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Le bilan de rentrée : comment repartir sur de bonnes bases

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Groupe de personnes travaillant autour d'une table sur des post-it et des documents. Image générée par IA

Entre dossiers de subvention à finaliser, assemblées générales à préparer et reprise des activités, la rentrée associative peut vite donner le vertige. Pourtant, c’est aussi le moment idéal pour se poser et faire le point afin d’éviter de courir toute l’année après le temps. Un bilan de rentrée bien mené n’est pas une corvée administrative : c’est un outil stratégique et collectif. Il permet d’identifier vos forces, de repérer vos marges de manœuvre et de redonner de la clarté à votre équipe. L’objectif : s’assurer que les bases sont solides pour bien aborder le reste de l’année. Sommaire 1. Organisation du bilan de rentrée Un bilan efficace ne se fait pas en solitaire. Rassemblez autour de la table : vos forces vives : bénévoles actives et actifs, les piliers de l’association, vos salarié·es, si vous en avez, et votre gouvernance : les membres du conseil d’administration qui apportent une vision transversale. Pour éviter les réunions à rallonge, segmentez le travail par thématiques ciblées (voir ci-dessous). Prévoyez 1h à 1h30 par sujet selon la taille de l’association. Chaque atelier doit aboutir à des « livrables » concrets : une synthèse des forces et axes d’amélioration, un plan d’action priorisé et si besoin une mise à jour des outils ou documents stratégiques. 2. Thématiques à aborder (ateliers séparés) Chaque thématique devient un atelier collaboratif, où l’on prend du recul ensemble. Voici quelques exemples : Thématique Objectif Exemples de questions / points à aborder Temps estimé Gouvernance Vérifier l’efficacité du pilotage et de la stratégie Fonctionnement des conseils, répartition des rôles, communication interne 1h Activités Identifier ce qui fonctionne et ce qui doit évoluer Impact des actions, satisfaction des bénéficiaires, priorités pour le trimestre 1h Finances Assurer la maîtrise budgétaire et la conformité Respect du budget, dépenses non prévues, abonnements inutilisés, vérification du nouveau plan comptable associatif 45 min Communication Évaluer la visibilité et l’engagement Newsletter, réseaux sociaux, site internet, événements, partenariats 45 min Outils & process Vérifier que les outils sont adaptés au fonctionnement CRM, gestion des bénévoles, stockage des documents, automatisations simples 45 min Ces temps courts évitent de transformer le bilan en “grand-messe” et facilitent la participation active de chacun•e. Mon conseil : même si la partie outils et process vous paraît accessoire, ne faites pas l’impasse ! En particulier, demandez-vous si vous êtes en conformité avec la RGPD (réglementation générale de protection des données). Cela peut être l’occasion de mettre à jour votre registre de traitement des données… 3. Méthode d’animation Un bon bilan repose sur une animation claire et participative. Pour éviter les digressions et les débordements, désignez d’entrée de jeu qui animera les débats, qui aura en charge de prendre les notes et qui sera « maître du temps » Voici quelques bonnes pratiques : Présenter les objectifs de chaque atelier pour éviter de se disperser. Distribuer une check-list prête à cocher afin de guider la discussion. Favoriser l’échange plutôt que la simple remontée d’informations : l’idée est de construire ensemble. Noter les décisions au fil de l’eau et prioriser dès la fin de l’atelier pour ne pas reporter sans cesse. Mon conseil : utilisez un outil de prises de notes automatique pour vous aider à faire la synthèse. Cela ne dispense pas de prendre des notes mais cela aide grandement à ne pas passer à côté de certains points. 4. Check-list récapitulative (exemple) Cette liste est un support de discussion et non une série de tâches obligatoires. Elle permet d’impliquer toute l’équipe et de ne rien oublier. Chaque point peut être complété avec vos propres remarques et priorités. Gouvernance : rôles et responsabilités clairs, CA informé et actif Activités : bilan qualitatif et quantitatif des actions, priorités définies Finances : dépenses récurrentes auditées, doublons identifiés, marges de manœuvre évaluées, conformité au nouveau plan comptable Communication : messages alignés avec les valeurs de l’association, supports et canaux efficaces Outils : pertinence des outils, simplification ou formation nécessaire 5. Livrables attendus À la fin du bilan, vous repartez avec : une synthèse des forces et axes d’amélioration, un plan d’action clair pour le trimestre ou le semestre, avec responsables et échéances et des documents stratégiques actualisés : procès-verbaux, plan budgétaire, calendrier d’activités, etc.. Ces livrables deviennent votre plan d’action pour les mois à venir et facilitent aussi vos relations avec vos partenaires (financeurs, partenaires opérationnels, bénévoles, etc.). En résumé Faire le bilan de rentrée, ce n’est pas perdre du temps, c’est l’utiliser judicieusement pour mieux en gagner. C’est donner à vos bénévoles et salarié•es l’occasion de s’exprimer. De consolider vos objectifs et clarifier vos priorités. En un mot : poser les fondations pour une année associative sereine et efficace. L’intérêt est d’avoir un plan d’action actionnable avec des tâches à réaliser, des échéances et des personnes responsables pour piloter en mode projet. 🎁 Bonus Téléchargez la check list du bilan de rentrée et le modèle de fiche de plan d’action pour vos ateliers. FAQ Doit-on formaliser ce bilan ? Oui, même en 1 page par atelier thématique. Cela permet de suivre vos décisions et de garder une trace. Que faire des projets qui n’avancent pas ? Vous demander en premier lieu quelle en est la raison. Problème de pilotage ? Manque de temps ? Manque de moyens ? Puis à vous de voir : soit vous relancez avec un plan clair, soit vous arrêtez pour ne plus disperser vos forces. Et si nous manquons de temps ? Pas toujours simple de tout caser à la rentrée. Choisissez un seul domaine prioritaire et fixez un calendrier réaliste pour les autres… sans les repousser de semaine en semaine. Si vous avez besoin d’aide pour penser votre organisation, un seul réflexe : prenez rendez-vous ! Je vous offre une heure d’échanges pour parler de vos attentes. Je réserve mon rendez-vous découverte

Bilan de l’année 2023 – second semestre

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Pile de journaux (image d'illustration)

Le premier semestre de mon activité s’est achevé sur une pente ascendante. Que dire du second semestre ? Avec la perspective de deux missions de diagnostic à la rentrée de septembre, j’abordais avec une certaine sérénité les mois à venir. Sauf que le monde des freelances n’est pas celui des Bisounours. Voici donc les grandes lignes de ce bilan. Un été studieux Lorsque j’ai débuté mon activité, j’ai d’abord bordé toutes les questions juridiques et administratives. Puis, j’ai construit mon offre, développé mon site et créé la page LinkedIn d’Is@ vous Zed.  J’étais parée : tout était en place pour mes premières interventions de freelance. Tout ? Pas vraiment… Je n’avais pas construit mon vaisseau pilote, l’architecture qui me permettrait de mener à bien les missions confiées. Aussi, au fur et à mesure des besoins, un peu dans l’urgence et un peu à l’arrache selon le principe du « ça devrait le faire », j’ai mis en place des bases de données et des formulaires, le tout construit sur des embryons de process et de workflow.   Faute de structure et de méthode, même avec Notion je me perdais. Aussi ai-je décidé d’investir dans mon premier outil : moi-même. Et de suivre la formation proposée par Contournement, le « Cahier de vacances : devenez plus productif grâce au no-code et l’IA ».  Résultats ? Fin août, une fois la formation achevée, j’avais structuré mon emploi du temps avec : un planning hebdomadaire avec sanctuarisation de plages pour l’administratif et la communication, y compris le traitement des mails un temps de rétrospective quotidien façon journal le recours à la vidéo pour répondre aux demandes « longues » c’est-à-dire demandant beaucoup de rédaction Autre apport qui a conduit à un investissement : j’ai souscrit à Rize un time tracker automatique en ligne. Cet outil m’a permis de constater que j’avais largement sous-estimé le temps nécessaire à certaines tâches et que mon ratio temps effectif / temps facturable n’était pas bon. Sur ma lancée, j’ai : amélioré la présentation et les fonctionnalités de ce site en mettant en œuvre des recommandations de la formation WordPress suivie en début d’année (voir l’article Une mise à jour cosmétique). ajouté toute la partie « diagnostic initial » dans Notion avec les trames d’interview et les fiches d’analyse Une rentrée bien remplie Au programme de cette rentrée, les forums associatifs organisés par la Mairie de Paris. J’ai parcouru de nombreux arrondissements pour aller à la rencontre des associations sur leur terrain, me présenter et proposer mes services.  Pendant trois week-ends de suite, j’ai pu : travailler ma présentation et mon argumentaire commercial affiner mes réponses à l’exclamation « C’est cher ! » retrouver quelques connaissances sur leurs stands et échanger avec elles. Sans compter les bienfaits de la marche ! Salons et autres rencontres Toujours investie dans la découverte du NoCode et de ses communautés, j’ai assisté : en octobre au NoCode Summit en novembre au MeetUp Notion et à la soirée ParisCode Diversitech à l’Hôtel de ville de Paris aux réunions mensuelles de NoCode France dont la soirée d’anniversaire des 3 ans de l’association J’ai également participé au festival « C’est qui la boss ? » consacré aux femmes entrepreneures et freelances.  au premier Free Up Festival, événement destiné aux freelances et autres solopreneurs. Ce que cela m’a apporté ?  la possibilité de rencontrer en vrai des personnes avec qui j’échangeais à distance, des idées d’amélioration de mes pratiques de freelance, la joie de retrouver des camarades de la promo 9 des NoCodeuses Du côté des missions Mon agenda de rentrée prévoyait deux missions de diagnostic initial qui auraient dû se succéder. C’était sans compter avec les impondérables qui ont bouleversé la chronologie établie. Ces deux missions se sont donc concentrées sur les deux derniers mois de l’année. Les retours des associations sur la qualité de mes prestations et de mon accompagnement sont très positifs, avec une évaluation globale sur l’année (6 votes) de 4,8 / 5 ! Bénévolat Pour ne pas perdre le lien avec le terrain, j’ai continué de m’investir tout au long de l’année dans des actions bénévoles : avec Ensemble contre le Sexisme pour la gestion du site et surtout pour le pilotage d’un projet de jeu digital développé par des étudiants de CentraleSupélec dans le cadre d’un appel à projet de Latitudes avec NoCode France dans la Guilde Diversité & Inclusion, travaillant sur un projet de mise en accessibilité des podcasts de l’association pour les personnes déficientes auditives avec Latitudes pour une action ponctuelle d’expertise sur l’accessibilité lors d’une interview d’analyse de projet. Le challenge #JeRamenMaFraise Constatant mes besoins d’accompagnement en communication numérique sur les réseaux sociaux, je me suis inscrite au challenge proposé gratuitement par Nina Ramen de Ramen ta Fraise sur LinkedIn. Une semaine de conseils de publication pour visibiliser les femmes entrepreneures Un coaching pour dépasser les croyances limitantes et se coltiner avec le syndrome de l’imposteur Un espace bienveillant de sororité et de partage. Non seulement je suis parvenue à tenir le rythme – ce qui m’a demandé un authentique investissement de temps et d’énergie – mais je me suis surprise à la fin de la semaine à fêter cette victoire sur moi-même. Cette victoire en chiffres : + 523,3 % ! d’impressions pendant cette semaine. Bilan carbone Pour la première fois cette année, j’ai établi mon bilan carbone en ligne. Résultat : 4,1 tonnes de CO₂-e chaque année Je ne mange pas de viande, je n’ai pas de voiture et toutes mes ampoules sont des LED… Ce qui a plombé mon résultat ? Le voyage en Egypte en septembre, ma seule vraie semaine de vacances de l’année. Je crois que je partirai moins loin l’an prochain !