réunions, toutes les tâches, toutes les actions à mener. Un planning structuré, revu régulièrement, permet de maintenir les membres du Conseil concentrés sur leurs missions. Tout en restant agile face aux évolutions. Le calendrier permet d’alléger la charge mentale de chaque personne impliquée dans la gestion de l’association. En inscrivant au calendrier dès le début de l’année les « marronniers », l’association aura une vision d’ensemble des échéances clés comme le bilan annuel, les orientations stratégiques, la préparation du budget ou encore la tenue de l’Assemblée générale annuelle. Il est possible également d’indiquer les thèmes ou les objectifs de la réunion, voire même d’affiner jusqu’aux points à l’ordre du jour. Si l’ordre du jour est la préparation de la campagne de dons de fin d’année, les points à voir seront les objectifs de collecte, le plan de communication et la répartition des rôles. Et pour mémoire, un planning n’est jamais figé : il s’adapte aux réalités de la vie associative. Bonus Téléchargez le modèle de compte-rendu de CA association   Si vous avez besoin d’aide pour penser votre gouvernance, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte