Les outils #2 : le time tracker
En bon français, le time tracker est un outil de gestion du temps. Utile aussi pour les associations… Sommaire J’ai adopté pour mon activité un time tracker Gérer son temps en tant que freelance est un véritable défi auquel je n’étais clairement pas préparée quand j’ai lancé mon activité en janvier 2023. S’il a été facile pendant les deux premiers mois de tracer mon temps dans la mesure où je n’avais qu’une seule association cliente, dès que mon activité s’est développée à la fin du premier semestre, la question du suivi des heures par mission s’est imposée. J’ai donc souscrit un abonnement à un outil avancé qui suit pas à pas mes activités et ce à quoi je consacre mon temps chaque jour. Un outil autant d’analyse que d’appui pour ma facturation au temps passé. Accompagnant les associations dans leur développement et leur changement d’échelle, je me suis posé la question de la pertinence d’un tel outil. Adopter les outils de l’entreprise pour optimiser le fonctionnement d’une association, est-ce une vraie fausse bonne idée ? A quoi peut bien servir un time tracker pour une association ? Un outil servant à mesurer le temps va donner des indications de gestion du temps. CQFD. Mais encore ? Quels usages peut-on espérer d’une telle pratique au sein d’un organisme sans but lucratif ? Repérer, estimer et analyser : repérer les tâches répétitives sans valeur ajoutée qui pourraient être remplacées par des outils et des automatisations, permettant de libérer du temps de terrain pour les équipes estimer les temps consacrés à la gestion de certains projets. Chiffrer le temps passé par les équipes salariées au pilotage de certaines actions de fond permet de définir précisément la quote-part de fonctionnement attribuée à chaque projet, autrement qu’au doigt mouillé. analyser les temps de rupture et la difficulté de concentration pour sanctuariser des temps de travail sans distraction. Le recours à cette pratique peut également appuyer une réflexion de fond sur l’organisation du temps de travail. Elle apporte des éléments tangibles, mesurables et quantifiables. Equilibre de vie, fonctionnement hybride présentiel et distanciel, temps de mobilisation vs temps de récupération… les applications et usages ne manquent pas. Les freins à la mise en place Importer de manière brutale des outils de productivité issus de l’entreprise dans le monde associatif sans pédagogie préalable pourrait être plus que mal perçu avec une réticence à utiliser un outil technologique imposé crainte de surveillance (flicage) des activités en ligne remise en question de la confiance et du degré d’autonomie des équipes Mes recommandations Adaptation plutôt qu’imposition ! Le recours à un outil de suivi qui traque automatiquement n’est pas un indispensable. Mais savoir où passe le temps est en revanche plus que nécessaire pour améliorer la qualité de vie au travail. Des templates – sur Notion par exemple – permettent de faire un suivi avec une heure de début et une heure de fin. L’activité répartie en blocs de temps selon la méthode Pomodoro offre aussi la possibilité d’estimer le temps passé selon les tâches réalisées. Il existe des applications en ligne gratuites pour créer sa to-do list et planifier ses temps de travail selon cette méthode. Alors, utile ou pas utile ? La mise en place d’un outil automatique est profitable dans le cas d’une association développant de nombreuses actions et projets. Les associations proposant des actions de sensibilisation ou de formation pourront s’appuyer sur l’outil pour vérifier l’adéquation entre le temps passé réellement à construire les interventions et le montant facturé. Enfin, c’est un bon support pour générer des indicateurs fiables dans le cadre de subventions, traçabilité à l’appui. Son utilité est évidente dans le suivi administratif et comme accessoire de pilotage opérationnel. Rize Pour ma pratique de consultante indépendante, j’ai souscrit un abonnement à Rize, outil Saas qui me permet d’ : avoir une vue d’ensemble de mon temps de travail analyser les phases de focus et les temps de pause affecter certaines tâches à des missions précises pour facturer les clients au temps réel passé apprécier plus justement les blocs de temps nécessaires à la réalisation d’une tâche : non, clairement, rédiger un article sur le blog ne me prend pas une heure ! Si vous souhaitez découvrir Rize, voici un lien d’affiliation pour tester cet outil avec un mois gratuit offert. Quel que soit le besoin de votre association en terme d’organisation, si nous en parlions ensemble ? Je réserve mon rendez-vous découverte Pour aller plus loin • Choisir un outil numérique adapté• Ce n’est pas l’outil qui bloque
