Présidente

La vie d’une présidente ou d’un président d’association est loin d’être un long fleuve tranquille. Même les doigts de pied en éventail sur la serviette, à regarder la mer, on pense à cette fichue rentrée qui s’annonce déjà. Aux prochaines réunions du bureau. Au prochain conseil d’administration. Alors non, on ne prépare pas une rentrée entière depuis sa serviette. En revanche, « Un chef, c’est fait pour cheffer. » (dixit Jacques Chirac). Dans une association, cela n’a rien d’une démonstration d’autorité : bien cheffer, c’est se préparer pour que le collectif puisse décider sereinement. Et cela tient en vingt minutes, le temps de répondre aux cinq questions qui vous taraudent le plus avant de plonger dans septembre. Pas besoin de la pensine d’Harry Potter pour vous libérer la tête… Sommaire Bon à savoir Cet article part du modèle de gouvernance classique des statuts associatifs : présidente ou président, bureau et conseil d’administration. Si votre association fonctionne en gouvernance partagée, c’est-à-dire sans hiérarchie traditionnelle et avec des décisions réparties entre celles et ceux qui font, les cinq questions restent valables : posez-les en collectif plutôt qu’en solo. 1. Faire le point au calme sur l’année écoulée Première question : qu’avons-nous décidé cette année et qu’en avons-nous vraiment mis en œuvre ? Ce que vous avez décidé sans jamais vraiment le mettre en œuvre Chaque conseil d’administration produit son lot de délibérations – les décisions votées en réunion et consignées au compte rendu – adoptées à l’unanimité… puis jamais appliquées. Une convention à relire, un outil à tester, une procédure à formaliser. L’été est le moment idéal pour ressortir cette liste sans culpabiliser : pour chaque décision en suspens, trois options suffisent. On relance, on adapte ou on abandonne officiellement. L’abandon assumé est aussi une décision de gouvernance. Vos réussites silencieuses méritent d’être nommées À l’inverse, certaines choses ont très bien fonctionné cette année sans que personne ne les formalise. Une réunion mieux préparée, une nouvelle bénévole accueillie efficacement, un partenariat fluidifié. Nommer ces réussites au prochain conseil d’administration ne coûte rien et donne de l’énergie à toute l’équipe pour démarrer l’année. À retenir Un bilan d’été n’est pas un règlement de comptes. C’est un état des lieux bienveillant pour décider la rentrée en connaissance de cause. 2. Clarifier les grandes décisions à prendre à la rentrée Deuxième question : quelles sont les trois décisions qui structureront notre année ? Trois décisions majeures à mettre à l’agenda Trois. Pas plus. Un recrutement à préparer, une subvention à rediscuter, un projet à lancer ou à arrêter. Limiter volontairement le nombre de décisions majeures, c’est se donner les moyens de les traiter correctement plutôt que de les effleurer toutes voire de n’en prendre aucune. Ce qui peut attendre et ce qui ne peut plus attendre Une fois les trois priorités nommées, triez le reste en deux tas : ce qui peut attendre le conseil suivant et ce qui traîne depuis trop longtemps pour être encore reporté. Il y a une règle simple en gouvernance : si un sujet n’est pas à l’agenda, il n’existe pas. Autrement dit, les sujets qui reviennent à chaque réunion sans jamais être inscrits à l’ordre du jour ne sont jamais tranchés. D’où cette habitude à prendre : un sujet reporté trois fois de suite mérite soit d’entrer à l’agenda avec une date arrêtée soit d’être définitivement abandonné. 3. Revoir la répartition des rôles sans tout réécrire Troisième question : qui porte quoi, réellement, aujourd’hui ? Qui est sur tous les fronts aujourd’hui ? Dans beaucoup d’associations, une même personne cumule la recherche de fonds, le secrétariat courant et la représentation auprès des financeurs et des institutions. Et si vous êtes la présidente ou le président, il y a de fortes chances que cette personne, ce soit vous. Comme toutes les évidences, cela va mieux en le disant. Une petite mise à jour des fiches de poste suffit souvent Pas besoin de lancer un grand chantier de gouvernance. Une fiche de poste décrit simplement ce qu’une fonction fait réellement : ses missions, ses limites et ses liens avec les autres postes. Reprendre les vôtres, ajuster deux ou trois attributions et formaliser ce qui se fait déjà en pratique suffit dans la plupart des cas. L’essentiel est ensuite de faire valider cette répartition au premier conseil d’administration de l’année. Si vous partez de zéro, notre article sur le rôle de la présidente ou du président d’association donne un bon point de départ. 4. Choisir un rythme réaliste pour l’équipe dirigeante Quatrième question : quel rythme de réunion allez-vous proposer à votre équipe cette année, sans épuiser personne ? À quelle fréquence vous réunir vraiment et pour quoi faire ? Une réunion sans objet clair fatigue plus qu’elle ne fait avancer. Pour y voir clair, regardez les responsabilités : au bureau, la présidence est la représentante légale de l’association, la trésorerie rend compte de la gestion financière et le secrétariat général suit les formalités administratives. Le conseil d’administration, lui, décide des orientations et s’assure que tout roule. Donnez à chaque rendez-vous une raison d’être explicite. Bon à savoir Vos statuts fixent peut-être déjà une fréquence minimale de réunion du conseil d’administration, souvent formulée « au moins une fois par trimestre » ou « au moins une fois par mois ». Vérifiez ce que disent les vôtres avant de caler votre rythme de l’année. Prévoir des temps de respiration dans l’année Décidez dès maintenant des périodes protégées : aucune réunion pendant les vacances scolaires, une pause après l’assemblée générale, un mois allégé en été. La qualité de vie des dirigeantes et des dirigeants est un sujet de gouvernance à part entière, pas une option. Astuce Centralisez ordres du jour, comptes rendus et décisions dans un espace partagé unique (Notion ou l’outil de votre choix). Chacun retrouve tout au même endroit et vous ne reconstruisez plus l’historique à chaque réunion. 5. Préparer un CA de rentrée clair et simple Cinquième question : à quoi ressemblera notre premier conseil d’administration de l’année ? Un … Lire la suite