Comment (bien) réussir son forum associatif
Tous les ans en septembre, les mairies donnent rendez-vous aux associations de leur territoire pour le grand événement de rentrée : le forum associatif. Rassemblement des structures à but non lucratif installées sur la commune, il permet des temps d’échange et de rencontre. 5 bonnes raisons de participer au forum associatif Parce que, contrairement à l’idée reçue, ce n’est pas une perte de temps ! 1. Etre visible Même si votre association est la plus formidable de toutes, si elle reste confidentielle, elle manque un des objectifs premiers : se faire connaître. Le forum associatif est le moment idéal pour présenter votre association à un large public. 2. Recruter Que ce soit de nouveaux ou de nouvelles adhérent•es ou de nouveaux et de nouvelles bénévoles, c’est le jour J pour aller à la rencontre d’un public déjà intéressé par le monde associatif. A vous de les convaincre de rejoindre votre association ! 3. Renforcer votre réseau Si vous ne connaissez pas les autres acteurs associatifs de votre commune ou de votre territoire, c’est le moment de les découvrir. Présentez votre association et discutez de vos actions respectives. A nouer ainsi des liens, vous inscrivez votre association dans la trame territoriale et êtes identifiée comme une structure active. 4. Militer Votre association défend une cause : partagez-la avec enthousiasme. Parlez de votre vision, de vos actions, de vos activités. Sensibilisez à ce que vous défendez, déconstruisez des idées reçues, partagez vos convictions… 5. Souder votre équipe Le forum associatif permet de travailler le sentiment d’appartenance et la dynamique de groupe. C’est aussi l’occasion de faire se rencontrer des bénévoles qui interviennent sur des missions de terrain et des bénévoles qui s’occupent de missions support. Ou d’intégrer dans le groupe des bénévoles nouvellement recruté•es. 5 étapes pour préparer votre forum 1. Définissez vos objectifs Demandez-vous ce que vous souhaitez accomplir en participant à ce forum. Par exemple : recruter des bénévoles faire connaître vos actions et activités recueillir des contacts promouvoir un événement à venir Il n’est pas toujours indispensable de fixer un objectif chiffré pour cette journée. Néanmoins, comme les indicateurs sont toujours utiles pour apprécier les résultats d’une action de terrain, prévoyez de noter au minimum le nombre de personnes rencontrées au cours de la journée. 2. Préparez vos supports de communication Que votre association soit team papier ou team numérique (ou un peu des deux), il est indispensable de se munir de supports aux couleurs de votre association : plaquettes et brochures présentant votre association fiches de mission pour le recrutement des bénévoles formulaire de contact cartes de visite affiches, bannière, kakémono ou roll-up qui habilleront votre stand diaporama ou vidéo TRUCS & ASTUCES : remplacez les cartes de visite par un QR code renvoyant vers la page « Contact » de votre site ou vers la page « Notre équipe » utilisez aussi le QR Code pour les fiches de mission que vous avez mises en ligne sur votre site ou sur un portail de bénévolat créez un formulaire en ligne pour recueillir les contacts et obtenir leur accord RGPD pensez à intégrer un QR Code sur chaque affiche et sur chaque kakémono construisez un diaporama léger : allez à l’essentiel pour attirer l’œil sous-titrez vos vidéos : vous pourrez couper le son et vous consacrer aux personnes sur votre stand sans avoir à élever la voix 3. Mobilisez vos ressources humaines Assurez-vous que les membres présent•es au forum soient bien préparé•es et informé•es. Ils et elles doivent être capables de répondre aux questions du public, d’expliquer les missions de l’association et d’incarner ses valeurs. Pour cela : Formez vos bénévoles – Organisez une réunion de préparation pour définir les rôles de chacun•e et réviser les messages clés. Il peut être utile de prévoir une antisèche. Cette fiche d’information synthétique présentera l’historique de l’association, les missions, les valeurs, les actions, les activités voire les besoins à court terme de l’association. Planifiez les temps de présence – établissez des équipes pour que le stand soit toujours animé, y compris pendant le temps de déjeuner. Pour un forum associatif d’une journée, prévoir au minimum deux binômes de bénévoles Désignez une personne responsable du stand – Ce sera la personne en charge de coordonner les activités sur place, de venir en renfort des bénévoles sur certaines questions et de s’assurer que tout se déroule comme prévu. Cette personne sera aussi le contact logistique sur place avec les responsables de la mairie en charge de l’organisation de l’événement. 4. Organisez la logistique Généralement, les mairies fournissent table et sièges aux associations. Toutefois, assurez-vous en amont de la journée de ce qui est mis à votre disposition. Rien de plus désagréable que de n’avoir qu’une chaise pour deux bénévoles… Tous les stands ne sont pas équipés d’une prise électrique, surtout lorsque votre stand est à l’extérieur, sous une tente. Certaines mairies interdisent l’usage de punaises sur leurs panneaux d’affichage. N’hésitez pas non plus à informer l’équipe en charge de l’organisation côté mairie si vous avez des bénévoles en situation de handicap avec des besoins spécifiques en accessibilité ou avec un chien-guide. Planifiez le transport du matériel jusqu’au lieu du forum et désignez une personne en charge de récupérer le matériel le matin et une autre de le retourner à l’association le soir. Pour que vos bénévoles soient identifiables au premier coup d’œil, rien de mieux qu’un tee-shirt aux couleurs de votre association. Sinon, optez pour la solution du dress code simple (tout le monde avec un tee-shirt blanc) et de l’écharpe comme signe distinctif. A minima, prévoyez pour chaque bénévole un badge avec son prénom et le logo de l’association. TRUCS & ASTUCES : Téléchargez la Check list du matériel à emporter. Inspirez-vous de ce modèle pour l’adapter et le compléter en fonction de vos besoins ou de votre fonctionnement. 5. Communiquez sur votre présence Faites savoir à votre communauté que vous participerez à cet événement. Un article sur votre site à la rubrique « actualité », un focus dans votre newsletter, des publications sur les réseaux sociaux … Lire la suite
